Cuando trabaja con grandes conjuntos de datos, es útil saber cómo filtrar en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} .

Hay dos maneras de hacer esto. Puede usar vistas de filtro en el menú Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets menu)} , que le permite personalizar formas específicas de filtrar los datos en la hoja que puede reutilizar. Un método más dinámico para filtrar datos en Google Sheets es usar la función FILTER .

En este artículo, aprenderá a utilizar ambos métodos.

Crear una vista de filtro^{(Filter View)} en Hojas de cálculo de Google

En este método, aprenderá a aplicar un filtro que le mostrará solo los datos de un gran conjunto de datos que desea ver. Esta vista de filtro ocultará todos los demás datos. También puede combinar parámetros de filtro para obtener vistas de filtro más avanzadas.

Cómo crear una vista de filtro^{(How to Create a Filter View)}

Como ejemplo, imagine que tiene un conjunto de datos que incluye las compras de productos realizadas por los clientes. Los datos incluyen nombres, direcciones, correos electrónicos, números de teléfono y más.

Para este ejemplo, supongamos que desea ver solo los clientes de Playa Vista , CA, y solo los clientes que tienen una dirección de correo electrónico ".gov". 

1. Para crear este filtro, seleccione el icono Crear un filtro^{(Create a Filter)} en el menú. Este icono parece un embudo. 

2. Verá que aparecen pequeños iconos de filtro en el lado derecho de cada encabezado de columna. Seleccione este ícono de embudo en la parte superior del campo Dirección del cliente^{(Customer Address)} para personalizar el filtro para este campo. 

3. Esto abrirá una ventana donde puede personalizar las opciones de filtro. Seleccione la flecha a la izquierda de Filtrar por valores^{(Filter by values)} . Seleccione Borrar^(Clear) para anular la selección de todas las entradas en ese campo. 

Nota^(Note) : Este es un paso importante porque restablece la vista de mostrar todos los registros a mostrar ninguno. Esto prepara a Excel para aplicar el filtro que va a crear en los próximos pasos.

4. Escriba el texto en el campo de abajo por el que desea filtrar el campo. En este ejemplo, usaremos "Playa Vista" y seleccionaremos el ícono de búsqueda para ver solo aquellos registros que contienen ese texto. Seleccione^(Select) todos los registros que aparecen en la lista de resultados. Esto personaliza su filtro para que solo los elementos que seleccione se muestren en la hoja de cálculo.

4. Una vez que seleccione el botón Aceptar^(OK) , verá los datos en su hoja filtrados para que solo se muestren los clientes de Playa Vista .

5. Para filtrar en un segundo campo, seleccione el icono de filtro en la parte superior de ese campo. Repita el proceso anterior para crear el filtro. Borre todas las entradas, escriba el texto "gov" para filtrar cualquier dirección de correo electrónico que no contenga "gov", seleccione esas entradas y seleccione Aceptar^(OK) .

Ahora ha personalizado su filtro para que solo se muestren los registros del conjunto de datos que le interesan. Para que no tengas que repetir este proceso cada vez que abres la hoja de cálculo, es hora de guardar el filtro.

Guardar y ver vistas de filtro^{(Saving and Viewing Filter Views)}

Cuando haya terminado de configurar su filtro, puede guardarlo como una vista de filtro que puede habilitar en cualquier momento.

Para guardar una vista de filtro, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al ícono de filtro y seleccione Guardar como vista de filtro^{(Save as filter view)} . 

Verá un campo gris oscuro abierto en la parte superior de la hoja de cálculo. Esto le mostrará el rango seleccionado al que se aplica el filtro y el nombre del campo. Simplemente^(Just) seleccione el campo junto a Nombre^(Name) y escriba el nombre que le gustaría aplicar a ese filtro. 

Simplemente escriba el nombre y presione Entrar^(Enter) .

Notarás en el lado derecho de la barra gris que hay un icono de engranaje. Seleccione este icono para ver las opciones de filtro. 

Las opciones disponibles incluyen:

• Cambiar el nombre del filtro
• Actualizar el rango al que se aplica el filtro
• Duplica el filtro para actualizarlo sin afectar el filtro original
• Eliminar el filtro 

Puede desactivar el filtro que ha habilitado en cualquier momento simplemente seleccionando el ícono de filtro nuevamente.

