En 2020, Google agregó una de las funciones más útiles a Google Sheets ; la capacidad de ordenar o filtrar por color.

Esto es algo que los usuarios han podido hacer en Microsoft Excel durante algún tiempo. Tenerlo disponible en Hojas de cálculo de ^(Sheets)Google significa que es aún más fácil migrar hojas de Excel a una hoja de cálculo en línea.

Si se pregunta por qué desea ordenar o filtrar por color, considere el escenario en el que configuró el formato basado en condiciones. Ordenar de esta manera le permite hacer cosas como ordenar alarmas o clasificaciones por categoría o prioridad en lugar de basarse en números individuales.

Ordenar por color en las hojas de Google

Miremos una hoja de cálculo con una lista de calificaciones de estudiantes que cubren varios rangos. En esta hoja de cálculo, hemos configurado el formato basado en condiciones para asignar el código de color apropiado para cada rango de calificaciones.

Con una hoja que tiene este formato^{(formatted in this way)} , si ordena por columna B, verá las calificaciones ordenadas de A a B, pero no verá claramente qué bloques de calificaciones componen cada grupo de calificaciones con letras.

La mejor manera de hacer esto es ordenar por color. 

Para hacer esto:

1. Seleccione Datos^(Data) en el menú, seleccione Vistas de filtro y^{(Filter views)} , a continuación, seleccione Crear nueva vista de filtro^{(Create new filter view)} . 

2. Para ordenar la lista con todas las calificaciones "A" en la parte superior, puede ordenar por Verde^(Green) . Seleccione el ícono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Ordenar por color^{(Sort by color)} , seleccione Color de relleno^{(Fill Color)} y luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso, elija verde claro.

3. El color que seleccione se agrupará y ordenará en la parte superior de la lista.

Puede notar que no puede ordenar por todos los colores, y esto tiene sentido, porque los colores no tienen un orden para ordenar.

Sin embargo, si ordena la columna por números, los colores también se organizarán según sus rangos numéricos. El punto principal de ordenar por color en Hojas^{(Google Sheets)} de cálculo de Google es identificar rápidamente un solo grupo de elementos en una lista grande de acuerdo con el formato de celda (que generalmente se basa en el formato condicional^{(conditional formatting)} ).

Filtrar por Color en Hojas de cálculo de Google

Otro enfoque para agrupar elementos por su color es usar la función de filtrado. Hojas de cálculo de ^(Sheets)Google ahora le permite filtrar todos los demás colores excepto el que le interesa.

En listas más grandes, esto es muy útil para agrupar todos los elementos que le interesan mientras elimina el desorden de todos los demás datos.

Para hacer esto, seleccione el ícono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Filtrar por color^{(Filter by color)} , seleccione Color de relleno^{(Fill Color)} y luego seleccione el color por el que desea filtrar. En este caso verde claro.

Una vez que haya filtrado por un color, verá todas las filas donde la columna que ha filtrado es el color que seleccionó. Todas las demás filas con otros colores se filtrarán de la vista.

Esta es una forma útil de concentrarse en grupos de datos, eliminando todo lo demás que pueda obstaculizar su análisis.

Ordenar o filtrar por color en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es un enfoque menos granular que ordenar solo por números, pero a veces es más valioso visualizar datos en categorías o grupos como este.

Ordenar por color de texto en Google Sheets

De la misma manera que puede ordenar o filtrar los colores de las celdas en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} , puede hacer lo mismo en función del color del texto^{(text color)} . Esto es útil por todas las razones anteriores, pero ha creado un formato condicional para el color del texto en lugar del color de la celda.

Para ordenar por color de texto:

1. Seleccione Datos^(Data) en el menú, seleccione Vistas de filtro y^{(Filter views)} , a continuación, seleccione Crear nueva vista de filtro^{(Create new filter view)} . 

2. Para ordenar la lista con todas las calificaciones "A" en la parte superior, puede ordenar por texto verde. Seleccione el ícono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Ordenar por color^{(Sort by color)} , seleccione Color^{(Text Color)} de texto y luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso verde oscuro.

3. El color que seleccione se agrupará y ordenará en la parte superior de la lista.

Al igual que la ordenación de relleno, el color de texto que seleccionó agrupará todos los elementos con ese color de texto en la parte superior de la lista. Todos los elementos debajo de ese grupo permanecen sin ordenar.

Una vez más, es una buena forma de centrarse en grupos o categorías de datos específicos. Pero si realmente desea ordenar en orden numérico, deberá ordenar por contenido de celda (números) como lo haría normalmente.

Filtrar por color de texto^{(Text Color)} en Google Sheets

También puede filtrar aquellos registros que son de otros colores, dejando solo el grupo que es del color que desea. Nuevamente^(Again) , esto es útil con listas muy largas en las que desea filtrar todos los demás valores que no están en el rango o la categoría que está buscando. 

Para filtrar por color de texto:

1. Seleccione Datos^(Data) en el menú, seleccione Vistas de filtro y^{(Filter views)} , a continuación, seleccione Crear nueva vista de filtro^{(Create new filter view)} . 

