Microsoft Excel es excelente para los números, sin duda, hace este trabajo muy bien. Pero, si está buscando presentar sus datos de una manera atractiva que le permita visualizarlos y analizarlos fácilmente, entonces este increíble producto puede carecer de algunas funciones. Esto requiere algo de soporte: pruebe el complemento Data Visualizer^{(Data Visualizer add-in)} para Excel.

El complemento Data Visualizer para Excel es una nueva rama de Excel que puede convertir una hoja de cálculo de Excel 365 en un diagrama de Visio . Este complemento permite a los usuarios crear automáticamente diagramas de flujo de alta calidad, diagramas de flujo multifuncionales y organigramas (todas las formas, conexiones y vinculación de datos) a partir de los datos de las tablas de Excel . Los usuarios no necesitarán comprar Visio para usar Microsoft Visio Data Visualizer en su forma simple, solo Excel 365 para Windows/Mac o en línea .^(Online). Esta es una herramienta interesante y vale la pena probarla si realiza diagramas de flujo o diagramas con frecuencia.

Todo lo que necesita para comenzar es una suscripción a Office 365 ; NO^(NOT) se requiere una suscripción adicional a Visio .

Complemento de visualización de datos para Excel

Data Visualizer aprovecha lo mejor de Excel y Visio ; ingresa datos en un libro de Excel y Visio crea un diagrama automáticamente. Cualquiera que tenga una suscripción a Office 365 puede usar el complemento ^{(Office 365)}Data Visualizer para crear diagramas de Visio ; usar los datos subyacentes de Excel para modificar diagramas; y ver, imprimir y compartir diagramas.

Esta herramienta es una alternativa a las opciones de diagramas que ya existen en Office, que ofrece opciones limitadas y puede resultar bastante molesta.

Crear diagramas de flujo^{(Create Flowcharts)} y organigramas^{(Organizational)} en Excel

El complemento Data Visualizer para Excel está disponible para:

• Excel en Windows
• Excelon Mac y
• Excel para la web con una cuenta profesional o educativa

Para instalar Data Visualizer en cualquiera de los anteriores, tendrás que seguir estos pasos:

1] Abra ' Excel' y cree un nuevo libro de trabajo 'En blanco'^(Blank’)

2] Haga clic en ' Insertar'^(Insert’) y luego presione ' Obtener complementos^{(Get Add-ins)} '

3] En la Tienda de complementos de Office^{(Office Add-ins Store)} , busque 'Visio Data Visualizer ' y presione el botón ' Agregar^(Add) '.

4] Ahora 'Iniciar sesión'^{(‘Sign In’)} con su cuenta asociada con su Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Nota^(Note) : no necesita una suscripción a Visio para usar el complemento. ^(Visio)Sin embargo, si tiene una licencia de Visio adecuada , elija ' Iniciar sesión'; de^{(Sign In’)} lo contrario, ' Iniciar sesión más tarde'^{(Sign in later’)} . En esto, habrá algunas funcionalidades que se desbloquearán solo después de iniciar sesión.

Crear^(Create) diagramas/diagramas de flujo a partir de datos en Excel

El complemento Data Visualizer para Excel funciona con una variedad de tablas de datos de muestra editables en Excel . Actualmente^(Currently) , el visualizador de datos^{(Data Visualizer)} ofrece tres tipos de opciones de diagrama, incluidos el diagrama de flujo básico^{(Basic Flowchart)} , el diagrama de flujo de funciones cruzadas y^{(Cross-Functional Flowchart)} el organigrama^{(Organization Chart)} . Estas muestras son excelentes para ayudarlo a comenzar, ya que permiten a los usuarios:

• Añadir pasos de proceso
• Modificar conectores
• Crear dependencias
• Insertar propietarios
• Y mucho más

Esta hoja de trabajo de muestra es solo el punto de partida. Puede agregar más filas, cambiar los tipos^{(Shape Types)} de forma y cambiarlos. Hay muchas más opciones.

