La aplicación Automator es una joya escondida en macOS que no muchos usuarios de Mac conocen. La herramienta le permite crear accesos directos personalizados ( acciones ^(Actions)rápidas^(Quick) , flujos^(Workflows) de trabajo y aplicaciones^(Apps) ) que ayudan a automatizar tareas repetitivas y tediosas^{(automate repetitive and tedious tasks)} .

Exploraremos brevemente algunas funcionalidades de la aplicación Automator y le mostraremos cómo crear automatizaciones para tareas cotidianas simples.

1. Capturar capturas de pantalla

macOS tiene una variedad de atajos de teclado para capturar capturas de pantalla y grabaciones. Sin embargo, crear una aplicación de captura de pantalla^(Screenshot) independiente con la aplicación Automator es otra forma interesante de capturar la pantalla de tu Mac.

1. Vaya a Finder > Aplicaciones^{(Applications)} y seleccione Automator .

1. Haga doble clic en Aplicación^{(Application)} cuando se le solicite elegir un tipo de documento. También puede seleccionar Aplicaciones^{(Applications)} y seleccionar Elegir^(Choose) . 

1. En la pestaña Acciones , seleccione ^(Actions)Biblioteca^(Library) , desplácese hasta el final de la lista de acciones y haga doble clic en Tomar captura de pantalla^{(Take Screenshot)} .

Mejor^(Better) aún, escriba captura de pantalla en el cuadro de búsqueda y haga doble clic en Tomar captura de pantalla^{(Take Screenshot)} .

También puede arrastrar y soltar la acción Tomar captura de pantalla^{(Take Screenshot)} en la sección en blanco de la ventana de Automator .

1. En la ventana "Tomar captura de pantalla", seleccione Pantalla completa^{(Full Screen)} si desea capturar toda la pantalla o Interactivo^{(Interactive)} para capturar una parte determinada.

1. Seleccione la casilla de verificación Temporizado^(Timed) si desea que la captura de pantalla se capture algunos segundos después de ejecutar la automatización. Especifique la duración del retraso en el cuadro de diálogo "segundo retraso".

Desmarque la opción Solo monitor principal^{(Main Monitor Only)} si tiene otro monitor conectado a su Mac y desea capturar todas las pantallas conectadas. Si deja la opción marcada, solo capturará su monitor primario/principal cuando ejecute el flujo de trabajo de Automator .

1. A continuación, seleccione dónde desea guardar la captura de pantalla. De forma predeterminada, Automator guarda capturas de pantalla en el portapapeles. Para guardarlo en otro lugar de su Mac , expanda la opción desplegable Guardar en y elija el destino de almacenamiento.^{(Save To)}

1. Seleccione Ejecutar^(Run) en la esquina superior derecha para probar la automatización.

1. Luego, presione Comando^(Command) + S para guardar la automatización. Alternativamente, seleccione Archivo^(File) en la barra de menú y seleccione Guardar^(Save) .

Asegúrese de guardar el flujo de trabajo con un nombre descriptivo que le permita recordar su función, especialmente si tiene varios flujos de trabajo de Automator .

1. Dirígete a la carpeta donde guardaste el flujo de trabajo de Automator y haz doble clic en la aplicación para iniciar el flujo de trabajo de captura de pantalla.

Eso capturará inmediatamente toda su pantalla y la guardará en la ubicación establecida. Si elige una captura de pantalla interactiva, se le pedirá que seleccione una ventana/aplicación o una parte de la pantalla que desea capturar.

Recomendamos anclar la aplicación Automator al Dock para facilitar el acceso. Ahora puede proceder a capturar capturas de pantalla con un solo panel táctil o un clic del mouse.

2. Salir de todas las aplicaciones

También puede crear un acceso directo a la aplicación Automator que cierre todas las aplicaciones (o aplicaciones seleccionadas) con solo hacer clic en un botón. Esto es mucho mejor y más rápido que cerrar manualmente varias aplicaciones cuando necesitas apagar tu Mac o liberar memoria.

