Las herramientas de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} son cada vez más potentes con cada actualización. Hoy en día, ni siquiera necesita una aplicación dedicada para diagramas de flujo. Puede hacer diagramas de flujo en PowerPoint , Word e incluso Excel . 

Ya hemos cubierto los diagramas de flujo en PowerPoint . Entonces, en este artículo, le mostraremos cómo crear un diagrama de flujo en Word y Excel . Vamos a usar Microsoft Office 2019 para las demostraciones, pero puede seguir los mismos pasos usando Office 2010 u Office 365 . Si la versión de su paquete de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} no es anterior a 2007, puede crear diagramas de flujo utilizando nuestros métodos.

Cómo crear un diagrama de flujo^(Flowchart) en Word usando formas^{(Word Using Shapes)}

Microsoft Word es un procesador de textos popular que se usa en todo el mundo porque es compatible con todas las computadoras. Con el tiempo, Word evolucionó hasta convertirse en algo más que un simple procesador de textos, aumentando constantemente su popularidad en todas las plataformas. Ahora viene con herramientas de dibujo^{(drawing tools)} y herramientas de diseño, por lo que puede crear diagramas de flujo, generar códigos^{(generate barcodes)} de barras e incluso crear tarjetas de felicitación^{(create greeting cards)} . 

Una de esas herramientas es Shapes . Usar la herramienta Formas^(Shapes) es la forma más fácil de crear un diagrama de flujo simple sobre la marcha. Entonces, comencemos con un diagrama de flujo básico usando Shapes .

Comience con un documento en blanco^{(Start With a Blank Document)}

Cuando inicia Microsoft Word , se le da automáticamente la opción de abrir un documento en blanco. Simplemente^(Simply) haga clic en la opción Documento en blanco^{(Blank document)} y listo.

Habilitar líneas de cuadrícula^{(Enable Gridlines)}

Este paso es opcional pero lo recomendamos porque lo hace todo más fácil. Las líneas de cuadrícula^(Gridlines) lo ayudarán a dimensionar todo correctamente y colocar cada elemento del diagrama de flujo correctamente. Sin esta característica, podría terminar con formas irregulares y dibujos desalineados que harán que su diagrama de flujo se vea poco profesional.

Para habilitar las líneas de cuadrícula, vaya a la pestaña Ver y haga clic en la casilla de verificación Líneas de ^(View)cuadrícula^(Gridlines) .

Su documento ahora se verá como en la imagen a continuación.

Insertar formas^{(Insert Shapes)}

Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón ^(Insert)Formas^(Shapes) para mostrar la colección de formas de Word.

Notarás varias categorías de formas. 

Estamos interesados ​​en formas de líneas^(Lines) y diagramas^(Flowchart) de flujo para crear nuestros diagramas de flujo. Cada forma se utiliza para un propósito diferente. Si bien las reglas no están grabadas en piedra, es una buena práctica seguir las recomendaciones de Word. Por ejemplo, debe usar el rectángulo para los pasos del proceso y la forma de diamante para los puntos de decisión. Puede encontrar esta información colocando el puntero del mouse sobre cada forma.

Ahora, agreguemos la primera forma. Comencemos con una forma ovalada. Abra el menú de formas, seleccione el óvalo y dibújelo haciendo clic y arrastrando el puntero del mouse.

Después de dibujar su primera forma, notará una nueva pestaña en la parte superior del documento. Obtuvo acceso a la pestaña Formato^(Format) , que utilizará para modificar sus formas, agregar colores y más.

Para agregar texto a sus formas, haga clic con el botón derecho en la forma y seleccione Agregar texto^{(Add Text)} en el menú.

Ahora agreguemos otra forma y luego vinculémoslas usando una línea como conector.

Siga los pasos anteriores para insertar una forma de rectángulo.

A continuación, vaya a la biblioteca de formas y, en lugar de elegir una forma de la categoría Diagrama^(Flowchart) de flujo , seleccione una flecha de línea de la categoría Líneas^(Lines) .

Seleccione la primera forma para ver los puntos de control en cada lado de su forma y luego seleccione la flecha. Haga clic^(Click) en el controlador inferior inferior y arrastre la flecha al controlador central de la segunda forma.

Repita^(Repeat) estos pasos usando cualquier forma y línea que desee para crear su diagrama de flujo.

