Seguro que Excel se usa para hojas de cálculo, pero ¿sabía que puede conectar Excel a fuentes de datos externas? En este artículo, discutiremos cómo conectar una hoja de cálculo de Excel a una tabla de base de datos ^(Excel)MySQL y usar los datos en la tabla de la base de datos para completar nuestra hoja de cálculo. Hay algunas cosas que debe hacer para prepararse para esta conexión.

Preparación^{(Preparation)}

Primero, debe descargar el controlador Open Database Connectivity ( ODBC ) más reciente para MySQL . El controlador ODBC actual para MySQL se puede encontrar en

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Después^(Make) de descargar el archivo, asegúrese de comparar el hash md5 del archivo con el que aparece en la página de descarga.

A continuación, deberá instalar el controlador que acaba de descargar.  Haga doble^(Double) clic en el archivo para iniciar el proceso de instalación. Una vez que se complete el proceso de instalación, deberá crear un nombre de origen de la base^{(Database Source Name)} de datos ( DSN ) para usar con Excel .

Crear el DSN^{(Creating the DSN)}

El DSN contendrá toda la información de conexión necesaria para usar la tabla de la base de datos MySQL . En un sistema Windows , deberá hacer clic en Inicio^(Start) , Panel^{(Control Panel)} de control , Herramientas administrativas^{(Administrative Tools)} y Orígenes de datos (ODBC)^{(Data Sources (ODBC))} . Deberías ver la siguiente información:

Observe^(Notice) las pestañas en la imagen de arriba. Un DSN de usuario^{(User DSN)} solo está disponible para el usuario que lo creó. Un DSN del sistema^{(System DSN)} está disponible para cualquier persona que pueda iniciar sesión en la máquina. Un DSN de archivo^{(File DSN)} es un archivo .DSN que se puede transportar y utilizar en otros sistemas que tengan instalados el mismo sistema operativo y los mismos controladores.

Para continuar creando el DSN , haga clic en el botón Agregar^(Add) cerca de la esquina superior derecha.

Probablemente tendrá que desplazarse hacia abajo para ver el controlador MySQL ODBC 5.x. ^{(MySQL ODBC 5.x Driver)}Si no está presente, algo salió mal con la instalación del controlador en la sección Preparación^{(Preparation)} de esta publicación. Para continuar con la creación del DSN , asegúrese de que el controlador ^(Driver)MySQL ODBC 5.x esté resaltado y haga clic en el botón Finalizar^(Finish) . Ahora debería ver una ventana similar a la que se muestra a continuación:

A continuación, deberá proporcionar la información necesaria para completar el formulario que se muestra arriba. La base de datos MySQL y la tabla que estamos usando para esta publicación están en una máquina de desarrollo y solo las usa una persona. Para entornos de "producción", se sugiere que cree un nuevo usuario y le otorgue privilegios SELECT únicamente. ^(SELECT)En el futuro, puede otorgar privilegios adicionales si es necesario.

Una vez que haya proporcionado los detalles para la configuración de su fuente de datos, debe hacer clic en el botón Probar^(Test) para asegurarse de que todo funcione correctamente. A continuación, haga clic en el botón Aceptar^(OK) . Ahora debería ver el nombre de la fuente de datos que proporcionó en el formulario en el conjunto anterior enumerado en la ventana del Administrador de fuente de datos ODBC :^{(ODBC Data Source Administrator)}

Creación de la conexión de la hoja de cálculo

Ahora que ha creado con éxito un nuevo DSN , puede cerrar la ventana del Administrador de fuente de datos ODBC y abrir ^{(ODBC Data Source Administrator)}Excel . Una vez que haya abierto Excel , haga clic en la cinta Datos . ^(Data)Para versiones más recientes de Excel , haga clic en Obtener datos^{(Get Data)} , luego en De otras fuentes^{(From Other Sources)} y luego en ODBC^{(From ODBC)} .

