Si es usuario de Microsoft 365 , es posible que haya visto el ícono de la aplicación Power Automate en la lista de las aplicaciones de Microsoft con las que está más familiarizado, como Excel , Powerpoint y Outlook . Analizaremos qué es Power Automate y qué puede hacer. Luego, veremos algunas plantillas útiles de Power Automate^{(Power Automate)} que puede implementar de inmediato. 

Muchos trabajos de oficina implican tareas repetitivas que no requieren ser un científico espacial para realizarlas, como guardar un archivo adjunto de correo electrónico^{(email attachment)} en una carpeta particular en OneDrive o Dropbox o crear una tarea en Microsoft Planner a partir de un mensaje en Microsoft Teams . Estos son los tipos de tareas para las que se creó Power Automate . 

¿Qué es Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate solía llamarse Microsoft Flow . Es un conjunto de herramientas similar a IFTTT (If This Then That) que puede usar para hacer cosas como:

• Automatice^(Automate) los procesos en entornos empresariales. 
• Envía^(Send) recordatorios automáticos cuando una tarea está vencida.
• Automatice^(Automate) las tareas manuales repetitivas registrando las acciones del mouse, las pulsaciones de teclas y otros pasos.

En otras palabras, Microsoft Power Automate le permite reemplazar procesos manuales y, a veces, complejos con flujos de trabajo automatizados. 

No solo para aplicaciones de Microsoft

Como era de esperar, Microsoft Power Automate se conecta a otras aplicaciones de Microsoft . Podría, por ejemplo, configurar un proceso en Power Automate que tome un mensaje que reciba en Microsoft Teams y lo guarde en Microsoft OneNote . 

Pero lo que hace que Power Automate sea realmente útil es que también puede conectarse a un montón^{(ton )} de aplicaciones de terceros. La última vez que verificamos, Power Automate se conecta a más de 500 servicios más. ¡Guau^(Whoa) ! 

Tres tipos de flujos

Microsoft clasifica las cosas que puede hacer en Power Automate en tres tipos de flujos:

1. Flujos de nubes
2. Flujos de escritorio
3. Flujos de procesos de negocio

Veamos cada tipo de flujo y analicemos por qué podría usarlo.

Flujos en la nube de Power Automate

Los flujos en la nube en Microsoft Power Automate se pueden dividir en tres categorías: 

• Flujos automatizados
• Flujos instantáneos
• Flujos programados

Los flujos automatizados se desencadenan por un evento, como cuando se publica un nuevo tweet con un hashtag en particular o cuando recibe un correo electrónico de una persona específica. Puede usar un flujo automatizado para conectar cuentas y permitir que se comuniquen entre sí. Por ejemplo, podría crear una automatización que le envíe un mensaje de texto cada vez que reciba un correo electrónico de su jefe.

El clic de un botón desencadena flujos instantáneos. Supongamos que le envía un correo electrónico repetidamente a su equipo para recordarle que se una a la reunión diaria del equipo. Podrías crear un botón para automatizar eso. Cree el botón y luego, cada vez que haga clic en ese botón, se enviará automáticamente un correo electrónico a su equipo para recordarles que se unan a la reunión. Eso no solo le ahorrará tiempo, sino que también reducirá los errores, como dejar a alguien fuera del correo electrónico sin darse cuenta.

Un flujo programado automatiza las tareas en un horario. Por ejemplo, podría crear un flujo programado que cargue datos automáticamente en un sitio de SharePoint o en una base de datos específica.

Esos son los tres tipos de flujos de Power Automate que se ocupan de la información en la nube. A continuación, veremos los flujos de las tareas que realiza en su escritorio. 

Flujos de escritorio de Power Automate

Microsoft tiene una herramienta llamada Power Automate Desktop que amplía las capacidades de Power Automate , lo que le permite automatizar procesos de escritorio repetitivos y que incluye acciones que realiza en la web. Es similar a grabar una macro en Excel . Puede registrar una serie de acciones y especificar las condiciones que deben cumplirse para desencadenar ese conjunto de acciones.

Por ejemplo, podría crear un flujo de escritorio que extraiga datos de un sitio web y los agregue a un archivo de Excel . O puede configurar un flujo que combine documentos de Microsoft Word en archivos PDF^(PDFs) . 

