Dado el fuerte aumento en la cantidad de personas que trabajan desde casa en 2020, no sorprende que el uso de software de videoconferencia también se haya disparado. A los jefes les encantan^{(love )} las videoconferencias. Las reuniones en persona ahora son videoconferencias. Nos guste o no, las videoconferencias están en auge.

Microsoft Teams es la entrada de la venerable compañía de software de Seattle en la guerra de las videoconferencias, y viene con una gran cantidad de funciones. En este artículo, nos centraremos en las videoconferencias de Microsoft Teams , incluido cómo unirse a reuniones y acceder a todas las funciones que ofrecen las reuniones de ^{(Microsoft Teams)}Teams .

Cómo unirse a una videoconferencia de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Cuando alguien lo invite a una videoconferencia de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)} , le enviará un enlace para unirse a la reunión. El enlace puede llegar a usted en una variedad de formas, como en una invitación de calendario, un correo electrónico o un enlace en un mensaje de texto o aplicación de chat. Haga clic^(Click) en el enlace para unirse a la reunión.

Si está en una computadora de escritorio, se le pedirá que elija entre unirse a la reunión a través de un navegador o instalando primero el cliente de escritorio de Teams . Los usuarios de Android y iPhone pueden descargar la aplicación ^(Android)Teams .

Configuración de audio^(Audio) y video^{(Video Settings)} en reuniones de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Meetings)}

Si se une por computadora, se le pedirá que elija sus opciones de video y audio. 

Puede activar y desactivar su video desde esta pantalla o elegir un filtro de fondo de video.

Los filtros de fondo incluyen desenfoque de su fondo o fondos virtuales. Incluso puede cargar su propia imagen de fondo virtual seleccionando Agregar nuevo^{(Add new)} . 

Hay varias opciones de audio para elegir cuando se une a la reunión de Teams .

Elegir audio de computadora^{(computer audio)} significa que la aplicación usará el micrófono y los parlantes predeterminados de su computadora. Verá opciones para configurar el volumen y los niveles de audio.

Si selecciona Audio del teléfono^{(Phone audio)} , se le proporcionará un número de teléfono para llamar, o puede hacer que la aplicación Teams llame a su teléfono directamente. 

Si se une desde una sala de Teams^{(Teams Room)} , puede seleccionar Audio de la sala^{(Room audio)} . Si selecciona la última opción, Sin audio^{(No audio)} , se unirá a la reunión silenciado. 

Independientemente de la opción de audio que elija al unirse a la reunión, siempre puede cambiar en la configuración del dispositivo^{(Device settings)} , a la que se puede acceder a través del ícono Más opciones en la barra de herramientas.^{(More options)}

El panel de configuración del dispositivo^{( Device settings )} es donde puede cambiar los dispositivos que desea usar.

Una vez que esté satisfecho con sus elecciones, seleccione el botón Unirse ahora^{(Join now)} . 

Una vez que se haya unido a la reunión de Microsoft Teams , tendrá acceso a una variedad de características de la reunión.

Características de las videoconferencias de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conferences)}

Se puede acceder a las características de la reunión de Microsoft Teams a través de la barra de herramientas en la parte superior de la ventana de la reunión.

Participantes

Al hacer clic en el primer icono de la barra de herramientas, se abrirá el panel Participantes .^{(Participants )}

El panel muestra una lista de los participantes de la reunión. Nota: Si es el anfitrión de la reunión y tiene la sala de espera habilitada para participantes de fuera de su organización, el panel de participantes es donde puede admitir a los asistentes que están esperando en la sala de espera.

Puede invitar a más personas a la reunión por su nombre en el panel de participantes, pero solo si pertenecen a su organización. Como alternativa, puede ingresar un número de teléfono y Teams iniciará una llamada telefónica a ese número.

Chat de reunión

Seleccione el icono de chat en la barra de herramientas para iniciar el panel de  chat .

El chat de Microsoft Teams tiene múltiples funciones. Puede formatear texto, insertar emoji y pegatinas, y buscar gifs con Giphy .

Para reaccionar a un mensaje en el panel de chat, pase el mouse sobre el comentario y elija de un menú de reacciones.

Los usuarios de aplicaciones móviles^(Mobile) pueden mantener presionado un comentario en el chat para iniciar el menú de reacciones.

Levanta tu mano

Para que otros asistentes a la reunión sepan que desea hablar, seleccione el icono  Levantar la mano en la barra de herramientas.^{(Raise hand)}

Cuando lo haga, aparecerá un icono de mano junto a su nombre en el panel Participante .^{(Participant)}

Una vez que te hayan llamado, no olvides bajar la mano presionando el icono de la mano en la barra de herramientas.

