Solía ​​ser que la colaboración^{(team collaboration)} en equipo en los documentos requería mucho tiempo y era tediosa. Una persona escribiría un borrador, le entregaría el borrador a otra persona para que hiciera cambios, volvería a leer los cambios y decidiría si los acepta, le entregaría el documento a otra persona para que lo edite, y así sucesivamente. Hoy^(Nowadays) en día , compartir documentos es tan fácil como escribirlos, y muchas personas pueden trabajar fácilmente en el mismo documento. El paquete de programas de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} está diseñado para el trabajo en equipo, pero no todos lo encontrarán instintivo al principio. Aquí es donde un libro como Colaboración en equipo, Uso de Microsoft Office para un trabajo en equipo más efectivo^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} podría ser una verdadera joya. ¿Este libro está a la altura de la promesa del título? Como usuario de Office desde hace mucho tiempo^{(Office user)}, me interesó saberlo. Vamos a ver lo que descubrí.

Este libro está diseñado para empresas

Está claro desde el principio que este libro está diseñado para personas que trabajan en un entorno empresarial^{(business environment)} y especialmente para empresas. También es para personas que ya están familiarizadas con las ediciones recientes de Office (desde la introducción de la cinta) y que no necesitan un tutorial sobre los conceptos básicos. Se supone que el lector tiene Office 2013 y eso es lo que muestran las ilustraciones.

El libro comienza con una discusión de los conceptos involucrados en el trabajo en equipo (dinámica de equipo, liderazgo con el ejemplo, etc.) que lamentablemente es tan seco como un libro de texto, nunca usa una palabra donde una docena es suficiente. El autor parece querer asegurarse de que todos los puntos obvios se cubran con lúgubres detalles. No creo que sea el único que lea párrafo tras párrafo y desee^{(paragraph and wishing)} que ya lo haya hecho.

Colaboración en Office

El primer capítulo que realmente habla sobre la colaboración con Office describe el uso de SharePoint en detalle. El uso de SharePoint requiere una suscripción a Office 365 Small Business Premium o un nivel superior. Gran parte de la sección de SharePoint^{(SharePoint section)} está diseñada para personas que administran sitios de SharePoint , y el autor acepta que los usuarios que no son administradores pueden encontrar interesante la información, pero no podrán hacer mucho con ella. No hay duda de que SharePoint es un servicio maravillosamente completo, y si una empresa ya tiene una suscripción a Office 365 Small Business Premium , SharePointestá integrado. La descripción de cómo configurar completamente SharePoint para satisfacer las necesidades particulares del equipo es exhaustiva y está bien ilustrada.

Sin embargo, el costo de la suscripción puede resultar prohibitivo para muchas empresas. Y el enfoque en la administración de sitios de SharePoint^{(SharePoint site)} desperdicia mucho espacio. Es casi seguro que una empresa que se ha metido en SharePoint tendrá sus propios administradores capacitados y sus propias políticas. La siguiente sección describe el trabajo en equipo a través de Outlook , pero nuevamente, el enfoque, al principio, es vincular Outlook a un sitio de SharePoint^{(SharePoint site)} de la empresa . Una vez que el libro comienza a describir la colaboración a través de OneNote , se vuelve más valioso para el usuario promedio.

El libro describe cómo vincular Outlook a OneNote y cómo asegurarse de que los calendarios, los mensajes y los horarios del equipo estén sincronizados con las libretas compartidas. La función de calendario^{(calendar feature)} debería ser especialmente útil para realizar un seguimiento de varios proyectos y garantizar que no haya conflictos de programación.

Hay una sección que describe la colaboración en equipo^{(team collaboration)} con Lync , pero esto sería de interés solo para las personas cuyas empresas usan Lync Server y tienen licencia para que lo usen sus empleados.

Sincronización y colaboración

El capítulo denominado "Hacer un seguimiento de los debates y las ideas"^{("Keeping track of discussions and ideas")} reúne instrucciones para el uso en equipo^{(team use)} de OneNote y Lync^{(OneNote and Lync)} . La atención se centra en OneNote y explica cómo compartir documentos a través de Outlook y otras aplicaciones de Office^{(Office apps)} , y cómo crear carpetas y listas compartidas. Aquí es donde la colaboración en equipo, el uso de Microsoft Office para un trabajo en equipo más efectivo^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} , finalmente se vuelve útil para la mayoría de las personas, a la mitad del libro. Además de las tareas de colaboración más comunes, esta sección también incluye una descripción de plantillas, referencias, compartir páginas por correo electrónico y usar copias de seguridad. Hay una breve mención de que las personas no necesariamente tienen que tenerOutlook para recibir elementos compartidos.