1. Abra la aplicación Automator y seleccione Acción rápida^{(Quick Action)} como tipo de documento.

1. En la pestaña "Acciones", expanda la carpeta Biblioteca , seleccione ^(Library)Utilidades^(Utilities) y haga doble clic en Salir de todas las aplicaciones^{(Quit All Applications)} en la subcategoría.

1. Mueva^(Move) la ventana Salir de todas las aplicaciones^{(Quit All Applications)} para configurar el flujo de trabajo. Asegúrese de dejar marcada la casilla Preguntar para guardar los cambios^{(Ask to save changes)} , para no perder los datos no guardados.

Eso hará que Automator muestre una ventana emergente de confirmación pidiéndole que guarde todos los cambios cuando ejecute la acción rápida.

1.  Si hay una aplicación que desea mantener abierta cuando ejecuta la acción rápida, seleccione el botón Agregar^(Add) para agregar la aplicación a la exención "No salir".

Puede seleccionar el botón Agregar aplicaciones actuales^{(Add current applications)} para agregar todas las aplicaciones actualmente activas a la lista de exenciones.

1. Presione Comando^(Command) + S para guardar la acción rápida. O bien, seleccione Archivo^(File) en la barra de menú y seleccione Guardar^(Save) .

1. Asigne a la acción rápida un nombre descriptivo, seleccione una ubicación/carpeta de almacenamiento, elija Aplicación^{(Application)} como "Formato de archivo" y seleccione Guardar^(Save) .

Su Mac cerrará automáticamente todas las aplicaciones activas cuando abra el acceso directo. Para aplicaciones con trabajo o datos no guardados, recibirá una notificación para guardar sus archivos antes de cerrar la aplicación.

3. Establecer^(Set) y aplicar^(Apply) un volumen de computadora fijo^{(Fixed Computer)}

( Casi^(Almost) ) todo el mundo tiene un "nivel de volumen perfecto" en el que la salida (o entrada) de sonido no es ni demasiado baja ni demasiado alta. Dependiendo de la hora del día, la mía está entre el 50-60%. Si comparte su Mac con otras personas y siempre se meten con su configuración de sonido, puede restablecer la salida y la entrada de volumen según sus preferencias con solo hacer clic en un botón.

Esa es una mejor alternativa que dirigirse a las Preferencias del ^{(Preferences)}sistema^(System) cada vez que necesite cambiar la configuración de volumen.

1. Abra Automator y seleccione Aplicación^{(Application)} como Tipo de documento.

1. En la pestaña "Acciones", seleccione Utilidades^(Utilities) en la carpeta "Biblioteca" y seleccione Establecer volumen de la computadora^{(Set Computer Volume)} .

1. Las herramientas capturarán y mostrarán su configuración de volumen actual en la ventana inferior. Ajuste los controles deslizantes según sus preferencias y presione Comando^(Command) + S para guardar los cambios.

1. Inicie la aplicación que creó cada vez que necesite restablecer la configuración de volumen de su Mac a sus niveles preferidos.

4. Establecer el volumen de la música

También puede crear una aplicación Automator que establezca un volumen específico para la aplicación Música^(Music) . Entonces, si tiene un volumen preferido para escuchar música por la mañana, aquí le mostramos cómo crear un acceso directo que revierta el volumen de reproducción de música en la aplicación Música^(Music) .

1. Inicie Automator , seleccione Aplicaciones^{(Applications)} como tipo de documento, seleccione la pestaña Acciones^(Actions) , escriba volumen de música^{(music volume)} en la barra de búsqueda y seleccione Establecer volumen de música^{(Set Music Volume)} .

1. Ajuste el control deslizante a su nivel de volumen preferido. O bien, seleccione Volumen actual de iTunes^{(Current iTunes Volume)} para adoptar el nivel de salida de volumen actual en la aplicación Música^(Music) .

1. Presione Comando^(Command) + S para guardar el acceso directo de la aplicación Automator . Asegúrese de darle a la aplicación un nombre descriptivo y guárdela en una ubicación a la que pueda acceder o recordar fácilmente. Seleccione Guardar^(Save) para continuar.

