En esta publicación, veremos cómo puede administrar mejor su correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} haciendo que el correo entrante se mueva automáticamente a carpetas separadas. Si recibe muchos correos electrónicos todos los días^{(email everyday)} , esto puede ahorrarle mucho tiempo.

En lugar de tener que pasar una hora una vez a la semana moviendo correos electrónicos de la Bandeja^(Inbox) de entrada a sus carpetas categorizadas, las reglas de correo electrónico ayudarán a automatizar la organización de su bandeja de entrada. Esto es muy similar al uso de etiquetas y filtros en Gmail .

Las reglas de correo electrónico^(Email) pueden parecer complicadas y pueden serlo si realmente desea realizar una clasificación sofisticada, pero si simplemente desea mover los correos electrónicos de trabajo a la carpeta Trabajo automáticamente, entonces es pan comido.

Para que las reglas sean útiles, primero debe crear algunas carpetas debajo de su Bandeja^(Inbox) de entrada para categorizar su correo electrónico, como Proyectos, Trabajo^(Work) , Familia^(Family) , etc.

Puede crear carpetas haciendo clic con el botón derecho en Bandeja^(Inbox) de entrada o en cualquier carpeta y seleccionando Nueva carpeta^{(New Folder)} . El siguiente procedimiento funciona en Outlook 2010 , 2013, 2016, 2019 y Office 365 .

Configurar reglas de Outlook

Ahora, para comenzar, abra Outlook , haga clic en la pestaña Archivo^(File) y verá el botón Administrar reglas y alertas^{(Manage Rules & Alerts)} en la parte inferior.

Aparecerá la ventana principal de Reglas y alertas y, de manera predeterminada, es posible que vea una regla ya creada según su^(Rules) versión de ^(Alerts)Outlook .

Desde aquí, hará clic en el botón Nueva regla^{(New Rule)} para comenzar con su primera regla de correo electrónico de Outlook . ^{(Outlook email)}Aparecerá el cuadro de diálogo Asistente ^{(Wizard dialog)}de reglas^(Rules) y le mostrará algunas plantillas de reglas comunes.

Estos son los más comunes y probablemente todo lo que necesitarás. La regla más común es la primera de la lista, “ Mover mensajes de alguien a una carpeta^{(Move messages from someone to a folder)} ”. Continúe y selecciónelo, luego haga clic en Siguiente^(Next) .

Notará que el cuadro de lista^{(list box)} inferior que se llama " Paso 2^{(Step 2)} :" permanece en la parte inferior con un texto subrayado. En realidad, todo lo que tiene que hacer para configurar la regla es hacer clic en los hipervínculos para personas o grupos públicos^{(people or public group)}  y especificar^{(specified )} para elegir la dirección de correo electrónico^{(email address)} y dónde desea que vayan esos correos electrónicos.

Luego puede hacer clic en Finalizar^(Finish) y listo. Sin embargo, si desea hacer que la regla sea más complicada, hacer clic en Siguiente^(Next) le dará muchas más opciones:

A medida que verifica diferentes condiciones en el cuadro de lista^{(list box)} superior , la descripción de la regla^{(rule description)} en la parte inferior también se completará con más hipervínculos. Incluso puede crear reglas que busquen palabras específicas en el cuerpo del correo electrónico^{(email body)} y luego realizar acciones en esos correos electrónicos.

Su próxima tarea es hacer clic en cada hipervínculo y elegir los valores asociados, como direcciones de correo electrónico, carpetas, etc. En nuestro ejemplo anterior, querrá hacer clic en personas o grupos públicos^{( people or public group)} y elegir una dirección de correo electrónico.

Luego haga clic en la palabra especificada^(specified) y busque la carpeta a la que desea que se mueva el correo electrónico o haga clic en Nuevo^(New) y se creará una nueva carpeta debajo de la carpeta resaltada actualmente.

Ahora verá la parte inferior actualizada con los valores reales de su regla.

Cuando hace clic en Siguiente, puede establecer más acciones para la regla. Normalmente puede dejar esto solo si es una regla simple, pero si también desea realizar otras acciones como reproducir un sonido, reenviar el correo electrónico, hacer una copia, imprimir el correo electrónico, iniciar otro programa, ejecutar un script, etc. , entonces puedes hacer todo eso en esta pantalla.