Flujos de procesos^{(Business Process Flows)} de negocio de Power Automate

Supongamos que tiene empleados que responden a las solicitudes de servicio al cliente. No importa qué empleado esté interactuando con un cliente, desea que siga exactamente los mismos pasos, para que la experiencia del cliente sea consistente. 

En otras palabras, puede usar un flujo de proceso comercial para configurar una serie de pasos que las personas deben seguir para lograr un resultado particular. En lugar de depender únicamente de la capacitación de los empleados, los flujos de procesos comerciales guían al empleado y lo ayudan a evitar errores.

Plantillas útiles de Power Automate

Quizás la forma más fácil de entender lo que puede hacer Microsoft Power Automate es explorar algunas plantillas. Si ha usado IFTTT , está familiarizado con este concepto. Las plantillas de Power Automate son como ^{(Power Automate)}applets o recetas en IFTTT^{(applets or recipes in IFTTT)} . 

Puede usar las plantillas de Power Automate tal como están o puede modificarlas para que se ajusten a sus circunstancias y objetivos específicos. Aquí hay algunos para que pueda comenzar.

Plantillas de flujo automatizado útiles

1. Guarde los archivos adjuntos de correo electrónico de Outlook.com en su OneDrive^{(Save Outlook.com email attachments to your OneDrive)} . 

Siempre que reciba un correo electrónico con un archivo adjunto, el archivo adjunto se guardará en su OneDrive en una carpeta llamada Archivos adjuntos de correo electrónico de ^(Email)Power Automate .

1. Envíe un correo electrónico para nuevos tweets sobre una determinada palabra clave^{(Send an email for new Tweets about a certain keyword)} . 

Cada vez que haya un tweet sobre una palabra clave que especifique, Power Automate enviará un correo electrónico con algunos detalles básicos del usuario sobre la cuenta que publicó el tweet. 

Plantillas de flujo instantáneo útiles

1. Enviarme un recordatorio en 10 minutos^{(Send myself a reminder in 10 minutes)} . 

Esta plantilla de flujo crea un botón que le enviará un recordatorio diferido personalizado.

1. Programe una reunión con un remitente del mensaje^{(Schedule a meeting with a message sender)} . 

Este flujo le permite programar una reunión con el remitente de cualquier mensaje desde un canal o chat de Microsoft Teams .

Plantillas de flujo programado útiles

1. Envíeme un correo electrónico con una lista de los próximos eventos del Calendario^{(Email me with a list of upcoming Calendar events)} . 

Esta plantilla verá su calendario y le enviará un resumen por correo electrónico de su próxima semana, incluida información sobre vuelos, hoteles y el clima.

1. Envíe un correo electrónico de recordatorio de Office 365 Outlook para reuniones tempranas al día siguiente^{(Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day)} . 

Este es excelente para las personas que se olvidan de mirar el horario de mañana pero revisan con frecuencia los correos electrónicos. Si hay alguna reunión al día siguiente antes de la hora que especifique, le enviará un recordatorio a su correo electrónico de Outlook .

Pase más tiempo haciendo las cosas que nadie más^{(Things No One Else)} puede hacer

El eslogan de Microsoft para Power Automate es: “ Ocúpese^(Take) de lo que es importante. Automatiza el resto”. Tienes que admitir que tienen un punto. Si automatiza lo que se puede automatizar, eso le deja más tiempo para cosas más importantes como la elaboración de estrategias, el pensamiento profundo y la relajación. ¡El futuro es ahora, y es hora de poner a los robots a trabajar para usted!

What Is Microsoft Power Automate and Free Templates to Download

If you’re a Microѕoft 365 user, you may havе seen the icon for the Power Automate app listed among Microsoft apps you’re more familiar with, like Excel, Powerpoint, and Outlook. We’ll discuss what Power Automate is and what it can do. Then we’ll take a look at a few useful Power Automate templates that you can implement right away. 

Many office jobs involve repetitive tasks that don’t take a rocket scientist to perform–things like saving an email attachment to a particular folder on OneDrive or Dropbox or creating a task in Microsoft Planner out of a message in Microsoft Teams. These are the kinds of tasks that Power Automate was made to do. 

What Is Microsoft Power Automate?

Microsoft Power Automate used to be called Microsoft Flow.  It’s a toolkit similar to IFTTT (If This Then That) that you can use to do things like:

• Automate processes in business settings. 
• Send automatic reminders when a task is past due.
• Automate repetitive manual tasks by recording mouse actions, keystrokes, and other steps.