En versiones anteriores de Excel , es un poco más de un proceso. En primer lugar, debería ver algo como esto:

El siguiente paso es hacer clic en el enlace Conexiones^{(Connections)} ubicado justo debajo de la palabra Datos^(Data) en la lista de pestañas. La ubicación del enlace Conexiones^{(Connections)} está marcada con un círculo rojo en la imagen de arriba. Debería aparecer la ventana Conexiones del libro de trabajo:^{(Workbook Connections)}

El siguiente paso es hacer clic en el botón Agregar^(Add) . Esto le presentará la ventana Conexiones existentes :^{(Existing Connections)}

Obviamente, no desea trabajar en ninguna de las conexiones enumeradas. Por lo tanto, haga clic en el botón Buscar más…^{(Browse for More…)} . Esto le presentará la ventana Seleccionar fuente de datos :^{(Select Data Source)}

Al igual que en la ventana Conexiones existentes^{(Existing Connections)} anterior , no desea utilizar las conexiones enumeradas en la ventana Seleccionar fuente de datos . ^{(Select Data Source)}Por lo tanto, desea hacer doble clic en la carpeta +Connect to New Data Source.odc . Al hacerlo, ahora debería ver la ventana del Asistente de conexión de datos :^{( Data Connection Wizard)}

Dadas las opciones de fuente de datos enumeradas, desea resaltar ODBC DSN y hacer clic en Siguiente^(Next) . El siguiente paso del Asistente para la conexión de datos^{(Data Connection Wizard)} mostrará todas las fuentes de datos ODBC disponibles en el sistema que está utilizando.

Con suerte, si todo salió según lo planeado, debería ver el DSN que creó en los pasos anteriores enumerados entre las fuentes de datos  ODBC . Resáltalo^(Highlight) y haz clic en Siguiente^(Next) .

El siguiente paso en el Asistente^{(Data Connection Wizard)} para la conexión de datos es guardar y finalizar. El campo de nombre de archivo debe completarse automáticamente por usted. Puede proporcionar una descripción. La descripción utilizada en el ejemplo se explica por sí misma para cualquiera que pueda usarla. A continuación, haga clic en el botón Finalizar^(Finish) en la parte inferior derecha de la ventana.

Ahora debería volver a la ventana Conexión del libro. ^{(Workbook Connection)}La conexión de datos que acaba de crear debe aparecer en la lista:

Importación de los datos de la tabla^{(Importing the Table Data)}

Puede cerrar la ventana Conexión del libro. ^{(Workbook Connection)}Necesitamos hacer clic en el botón Conexiones existentes^{(Existing Connections)} en la cinta Datos de ^(Data)Excel . El botón Conexiones^{(Connections)} existentes debe estar ubicado a la izquierda en la cinta Datos .^(Data)

Al hacer clic en el botón Conexiones existentes^{(Existing Connections)} debería aparecer la ventana Conexiones existentes . ^{(Existing Connections)}Ha visto esta ventana en los pasos anteriores, la diferencia ahora es que su conexión de datos debe aparecer cerca de la parte superior:

Asegúrese^(Make) de que la conexión de datos que creó en los pasos anteriores esté resaltada y luego haga clic en el botón Abrir^(Open) . Ahora debería ver la ventana Importar datos :^{(Import Data)}

Para los fines de esta publicación, utilizaremos la configuración predeterminada en la ventana Importar datos . ^{(Import Data)}A continuación, haga clic en el botón Aceptar^(OK) . Si todo funcionó para usted, ahora debería ver los datos de la tabla de la base de datos MySQL en su hoja de trabajo.^(MySQL)

Para esta publicación, la tabla con la que estábamos trabajando tenía dos campos. El primer campo es un campo INT^(INT) de incremento automático titulado ID. El segundo campo es VARCHAR (50) y se titula fname. Nuestra hoja de cálculo final se ve así:

Como probablemente haya notado, la primera fila contiene los nombres de las columnas de la tabla. También puede usar las flechas desplegables junto a los nombres de las columnas para ordenar las columnas.

Envolver^(Wrap-Up)

En esta publicación, cubrimos dónde encontrar los últimos controladores ODBC para MySQL , cómo crear un DSN , cómo crear una conexión de datos de hoja de cálculo usando el DSN y cómo usar la conexión de datos de hoja de cálculo para importar datos a una hoja de cálculo de Excel . ¡Disfrutar!

 

Connecting Excel to MySQL

Sure Excel is usеd for spreadsheets, but did you know you can connect Excel to external data sources? In this articlе we’re going to disсuss how to connect an Excel spreadsheet tо a MySQL database table and use the datа in the databaѕe table to populate our sprеadsheet.  There are a few things you need to do in ordеr to prepare for this cоnnеction.