2. Para filtrar la lista de modo que solo las calificaciones "A" aparezcan en la parte superior, puede filtrar por texto verde. Seleccione el ícono de filtro en la parte superior de la columna, seleccione Filtrar por color^{(Filter by color)} , seleccione Color^{(Text Color)} de texto y luego seleccione el color por el que desea ordenar. En este caso, elija verde oscuro.

3. El color que seleccione se agrupará y enumerará en la parte superior sin mostrar ningún otro color de texto.

Esto es especialmente útil para listas muy largas en las que necesita filtrar el "ruido" (todos los demás datos), para que pueda concentrarse solo en los datos que le interesan.

Ordenar o filtrar por color en Google Sheets

El uso de la función de ordenar o filtrar en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} según el color le permite agrupar y organizar datos. No es como ordenar o filtrar normalmente porque no organiza los datos por cada fila, sino por bloques de filas. Es una excelente manera de categorizar y organizar la información en bloques.

Tiene sus usos si lo usa correctamente siempre que tenga datos formateados condicionalmente.

How to Sort or Filter by Color in Google Sheets

In 2020, Google added one of thе most useful featurеs to Google Sheets; the ability to sort or filter by color.

This is something users have been able to do in Microsoft Excel for some time. Having it available in Google Sheets means it’s even easier to migrate Excel sheets to an online spreadsheet.

If you’re wondering why you may ever want to sort or filter by color, consider the scenario where you’ve set up condition-based formatting. Sorting in this way lets you do things like sort alarms or rankings by category or priority rather than based on individual numbers.

Sort by Color in Google Sheets

Let’s look at a spreadsheet with a list of student grades that cover various ranges. In this spreadsheet we’ve configured condition-based formatting to assign the appropriate color code for each grade range.

With a sheet that’s formatted in this way, if you sort by column B you’ll see the grades sorted from A to B, but you won’t clearly see which blocks of grades make up each letter grade group.

The best way to do this is sorting by color. 

To do this:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To sort the list with all of the “A” grades at the top, you can sort by Green. Select the filter icon at the top of the column, select Sort by color, select Fill Color, and then select the color you want to sort by. In this case, choose light green.

3. The color you select will be grouped and sorted at the top of the list.

You might notice that you can’t sort by all colors, and this makes sense, because colors have no order to sort by.

However, if you sort the column by numbers, the colors will also be organized according to their numeric ranges. The main point of sorting by color in Google Sheets is to quickly identify a single group of items in a large list according to cell formatting (which is usually based on conditional formatting).

Filter by Color in Google Sheets

Another approach to grouping items by their color is using the filtering feature. Google Sheets now lets you filter out all other colors except the one you’re interested in.

In larger lists, this is very useful for grouping all of the items you’re interested in while removing the clutter of all of the other data.

To do this, select the filter icon at the top of the column, select Filter by color, select Fill Color, and then select the color you want to filter by. In this case light green.

Once you’ve filtered by one color, you’ll see all rows where the column you’ve filtered is the color you selected displayed. All the other rows with other colors will be filtered out of the view.

This is a useful way to focus on groups of data, removing everything else that may get in the way of your analysis.

Sorting or filtering by color in Google Sheets is a less granular approach than sorting by numbers alone, but sometimes visualizing data in categories or groups like this is more valuable.

Sort by Text Color in Google Sheets

In the same way you can sort or filter cell colors in Google Sheets, you can do the same based on text color. This is useful for all of the reasons above, but you’ve created conditional formatting for text color rather than cell color.

To sort by text color:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To sort the list with all of the “A” grades at the top, you can sort by Green text. Select the filter icon at the top of the column, select Sort by color, select Text Color, and then select the color you want to sort by. In this case dark green.

3. The color you select will be grouped and sorted at the top of the list.

Just like will the fill sort, the text color you selected will group all items with that text color at the top of the list. All items underneath that group remain unsorted.

Again, it’s a good way to focus on specific groups or categories of data. But if you actually want to sort in numerical order you’ll need to sort by cell content (numbers) as you normally would.

Filter by Text Color in Google Sheets

You can also filter out those records that are other colors, leaving only the group that’s the color you want. Again, this is useful with very long lists where you want to filter out all of the other values that aren’t in the range or category you’re looking for. 

To filter by text color:

1. Select Data from the menu, select Filter views, then select Create new filter view. 

2. To filter the list so only the “A” grades are listed at the top, you can filter by Green text. Select the filter icon at the top of the column, select Filter by color, select Text Color, and then select the color you want to sort by. In this case, choose dark green.

3. The color you select will be grouped and listed at the top without any other text colors displayed.

This is especially useful for very long lists where you need to filter out the “noise” (all the other data), so you can focus on only the data you care about.

Sort or Filter by Color in Google Sheets

Using the sort or filter function in Google Sheets based on color lets you group and organize data. It’s not like normally sorting or filtering because it doesn’t organize data by each row, but instead by blocks of rows. It’s a great way to categorize and organize information in blocks.

It has its uses if you use it properly whenever you have conditionally formatted data.

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