Tenga en cuenta que cuando cualquier filtro está habilitado, el icono del filtro se volverá verde. Cuando desactive los filtros, este icono volverá a ser negro. Esta es una forma rápida de ver el conjunto de datos completo o si algún filtro ha eliminado datos de la vista actual.

Más tarde, si desea volver a habilitar cualquiera de los filtros que ha creado, simplemente seleccione la flecha desplegable junto al icono de filtro. Verás que los filtros que has guardado aparecen en el menú. Simplemente^(Just) seleccione ese filtro para habilitarlo cuando lo desee.

Esto filtrará la vista nuevamente usando la configuración de filtro que ha configurado.

Uso de la función FILTRO

Otra opción para filtrar en Google Sheets es usar la función FILTER .

La función FILTRO^(FILTER) le permite filtrar un conjunto de datos en función de cualquier número de condiciones que elija. 

Echemos un vistazo al uso de la función FILTRO^(FILTER) usando el mismo ejemplo de Compras de clientes que en la última sección.^{(Customer Purchases)}

La sintaxis de la función FILTRO^(FILTER) es la siguiente:

FILTRO(rango, condición1, [condición2, …])^{(FILTER(range, condition1, [condition2, …]))}

Solo se requiere el rango y una condición para el filtrado. Puede agregar tantas condiciones adicionales como desee, pero no son obligatorias.

Los parámetros de la función FILTRO^(FILTER) son los siguientes:

• rango^(range) : el rango de celdas^{(range of cells)} que desea filtrar
• condition1 : la columna o filas que desea usar para filtrar los resultados 
• conditionX : otras columnas o filas que también le gustaría usar para filtrar resultados

Tenga en cuenta que el rango que usa para sus condiciones debe tener la misma cantidad de filas que el rango completo.

Por ejemplo, si desea crear el mismo filtro que la primera parte de este artículo, usaría la siguiente función FILTRO^{(FILTER function)} .

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

Esto toma las filas y columnas de la tabla de datos original (F1: J20 ) y luego usa una función de BÚSQUEDA^(SEARCH) incrustada para buscar en las columnas de dirección y correo electrónico los segmentos de texto que nos interesan.

La función BUSCAR^(SEARCH) solo es necesaria si desea buscar un segmento de texto. Si está más interesado en una coincidencia exacta, puede usar esto como declaración de condición en su lugar:

I1:I20=”[email protected] ”

También puede usar otros operadores condicionales, como > o < si desea filtrar valores mayores o menores que un límite fijo.

Una vez que presione Entrar^(Enter) , verá los resultados de la función FILTRO^(FILTER) como una tabla de resultados.

Como puede ver, solo se devuelven las columnas en el rango que seleccionó en el primer parámetro de la función. Por lo tanto, es importante colocar la función FILTRO^(FILTER) en una celda donde haya espacio (suficientes columnas) para que aparezcan todos los resultados.

Uso de filtros en hojas de cálculo de Google

Los filtros en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} son una forma muy poderosa de explorar grandes conjuntos de datos^{(very large sets of data)} en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} . La función FILTRO^(FILTER) le brinda la flexibilidad de mantener el conjunto de datos original en su lugar pero generar los resultados en otro lugar.

La función de filtro integrada en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} le permite modificar la vista del conjunto de datos activo de la forma que le interese en un momento dado. Puede guardar, activar, desactivar o eliminar filtros como desee.

¿Tiene algún consejo interesante que ofrecer para usar filtros en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} ? Compártalos^(Share) en la sección de comentarios a continuación.

How to Filter in Google Sheets

When you’re working with large datasetѕ, it’s useful to know how to filter in Goоglе Sheets.

There are two ways to do this. You can use filter views in the Google Sheets menu, which lets you customize specific ways to filter the data in the sheet that you can reuse. A more dynamic method to filter data in Google Sheets is using the FILTER function.

In this article, you’ll learn how to use both methods.

Create a Filter View in Google Sheets

In this method, you’ll learn how to apply a filter that will show you only data from a large dataset that you want to see. This filter view will hide all other data. You can also combine filter parameters for more advanced filter views as well.

How to Create a Filter View

As an example, imagine you have a set of data that includes product purchases made by customers. The data includes names, addresses, emails, phone numbers, and more.

For this example, let’s say you want to see only customers from Playa Vista, CA, and only customers who have a “.gov” email address. 

