Una de las molestias más comunes que la gente cita con Excel es cómo se formatean los números y el texto en las celdas. Es especialmente molesto cuando los números se ingresan sin darse cuenta en una hoja de cálculo en formato de texto.

Cuando esto sucede, los cálculos y las diferentes fórmulas no funcionan del todo bien o pueden no funcionar en absoluto. 

En este artículo, aprenderá cómo identificar cuándo una columna o una fila de números tienen formato de texto y cómo convertir texto en números para que vuelvan a funcionar en fórmulas y cálculos. Este es uno de esos consejos básicos de Excel^{(basic Excel tips)} que todos deberían saber.

¿Los datos de la celda son texto o números?

Hay varias formas de ver si un número o conjunto de números en una columna o fila tiene formato de texto en Excel .

La forma más sencilla es seleccionar la celda, seleccionar el menú Inicio y, en el grupo ^(Home)Número^(Number) de la cinta, observe el formato de número que se muestra en el cuadro desplegable.

Si el cuadro desplegable muestra "texto", sabrá que la celda tiene formato de texto. Si desea realizar cálculos numéricos^{(numerical calculations)} en la celda utilizando fórmulas de Excel^{(Excel formulas)} , primero deberá convertirlo.

En el caso de que alguien haya ingresado números en formato de texto usando el apóstrofe en la celda, verá un pequeño triángulo verde que indica que el valor se ingresó como texto.

Nota^(Note) : Preceder una entrada de celda con un apóstrofo obliga a que el formato de celda se base en texto.

Si descubrió, usando cualquiera de los enfoques anteriores, que los datos numéricos se ingresan en la hoja de Excel en formato de texto, puede usar cualquiera de los métodos a continuación para convertir ese texto en números.

1. Convertir a número

Si necesita convertir datos que se ingresaron en Excel con un apóstrofe, puede volver a convertirlos fácilmente al formato de número usando la opción Convertir^(Convert) a número .^(Number)

1. Primero^(First) , seleccione las celdas que desea volver a convertir al formato numérico. Verá aparecer un diamante amarillo cerca de la selección con un símbolo de exclamación en el medio.

2. Seleccione este símbolo. En el menú desplegable, elija Convertir en número^{(Convert to Number)} . 

Esto actualizará todos los números basados ​​en texto que haya seleccionado al formato de datos numéricos  generales .^(General)

Sabrá que funcionó cuando todos los números en su selección cambiaron de estar alineados a la izquierda a alineados a la derecha en las celdas.

2. Usando Texto a Columna

Otra manera fácil de convertir texto en números en Excel es convertir una columna completa de valores a la vez. Puede hacer esto usando la función Texto a columna^(Column) .

1. Seleccione toda la columna de datos que desea convertir de texto a números.

2. Seleccione Datos^(Data) en el menú y luego seleccione Texto en columnas^{(Text to Columns)} en la sección Herramientas de datos^{(Data Tools)} de la cinta.

3. En la ventana del Asistente , mantenga seleccionado el ^(Wizard)Delimitado^(Delimited) predeterminado y seleccione Siguiente^(Next) . 

4. En la siguiente página del asistente , mantenga seleccionada la ^(Wizard)pestaña^(Tab) predeterminada y seleccione Siguiente^(Next) nuevamente.

5. Finalmente, en la última página del Asistente^(Wizard) , asegúrese de que General esté seleccionado en Formato de datos de columna^{(Column data format)} . Para el campo Destino^{(Destination)} , puede seleccionar una nueva columna donde desea que vayan los datos numéricos, o simplemente mantener la columna seleccionada actual como está. Seleccione Finalizar^(Finish) .

Ahora todos sus datos se convertirán en valores numéricos, que puede usar en fórmulas y cálculos de Excel .

