Un informe^{(A Report)} es una herramienta utilizada para resumir y presentar datos en un formato organizado, generalmente impreso. Los informes^(Reports) y los formularios^(Forms) son similares, pero los formularios se usan para ver, ingresar y editar datos y proporcionar una vista detallada de los registros y, por lo general, se muestran en la pantalla. Los informes^{(Reports )} se utilizan para ver información, resumir y agrupar datos y se ven en la pantalla, pero generalmente se imprimen.

Herramientas de diseño de informes en Access

• Informe : cree un ^(Report)informe^(Report) básico de datos en la consulta^(Query) o tabla^(Table) actual que puede agregar grupos^(Groups) o totales^(Total)
• Diseño de informe^{(Report Design)} : cree un nuevo informe en blanco en ^{(Blank Report)}la vista de diseño^{(Design View)} . Puede realizar cambios de diseño avanzados en el Informe^(Report) , como agregar tipos de control personalizados y agregar códigos.
• Informe en Blanco^{(Blank Report)} : Crea un nuevo Informe en Blanco^{(Blank Report)} para que puedas insertar Campos^{(Fields)(Fields)} y diseñar el Informe^(Report) .
• Asistente^{(Report Wizard)} para informes : muestra el Asistente^{(Report Wizard)} para informes que le ayuda a crear un informe^(Report) personalizado simple .
• Etiquetas^(Labels) : muestra el asistente de etiquetas^{(Label Wizard)} para crear etiquetas estándar o personalizadas.

¿Cómo se crea un informe^(Report) con Microsoft Access ?

1] Crear^(Create) un informe^(Report) usando la herramienta de informes^{(Report Tool)}

Vaya a la pestaña Crear en el ^(Create)Grupo^{(Report Group)} de informes , haga clic en Grupo^{(Report Group)} de informes . Un informe^(Report) se crea rápidamente. A diferencia del formulario^(Form) , los informes^(Reports) no se pueden editar, pero puede modificar su informe^(Report) ajustando la columna; al hacer clic en la columna, aparecerá un borde amarillo y podrá arrastrar el borde de la columna a la longitud que prefiera.

Para eliminar^(Delete) una columna o fila, no desea. Haga clic derecho^{(Right Click)} en la fila o columna y haga clic en Eliminar^(Delete) . El informe^(Report) debe modificarse en la Vista de diseño^{(Layout View)} .

2] Crear^(Create) un informe^(Report) utilizando el diseño de informes^{(Report Design)}

En el  Grupo^{(Report Group)} de informes , seleccione  Diseño^{(Report Design)} de informes ; lo llevará a la  pantalla Vista de diseño^{(Design View)}  . La  Vista de diseño^{(Design View)}  está dividida en capas en secciones como  Encabezado de página^{(Page Header)} ,  Detalles^(Details) y  Pie^{(Page Footer)} de página .

Para agregar datos al diseño en blanco, haga clic en  Propiedad^(Property) , luego haga clic en la flecha del menú desplegable en la parte superior de la  Hoja de propiedades,^{(Property Sheet,)}  ahora seleccione  Informe^(Report) . Haga clic  en Datos^(Data) . En el menú desplegable  Fuente de registro , seleccione la ^{(Record Source)}consulta^(Query)  o  la tabla ^(Table ) que desea usar en su  informe^(Report) .

Haga clic  en Agregar campos existentes^{(Add Existing Fields)} . Haga clic en los  campos^(Fields) que desea agregar al informe^(Report) y arrástrelos a la sección de detalles. ^{(Detail Section. )}

Vaya a Vista previa^{(Print Preview)} de impresión . Verá su informe^(Report) en la vista impresa. En la parte inferior izquierda de la  vista de impresión^{(Print View)} , hay  botones de navegación^{(Navigation Buttons)}  que le permiten navegar por el  informe^(Report) .

Para volver a la  vista de diseño^{(Design View)} , cierre la  vista previa de impresión^{(Print Preview)}  haciendo clic en el botón  Cerrar la ^{(Close the)} vista de impresión^{(Print View button)}  en la parte superior derecha de la ventana.

3] Crear^(Create) un informe^(Report) utilizando un informe en blanco^{(Blank Report)}

En la ficha Crear del ^(Create)grupo Informes^{(Reports Group)} , seleccione la herramienta ^(Tool)Informe en blanco^{(Blank Report)} .

A la derecha de la ventana Herramientas de diseño de informe^{(Report Layout Tools Window)} , seleccione Agregar campos existentes^{(Add Existing Fields)} . Hay una Lista de campos^{(Field List)} ; haga clic en el campo y arrástrelo al espacio en blanco. Luego vaya a la vista previa de impresión^{(Print Preview)} ; verá una copia impresa de su informe^(Report) .

4] Crear^(Create) un informe^(Report) usando el Asistente para informes^{(Report Wizard)}

En el Grupo^{(Report Group)} de informes , seleccione Asistente^{(Report Wizard)} de informes , aparecerá un cuadro de diálogo Asistente^{(Report Wizard Dialog Box)} de informes .

En el cuadro de diálogo^{(Dialog Box)} , seleccione la tabla y los campos^(Fields) que desea que estén en su informe^(Report) . Presionando estos botones (>, >>, <, <<). Luego haga clic en Siguiente^{( Next)} .

En el Asistente^(Wizard) , se le preguntará: "¿Desea agregar niveles de agrupación^{(Grouping Levels)} ?" Seleccione el Nivel de agrupación^{(Grouping Level)} que necesita, luego Siguiente^(Next) .

