Formatear celdas usando formato condicional en Excel

Si está acostumbrado a usar versiones anteriores de Excel , las opciones de formato condicional en Excel 2007 , 2010 y 2013 lo sorprenderán. Entonces, ¿por qué querrías molestarte en usar el formato condicional? Bueno, aquí hay un par de razones por las que me encanta usar esta característica de Excel :

1. Para que sus datos sean más atractivos visualmente.

2. Para que sus hojas de cálculo sean más fáciles de entender de un vistazo.

3. Identificar ciertos tipos de números para ayudar en la resolución de problemas(problem solving) .

4. Para ayudarlo a sacar conclusiones de sus datos.

5. Mostrar visualmente al usuario lo que es "bueno" o "malo" usando verde y rojo.

Ahora, puede usar el formato condicional para formatear cada celda en un rango según sus propios criterios (y hay muchas opciones de formato para elegir). Por ejemplo, si tiene una hoja de ganancias(profit sheet) y desea codificar con colores todas las ganancias superiores a $ 200 en verde, todas las ganancias inferiores a $ 200 en amarillo y todas las pérdidas en rojo, entonces puede usar el formato condicional para hacer todo el trabajo rápidamente por usted. .

Formato condicional en Excel

El formato condicional le permite formatear cantidades significativas de datos de forma rápida y sencilla, sin dejar de distinguir diferentes tipos de datos. Puede crear reglas para las opciones de formato que permitirán que Microsoft Excel se formatee automáticamente. Realmente solo tienes que seguir tres sencillos pasos.

Paso 1:(Step 1:) seleccione las celdas que desea formatear.

Paso 2:(Step 2:) Haga clic en el botón Formato condicional en el (Conditional Formatting)menú Inicio(Home menu) , sección Estilos(Styles section) .

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Paso 3:(Step 3:) selecciona tus reglas. Hay reglas de resaltado de celdas(Highlight Cells Rules) y reglas Top/Bottom Rules  en la parte superior que le permiten hacer comparaciones con valores. Para este ejemplo, impusimos tres reglas. La primera era que cualquier valor superior a $200 era verde.

Vale la pena señalar que solo la sección Reglas de resaltado de celdas(Highlight Cells Rules section) también se puede usar para comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos. Todo lo demás solo usará el conjunto de datos que ha resaltado y comparará los valores entre sí. Por ejemplo, cuando uso la regla Mayor que(Greater Than rule) , puedo comparar valores de A1 a A20 con un número específico o puedo comparar A1 a A20 con B1 a B20 .

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La misma lógica se aplicó a la segunda y tercera reglas. La segunda regla era que cualquier valor entre $0 y $200 se formateaba en amarillo. La tercera regla era que cualquier valor inferior a $0 se formateaba en rojo. Así es como se ve una parte de la hoja de cálculo terminada.

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Si no le gustan estas opciones de formato, Excel tiene muchas opciones nuevas de formato condicional(Conditional Formatting) que puede usar. Por ejemplo, puede insertar iconos como flechas de colores ( Conjuntos de iconos(Icon Sets) ), gráficos de barras como en el segundo ejemplo ( Barras de datos(Data Bars) ) o incluso una gama de colores seleccionados automáticamente como en el último ejemplo ( Escalas de colores(Color Scales) ). Estas tres opciones solo comparan valores del mismo conjunto de datos. Si selecciona A1 a A20 , solo comparará esos valores entre sí.

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Si luego decide que no desea que sus celdas tengan un formato condicional, todo lo que tiene que hacer es borrar el formato. Para hacer esto, seleccione el botón Formato condicional y seleccione (Conditional Formatting button and select) Borrar reglas(Clear Rules) . Luego, seleccione si desea borrar las reglas solo de las celdas seleccionadas o de toda la hoja de cálculo.

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Además, si ha creado varias reglas, es posible que olvide qué reglas ha aplicado a qué celdas. Dado que puede aplicar muchas reglas al mismo conjunto de celdas, puede volverse bastante confuso, especialmente si otra persona creó la hoja de cálculo. Para ver todas las reglas, haga clic en el botón Formato condicional(Conditional Formatting button) y luego haga clic en Administrar reglas.(Manage Rules.)

administrador de reglas

Cuando tiene más de una regla aplicada al mismo rango de celdas, las reglas se evalúan en orden de mayor a menor precedencia. De forma predeterminada, la regla más reciente agregada tendrá la prioridad más alta. Puede cambiar eso haciendo clic en la regla y luego usando los botones de flecha hacia arriba y hacia abajo para cambiar el orden. Además, puede hacer clic en el menú desplegable en la parte superior y ver las reglas solo para la selección actual o para cada hoja del libro.