Compartir su pantalla

El uso compartido de pantalla en las videoconferencias de Microsoft Teams funciona de manera similar a otras aplicaciones de videoconferencia. Seleccione el icono  Compartir contenido en la barra de herramientas.^{( Share content)}

Se le pedirá que elija lo que desea compartir: una pantalla (si tiene varios monitores, se enumerarán por separado), una ventana específica que haya abierto o una presentación de PowerPoint reciente . Active el interruptor Incluir sonido de la computadora^{(Include computer sound)} si desea que los participantes de la reunión puedan escuchar un clip de sonido o audio de un video que compartirá.

Compartir contenido también es donde puede elegir compartir Microsoft Whiteboard , una pizarra que todos los participantes de la reunión pueden ver y editar.

Salas de descanso

Las salas de reuniones para reuniones de Microsoft Teams finalmente llegaron a principios de diciembre de 2020^{(December 2020)} . Los organizadores de reuniones ahora pueden crear salas de reuniones, nombrarlas y asignar de forma automática o manual a los participantes de la reunión a las salas de reuniones. Para crear y administrar salas para grupos pequeños^{(Breakout rooms)} , haga clic en el icono de salas para grupos pequeños en la barra de herramientas.

Elija^(Choose) cuántas salas para grupos pequeños desea crear y si desea que Teams asigne automáticamente personas a las salas o si desea asignar participantes manualmente a las salas para grupos pequeños usted mismo.

Al seleccionar el botón Crear^{(Create Rooms)} salas, se crearán las salas, pero todavía no enviará a los participantes a las salas. Para ello, deberá seleccionar el botón Iniciar salas^{(Start rooms)} en el panel^(Breakout) Salas para grupos pequeños. 

Actualmente, los organizadores de reuniones solo pueden crear salas de reuniones una vez que la reunión ha comenzado, pero no se sorprenda si Microsoft Teams implementa pronto la configuración avanzada de salas de reuniones.

Mas acciones

El ícono Más acciones^{(More actions)} en la barra de herramientas contiene varias características más.

Desde el menú Más acciones, puede acceder a elementos como las notas de la reunión^(Meeting) , un documento compartido para tomar notas al que pueden acceder todos los participantes de la reunión. 

Dependiendo de la cantidad de personas en su reunión, use el menú Más acciones^{(More actions)} para activar el modo Galería grande^{( Large gallery)} , que le permite ver transmisiones de video de hasta 49 participantes de la reunión al mismo tiempo. El modo Juntos^{(Together mode)} eliminará los fondos de las transmisiones de video de los asistentes y colocará a todos en un auditorio virtual.

Elija subtítulos en vivo^{(Live captions)} para obtener subtítulos sorprendentemente precisos a medida que habla cada asistente, o elija Iniciar grabación^{(Start recording)} para grabar la reunión.

Salir de una videoconferencia de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Video Conference)}

Para abandonar una reunión, seleccione el botón rojo Abandonar^(Leave) en la barra de herramientas. Si es el organizador de la reunión, también verá una opción para finalizar la reunión para todos.

Cada vez mejor

Está claro que Microsoft se toma en serio la mejora de la experiencia de videoconferencia de Microsoft Teams . Lanzan nuevas funciones regularmente y responden a las solicitudes de funciones a través de Microsoft Teams UserVoice , un sitio web donde puede hacer sugerencias y votar sobre futuras funciones y mejoras.

Si le encanta Microsoft Teams , querrá aprender más consejos y trucos para Teams^{(learn more tips and tricks for Teams)} .

A Microsoft Teams Video Conference Guide

Given the sharp increase in the number of рeople working from hоme in 2020, it’ѕ no surprise that the use of video conferencing software has skyroсketed, too. Bosses love video conferences. In-person meetings are now video conferences. Like it or not, video conferencing is on the rise.

Microsoft Teams is the venerable Seattle software company’s entry into the video conference wars, and it comes with a wealth of features. In this article, we’ll focus on Microsoft Teams video conferencing, including how to join meetings and access all the features Teams meetings have to offer.

How to Join a Microsoft Teams Video Conference

When someone invites you to a Microsoft Teams Video Conference, they’ll send you a link to join the meeting. The link could come to you in a variety of ways, like in a calendar invitation, an email, or a link in a text message or chat app. Click the link to join the meeting.

If you’re on a desktop computer, you’ll be prompted to choose between joining the meeting via a browser or by first installing the Teams desktop client. Android and iPhone users can download the Teams app.