Nota^(Note) : notará que el formato de celda real no cambia de Texto^(Text) a General , aunque los valores mismos ahora se pueden usar como números. Sin embargo, si establece su columna de salida en una nueva columna, notará que el formato de la nueva columna está establecido en General . Esto es solo un problema cosmético y no afecta el comportamiento de los números en la columna con formato " Texto ".^(Text)

3. Cambio de formato de celda

La forma más fácil y rápida de convertir texto en números en Excel es simplemente cambiar el formato de celda desde el menú Inicio .^(Home)

Para hacer esto:

1. Seleccione todas las celdas que desea convertir. Puede seleccionar una columna completa (no incluya el encabezado) si desea convertir todas las celdas de una columna.

2. Seleccione el menú Inicio y, en el grupo ^(Home)Número^(Number) de la cinta, seleccione el cuadro desplegable que contiene Texto^(Text) . 

3. Verá una lista de formatos para elegir. Seleccione General para convertir al formato de número. O puede seleccionar Número^(Number) , Moneda^(Currency) , Contabilidad^(Accounting) o Porcentaje si desea que esos formatos numéricos específicos se apliquen a sus datos numéricos.

4. Usar valores de pegado

Si necesita mover celdas de texto que contienen números a una nueva celda o columna, puede usar la función Pegado especial^{(Paste Special)} .

1. Seleccione el grupo de celdas vacías donde desea colocar su salida de datos numéricos. Seleccione Formato de celdas^{(Format Cells)} en el menú emergente.

2. En la ventana que se abre, asegúrese de que General esté seleccionado como formato de número y seleccione Aceptar^(OK) .

3. Seleccione toda la columna de celdas que desea convertir de texto a números, haga clic con el botón derecho y seleccione Copiar^(Copy) .

4. Seleccione la primera celda de la columna vacía a la que le dio formato, haga clic con el botón derecho en la celda y seleccione Pegar valores^{(Paste Values)} . Verá todos los números con formato de texto pegados en el formato de número general .

Esto funciona porque cuando selecciona Pegar valores^{(Paste Values)} , solo pega los valores de la celda de origen y no el formato de celda original. En su lugar, utiliza el formato de celda de destino, que configuró en la primera parte de este proceso.

5. Uso de la función VALOR

Hay una función especial en Excel que convertirá un número con formato de texto en un valor numérico. Esta es la función VALOR^(VALUE) .

Para usar esta función, seleccione la celda donde desea que vaya el número convertido y escriba:

=VALUE(G2)

Reemplace "G2" arriba con la celda que tiene el número que desea convertir. Si está convirtiendo una columna completa de números, comience solo con la primera celda.

Presiona Enter y verás que el número con formato de texto se ha convertido a un número con formato General. 

Luego puede llenar el resto de la columna vacía hasta el final de esa columna y la fórmula VALOR también convertirá el resto de las celdas en la columna original.^(VALUE)

Después de usar cualquiera de estas opciones para reformatear sus números, es posible que deba actualizar los datos de la celda después de aplicar el nuevo formato. 

Como puede ver, hay varias formas de convertir texto en números en Excel . La opción que elija solo depende de dónde intente colocar la salida. También depende de si prefiere copiar y pegar, fórmulas de Excel u opciones de menú.

En última instancia, cada una de estas opciones le proporciona el mismo resultado final.

5 Ways To Convert Text to Numbers In Excel

One of the most common annoyances that people cite with Excеl is dealіng with how numbers and text are formatted in cells. It’s especially annoying when numbers inadvertently get entered into a spreadsheet in text format.

When this happens, calculations and different formulas don’t work quite right, or may not work at all. 

In this article you’ll learn how to identify when a column or row of numbers are actually formatted as text, and how to convert text to numbers so that they’ll work in formulas and calculations again. This is one of those basic Excel tips everyone should know.

Is Cell Data Text Or Numbers?

There are several ways you can see if a number or set of numbers in a column or row is formatted as text in Excel.

The easiest way is to select the cell, select the Home menu, and under the Number group in the ribbon, note the number format displayed in the dropdown box.

If the dropdown box displays “text”, you know the cell is formatted as text format. If you want to perform numerical calculations on the cell using Excel formulas, you’ll need to convert it first.