Haga clic en Siguiente^(Next) cuando haya terminado y accederá al cuadro de diálogo Excepciones^(Exceptions) , donde puede elegir las condiciones para las que no desea que se procese esta regla. A menos que tenga algunos casos únicos, puede dejarlo en blanco, que es el valor predeterminado.

Haga clic en Siguiente^{(Click Next)} y finalmente hemos llegado al final del asistente de reglas^{(rule wizard)} . Asigne a la regla un nombre como "Mover correo electrónico de amigos" para que sepa lo que hace cuando la mira más adelante.

Luego, si ya tiene correos electrónicos en su Bandeja de entrada que coincidirían con su nueva regla, marque la casilla " Ejecutar esta regla en los mensajes que ya están en la Bandeja de entrada^{(Run this rule on messages already in Inbox)} ". ¡Puede dejar todo lo demás como predeterminado y hacer clic en ^{(default and click)} Finalizar^(Finish) !

¡Ahora puede crear reglas para personas, boletines, bank/credit card y cualquier otra cosa que se le ocurra para comenzar a administrar su correo electrónico de Outlook^{(Outlook email)} de manera más eficiente! ¡Disfrutar!

Automatically Move Emails into Folders in Outlook using Rules

In this poѕt, we’ll take a look at how you can manage your Outlook email better by having incoming mail aυtomatіcаlly moved into separate folders. If you get a lot of email everyday, this can save lots of time.

Rather than having to spend an hour once a week moving emails from the Inbox to your categorized folders, email rules will help automate your inbox organization. This is very similar to using labels and filters in Gmail.

Email rules may seem complicated and they can be if you really want to perform some sophisticated sorting, but if you simply want to move work emails to the Work folder automatically, then it’s a piece of cake.

In order for rules to be useful, you should first create some folders underneath your Inbox to categorize your email, such as Projects, Work, Family, etc.

You can create folders by right-clicking on Inbox or any folder and selecting New Folder. The following procedure works on Outlook 2010, 2013, 2016, 2019 and Office 365.

Setup Outlook Rules

Now to get started, open Outlook, click on the File tab and you’ll see the Manage Rules & Alerts button towards the bottom.

The Rules and Alerts main window will appear and by default you might see one rule already created depending on your version of Outlook.

From here you will click the New Rule button to get started with your first Outlook email rule. The Rules Wizard dialog will pop up and it will show you some common rule templates.

These are the most common ones and probably all you’ll ever need. The most common rule is the first one listed, “Move messages from someone to a folder“. Go ahead and select it, then click Next.

You’ll notice the bottom list box that is called “Step 2:” remains at the bottom with some underlined text. In reality, all of you have to do to setup the rule is click on the hyperlinks for people or public group and specified to choose the email address and where you want those emails to go.

Then you can click Finish and you’re done. However, if you want to make the rule more complicated, then clicking Next will give you a whole lot more options:

As you check on different conditions in the top list box, the rule description at the bottom will also populate with more hyperlinks. You can even create rules that look for specific words in the email body and then perform actions on those emails.

Your next task is to click on each hyperlink and choose the associated values like email addresses, folders, etc. In our example above, you’ll want to click on people or public group and choose an email address.

Then click on the word specified and browse to the folder you would like the email to be moved to or click New and a new folder will be created under the currently highlighted folder.

Now you’ll see the bottom part updated with the actual values for your rule.

When you click Next, you can set more actions for the rule. You can normally leave this alone if it’s a simple rule, but if you want to also perform other actions like play a sound, forward the email, make a copy of it, print the email, start another program, run a script, etc., then you can do all of that on this screen.

Click Next when you are done and you’ll be brought to the Exceptions dialog, where you can choose what conditions you would not want to have this rule processed for. Unless you have some unique cases, you can leave it blank, which is the default.

Click Next and we’ve finally reached the end of the rule wizard! Give the rule a name like “Move Friends Email” so that you know what it does when you look at it later on.

Then if you have emails already in your Inbox that would match your new rule, check the box to “Run this rule on messages already in Inbox“. You can leave everything else as default and click Finish!

Now you can create rules for people, newsletters, bank/credit card statements and whatever else you can think of to start managing your Outlook email more efficiently! Enjoy!

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