Cuando la mayoría de las personas usan Google Calendar , lo hacen de la manera más sencilla posible. Crean eventos, recordatorios y tal vez incluso programan reuniones que usan Google Meet .

Pero hay mucho más en Google Calendar de lo que parece. Hay características escondidas dentro de los submenús e integraciones que pocas personas conocen hasta que te tropiezas con ellas.

En este artículo, aprenderá algunos de los mejores consejos profesionales sobre cómo usar Google Calendar para que sea mucho más útil. Domínelos^(Master) y será aún más productivo de lo que ya es.

Adición de calendarios

Muchas personas usan Google Calendar^{(use Google Calendar)} con un solo calendario en su cuenta de Google^{(Google Account)} . La mayoría de la gente no se da cuenta de que en realidad puede crear múltiples calendarios "en capas" para varias partes de su vida.

Estos son algunos ejemplos de cosas para las que puede querer crear un calendario distinto.

• Su calendario de trabajo.
• El calendario compartido de tu familia.
• Un calendario para su trabajo de renovación del hogar.
• Un calendario dedicado a su negocio secundario.

Puede distinguir entre todos sus múltiples calendarios codificándolos por colores. Veamos cómo usar esto en Google Calendar .

Agregar varios calendarios

Para crear un nuevo calendario, seleccione el símbolo + a la derecha de Otros calendarios^{(Other calendars)} en el panel de navegación izquierdo. Seleccione Crear nuevo calendario^{(Create new calendar)} en el menú desplegable.

En la siguiente ventana, asigne un nombre a su nuevo calendario, una descripción (opcional), configure la zona horaria correcta para el lugar donde realiza ese trabajo y seleccione Crear calendario^{(Create calendar)} .

Verás que el nuevo calendario aparece en el panel de navegación izquierdo debajo de Mis calendarios^{(My calendars)} . Habilite la casilla de verificación a la izquierda de su nuevo calendario y seleccione en el calendario para crear un nuevo evento.

En la ventana que aparece, escriba el título de su evento, ajuste cualquier otra configuración y asegúrese de cambiar el calendario en la parte inferior de la ventana a su nuevo calendario.

Cuando seleccionas Guardar^(Save) , verás que el evento aparece en la vista de tu calendario, pero estará codificado por colores para que sepas en qué calendario está almacenado ese evento.

Puede agregar tantos calendarios como desee en su misma cuenta de Google . Habilite o deshabilite cualquier capa de calendario que no desee ver seleccionando o deseleccionando cada casilla de verificación del calendario.

Suscríbete a calendarios útiles

También hay calendarios públicos gratuitos a los que puede suscribirse. Éstos aparecen como los calendarios personales que agrega usted mismo mediante el proceso anterior.

Para acceder a estos, seleccione el símbolo +Otros^(Other) calendarios como se indicó anteriormente, pero esta vez seleccione Examinar calendarios de interés^{(Browse calendars of interest)} en la lista desplegable.

Verá una lista de calendarios entre los que puede seleccionar. Estos incluyen varios tipos de vacaciones, una variedad de deportes y una sección "Otros" que actualmente solo incluye las Fases de la Luna^{(Phases of the Moon)} .

Una vez que los agregue y regrese a su calendario, los verá enumerados y habilitados en Otros calendarios^{(Other calendars)} . 

También verá los eventos de ese calendario en su Google Calendar . Los eventos del calendario público^(Public) generalmente aparecen como eventos de todo el día enumerados en la parte superior del día correspondiente.

Incluir calendarios interesantes^{(Include Interesting)} e informativos desde la URL^{(Informational Calendars From URL)}

También puede agregar calendarios públicos por URL . Estos calendarios públicos están dispersos por Internet y no siempre son fáciles de encontrar.

Algunos ejemplos incluyen:

• FirstShowing : Seleccione el enlace de Google Calendar para obtener las próximas películas del año. Cada año, el sitio se actualiza con una nueva pestaña para el año en curso. 
• JamBase : seleccione para ver el calendario^{(Livestreams Calendar)} de transmisiones en vivo en la parte superior de la ventana para ver los próximos conciertos.
• iCalShare : navegue o busque en esta enorme lista de calendarios de vacaciones y deportes que puede agregar a su cuenta de Google Calendar .
• Calendario de lanzamiento de la NASA : ^{(NASA Launch Schedule)}la NASA^(NASA) actualiza este calendario con todos los próximos lanzamientos de la NASA^(NASA) , así como los lanzamientos históricos de la NASA .

Para agregar uno de estos calendarios, copie la URL de cualquier calendario público. Luego, en su propia cuenta de Google Calendar , seleccione el ícono + a la derecha de Otros calendarios^{(Other calendars)} . Seleccione Desde URL^{(From URL)} de la lista desplegable. 