In other words, Microsoft Power Automate lets you replace manual and sometimes complex processes with automated workflows. 

Not Just for Microsoft Apps

As you would expect, Microsoft Power Automate connects to other Microsoft apps. You could, for example, set up a process in Power Automate that takes a message you receive in Microsoft Teams and saves it to Microsoft OneNote. 

But what makes Power Automate really useful is that it can also connect to a ton of third-party apps. The last time we checked, Power Automate connects to over 500 other services. Whoa. 

Three Kinds of Flows

Microsoft categorizes things you can do in Power Automate into three kinds of flows:

1. Cloud flows
2. Desktop flows
3. Business process flows

Let’s look at each kind of flow and go over why you might use it.

Power Automate’s Cloud Flows

Cloud flows in Microsoft Power Automate can be further broken down into three categories: 

• Automated flows
• Instant flows
• Scheduled flows

Automated flows are triggered by an event, like when a new tweet is posted with a particular hashtag or when you receive an email from a specific person. You can use an automated flow to connect accounts and allow them to communicate with each other. For example, you could create an automation that sends you a text message whenever you get an email from your boss.

The click of a button triggers instant flows. Let’s say you repeatedly email your team a reminder to join the daily team meeting. You could create a button to automate that. Create the button, and then any time you click that button, an email is automatically sent to your team reminding them to join the meeting. Not only will that save you time, but it will also cut down on mistakes, like inadvertently leaving someone off the email.

A scheduled flow automates tasks on a schedule. For instance, you could create a scheduled flow that automatically uploads data to a SharePoint site or a specific database.

Those are the three kinds of Power Automate flows that deal with information in the cloud. Next, we’ll look at flows for tasks you perform on your desktop. 

Power Automate’s Desktop Flows

Microsoft has a tool called Power Automate Desktop that extends the capabilities of Power Automate, enabling you to automate repetitive desktop processes, and that includes actions you perform on the web. It’s similar to recording a macro in Excel. You can record a series of actions and specify the conditions that must be true to trigger that set of actions.

For example, you could create a desktop flow that extracts data from a website and adds it to an Excel file. Or you could set up a flow that combines Microsoft Word documents into PDFs. 

Power Automate’s Business Process Flows

Let’s say you have employees who respond to customer service requests. No matter which employee is interacting with a customer, you want them to follow the exact same steps, so the customer experience is consistent. 

In other words, you can use a business process flow to set up a series of steps for people to follow to achieve a particular outcome. Instead of relying on employee training alone, business process flows guide the employee and help them avoid mistakes.

Useful Power Automate Templates

Perhaps the easiest way to wrap your mind around what Microsoft Power Automate can do is explore some templates. If you’ve used IFTTT, you’re familiar with this concept. Power Automate templates are just like applets or recipes in IFTTT. 

You can use Power Automate templates as-is, or you can tweak them to fit your specific circumstances and goals. Here are a few to get you started.

Useful Automated Flow Templates

1. Save Outlook.com email attachments to your OneDrive. 

Whenever you get an email with an attachment, the attachment will be saved to your OneDrive in a folder called Email Attachments from Power Automate.

1. Send an email for new Tweets about a certain keyword. 

Any time there’s a tweet about a keyword you specify, Power Automate will send out an email with some basic user details about the account that posted the tweet. 

Useful Instant Flow Templates

1. Send myself a reminder in 10 minutes. 

This flow template creates a button that will send you a custom delayed reminder.

1. Schedule a meeting with a message sender. 

This flow allows you to schedule a meeting with the sender of any message from a Microsoft Teams channel or chat.

Useful Scheduled Flow Templates

1. Email me with a list of upcoming Calendar events. 

This template will look at your calendar and send you an email summary of your upcoming week, including info on flights, hotels, and weather.

1. Send an Office 365 Outlook reminder email for early meetings the next day. 

This is a great one for people who forget to look at tomorrow’s schedule but do frequently check emails. If there are any meetings the next day before the time you specify, it will send a reminder to your Outlook email.

Spend More Time Doing the Things No One Else Can Do

Microsoft’s tagline for Power Automate is, “Take care of what’s important. Automate the rest.” You have to admit, they’ve got a point. If you automate what can be automated, that leaves you more time for more important things like strategizing, deep thinking, and relaxing. The future is now, and it’s time to put the robots to work for you!

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