Hay capítulos dedicados al trabajo colaborativo con Word , Excel y PowerPoint^{(Excel and PowerPoint)} . El libro implica que este tipo de colaboración solo se puede realizar con Office 2010 o versiones más recientes, lo cual no es del todo cierto. Las versiones más nuevas permiten que varias personas trabajen en el mismo archivo al mismo tiempo. Pero si ese uso simultáneo no es necesario, descubrí que Office 2007 (que es lo que uso) funcionará igual de bien. El autor asume que estos documentos compartidos estarán disponibles a través SharePoint or SkyDrive/OneDrive . Las herramientas disponibles en SharePoint son mucho más amplias y versátiles que las de OneDrive . Seguimiento^(Tracking)Los cambios han estado disponibles en Word durante mucho tiempo. Mucha gente que ha colaborado en documentos antes sabrá cómo se hace. Aún así, la descripción del libro será útil para los recién llegados y un buen recordatorio para los colaboradores más experimentados. Lo mismo ocurre con las anotaciones en Excel y el uso compartido de PowerPoint .

Finalmente, SkyDrive/OneDrive

El último capítulo explica cómo se puede colaborar en SkyDrive (ahora llamado OneDrive ). Dado que este es el método más práctico para tanta gente, creo que debería haberlo destacado primero. Aquí, en 7 Tutorials , el personal editorial colabora a través de OneDrive y Google Drive^{(OneDrive and Google Drive)} , por lo que sabemos lo valiosas que pueden ser las conexiones con OneDrive . El libro analiza Office Web Apps (ahora llamado Office Online ) y señala las características y limitaciones de las aplicaciones. Este libro tenía derechos de autor de 2012, antes de que se cambiara el nombre de Office Online^{(Office Online)} y se actualizara.

Veredicto

Team Collaboration, usando Microsoft Office para un trabajo en equipo más efectivo^{(Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork)} está diseñado para usuarios comerciales y administradores de TI que necesitan configurar Sharepoint . Gran parte será irrelevante para las personas que no tienen acceso a los servidores corporativos de SharePoint o Lync^{(SharePoint or Lync servers)} y que no administran los sitios de SharePoint . El estilo de escritura^{(writing style)} es seco, prolijo y aburrido, y el material en sí está un poco desactualizado. Incluso las personas que están en el público objetivo^{(target audience)} pueden no estar tan satisfechas con él. Este libro simplemente no está diseñado para el lector promedio y su tono no invita a la gente a leerlo. Hay otros libros mejores que explican el uso compartido de documentos y la colaboración .^{(sharing and collaboration)}, que tienen la ventaja adicional de servir como referencias mucho mejores y mucho más detalladas para Office en general. No es necesario dedicar tanto tiempo a SharePoint , que en realidad no se trata de colaborar, sino de administrar la plataforma de colaboración de ^{(collaboration platform)}Microsoft para empresas. Antes de comprarlo, le recomendamos que eche un vistazo a su tabla de contenido y su capítulo de muestra^{(sample chapter)} gratuito y verifique dos veces si realmente comparte lo que necesita aprender. De lo contrario, es mejor mantenerse alejado de este libro.

Book Review - Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork

It used to be that team collaboration on documents was time-consuming and tediouѕ. One person would write a draft, give the draft to someone else to make changes, re-read the changes and deсide whether to accept them, hand the document to someone else to edit, and so on. Nowadaуs sharing documents is every bіt aѕ easy as writing them, and many people can easily work on the same dоcument. Microsoft Office's suite of programs is dеsigned for teamwork, but not everyonе will find it instinctive at first. This is where a book like Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork could be a real gem. Does this book live up to the title's promise? As a long-time Office user, I was interested to find out. Let's see what I discovered.

This Book is Designed for Business

It's clear from the start that this book is designed for people working in a business environment and especially enterprises. It's also for people who are already familiar with recent editions of Office (since the introduction of the ribbon) and who don't need a tutorial on the basics. It's assumed that the reader has Office 2013 and that is what the illustrations show.

The book begins with a discussion of the concepts involved in teamwork (team dynamics, leadership by example, and so forth) that is unfortunately about as dry as a textbook, never using one word where a dozen will do. The author seems to want to be sure that every single obvious point is covered in dreary detail. I don't think I will be alone in reading paragraph after paragraph and wishing he'd get on with it already.

Collaboration in Office

The first chapter that actually talks about collaboration with Office describes using SharePoint in detail. Using SharePoint requires a subscription to Office 365 Small Business Premium or a higher level. Much of the SharePoint section is designed for people who administer SharePoint sites, and the author agrees that non-administrator users might find the information interesting but they won't be able to do much with it. There is no doubt that SharePoint is a wonderfully full-featured service, and if a business already has an Office 365 Small Business Premium subscription, SharePoint is built right in. The description of how to fully configure SharePoint to suit the team's particular needs is thorough and well illustrated.

