Este es un escenario común: ha recibido un documento de Word por correo electrónico que debe firmar y devolver. Puede imprimir, firmar, escanear y devolver el documento, pero hay una manera más fácil, mejor y más rápida de insertar una firma en Word . 

Esta guía explica cómo insertar rápidamente su firma en cualquier documento de Microsoft Word , independientemente del dispositivo o plataforma que utilice. 

Cómo insertar una firma en Word^{(How to Insert a Signature in Word)}

Puede agregar su firma manuscrita a un documento de Word para darle un toque personal. 

Sin embargo, suponga que necesita enviar una copia digital del documento por correo electrónico u otro medio electrónico. En ese caso, puede escanear su firma, guardarla como imagen y luego insertar la firma en el documento. Así es cómo.  

1. Si su firma está guardada como una imagen en su computadora, abra el documento de Word que necesita firmar y seleccione Insertar^(Insert) . 

1. A continuación, seleccione Imágenes^(Pictures) > Imagen desde archivo^{(Picture from File )} (o Desde este dispositivo^{(From this device)} ). 

1. Ve a donde está guardada la imagen escaneada de tu firma, haz clic en el archivo y selecciona Insertar^(Insert) . 

1. Vaya a la pestaña ^(tab)Formato de imagen^{(Picture Format)} y seleccione Recortar^{(Crop )} y ajuste la imagen a sus especificaciones deseadas. Haga clic en ^(Click)Recortar^(Crop) de nuevo para salir del modo de recorte.  

1. Haga clic derecho en la imagen y seleccione Guardar como imagen^{(Save as Picture)} . Puede usar la misma imagen de firma en otros documentos de Word o insertar la firma en un documento PDF^{(insert the signature in a PDF document)} o Google Docs .

Use Quick Parts y AutoText para insertar una firma en Word ^{(Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word )}

Word proporciona herramientas integradas como Quick Parts y AutoText para ayudar a crear una firma completa, que podría incluir su firma manuscrita, dirección de correo electrónico, cargo, número de teléfono, etc. 

Aquí se explica cómo utilizar estas herramientas para insertar una firma en Word . 

1. Inserte^(Insert) la imagen de su firma escaneada en un documento de Word y luego escriba el texto que desea usar debajo de la firma. 

1. Use su mouse para seleccionar y resaltar la firma y el texto, y luego seleccione Insertar^(Insert) > Elementos rápidos^{(Quick Parts)} .

1. Seleccione Guardar selección en la Galería de elementos rápidos^{(Save Selection to Quick Part Gallery)} .

1. En el cuadro de diálogo Crear nuevo bloque^{(Create New Building Block)} de creación , escriba un nombre para el bloque de firma.

1. Seleccione Autotexto^{(AutoText )} en el Cuadro de galería y haga clic en Aceptar^(OK) .

1. Su bloque de firma se guardará y podrá insertarlo en otros documentos de Word seleccionando Insertar^(Insert) > Partes rápidas^{(Quick Parts)} > Autotexto^(AutoText) y seleccione el nombre del bloque de firma.

Insertar una Firma Digital en Word^{(Insert a Digital Signature in Word)}

Hay una diferencia entre una firma electrónica y digital: 

• Una firma electrónica^{(electronic signature)} es una imagen de su firma superpuesta sobre un documento de Word , que es lo que ha insertado en la sección anterior. 

• Una firma digital^{(digital signature)} es una forma de autenticación electrónica pero encriptada^{(electronic but encrypted)} en un documento que verifica que usted ha visto y autorizado el documento. 

Puede insertar una firma digital en Word para autenticar su identidad^{(authenticate your identity)} . Si el documento ya tiene una línea de firma^{(signature line)} , no es necesario que agregue una, pero si no hay una línea de firma, puede agregar una rápidamente siguiendo estos pasos.

1. Cree una línea de firma en el documento de Word seleccionando Insertar^(Insert) > Línea de firma^{(Signature Line)} > Línea de firma de Microsoft Office^{(Microsoft Office Signature Line)} .

1. Escriba los detalles que desea que aparezcan debajo de la línea de la firma.

1. Marque las siguientes casillas: 
   • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar^{(Allow the signer to add comments in the Sign dialog)}
   • Mostrar la fecha de la firma en la línea de la firma ^{(Show sign date in signature line )}

Hacer esto le permite proporcionar un propósito para firmar y agregar la fecha en que se firmó el documento.

1. A continuación, haga clic con el botón derecho en la línea de la firma y seleccione Firmar^(Sign) en el menú.

Nota^(Note) : Seleccione Sí^(Yes) para guardar el archivo en un formato compatible y seleccione Editar de todos modos^{(Edit Anyway)} si el archivo se abre en la vista Protegida^(Protected) . Si está abriendo un archivo que recibió, asegúrese de que el documento proviene de una fuente confiable.

1. Obtenga una identificación digital^{(digital ID)} que le permitirá agregar una versión de texto o imagen de su firma en el cuadro. 