Audio and Video Settings in Microsoft Teams Meetings

If you join by computer, you’ll be prompted to choose your video and audio options. 

You can toggle your video on and off from this screen or choose a video background filter.

Background filters include blurring of your background or virtual backgrounds. You can even upload your own virtual background image by selecting Add new. 

There are several audio options to choose from when you join the Teams meeting.

Choosing computer audio means the app will use your computer’s default microphone and speakers. You see options to set the volume and audio levels.

If you select Phone audio, you’ll be provided with a phone number to call, or you can have the Teams app call your phone directly. 

If you are joining from a Teams Room, you can select Room audio. If you select the last option, No audio, you’ll join the meeting muted. 

No matter which audio option you choose as you join the meeting, you can always switch in Device settings, which are accessible via the More options icon in the toolbar.

The Device settings panel is where you can change which devices you want to use.

Once you’re satisfied with your choices, select the Join now button. 

After you’ve joined the Microsoft Teams meeting, you’ll have access to a variety of in-meeting features.

Features of Microsoft Teams Video Conferences

In-meeting features of Microsoft Teams are accessible via the toolbar across the top of your meeting window.

Participants

Clicking on the first icon in the toolbar will launch the Participants panel.

The panel displays a list of meeting participants. Note: If you are the meeting’s host and have the lobby enabled for participants from outside your organization, the participant panel is where you can admit attendees who are waiting in the lobby.

You can invite additional people to the meeting by name in the participant panel, but only if they’re in your organization. Alternatively, you can enter a phone number, and Teams will initiate a phone call to that number.

Meeting Chat

Select the chat icon in the toolbar to launch the Chat panel. 

Microsoft Teams’ chat is multi-featured. You can format text, insert emoji and stickers, and search for gifs with Giphy.

To react to a message in the chat panel, hover your mouse over the comment and choose from a menu of reactions.

Mobile app users can long-press a comment in chat to launch the menu of reactions.

Raise Your Hand

To let other meeting attendees know you’d like to speak, select the Raise hand icon in the toolbar. 

When you do, a hand icon will appear next to your name in the Participant panel.

Once you’ve been called on, don’t forget to lower your hand by pressing the hand icon in the toolbar.

Sharing Your Screen

Screen sharing in Microsoft Teams video conferences works similarly to other video conference apps. Select the Share content icon on the toolbar. 

You will be prompted to choose what you’d like to share: a screen (if you have multiple monitors, they will be listed separately), a specific window you have open, or a recent PowerPoint presentation. Toggle the Include computer sound switch if you want meeting participants to be able to hear a sound clip or audio from a video you will share.

Share content is also where you can choose to share Microsoft Whiteboard, a whiteboard that all meeting participants can view and edit.

Breakout Rooms

Breakout rooms for Microsoft Teams meetings have finally arrived as of early December 2020. Meeting organizers can now create breakout rooms, name them, and automatically or manually assign meeting participants to breakout rooms. To create and manage Breakout rooms, click on the breakout rooms icon in the toolbar.

Choose how many breakout rooms to create and whether you’d like Teams to automatically assign people to rooms or you want to manually assign participants to breakout rooms yourself.

Selecting the Create Rooms button will create the rooms, but it won’t send participants to the rooms quite yet. To do that, you’ll need to select the Start rooms button on the Breakout rooms panel. 

Currently, meeting organizers can only create breakout rooms once the meeting has started, but don’t be surprised if advance configuration of breakout rooms is rolled out by Microsoft Teams soon.

More Actions

The More actions icon in the toolbar contains several more features.

From the More actions menu, you can access things like Meeting notes, a shared document for note taking that is accessible by all meeting participants. 

Depending on the number of people in your meeting, use the More actions menu to turn on Large gallery mode, which allows you to see video feeds from up to 49 meeting participants all at the same time. Together mode will strip the backgrounds from attendees’ video feeds and place everyone in a virtual auditorium.

Choose Live captions for surprisingly accurate captions as each attendee speaks, or choose Start recording to record the meeting.

Leaving a Microsoft Teams Video Conference

To leave a meeting, select the red Leave button on the toolbar. If you’re the meeting organizer, you’ll also see an option to end the meeting for everyone.

Getting Better and Better

It’s clear that Microsoft is serious about improving the Microsoft Teams video conference experience. They roll out new features regularly and are responsive to feature requests via Microsoft Teams UserVoice, a website where you can make suggestions and vote on future features and improvements.

If you are loving Microsoft Teams, you’ll want to learn more tips and tricks for Teams.

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