1. To create this filter, select the Create a Filter icon in the menu. This icon looks like a funnel. 

2. You’ll see small filter icons appear on the right side of each column header. Select this funnel icon at the top of the Customer Address field to customize the filter for this field. 

3. This will open a window where you can customize the filter options. Select the arrow to the left of Filter by values. Select Clear to deselect all entries in that field. 

Note: This is an important step because it resets the view from showing all records to showing none. This prepares Excel to apply the filter you’re going to create in the next steps.

4. Type the text in the field below that you want to filter the field by. In this example, we’ll use “Playa Vista” and select the search icon to see only those records that contain that text. Select all of the records that show up in the results list. This customizes your filter so that only the items you select will be displayed in the spreadsheet.

4. Once you select the OK button, you’ll see the data in your sheet filtered so that only customers from Playa Vista are displayed.

5. To filter on a second field, select the filter icon at the top of that field. Repeat the process above to create the filter. Clear all entries, type the “gov” text to filter out any email addresses that don’t contain “gov,” select those entries, and select OK.

Now you’ve customized your filter so that only the records in the dataset you care about are displayed. So that you don’t have to repeat this process every time you open the spreadsheet, it’s time to save the filter.

Saving and Viewing Filter Views

When you’re done setting up your filter, you can save it as a filter view that you can enable at any time.

To save a filter view, just select the dropdown arrow next to the filter icon and select Save as filter view. 

You’ll see a dark gray field open at the top of the spreadsheet. This will show you the selected range that the filter applies to and the name of the field. Just select the field next to Name and type the name you’d like to apply to that filter. 

Just type the name and press Enter.

You’ll notice on the right side of the gray bar that there’s a gear icon. Select this icon to see filter options. 

Available options include:

• Rename the filter
• Update the range that the filter applies to
• Duplicate the filter to update it without affecting the original filter
• Delete the filter 

You can turn off the filter you’ve enabled at any point simply by selecting the filter icon again.

Note that when any filter is enabled, the filter icon will turn green. When you disable the filters, this icon will turn back to black. This is a quick way to see the entire dataset or if any filter has removed data from the current view.

Later, if you want to re-enable any of the filters you’ve created, just select the dropdown arrow next to the filter icon. You’ll see the filters you’ve saved appear in the menu. Just select that filter to enable it whenever you like.

This will filter the view again using the filter settings you’ve configured.

Using the FILTER Function

Another option to filter in Google Sheets is using the FILTER function.

The FILTER function lets you filter a dataset based on any number of conditions you choose. 

Let’s take a look at using the FILTER function using the same Customer Purchases example as the last section.

The syntax of the FILTER function is as follows:

FILTER(range, condition1, [condition2, …])

Only the range and one condition for filtering are required. You can add as many additional conditions as you like, but they aren’t required.

The parameters of the FILTER function are as follows:

• range: The range of cells you want to filter
• condition1: The column or rows that you want to use to filter results 
• conditionX: Other columns or rows you’d also like to use to filter results

Keep in mind that the range you use for your conditions needs to have the same number of rows as the entire range.

For example, if you want to create the same filter as the first part of this article, you’d use the following FILTER function.

=FILTER(F1:J20,SEARCH(“Playa Vista”,H1:H20),SEARCH(“gov”,I1:I20))

This grabs the rows and columns from the original table of data (F1:J20) and then uses an embedded SEARCH function to search the address and email columns for the text segments that we’re interested in.

The SEARCH function is only needed if you want to look for a text segment. If you’re more interested in an exact match, you can just use this as the condition statement instead:

I1:I20=”[email protected]”

You can also use other conditional operators, like > or < if you want to filter values greater than or less than a fixed limit.

Once you press Enter, you’ll see the results of the FILTER function as a results table.

As you can see, only the columns in the range you selected in the first parameter of the function are returned. So it’s important to place the FILTER function in a cell where there’s room (enough columns) for all of the results to appear.

Using Filters in Google Sheets

Filters in Google Sheets are a very powerful way to dig through very large sets of data in Google Sheets. The FILTER function gives you the flexibility of keeping the original dataset in place but outputting the results elsewhere.

The built-in filter feature in Google Sheets lets you modify the active dataset view in whatever way you’re interested at any given moment. You can save, activate, deactivate, or delete filters however you like.

Do you have any interesting tips to offer for using filters in Google Sheets? Share those in the comments section below.

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