También hay una casilla de verificación llamada Stop If True , que no entraré en detalles aquí porque es bastante complicada. Sin embargo, puede leer esta publicación de Microsoft que lo explica con gran detalle.

Nuevas opciones de formato condicional Excel 2010(New Conditional Formatting Options Excel 2010)

Casi todo es igual en Excel 2010 cuando se trata del formato condicional(Conditional Formatting) que se incluyó en Excel 2007 . Sin embargo, hay una característica nueva que realmente lo hace mucho más poderoso.

Anteriormente mencioné que la sección Reglas de resaltado de celdas(Highlight Cells Rules) le permite comparar un conjunto de datos con otro conjunto de datos en la misma hoja de cálculo. En 2010, ahora puede hacer referencia a otra hoja de cálculo en el mismo libro. Si intenta hacer esto en Excel 2007 , le permitirá seleccionar los datos de otra hoja de trabajo, pero le dará un mensaje de error(error message) cuando intente hacer clic en Aceptar al final.

En Excel 2010 , ahora puede hacer esto, pero es un poco complicado, así que lo explicaré paso a paso. Digamos que tengo dos hojas de trabajo y en cada hoja tengo datos de B2 a B12 para algo así como ganancias. Si quiero ver qué valores en B2 a B12 de la hoja 1(sheet 1) son mayores que los valores B2 a B12 de (B12)la hoja 2(sheet 2) , primero seleccionaría los valores B2 a B12 en (B12)la hoja 1(sheet 1) y luego haría clic en Great Than en Highlight Cells Rules.

referencia de celda

Ahora haga clic en el botón de referencia de celda(cell reference button) que he mostrado arriba. El cuadro cambiará y el icono del cursor(cursor icon) se convertirá en una cruz blanca. Ahora siga adelante y haga clic en la hoja 2(sheet 2) y seleccione  SOLO(ONLY)  la celda B2. NO seleccione todo(NOT)  el rango de B2 a B12 .

seleccionar rango de celdas

Verá que el cuadro ahora tiene un valor de =Sheet2!$B$2 . Vamos a necesitar cambiar esto a =Sheet2!$B2 . Básicamente, simplemente deshágase del que viene antes del 2. Esto mantendrá la columna fija, pero permitirá que el número de fila(row number) cambie automáticamente. Por alguna razón, no solo le permitirá seleccionar todo el rango.

Haga clic(Click) en el botón de referencia de celda(cell reference button) nuevamente y luego haga clic en Aceptar. Ahora, los valores de la hoja 1(sheet 1) que sean mayores que la hoja 2(sheet 2) se formatearán de acuerdo con las opciones de formato que haya elegido.

formato condicional

¡ Esperemos(Hopefully) que todo tenga sentido! Al observar Excel 2013 , no parece haber ninguna característica nueva en lo que respecta al formato condicional. Como último consejo, si cree que las reglas predeterminadas no coinciden con lo que está tratando de lograr, puede hacer clic en la  opción (option and start)Nueva regla(New Rule) y comenzar desde cero. Lo bueno de crear una nueva regla es que puede usar una fórmula para determinar qué celdas formatear, lo cual es muy poderoso.

regla de formato de celdas

Aunque el formato condicional parece relativamente fácil y simple en la superficie, puede volverse bastante complejo según sus datos y sus necesidades. Si tiene alguna pregunta, no dude en publicar un comentario. ¡Disfrutar!



About the author

Soy técnico de Windows 10 y he estado ayudando a personas y empresas a aprovechar el nuevo sistema operativo durante muchos años. Tengo un gran conocimiento sobre Microsoft Office, incluido cómo personalizar la apariencia y las aplicaciones para diferentes usuarios. Además, sé cómo usar la aplicación Explorer para explorar y encontrar archivos y carpetas en mi computadora.



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