Cómo crear un diagrama de flujo^(Flowchart) en Word usando SmartArt^{(Word Using SmartArt)}

SmartArt es una característica más nueva que viene con diseños prefabricados para diagramas de flujo, organigramas, diagramas de Venn y mucho más. Si bien la herramienta Formas^(Shapes) es suficiente para presentar sus ideas, SmartArt la lleva al siguiente nivel con una apariencia más profesional y le ahorra tiempo.

Crear gráfico SmartArt en Word^{(Create SmartArt Graphic in Word)}

Cree un nuevo documento en blanco y habilite las líneas de cuadrícula como lo hizo anteriormente.

Vaya a la pestaña Insertar^(Insert) y, a dos pasos del botón Formas^(Shapes) , encontrará SmartArt .

Haga clic^(Click) en SmartArt y se abrirá una ventana de plantilla. Word ofrece una amplia variedad de gráficos SmartArt , pero estamos interesados ​​en la sección Proceso^{(Process )} .

Seleccione Proceso de acento de imagen^{(Picture Accent Process)} en la categoría Proceso^(Process) y haga clic en el botón Aceptar^(OK) . Esta plantilla se utiliza para presentar visualmente un flujo de trabajo o un proceso paso a paso.

Esta opción genera formas que pueden contener imágenes, texto y flechas que los vinculan en un orden lógico.

Junto al diagrama de flujo, también verá una ventana con opciones de edición del diagrama de flujo. Puede hacer clic en el panel de texto para insertar texto y en la forma de imagen correspondiente para insertar un nuevo gráfico.

También puede modificar el diseño de SmartArt después de generarlo. Puede insertar nuevas formas desde el botón Agregar forma^{(Add Shape)} en la esquina superior izquierda, cambiar diseños como en la imagen de arriba, agregar nuevos colores y más.

Crear diagramas de flujo con plantillas SmartArt es un proceso mucho más rápido que insertar formas manualmente y el resultado final parece más profesional. Sin embargo, a veces usar formas desde cero es la mejor opción porque tiene control total sobre el diseño y la personalización.

Cómo crear un diagrama de flujo^(Flowchart) en Excel con la herramienta Formas^{(Shapes Tool)}

Microsoft Excel no es solo para crear hojas de cálculo y hacer operaciones matemáticas. Es compatible con una variedad de herramientas de generación de gráficos que se utilizan para hacer tablas, histogramas, gráficos y mucho más.

Si usa Excel^{(use Excel)} con más frecuencia que Word , también puede usarlo para crear diagramas de flujo. El proceso es básicamente el mismo que en Word . Así es como puede crear un diagrama de flujo desde cero usando la herramienta Formas .^(Shapes)

Configurar la cuadrícula^{(Set Up the Grid)}

Ya sea que cree diagramas de flujo en Excel o Word , siempre cree una cuadrícula de diagrama de flujo. Le ayuda a colocar las formas de su diagrama de flujo correctamente.

Para configurar una cuadrícula en Excel , comience cambiando los anchos de la columna. Una hoja de cálculo de Excel ya es una cuadrícula, solo necesita modificarla. El ancho de la columna debe ser igual a la altura de la fila.

Comience seleccionando todas las celdas haciendo clic en el botón de la esquina superior izquierda de su hoja de trabajo.

A continuación, seleccione el botón Formato^(Format) en la sección Celdas^(Cells) de la pestaña Inicio y seleccione ^(Home)Ancho^{(Column Width)} de columna en el menú.

De forma predeterminada, la altura de las filas se establece en 15 puntos (20 píxeles). Para tener 20 píxeles de ancho, establezca el ancho de columna en 2,14 y seleccione Aceptar^(OK) .

Ahora tenemos una grilla, pero no funciona como la de Word . Necesitamos habilitar la función Ajustar^(Snap) a la cuadrícula^(Grid) para que las formas se alineen automáticamente con la línea de cuadrícula más cercana.

Vaya a la pestaña Diseño de página^{(Page Layout)} y seleccione Alinear^(Align) . Seleccione Ajustar a la cuadrícula^{(Snap to Grid)} en el nuevo menú.

Insertar formas^{(Insert Shapes)}

Agregar formas en Excel funciona exactamente como en Word .