Preparation

First, you must download the most recent Open Database Connectivity (ODBC) driver for MySQL.  The current ODBC driver for MySQL can be located at

https://dev.mysql.com/downloads/connector/odbc/

Make sure after you download the file that you check the file’s md5 hash against that listed on the download page.

Next, you will  need to install the driver you just downloaded.  Double click the file to start the install process.  Once the install process is complete you will need to create a Database Source Name (DSN) to use with Excel.

Creating the DSN

The DSN will contain all of the connection information necessary to use the MySQL database table.  On a Windows system, you will need to click on Start, then Control Panel, then Administrative Tools, then Data Sources (ODBC).  You should see the following information:

Notice the tabs in the image above.  A User DSN is only available to the user that created it.  A System DSN is available to anyone that can log into the machine.  A File DSN is a .DSN file that can be transported to and used on other systems that have the same OS and drivers installed.

To continue creating the DSN, click on the Add button near the top right corner.

You will probably have to scroll down to see the MySQL ODBC 5.x Driver.  If it’s not present, something went wrong with installing the driver in the Preparation section of this post.  To continue creating the DSN, make sure MySQL ODBC 5.x Driver is highlighted and click on the Finish button. You should now see a window similar to the one listed below:

Next you will need to supply the information necessary to complete the form shown above.  The MySQL database and table we’re using for this post is on a development machine and is only used by one person. For “production” environments, it is suggested you create a new user and grant the new user SELECT privileges only.  In the future, you can grant additional privileges if necessary.

After you have supplied the details for your data source configuration, you should click on the Test button to make sure everything is in working order.  Next, click on the OK button. You should now see the data source name you supplied on the form in the previous set listed on the ODBC Data Source Administrator window:

Creating the Spreadsheet Connection

Now that you have successfully created a new DSN, you can close the ODBC Data Source Administrator window and open Excel.  Once you have opened Excel, click on the Data ribbon.  For newer versions of Excel, click on Get Data, then From Other Sources, then From ODBC.

In older versions of Excel, it’s a bit more of a process. Firstly, you should see something like this:

The next step is to click on the Connections link located right under the word Data in the tab list. The location of the Connections link is circled in red in the above image. You should be presented with the Workbook Connections window:

The next step is to click on the Add button.  This will present you with the Existing Connections window:

Obviously you don’t want to work on any of the connections listed.  Therefore, click on the Browse for More… button. This will present you with the Select Data Source window:

Just like the previous Existing Connections window, you do not want to use the connections listed in the Select Data Source window.  Therefore, you want to double click on the +Connect to New Data Source.odc folder.  In doing so, you should be now see the Data Connection Wizard window:

Given the data source choices listed, you want to highlight ODBC DSN and click Next.  The next step of the Data Connection Wizard will display all of the ODBC data sources available on the system you are using.

Hopefully, if all as gone according to plan, you should see the DSN that you created in previous steps listed among the ODBC data sources.  Highlight it and click on Next.

The next step in the Data Connection Wizard is to save and finish.  The file name field should be auto filled for you.  You can supply a description.  The description used in the example is pretty self explanatory for anyone that might use it.  Next, click on the Finish button in the lower right of the window.

You should now be back at the Workbook Connection window.  The data connection you just created should be listed:

Importing the Table Data

You can close the Workbook Connection window.  We need to click on the Existing Connections button in the Data ribbon of Excel.  The Existing Connections button should be located to the left on the Data ribbon.

Clicking on the Existing Connections button should present you with the Existing Connections window.  You’ve seen this window in previous steps, the difference now is that your data connection should be listed near the top:

Make sure the data connection you created in the previous steps is highlighted and then click on the Open button.  You should now see the Import Data window:

For the purposes of this post, we are going to use the default settings on the Import Data window.  Next, click on the OK button.  If everything worked out for you, you should now be presented with the MySQL database table data in your worksheet.

For this post, the table we were working with had two fields.  The first field is an auto-increment INT field titled ID.  The second field is VARCHAR(50) and is titled fname.  Our final spreadsheet looks likes like this:

As you’ve probably noticed, the first row contains the table column names.  You can also use the drop down arrows next to the column names to sort the columns.

Wrap-Up

In this post we covered where to find the latest ODBC drivers for MySQL, how to create a DSN, how to create a spreadsheet data connection using the DSN and how to use the spreadsheet data connection to import data into an Excel spreadsheet. Enjoy!

 

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