Incluso puede ampliar esta hoja de trabajo agregando más columnas. Estas columnas no cambian el diagrama básico de Visio pero le permiten asimilar la hoja de trabajo en el análisis más amplio.

Los usuarios pueden reemplazar fácilmente los datos de muestra con los suyos propios y, una vez que lo hayan hecho, simplemente presione ' Actualizar diagrama^{(Refresh Diagram)} ' para ver cómo los cambios se sincronizan con el diagrama vinculado a datos de forma precisa en la hoja de Excel .

Vea^(View) , imprima y comparta sus diagramas/diagramas de flujo

Dado que sus diagramas de Visio se crean en línea (se guardan en OneDrive o SharePoint de manera predeterminada), ver, imprimir y compartir con otros usuarios de Office 365 se vuelve inimaginablemente simple. Siempre que desee abrir su diagrama en Visio para la web, seleccione Abrir en web^{(Open in web)} desde los puntos suspensivos (•••) en la barra de menú del complemento.

Nota^(Note) : si aún no ha iniciado sesión, se le pedirá que inicie sesión con su cuenta profesional o educativa de Microsoft 365 u Office 365 . Seleccione Iniciar sesión^{(Sign in)} y luego Permitir o Aceptar^{(Allow or Accept)} cualquier solicitud de permiso.

Después de crear el archivo de Visio^{(Visio File)} , seleccione ' Abrir archivo'^{(Open File’)} . De aquí:

• Para imprimir^{(To print)} : en Visio para la Web, seleccione los puntos suspensivos (. . .) > Print para imprimir su diagrama.
• Para compartir^{(To share)} : seleccione el botón 'Compartir'^{(‘Share’)} para crear un enlace o para ingresar las direcciones de correo electrónico de aquellos con quienes desea compartir.

Personalice^(Customize) y edite diagramas/diagramas de flujo usando el complemento Data Visualizer

El botón ' Editar'^(Edit’) no funciona para aquellos que no tienen una licencia completa de Visio por separado. ^(Visio)Sin una licencia de Visio , se quedará con el esquema de color original y las personalizaciones estarán restringidas.

Con la licencia de Visio Online Plan 1 o Visio Online Plan 2 , los usuarios pueden hacer mucho con sus diagramas de Visualizador de datos y hacer que sus presentaciones sean más interesantes. ^(Visualizer)Pueden agregar texto o imágenes, aplicar temas de diseño y realizar otras modificaciones para personalizar diagramas en Visio o Visio Online .

El resultado final^{(The Bottom line)} : las únicas alteraciones de diagrama posibles son de la hoja de trabajo de origen, a menos que pueda acceder a la versión completa de Visio.^{(The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.)}

Servicio de asistencia

Los usuarios pueden obtener soporte adicional y enviar sus comentarios directamente a Microsoft desde el complemento haciendo clic en los puntos suspensivos y haciendo clic en ' Ayuda'^(Help’) o ' Enviar comentarios'^{(Send feedback’)} .

^{(Data Visualizer)}¡Vale la pena probar el complemento Data Visualizer para Excel !

Debe probar el complemento Visio Data Visualizer^{(Visio Data Visualizer Add-In)} para Excel . Abra una hoja de trabajo de muestra y juegue con los diagramas de flujo para ver cómo funcionan las cosas.

Fuente^(Source) : Microsoft.com .

How to use Data Visualizer Add-In for Excel to create Flowcharts

Microsoft Excel is great for numbers, certainly, it does this job really well. But, if you are looking to present your data in an attractive manner that allows you to easily visualize and analyze it, then this amazing product may lack some features. This calls for some support – try out Data Visualizer add-in for Excel.

The Data Visualizer add-in for Excel is a new arm to Excel which can convert an Excel 365 worksheet into a Visio diagram. This add-in allows the users to automatically create high-quality flowcharts, cross-functional flowcharts, and organizational charts—all the shapes, connections, and data linking—from the data in Excel tables. Users will not need to buy Visio to use the Microsoft Visio Data Visualizer in its simple form, just Excel 365 for Windows/Mac or Online. This is one interesting tool and worth trying if you frequently make flowcharts or diagrams.