Eso es todo; macOS ajustará el volumen de la aplicación Música^(Music) cada vez que inicie la aplicación " Establecer^{(Set Music)} volumen de música". Cuando abra la aplicación por primera vez, recibirá un aviso para otorgar el acceso directo de Automator a " ^(Automator)Música^(Music) ". Seleccione Aceptar^(OK) para continuar.

5. Combinar archivos PDF

macOS tiene varias herramientas integradas para fusionar documentos PDF en un solo archivo^{(merging PDF documents into a single file)} . Sin embargo, la aplicación Automator es bastante rápida y ofrece más opciones y estilos para fusionar documentos PDF .

1. Abra Automator y seleccione Acciones rápidas^{(Quick Actions)} como tipo de documento.

1. Escriba pdf en la barra de búsqueda y seleccione Combinar páginas PDF^{(Combine PDF Pages)} .

1. Seleccione cómo desea que se combinen las páginas del PDF . Al agregar páginas^{(Appending pages)} , se agregarán todas las páginas del documento PDF secundario al final del documento PDF principal sin reorganizar el orden de las páginas. Digamos que el Documento 1^{(Say Document 1)} tiene 5 páginas mientras que el Documento 2 tiene 7. El documento ^{(Document 2)}PDF resultante tendrá 12 páginas: las primeras 5 páginas del Documento 1^{(Doc 1)} y las páginas 6 a 12 del Documento 2^{(Doc 2)} .

Al mezclar páginas^{(Shuffling pages)} , por otro lado, se creará un nuevo archivo con páginas de cada documento en orden alterno. Es decir; la página 1 del Doc 1 , la página 2 del Doc 2 , la página 3 del Doc 1 , la página 4 del Doc 2 , etc.

1. A continuación, expanda la carpeta "Biblioteca" en la barra lateral, seleccione Archivos y carpetas^{(Files & Folders)} y haga doble clic en Mover elementos del buscador^{(Move Finder Items)} .

1. En la sección desplegable "Para", seleccione dónde desea guardar el archivo PDF resultante.^(PDF)

1. Presione Comando^(Command) + S , ingrese un nombre descriptivo en el cuadro de diálogo y seleccione Guardar^(Save) .

Para usar la acción rápida^{(Quick Action)} para combinar o fusionar varios archivos PDF , seleccione y control-clic en los archivos, seleccione Acciones rápidas^{(Quick Actions)} y seleccione la acción de Automator que creó.

Automator combinará los archivos según el método de combinación que elija (en el paso 3) y guardará el documento PDF resultante en la ubicación especificada.

Modificar^(Modify) una aplicación de Automator^{(Automator App)} o una acción rápida^{(Quick Action)}

Siempre puede editar el flujo de trabajo/las instrucciones asignadas a una acción rápida o aplicación^{(Application)} creada a través de Automator .

Editar acciones rápidas y aplicaciones de automatización^{(Edit Quick Actions and Automator Apps)}

1. Abra Automator y seleccione Abrir un documento existente^{(Existing Document)} .

1. Navegue a la carpeta donde se encuentra el elemento y seleccione la acción rápida^{(Quick Action)} o la aplicación^(App) que desea editar. Seleccione Abrir^(Open) para continuar.

Realice^(Make) ajustes en la acción rápida^{(Quick Action)} o la aplicación^(App) y presione Comando^(Command) + S para guardar los cambios.

Si no puede encontrar la ubicación de una acción rápida^{(Quick Action)} , vaya a Preferencias del sistema^{(System Preferences)} > Extensiones^(Extensions) y verifique las categorías Finder o Touch Bar en la barra lateral. Con la tecla Control presionada, haz clic en^{(Control-click)} la acción rápida^{(Quick Action)} y selecciona Mostrar en Finder^{(Show in Finder)} .

Haga doble clic en^{(Double-click)} la acción que desea editar y cambie las configuraciones en la aplicación Automator .

