Cómo crear un informe utilizando Microsoft Access

Un informe(A Report) es una herramienta utilizada para resumir y presentar datos en un formato organizado, generalmente impreso. Los informes(Reports) y los formularios(Forms) son similares, pero los formularios se usan para ver, ingresar y editar datos y proporcionar una vista detallada de los registros y, por lo general, se muestran en la pantalla. Los informes(Reports ) se utilizan para ver información, resumir y agrupar datos y se ven en la pantalla, pero generalmente se imprimen.

Herramientas de diseño de informes en Access

  • Informe : cree un (Report)informe(Report) básico de datos en la consulta(Query) o tabla(Table) actual que puede agregar grupos(Groups) o totales(Total)
  • Diseño de informe(Report Design) : cree un nuevo informe en blanco en (Blank Report)la vista de diseño(Design View) . Puede realizar cambios de diseño avanzados en el Informe(Report) , como agregar tipos de control personalizados y agregar códigos.
  • Informe en Blanco(Blank Report) : Crea un nuevo Informe en Blanco(Blank Report) para que puedas insertar Campos(Fields)(Fields) y diseñar el Informe(Report) .
  • Asistente(Report Wizard) para informes : muestra el Asistente(Report Wizard) para informes que le ayuda a crear un informe(Report) personalizado simple .
  • Etiquetas(Labels) : muestra el asistente de etiquetas(Label Wizard) para crear etiquetas estándar o personalizadas.

¿Cómo se crea un informe(Report) con Microsoft Access ?

1] Crear(Create) un informe(Report) usando la herramienta de informes(Report Tool)

crear un informe utilizando Microsoft Access

Vaya a la pestaña Crear en el (Create)Grupo(Report Group) de informes , haga clic en Grupo(Report Group) de informes . Un informe(Report) se crea rápidamente. A diferencia del formulario(Form) , los informes(Reports) no se pueden editar, pero puede modificar su informe(Report) ajustando la columna; al hacer clic en la columna, aparecerá un borde amarillo y podrá arrastrar el borde de la columna a la longitud que prefiera.

Para eliminar(Delete) una columna o fila, no desea. Haga clic derecho(Right Click) en la fila o columna y haga clic en Eliminar(Delete) . El informe(Report) debe modificarse en la Vista de diseño(Layout View) .

2] Crear(Create) un informe(Report) utilizando el diseño de informes(Report Design)

En el  Grupo(Report Group) de informes , seleccione  Diseño(Report Design) de informes ; lo llevará a la  pantalla Vista de diseño(Design View)  . La  Vista de diseño(Design View)  está dividida en capas en secciones como  Encabezado de página(Page Header)Detalles(Details)Pie(Page Footer) de página .

Para agregar datos al diseño en blanco, haga clic en  Propiedad(Property) , luego haga clic en la flecha del menú desplegable en la parte superior de la  Hoja de propiedades,(Property Sheet,)  ahora seleccione  Informe(Report) . Haga clic  en Datos(Data) . En el menú desplegable  Fuente de registro , seleccione la (Record Source)consulta(Query)  o  la tabla (Table ) que desea usar en su  informe(Report) .

Haga clic  en Agregar campos existentes(Add Existing Fields) . Haga clic en los  campos(Fields) que desea agregar al informe(Report) y arrástrelos a la sección de detalles. (Detail Section. )

Vaya a Vista previa(Print Preview) de impresión . Verá su informe(Report) en la vista impresa. En la parte inferior izquierda de la  vista de impresión(Print View) , hay  botones de navegación(Navigation Buttons)  que le permiten navegar por el  informe(Report) .

Para volver a la  vista de diseño(Design View) , cierre la  vista previa de impresión(Print Preview)  haciendo clic en el botón  Cerrar la (Close the) vista de impresión(Print View button)  en la parte superior derecha de la ventana.

3] Crear(Create) un informe(Report) utilizando un informe en blanco(Blank Report)

En la ficha Crear del (Create)grupo Informes(Reports Group) , seleccione la herramienta (Tool)Informe en blanco(Blank Report) .

A la derecha de la ventana Herramientas de diseño de informe(Report Layout Tools Window) , seleccione Agregar campos existentes(Add Existing Fields) . Hay una Lista de campos(Field List) ; haga clic en el campo y arrástrelo al espacio en blanco. Luego vaya a la vista previa de impresión(Print Preview) ; verá una copia impresa de su informe(Report) .

4] Crear(Create) un informe(Report) usando el Asistente para informes(Report Wizard)

En el Grupo(Report Group) de informes , seleccione Asistente(Report Wizard) de informes , aparecerá un cuadro de diálogo Asistente(Report Wizard Dialog Box) de informes .

En el cuadro de diálogo(Dialog Box) , seleccione la tabla y los campos(Fields) que desea que estén en su informe(Report) . Presionando estos botones (>, >>, <, <<). Luego haga clic en Siguiente( Next) .

En el Asistente(Wizard) , se le preguntará: "¿Desea agregar niveles de agrupación(Grouping Levels) ?" Seleccione el Nivel de agrupación(Grouping Level) que necesita, luego Siguiente(Next) .

Elija el orden de clasificación(Sort Order) en el que desea que esté su informe(Report) en el menú desplegable y un botón al lado del menú desplegable donde puede elegir entre orden ascendente(Ascending) o descendente(Descending) . Luego Siguiente(Next) .

Puede elegir cómo desea diseñar su informe(Report) . Puede seleccionar las opciones; Columnar , Tabular y Justificado,(Justified, ) y puede seleccionar la Orientación(Orientation) del diseño, ya sea Vertical(Portrait) u Horizontal(Landscape) . luego siguiente(Next)

Puede seleccionar el título(Title ) y obtener una vista previa del informe(Preview the Report) o modificar el diseño del informe(Modify the Report Design) . Luego Finalizar(Finish) .

5] Crear etiquetas

  1. Haga clic en Etiquetas(Labels) en el Grupo(Report Group) de informes . Aparecerá un cuadro de diálogo(Dialog box) .
  2. Puedes elegir el tamaño que quieras. La Unidad de medida(Unit of Measure) , el Tipo de etiqueta(Label Type,) y el Filtro del fabricante(Filter of the Manufacturer) y luego Siguiente.(Next.)
  3. Elija el Nombre(Font Name) de la fuente, el Tamaño(Font Size) de la fuente, el Grosor(Font Weight) de la fuente y el Color del texto(Text Color) . Luego Siguiente(Next) .
  4. Seleccione los campos(Fields) que desea en su etiqueta(Mailing Label) de envío .
  5.  Ordena(Sort) tus Campos( Fields) . Próximo.( Next.)
  6. Puede elegir el título(Title ) y obtener una vista previa de la etiqueta(Preview the Label) o modificar el diseño de la etiqueta(Modify the Label Design) .
  7. Luego haga clic en Finalizar(Finish) . Se crea una etiqueta(Label) .
  8. Puede ver sus etiquetas(Labels) en Vista de impresión.(Print View.)

Eso es todo.

Lea a continuación(Read next) : Cómo crear una base de datos en Microsoft Access(How to create a Database in Microsoft Access) .



About the author

Soy un experto experimentado en Windows 10 y 11/10, con experiencia tanto en navegadores como en aplicaciones para teléfonos inteligentes. He sido ingeniero de software durante más de 15 años y he trabajado con varias empresas de renombre, incluidas Microsoft, Google, Apple, Ubisoft y más. También he enseñado desarrollo de Windows 10/11 a nivel universitario.



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