Eliminar una firma digital de Word^{(Remove a Digital Signature from Word)}

Si agregó accidentalmente la firma incorrecta y desea eliminarla, abra el documento que contiene la firma y haga clic con el botón derecho en la línea de la firma.

Seleccione Quitar firma^{(Remove Signature)} > Sí^(Yes) . Alternativamente, seleccione la flecha junto a la firma en el Panel de firmas^{(Signature Pane)} y luego seleccione Eliminar firma^{(Remove Signature)} .

Nota : un documento de ^(Note)Word firmado tendrá el botón Firmas^(Signatures) en la parte inferior del documento, y el archivo será de solo lectura para evitar más modificaciones. 

Insertar una firma digital invisible en Word^{(Insert an Invisible Digital Signature in Word)}

Una firma digital invisible funciona como una firma digital visible y protege la autenticidad del contenido de su documento. Puede agregar una firma digital invisible siguiendo los siguientes pasos.

1. Seleccione Archivo^(File) > Información^(Info) .

1. Seleccione Proteger documento^{(Protect Document)} > Agregar una firma digital^{(Add a Digital Signature)} .

1. Si se le solicita una identificación digital, seleccione Aceptar^(OK) . Puede optar por un socio de Microsoft como GlobalSign si no tiene un certificado de seguridad para su firma, o usar la herramienta Selfcert para crear su propio certificado digital.

1. Para usar la herramienta Selfcert , vaya a la carpeta de instalación de Microsoft^{(Microsoft Installation)} en su PC seleccionando Explorador^{(File Explorer)} de archivos > Esta PC^{(This PC)} > Local Disk/Windows (C:) > Archivos de programa^{(Program Files)} > Microsoft Office > raíz^{(root )} > Office 16 y desplácese hacia abajo hasta el archivo SELFCERT .

1. Haga doble clic en^{(Double-click)} el archivo SELFCERT para abrirlo y escriba un nombre en el campo Nombre de su certificado^{(Your certificate’s name)} .

1. Una vez que instale el certificado, haga doble clic en la línea de la firma en su documento de Word . En el cuadro de diálogo Firmar^{(Sign )} , escriba su nombre como firma o haga clic en Seleccionar imagen^{(Select Image)} para insertar su firma como imagen.

1. Complete el cuadro Propósito para firmar este documento^{(Purpose for signing this document)} y luego seleccione Firmar^(Sign) para insertar la firma.

1. Si recibe una notificación que le pregunta si desea utilizar el certificado, seleccione Sí^(Yes) .

1. Word confirmará que su firma se ha guardado correctamente. Seleccione Aceptar^(OK) .

Use una aplicación de terceros para insertar una firma en Word^{(Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word)}

Si la funcionalidad en Word no ofrece suficientes opciones para insertar una firma, puede usar una aplicación de terceros como DocuSign para firmar y enviar rápidamente sus documentos. Aquí se explica cómo usar DocuSign para firmar un documento de Word .

1. Instale el complemento DocuSign^{(DocuSign add-in)} en Word. Seleccione DocuSign > Firmar ^(Sign) documento^(document) .

1. Si tiene una cuenta de DocuSign , inicie sesión con su nombre de usuario y contraseña. De lo contrario, puede crear una cuenta gratuita de DocuSign e iniciar sesión.

1. Arrastre y suelte el campo de la firma^{(signature field)} para insertar la firma en el documento.

1. Seleccione Firma^(Signature) y agregue su firma a los campos relevantes y luego seleccione Adoptar y firmar^{(Adopt and Sign)} .

1. Seleccione Finalizar^(Finish) para firmar el documento de Word.

1. En la ventana Firmar y devolver^{(Sign and Return)} , ingrese el nombre y la dirección de correo electrónico de la persona que solicitó su firma para que pueda recibir una copia y luego seleccione Enviar y cerrar^{(Send and Close)} .

Firme documentos de Word más rápido^{(Sign Word Documents Faster)}

Las firmas electrónicas han facilitado la firma de documentos como contratos o acuerdos de venta. Esto ahorra tiempo y recursos que, de lo contrario, se habrían gastado tratando de imprimir, escanear y devolver la documentación firmada.

Si está utilizando una Mac , consulte nuestra guía sobre cómo ^(how)firmar un PDF en Mac^{( to sign a PDF on Mac)} .

Deja un comentario y cuéntanos si esta guía te ayudó a insertar una firma en Microsoft Word .

How to Insert a Signature in a Microsoft Word Document

Here’s a common scenario: You’ve received a Word document via email that you’re rеquired to sign and send back. You could print, sign, scan, and return the document, but there’s an easier, better and faster way to insert а signature in Word. 

This guide explains how to quickly insert your signature into any Microsoft Word document regardless of the device or platform you use. 

How to Insert a Signature in Word

You can add your handwritten signature to a Word document to give it a personal touch. 