In the case where someone has entered numbers in text format using the apostrophe in the cell, you’ll see a small green triangle indicating the value has been entered as text.

Note: Preceding a cell entry with an apostrophe forces the cell formatting to text-based.

If you’ve discovered, using either of the approaches above, that the numerical data is entered into the Excel sheet in text format, you can use any of the methods below to convert that text to numbers.

1. Convert To Number

If you need to convert data that’s been entered into Excel with an apostrophe, you can easily convert it back to number format using the Convert to Number option.

1. First, select the cells you want to convert back to number format. You will see a yellow diamond appear near the selection with an exclamation symbol in the middle.

2. Select this symbol. From the dropdown, choose Convert to Number. 

This will update all of the text based numbers you’ve selected to the General numeric data format. 

You’ll know it worked when all the numbers in your selection switched from being left aligned to right aligned in the cells.

2. Using Text to Column

Another easy way to convert text to numbers in Excel is by converting over an entire column of values at once. You can do this using the Text to Column feature.

1. Select the entire column of data that you want to convert from text to numbers.

2. Select Data from the menu, and then select Text to Columns in the Data Tools section of the ribbon.

3. In the Wizard window, keep the default Delimited selected and select Next. 

4. On the next Wizard page, keep the default Tab selected, and select Next again.

5. Finally, on the last page of the Wizard, make sure General is selected under Column data format. For the Destination field, you can either select a new column where you want the number data to go, or just keep the current selected column as is. Select Finish.

Now your data will all be converted to numeric values, which you can use in Excel formulas and calculations.

Note: You’ll notice that the actual cell formatting doesn’t change from Text to General even though the values themselves can now be used as numbers. However, if you set your output column to a new column, you will notice that the formatting of the new column is set to General. This is only a cosmetic issue and doesn’t affect how the numbers in the “Text” formatted column behave.

3. Changing Cell Format

The easiest and fastest way to convert text to numbers in Excel is simply changing the cell formatting from the Home menu.

To do this:

1. Select all of the cells you want to convert. You can select an entire column (don’t include the header) if you want to convert all of the cells in a column.

2. Select the Home menu, and in the Number group on the ribbon, select the dropdown box with Text in it. 

3. You’ll see a list of formats to choose from. Select General to convert to number format. Or you can select Number, Currency, Accounting, or Percentage if you want those specific number formats applied to your numerical data.

4. Using Paste Values

If you need to move text cells that contain numbers into a new cell or column, you can use the Paste Special feature.

1. Select the group of empty cells where you want to place your output of numeric data. Select Format Cells from the pop-up menu.

2. In the window that opens, make sure General is selected as the number format and select OK.

3. Select the entire column of cells you want to convert from text to numbers, right-click, and select Copy.

4. Select the first cell in the empty column you formatted, right-click the cell and select Paste Values. You’ll see all of the text formatted numbers pasted in the General number format.

This works because when you select Paste Values, it pastes only the values from the source cell and not the original cell formatting. Instead, it uses the destination cell formatting, which you configured in the first part of this process.

5. Using The VALUE Function

There is a special function in Excel that’ll convert a number formatted as text into a numeric value. This is the VALUE function.

To use this function, select the cell where you want the converted number to go and type:

=VALUE(G2)

Replace “G2” above with the cell that has the number you want to convert. If you’re converting an entire column of numbers, start with the first cell only.

Press Enter and you’ll see that the text-formatted number has been converted to a General-format number. 

You can then fill the rest of the empty column to the bottom of that column and the VALUE formula will convert the rest of the cells in the original column as well.

After using any of these options for reformatting your numbers, you may need to refresh cell data after applying the new formatting. 

As you can see, there are a number of ways to convert text to numbers in Excel. The option you choose just depends on where you’re trying to place the output. It also depends whether you prefer using copy and paste, Excel formulas, or menu options.

Ultimately, each of these choices provides you with the same end result.

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