Elija el orden de clasificación^{(Sort Order)} en el que desea que esté su informe^(Report) en el menú desplegable y un botón al lado del menú desplegable donde puede elegir entre orden ascendente^(Ascending) o descendente^(Descending) . Luego Siguiente^(Next) .

Puede elegir cómo desea diseñar su informe^(Report) . Puede seleccionar las opciones; Columnar , Tabular y Justificado,^{(Justified, )} y puede seleccionar la Orientación^{(Orientation)} del diseño, ya sea Vertical^(Portrait) u Horizontal^(Landscape) . luego siguiente^(Next)

Puede seleccionar el título^{(Title )} y obtener una vista previa del informe^{(Preview the Report)} o modificar el diseño del informe^{(Modify the Report Design)} . Luego Finalizar^(Finish) .

5] Crear etiquetas

1. Haga clic en Etiquetas^(Labels) en el Grupo^{(Report Group)} de informes . Aparecerá un cuadro de diálogo^{(Dialog box)} .
2. Puedes elegir el tamaño que quieras. La Unidad de medida^{(Unit of Measure)} , el Tipo de etiqueta^{(Label Type,)} y el Filtro del fabricante^{(Filter of the Manufacturer)} y luego Siguiente.^(Next.)
3. Elija el Nombre^{(Font Name)} de la fuente, el Tamaño^{(Font Size)} de la fuente, el Grosor^{(Font Weight)} de la fuente y el Color del texto^{(Text Color)} . Luego Siguiente^(Next) .
4. Seleccione los campos^(Fields) que desea en su etiqueta^{(Mailing Label)} de envío .
5.  Ordena^(Sort) tus Campos^{( Fields)} . Próximo.^{( Next.)}
6. Puede elegir el título^{(Title )} y obtener una vista previa de la etiqueta^{(Preview the Label)} o modificar el diseño de la etiqueta^{(Modify the Label Design)} .
7. Luego haga clic en Finalizar^(Finish) . Se crea una etiqueta^(Label) .
8. Puede ver sus etiquetas^(Labels) en Vista de impresión.^{(Print View.)}

Eso es todo.

Lea a continuación^{(Read next)} : Cómo crear una base de datos en Microsoft Access^{(How to create a Database in Microsoft Access)} .

How to create a Report using Microsoft Access

A Report is a tool used to summarize and present data in an organized format, usually printed. Reports and Forms are similar, but Forms are used to view, input, and edit data and provide a detailed look at records and usually shown on screen. Reports are used to view information, summarize, and group data and be viewed on screen but generally printed.

Report Design Tools in Access

• Report: Create a basic Report of data in the current Query or Table that can add Groups or Total
• Report Design: Create a new Blank Report in Design View. You can make advanced design changes to the Report, such as adding custom control types and adding codes.
• Blank Report: Create a new Blank Report so that you can insert Fields and design the Report.
• Report Wizard: Displays the Report Wizard that helps you to create a simple customized Report.
• Labels: Display the Label Wizard to create standard or custom labels.

How do you create a Report using Microsoft Access

1] Create a Report using the Report Tool

Go to the Create tab in the Report Group, click the Report Group. A Report is created quickly. Unlike Form, Reports cannot be edited, but you can modify your Report by adjusting the column; by clicking on the column, a yellow border will appear, and you can drag the edge of the column to your preferred length.

To Delete a column or row, you do not want. Right Click the row or column and click Delete. The Report should be modified in the Layout View.

2] Create a Report using Report Design

In the Report Group, select Report Design; it will take you to the Design View display. The Design View is layered in sections such as Page Header, Details, and Page Footer.

To add data to the blank layout, click Property, then click the drop-down menu’s arrow on top of the Property Sheet, now select Report. Click Data. On the Record Source drop-down menu, select your Query or Table you want to use in your Report.

Click the Add Existing Fields. Click the Fields you want to add to the Report and drag them to the Detail Section. 

Go to Print Preview. You will see your Report in printed view. On the bottom left of the Print View, there are Navigation Buttons that allow you to navigate through the Report.

To return to the Design View, close the Print Preview by clicking the Close the Print View button on the window’s top right.

3] Create a Report using a Blank Report

On the Create tab in the Reports Group, select the Blank Report Tool.

On the right of the Report Layout Tools Window, Select Add Existing Fields. There is a Field List; click the field and drag the field to the blank space. Then go to the Print Preview; you will see a printout of your Report.

4] Create a Report using Report Wizard

In the Report Group, select Report Wizard, a Report Wizard Dialog Box will appear.

In the Dialog Box, select the Table and Fields you desired to be in your Report. By pressing these buttons (>, >>, <, <<). Then click Next.

In the Wizard, a question will be asked ‘do you want to add any Grouping Levels ? Select the Grouping Level you need, then Next.

Choose the Sort Order you want your Report to be in by the drop-down menu and a button beside the drop-down menu where you can choose from Ascending or Descending order. Then Next.

You can choose how you want to layout your Report. You can select the options; Columnar, Tabular, and Justified, and you can select the Orientation of the layout, either Portrait or Landscape. Then Next

You can select the Title and Preview the Report or Modify the Report Design. Then Finish.

5] Create Labels

1. Click Labels on the Report Group. A Dialog box will pop up.
2. You can choose the size you want. The Unit of Measure, Label Type, and Filter of the Manufacturer then Next.
3. Choose the Font Name, Font Size, Font Weight, and Text Color. Then Next.
4. Select the Fields you want on your Mailing Label.
5.  Sort your Fields. Next.
6. You can choose the Title and to Preview the Label or Modify the Label Design.
7. Then click Finish. A Label is created.
8. You can view your Labels in Print View.

That’s all.

Read next: How to create a Database in Microsoft Access.

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