However, the cost of the subscription may well be prohibitive for a lot of businesses. And the focus on administering SharePoint sites wastes a lot of space. A business that has gotten into SharePoint will almost certainly have its own trained administrators and its own policies. The next section describes teamwork through Outlook, but again, the focus, in the beginning, is on linking Outlook to a company SharePoint site. Once the book starts describing collaboration through OneNote, it becomes more valuable for the average user.

The book describes how to link Outlook to OneNote and how to make sure that team schedules, messages, and calendars are synced to shared notebooks. The calendar feature should be especially useful to keep track of various projects and ensure there are no scheduling conflicts.

There is a section describing team collaboration with Lync, but this would be of interest only to people whose businesses use Lync Server and have licensed it for use by their employees.

Sync and collaboration

The chapter called "Keeping track of discussions and ideas" brings together instructions for team use of OneNote and Lync. The focus is on OneNote, and it explains how to share documents via Outlook and other Office apps, and how to create shared folders and lists. This is where Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork finally gets down to being useful for most people—halfway through the book. Besides the most common collaborative tasks, this section also includes a description of templates, references, sharing pages via email, and using backups. There's a brief mention that people don't necessarily have to have Outlook to receive shared items.

There are chapters devoted to working collaboratively with Word, Excel and PowerPoint. The book implies that this kind of collaboration can only be done with Office 2010 or newer versions, which isn't quite true. The newer versions allow multiple people to work on the same file at the same time. But if that simultaneous use isn't necessary, I have found that Office 2007 (which is what I use) will do just as well. The author assumes that these shared documents will be made available via SharePoint or SkyDrive/OneDrive. The tools available on SharePoint are much more extensive and versatile than those in OneDrive. Tracking changes has been available in Word for a very long time. Many people who have collaborated on documents before will know how it's done. Still, the description in the book will be useful for newcomers and a good reminder for more experienced collaborators. The same goes for annotations in Excel and shared use of PowerPoint.

Finally, SkyDrive/OneDrive

The final chapter explains how collaboration can be done on SkyDrive (now named OneDrive). Since this is the most practical method for so many people, I think it should have been featured first. Here at 7 Tutorials the editorial staff collaborates via OneDrive and Google Drive, so we know how valuable connections with OneDrive can be. The book discusses the Office Web Apps (now called Office Online) and notes the apps' features and limitations. This book was copyright 2012, before Office Online was renamed and updated.

Verdict

Team Collaboration, Using Microsoft Office for More Effective Teamwork is designed for business users and IT administrators that need to set up Sharepoint. Much of it will be irrelevant for people who don't have access to corporate SharePoint or Lync servers and who don't administer SharePoint sites. The writing style is dry, wordy and dull, and the material itself is a bit out of date. Even people who are in the target audience might not be that pleased with it. This book just isn't designed for the average reader and its tone doesn't invite people to read it. There are other, better books that explain document sharing and collaboration, which have the added advantage of serving as much better, much more detailed references to Office in general. There's no need to spend so much time on SharePoint, which isn't really about collaborating but about administering Microsoft's collaboration platform for businesses. Before you buy it, we recommend that you take a look at its table of contents and its free sample chapter and double check if it truly shares what you need to learn. Otherwise, it is best to stay away from this book.

Related posts

• Reseña del libro - Microsoft Office 2010 Inside Out

• Reseña de libros - Microsoft Office 365 para Dummies

• Reseña del libro - Microsoft Office Professional 2010 paso a paso

• Reseña del libro - Microsoft Office Inside Out: Edición 2013

• Reseña de libros: Windows 7 y Office 2010 para principiantes, paquete de libro + DVD

• Reseña de libros: Microsoft Office 2010 para Dummies

• Reseña del libro - Microsoft Office 2010 Plain & Simple

• Reseña del libro - Windows 7, El manual perdido

• Reseña del libro - Windows 7 Plain & Simple

• Preguntas sencillas: ¿Qué es Microsoft 365?

• Reseña del libro - Informática con Windows 7 para mayores y más sabios

• Reseña del libro: Primeros pasos de Windows PowerShell 3.0, por Ed Wilson

• Reseña del libro - Windows 7 paso a paso

• Cómo descargar Windows and Office ISO files (todas las versiones)

• Reseña del libro - Enséñese usted mismo visualmente Windows 8

• Reseña de libro - Solución de problemas y mantenimiento de su PC todo en uno para principiantes

• Reseña del libro - Gestión eficaz del tiempo

• Reseña del libro: Windows 8.1 paso a paso, por Ciprian Rusen y Joli Ballew

• Reseña del libro - Windows 8 Plain & Simple, por Nancy Muir

• Cómo cambiar el PowerPoint Slide Size: Todo lo que necesita saber