Vaya a la pestaña Insertar , haga clic en el botón ^{(Insert )}Formas^(Shapes) y seleccione su primera forma de diagrama^(Flowchart) de flujo .

Dibuja la forma arrastrando el puntero del mouse.

Notará que la pestaña Formato^{(Shape Format)} de forma aparece en la parte superior. Como puedes ver en la imagen de arriba, es idéntico al de Microsoft Word . Todos los controles, opciones y botones funcionan exactamente igual.

Puede seleccionar otra forma de la sección Insertar formas^{(Insert Shapes )} en la esquina superior izquierda y agregarla debajo de la primera. Luego conéctelos con una flecha, cambie sus colores y continúe agregando más formas para completar su diagrama de flujo.

Cómo crear un diagrama de flujo^(Flowchart) en Excel usando SmartArt^{(Excel Using SmartArt)}

La forma más rápida de crear un diagrama de flujo en Excel es mediante gráficos SmartArt . Esta función funciona igual que en Word y los pasos que debe seguir para crear un diagrama de flujo de SmartArt son básicamente los mismos.

Crear gráfico SmartArt en Excel^{(Create SmartArt Graphic in Excel)}

SmartArt en Excel es lo mismo que en Word . Vaya a la pestaña Insertar y haga clic en el botón ^{(Insert )}SmartArt .

Se abrirá una ventana con plantillas de diagramas de flujo SmartArt . Se ve exactamente como el de Word . No hay diferencia entre los dos, así que consulte nuestra sección sobre cómo crear un diagrama de flujo en Word usando SmartArt si necesita ayuda. Todas las opciones de formato y edición del diagrama de flujo también son idénticas.

¿Cuál es tu herramienta favorita para hacer diagramas de flujo?^{(What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?)}

Microsoft Word y Excel son igualmente excelentes para diseñar diagramas de flujo y puede usar gráficos SmartArt con ambos. ^(SmartArt)¿Cuál prefieres para hacer diagramas de flujo? Cuéntanos en los comentarios a continuación cuál es tu software favorito para crear diagramas de flujo^{(software for creating flowcharts)} y por qué. 

How to Create a Flowchart in Word and Excel

Microsoft Office tools are becoming more and more powerful with each update. Nowadays, you don’t even need a dedicated app for flowcharts. You can make flowcharts in PowerPoint, Word, and even Excel. 

We’ve already covered flowcharts in PowerPoint. So in this article, we’re going to show you how to create a flowchart in Word and Excel. We’re going to use Microsoft Office 2019 for the demonstrations, but you can follow the same steps using Office 2010 or Office 365. If your Microsoft Office suite version isn’t older than 2007, you can create flowcharts using our methods.

How to Create a Flowchart in Word Using Shapes

Microsoft Word is a popular word processor used everywhere in the world because it’s compatible with all computers. Over time, Word evolved into something more than a simple word processor, steadily increasing its popularity on all platforms. Now it comes with drawing tools and design tools as well, so you can create flowcharts, generate barcodes, and even create greeting cards. 

One of those tools is Shapes. Using the Shapes tool is the easiest way to create a simple flowchart on the go. So let’s start with a basic flowchart using Shapes.

Start With a Blank Document

When you launch Microsoft Word, you’re automatically given the option to open a blank document. Simply click on the Blank document option and you’re good to go.

Enable Gridlines

This step is optional but we recommend it because it makes everything easier. Gridlines will help you size everything properly and place each flowchart element correctly. Without this feature, you might end up with uneven shapes and misaligned drawings that will make your flowchart look unprofessional.

To enable gridlines, go to the View tab and click on the Gridlines checkbox.

Your document will now look like in the image below.

Insert Shapes

Go to the Insert tab and click on the Shapes button to display Word’s collection of shapes.

You’ll notice several categories of shapes. 

We’re interested in Lines and Flowchart shapes to create our flowcharts. Each shape is used for a different purpose. While the rules aren’t set in stone, it’s good practice to follow Word’s recommendations. For example, you should use the rectangle for process steps and the diamond shape for decision points. You can find this information by hovering your mouse pointer above each shape.

Now, let’s add the first shape. Let’s start with an oval shape. Open the shape menu, select the oval, and draw it by clicking and dragging your mouse pointer.

After you draw your first shape, you’ll notice a new tab at the top of the document. You gained access to the Format tab, which you’re going to use to modify your shapes, add colors, and more.