Hacer las tareas más fáciles

La aplicación Automator tiene cientos de opciones de personalización, todas las cuales no podemos cubrir en esta publicación. Puede usar Automator para renombrar archivos de forma masiva^{(use Automator to bulk rename files)} , guardar imágenes de páginas web en Safari y mucho más. Realice un recorrido por la aplicación Automator , explore las opciones/tipos de automatización y verifique las tareas cotidianas que puede automatizar.

Por cierto, creamos y probamos las opciones de automatización en este tutorial en una MacBook Pro con macOS Monterey . Si no encuentra ninguna de las acciones rápidas^{(Quick Actions)} o aplicaciones^(Apps) mencionadas anteriormente en la aplicación Automator , actualice su Mac y verifique nuevamente.

5 Cool Things You Can Do With Automator App on macOS

The Automator app is one hidden gem in macOS that not too many Mac users are aware of. The tool lеts you create custom shortcuts (Quіck Actions, Workflows, and Apps) thаt help automate repetitive and tedious tasks.

We’ll briefly explore some functionalities of the Automator app and show you how to create automations for simple everyday tasks.

1. Capture Screenshots

macOS has a variety of keyboard shortcuts for capturing screenshots and recordings. However, creating a standalone Screenshot app using the Automator app is another interesting way to screenshot your Mac’s display.

1. Go to Finder > Applications and select Automator.

1. Double-click Application when asked to choose a document type. You could also select Applications and select Choose. 

1. In the Actions tab, select Library, scroll to the bottom of the actions list, and double-click Take Screenshot.

Better yet, type screenshot in the search box and double-click Take Screenshot.

You can also drag and drop the Take Screenshot action to the blank section of the Automator window.

1. In the “Take Screenshot” window, select Full Screen if you want to capture the entire screen or Interactive to capture a certain portion.

1. Select the Timed checkbox if you want the screenshot captured some seconds after running the automation. Specify the delay duration in the “second delay” dialog box.

Uncheck the Main Monitor Only option if you have another monitor hooked to your Mac and you want to capture all connected displays. Leaving the option checked will only capture your primary/main monitor when you run the Automator workflow.

1. Next up, select where you want the screenshot saved. By default, Automator saves screenshots to the clipboard. To save it elsewhere on your Mac, expand the Save To drop-down option and choose the storage destination.

1. Select Run in the top-right corner to try out the automation.

1. Afterward, press Command + S to save the automation. Alternatively, select File on the menu bar and select Save.

Ensure you save the workflow with a descriptive name that’ll allow you to remember its function, especially if you have multiple Automator workflows.

1. Head to the folder you saved the Automator workflow and double-click the app to launch the screenshot workflow.

That’ll immediately capture your entire screen and save it to the set location. If you choose an interactive screenshot, you’ll be prompted to select a window/app or a portion of the screen you want to capture.

We recommend pinning the Automator app to the Dock for easy access. Now you can proceed to capture screenshots with a single trackpad or mouse click.

2. Quit All Applications

You can also create an Automator app shortcut that closes all applications (or selected apps) at the click of a button. This is a lot better and faster than manually closing multiple apps when you need to shut down your Mac or free up memory.

1. Open the Automator app and select Quick Action as the document type.

1. In the “Actions’ tab, expand the Library folder, select Utilities, and double-click Quit All Applications in the sub-category.

1. Move the Quit All Applications window to configure the workflow. Ensure you leave the Ask to save changes box checked, so you don’t lose unsaved data.

That’ll prompt Automator to display a confirmation pop-up asking you to save all changes when you run the quick action.

1.  If there’s an app you want to keep open when you run the quick action, select the Add button to add the app to the “Do not quit” exemption.

You can select the Add current applications button to add all currently active apps to the exemption list.

1. Press Command + S to save the quick action. Or, select File on the menu bar and select Save.

1. Give the quick action a descriptive name, select a storage location/folder, choose Application as the “File Format,” and select Save.