All you need to get started is an Office 365 subscription—added subscription to Visio is NOT required.

Data Visualizer Add-In for Excel

Data Visualizer leverages the best of Excel and Visio; you enter data into an Excel workbook and Visio creates a diagram automatically. Anyone with an Office 365 subscription can use the Data Visualizer add-in to create Visio diagrams; use the underlying Excel data to modify diagrams; and, view, print, and share diagrams.

This tool is an alternative to the diagram options already in Office which offers limited options and can be quite annoying.

Create Flowcharts & Organizational charts in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is available for:

• Excel on Windows
• Excelon Mac and
• Excel for the web with a work or school account

To install Data Visualizer on any of the above, you will have to follow these steps:

1] Open ‘Excel’ and create a new ‘Blank’ workbook

2] Click ‘Insert’ and then hit ‘Get Add-ins’

3] In the Office Add-ins Store, search for ‘Visio Data Visualizer’ and hit the ‘Add’ button.

4] Now ‘Sign In’ with your account associated with your Office 365 subscription/Microsoft 365 work/ school account.

Note: You do not need a Visio subscription to use the add-in. However, if you have an appropriate Visio license, choose ‘Sign In’ otherwise ‘Sign in later’. In this, there will be few functionalities that get unlocked only after you sign in.

Create diagrams/flowcharts from data in Excel

The Data Visualizer add-in for Excel is powered with a variety of editable sample data tables in Excel. Currently, Data Visualizer offers three types of diagram options including Basic Flowchart, Cross-Functional Flowchart, and Organization Chart. These samples are great to help you get started, they allow the users to:

• Add process steps
• Modify connectors
• Create dependencies
• Insert owners
• And much more

This sample worksheet is just the starting point. You can add more rows, change Shape Types, and switch them around. There are many more choices.

You can even extend this worksheet by adding more columns. These columns do not change the basic Visio diagram but allow you to assimilate the worksheet into the broader analysis.

Users can easily replace the sample data with their own and once done – simply hit ‘Refresh Diagram’ to see the changes sync with the data-linked diagram precisely in the Excel sheet.

View, print, and share your diagrams/flowcharts

Since your Visio diagrams are created online (saved in OneDrive or SharePoint by default) – viewing, printing, and sharing with other Office 365 users becomes unimaginably simple. Whenever you wish to open your diagram in Visio for the web, select Open in web from the ellipses (•••) in the add-in menu bar.

Note: If you’re not signed in yet, you will be prompted to sign in with your Microsoft 365 or Office 365 work or school account. Select Sign in and then Allow or Accept any permission prompts.

After the Visio File is created, select ‘Open File’. From here:

• To print – In Visio for the web, select the ellipses (. . .) > Print to print your diagram.
• To share – Select the ‘Share’ button to create a link or to enter the email addresses of those you want to share with.

Customize & edit diagrams/flowcharts using Data Visualizer add-in

The ‘Edit’ button doesn’t work for those who do not have a separate full Visio license. Without a Visio license, you are stuck with the original color scheme and customizations are restricted.

With Visio Online Plan 1 or Visio Online Plan 2 license, users can do a lot with their Data Visualizer diagrams and make their presentations more interesting. They can add text or images, apply design themes, and make other modifications to customize diagrams in Visio or Visio Online.

The Bottom line – The only diagram alterations possible are from the source worksheet unless you can access the full Visio version.

Help & Support

Users can get additional support and send their feedback directly to Microsoft from the add-in by clicking the ellipses and clicking ‘Help’ or ‘Send feedback’.

Data Visualizer add-in for Excel is worth trying!

You should try the Visio Data Visualizer Add-In for Excel. Open up a sample worksheet and play around with the flowcharts to see how things work.

Source: Microsoft.com.

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