However, suppose you need to send a digital copy of the document via email or other electronic means. In that case, you can scan your signature, save it as an image and then insert the signature in the document. Here’s how.  

1. If your signature is saved as an image on your computer, open the Word document you need to sign and select Insert. 

1. Next, select Pictures > Picture from File (or From this device). 

1. Go to where the scanned image of your signature is saved, click on the file and select Insert. 

1. Go to the Picture Format tab and select Crop and adjust the image to your desired specifications. Click Crop again to exit crop mode.  

1. Right-click the image and select Save as Picture. You can use the same signature image in other Word documents or insert the signature in a PDF document or Google Docs.

Use Quick Parts and AutoText to Insert a Signature in Word 

Word provides built-in tools like Quick Parts and AutoText to help create a complete signature, which could include your handwritten signature, email address, job title, phone number, etc. 

Here’s how to use these tools to insert a signature in Word. 

1. Insert your scanned signature image in a Word document and then type the text you want to use under the signature. 

1. Use your mouse to select and highlight the signature and text, and then select Insert > Quick Parts.

1. Select Save Selection to Quick Part Gallery.

1. In the Create New Building Block dialog box, type a name for the signature block.

1. Select AutoText in the Gallery Box and click OK.

1. Your signature block will be saved, and you can insert it in other Word documents by selecting Insert > Quick Parts > AutoText and select the name of the signature block.

Insert a Digital Signature in Word

There’s a difference between an electronic and digital signature: 

• An electronic signature is an image of your signature that’s overlaid on top of a Word document, which is what you’ve inserted in the previous section. 

• A digital signature is an electronic but encrypted form of authentication on a document that verifies that you have seen and authorized the document. 

You can insert a digital signature in Word to authenticate your identity. If the document already has a signature line, you don’t have to add one, but if there’s no signature line, you can add one quickly using these steps.

1. Create a signature line in the Word document by selecting Insert > Signature Line > Microsoft Office Signature Line.

1. Type the details you want to appear under the signature line.

1. Check the following boxes: 
   • Allow the signer to add comments in the Sign dialog
   • Show sign date in signature line 

Doing this allows you to provide a purpose for signing and add the date the document was signed.

1. Next, right-click the signature line and select Sign from the menu.

Note: Select Yes to save the file in a supported format, and select Edit Anyway if the file opens in Protected view. If you’re opening a file you received, make sure you trust the document is from a reliable source.

1. Get a digital ID that will allow you to add a text or image version of your signature in the box. 

Remove a Digital Signature from Word

If you accidentally added the wrong signature and want to remove it, open the document that contains the signature and right-click the signature line.

Select Remove Signature > Yes. Alternatively, select the arrow next to the signature in the Signature Pane and then select Remove Signature.

Note: A signed Word document will have the Signatures button at the bottom of the document, and the file will become Read-only to prevent further modifications. 

Insert an Invisible Digital Signature in Word

An invisible digital signature works just like a visible digital signature and protects the authenticity of your document’s content. You can add an invisible digital signature using the following steps.

1. Select File > Info.

1. Select Protect Document > Add a Digital Signature.

1. If you’re asked for a digital ID, select OK. You can go with a Microsoft partner such as GlobalSign if you don’t have a security certificate for your signature, or use the Selfcert tool to create your own digital certificate.

1. To use the Selfcert tool, go to the Microsoft Installation folder on your PC by selecting File Explorer >This PC > Local Disk/Windows (C:) > Program Files > Microsoft Office > root > Office 16 and scroll down to the SELFCERT file.

1. Double-click the SELFCERT file to open it and type a name in the Your certificate’s name field.

1. Once you install the certificate, double-click the signature line on your Word document. In the Sign dialog box, type your name as the signature or click Select Image to insert your signature as an image.

1. Fill out the Purpose for signing this document box and then select Sign to insert the signature.

1. If you get a notification asking whether you want to use the certificate, select Yes.

1. Word will confirm that your signature has been successfully saved. Select OK.

Use a Third-Party App to Insert a Signature in Word

If the functionality in Word doesn’t offer enough options for you to insert a signature, you can use a third-party app like DocuSign to quickly sign and send your documents. Here’s how to use DocuSign to sign a Word document.

1. Install DocuSign add-in in Word. Select DocuSign > Sign document.

1. If you have a DocuSign account, log in with your username and password. If not, you can create a free DocuSign account and sign in.

1. Drag and drop the signature field to insert the signature in the document.

1. Select Signature and add your signature to the relevant fields and then select Adopt and Sign.

1. Select Finish to sign the Word document.

1. In the Sign and Return window, enter the name and email address of the person who requested your signature so they can receive a copy, and then select Send and Close.

Sign Word Documents Faster

Electronic signatures have made it convenient to sign documents like contracts or sale agreements. This saves time and resources that would otherwise have been spent trying to print, scan and send back the signed paperwork.

If you’re using a Mac, check out our guide on how to sign a PDF on Mac.

Leave a comment and let us know if this guide helped you insert a signature in Microsoft Word.

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