To add text to your shapes, right-click on the shape and select Add Text from the menu.

Now let’s add another shape and then link them together by using a line as a connector.

Follow the previous steps to insert a rectangle shape.

Next, go to the shape library, and instead of choosing a shape from the Flowchart category, select a line arrow from the Lines category.

Select the first shape to see the control points on each side of your shape and then select the arrow. Click on the low-bottom handle and drag the arrow to the second shape’s center handle.

Repeat these steps using any shapes and lines you want to create your flowchart.

How to Create a Flowchart in Word Using SmartArt

SmartArt is a newer feature that comes with premade layouts for flowcharts, organization charts, Venn diagrams, and much more. While the Shapes tool is enough to present your ideas, SmartArt takes it to the next level with a more professional look and saves you some time.

Create SmartArt Graphic in Word

Create a new blank document and enable gridlines as you did earlier.

Go to the Insert tab, and two steps away from the Shapes button you’ll find SmartArt.

Click on SmartArt and a template window will open. Word offers a wide variety of SmartArt graphics, but we’re interested in the Process section.

Select Picture Accent Process in the Process category and click on the OK button. This template is used to visually present a workflow or a step-by-step process.

This option generates shapes that can contain images, text, and arrows that link them in a logical order.

Next to the flowchart, you’ll also see a window with flowchart editing options. You can click on the text pane to insert text and on the corresponding image shape to insert a new graphic.

You can also modify the SmartArt design after generating it. You can insert new shapes from the Add Shape button in the top left corner, change layouts like in the above image, add new colors, and more.

Creating flowcharts with SmartArt templates is a much faster process than inserting shapes manually and the end result looks more professional. However, sometimes using shapes from scratch is the better option because you have full control over design and customization.

How to Create a Flowchart in Excel with the Shapes Tool

Microsoft Excel isn’t just for creating spreadsheets and doing math. It supports a variety of graphics generating tools used to make charts, histograms, graphs, and much more.

If you use Excel more often than Word, you might as well use it to create flowcharts. The process is basically the same as in Word. Here’s how you can create a flowchart from scratch using the Shapes tool.

Set Up the Grid

Whether you create flowcharts in Excel or Word, always create a flowchart grid. It helps you position your flowchart shapes properly.

To set up a grid in Excel, start by changing the widths of the column. An Excel worksheet is already a grid, you just need to tweak it. The column width should be equal to the height of the row.

Start by selecting all the cells by clicking on the top-left corner button on your worksheet.

Next, select the Format button in the Cells section of the Home tab and select Column Width from the menu.

By default, the height of the rows is set to 15 points (20 pixels). To have 20 pixels in width, set the column width to 2.14 and select OK.

Now we have a grid, but it doesn’t work like the one in Word. We need to enable the Snap to Grid feature to make shapes automatically align themselves to the closest grid line.

Go to the Page Layout tab and select Align. Select Snap to Grid from the new menu.

Insert Shapes

Adding shapes in Excel works exactly like in Word.

Go to the Insert tab, click on the Shapes button, and select your first Flowchart shape.

Draw the shape by dragging your mouse pointer.

You’ll notice the Shape Format tab appearing at the top. As you can see in the image above, it’s identical to the one in Microsoft Word. All the controls, options, and buttons work exactly the same.

You can select another shape from the Insert Shapes section in the top left corner and add it under the first one. Then connect them with an arrow, change their colors, and continue adding more shapes to complete your flowchart.

How to Create a Flowchart in Excel Using SmartArt

The fastest way to create a flowchart in Excel is by using SmartArt graphics. This feature works just like in Word and the steps you need to take to create a SmartArt flowchart are basically the same.

Create SmartArt Graphic in Excel

SmartArt in Excel is the same as in Word. Go to the Insert tab and click on the SmartArt button.

A window with SmartArt flowchart templates will open. It looks exactly like the one in Word. There’s no difference between the two, so refer to our section on how to create a flowchart in Word using SmartArt if you need help. All the flowchart formatting and editing options are identical as well.

What’s Your Favorite Flowchart Making Tool?

Microsoft Word and Excel are equally great for designing flowcharts and you can use SmartArt graphics with both. Which one do you prefer to make flowcharts? Tell us in the comments below which is your favorite software for creating flowcharts and why. 

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