Your Mac will automatically close all active applications when you open the shortcut. For apps with unsaved work or data, you’ll get a notification to save your files before closing the app.

3. Set and Apply a Fixed Computer Volume

(Almost) everyone has a “perfect volume level” where the sound output (or input) is neither too low nor too high. Depending on the time of the day, mine is between 50-60%. If you share your Mac with other people and they always mess with your sound settings, you can reset volume output and input to your preference at the click of a button.

That’s a better alternative than heading to the System Preferences every time you need to change volume settings.

1. Open Automator and select Application as the Document type.

1. In the “Actions” tab, select Utilities in the “Library” folder, and select the Set Computer Volume.

1. The tools will capture and display your current volume settings in the bottom window. Adjust the sliders to your preference and press Command + S to save the changes.

1. Launch the app you created whenever you need to reset your Mac’s volume settings to your preferred levels.

4. Set Music Volume

You can also create an Automator app that sets a volume specifically for the Music app. So if you have a preferred volume for listening to music in the morning, here’s how to create a shortcut that reverts music playback volume in the Music app.

1. Launch Automator, select Applications as the document type, select the Actions tab, type music volume in the search bar, and select Set Music Volume.

1. Adjust the slider to your preferred volume level. Or, select Current iTunes Volume to adopt the current volume output level in the Music app.

1. Press Command + S to save the Automator app shortcut. Make sure you give the app a descriptive name and save it in a location you can easily access or remember. Select Save to proceed.

That’s it; macOS will adjust the Music app’s volume whenever you launch the “Set Music Volume” app. When you open the app for the first time, you’ll get a prompt to grant the Automator shortcut access to “Music.” Select OK to continue.

5. Combine PDF Files

macOS has several built-in tools for merging PDF documents into a single file. However, the Automator app is quite fast, and it provides more options and styles for merging PDF documents.

1. Open Automator and select Quick Actions as the document type.

1. Type pdf in the search bar and select Combine PDF Pages.

1. Select how you want the PDF pages combined. Appending pages will add all pages of the secondary PDF document to the end of the primary PDF document without rearranging the page order. Say Document 1 has 5 pages while Document 2 has 7. The resulting PDF document will have 12 pages—the first 5 pages from Doc 1 and pages 6-12 from Doc 2.

Shuffling pages, on the other hand, will create a new file with pages from each document in alternating order. That is; page 1 from Doc 1, page 2 from Doc 2, page 3 from Doc 1, page 4 from Doc 2, etc. You get the drift.

1. Next, expand the “Library” folder on the sidebar, select Files & Folders, and double-click Move Finder Items.

1. In the “To” drop-down section, select where you want the resulting PDF file saved.

1. Press Command + S, enter a descriptive name in the dialog box, and select Save.

To use the Quick Action to combine or merge multiple PDF files, select and control-click the files, select Quick Actions, and select the Automator action you created.

Automator will combine the files based on the combination method you chose (in step #3) and save the resulting PDF document in the specified location.

Modify an Automator App or Quick Action

You can always edit the workflow/instructions assigned to a Quick Action or Application created via Automator.

Edit Quick Actions and Automator Apps

1. Open Automator and select Open an Existing Document.

1. Navigate to the folder where the item is located and select the Quick Action or App you want to edit. Select Open to proceed.

Make adjustments to the Quick Action or App and press Command + S to save the changes.

If you can’t find the location of a Quick Action, go to System Preferences > Extensions and check the Finder or Touch Bar categories on the sidebar. Control-click the Quick Action and select Show in Finder.

Double-click the action you want to edit and change the configurations in the Automator app.

Make Tasks Easier

The Automator app has hundreds of customization options, all of which we cannot possibly cover in this post. You can use Automator to bulk rename files, save images from webpages in Safari, and lots more. Take a tour of the Automator app, explore the automation options/types, and check for everyday tasks you can automate.

By the way, we created and tested the automation options in this tutorial on a MacBook Pro running macOS Monterey. If you don’t find any of the Quick Actions or Apps mentioned above in the Automator app, update your Mac and check again.

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