En el siguiente Windows , pegue la URL del calendario en el campo URL del calendario^{(URL of calendar)} , luego seleccione el botón Agregar calendario^{(Add calendar)} . 

Ahora, cuando regrese a su propio calendario, si habilita el calendario que agregó, verá que esos eventos aparecen con su propia codificación de colores.

Consejos^(Tips) útiles al usar Google Calendar

Además de simplemente agregar eventos a su calendario, hay muchas cosas que puede hacer para que su calendario sea más efectivo.

Código de color de su trabajo

Cada vez que cree eventos para recordar hacer algo o acerca de una cita, considere codificar con colores áreas específicas de su vida.

Por ejemplo, puede hacer que todos los eventos relacionados con la salud sean amarillos, los eventos laborales azules y los eventos familiares naranjas.

Para hacer esto, simplemente seleccione el calendario para hacer un evento. Después de darle un título al evento, seleccione Más opciones^{(More options)} en la parte inferior de la ventana. En la página siguiente, seleccione el código de color para ese evento junto a la selección del calendario. 

Esta opción anula la configuración predeterminada del calendario con su código de color personalizado.

Use las zonas horarias correctas^{(Use Correct Time Zones)} cuando viaje

Si tiene un evento que comienza en una zona horaria y termina en otra, es importante tener en cuenta esa diferencia de zona horaria.

Si no está seguro de por qué esto es importante, considere que desea comenzar a trabajar en un trabajo escolar cuando aborde un vuelo en la costa este^{(East Coast)} de los Estados ^(United) Unidos^(States) . Usted sabe que probablemente terminará su ensayo una vez que aterrice en California . 

El problema es que California está cuatro 3 horas atrás en el tiempo. Google Calendar puede ayudarlo a tener en cuenta este cambio de zona horaria.

Para hacer esto en Google Calendar , haga clic en el calendario para crear el evento cuando comience. Justo^(Just) debajo de la fecha y la hora del evento, seleccione Zona horaria^{(Time zone)} . 

Junto a la casilla de verificación Todo^(All) el día, seleccione Zona horaria^{(Time zone)} nuevamente. Verá aparecer una ventana que le permite definir una zona horaria diferente para cuando el evento comience y finalice. Seleccione la casilla de verificación y luego configure cada zona horaria.

Seleccione Aceptar^(OK) cuando haya terminado.

Tenga cuidado al establecer la hora de finalización del evento, ya que el calendario la traducirá a la nueva zona horaria. Por lo tanto, si ha dicho que le tomará de 3:00 p. m. a 4:00 p. m., hora^(Time) del Este , escribir su trabajo y cambiar la zona horaria de finalización a Los Ángeles^{(Los Angeles)} , el calendario mostrará la hora de finalización a las 7:00 p. m.

Configure^(Set) la hora de inicio y finalización de acuerdo con la hora correcta en la zona horaria que ha configurado.

Terminar reuniones antes de tiempo automáticamente

Otra característica útil si quiere gustarle a la gente es finalizar automáticamente las reuniones que crea 5 minutos antes para las reuniones de 30 minutos y 10 minutos antes para las reuniones de 60 minutos.

Puede configurar esto abriendo la configuración de Google Calendar , seleccione Configuración de eventos^{(Event settings)} en el menú de la izquierda y active la casilla de verificación Reuniones^{(Speedy meetings)} rápidas.  

Esto les dará a los asistentes a su reunión tiempo para llegar a su próxima reunión, si la necesitan.

Integre con su aplicación ToDo

Tampoco tiene que administrar manualmente su calendario si usa la mayoría de las aplicaciones populares de tareas pendientes basadas en la nube disponibles en la actualidad.

ToDoist , por ejemplo, te permite integrarte directamente con Google Calendar . Simplemente^(Just) ingrese a la configuración de ToDoist, seleccione Integraciones^{(Integrations)} en el menú de la izquierda y seleccione Conectar calendario^{(Connect calendar)} en Google Calendar.

Ahora, cada vez que cree un nuevo recordatorio de tarea en ToDoist , se agregará automáticamente a su calendario de Google^{(Google Calendar)} . 

La mayoría de las otras aplicaciones de tareas pendientes tienen una integración similar con Google Calendar , o puede usar aplicaciones como IFTTT o Zapier para integrarlas a los servicios.

Utilice la aplicación Calendario de Google

Tampoco tiene sentido quedarse pegado a su computadora de escritorio o portátil cuando está usando su calendario. Por lo tanto, tiene sentido instalar la aplicación Calendario de Google ^{(Google Calendar)}en su dispositivo iPhone^{(on your iPhone)} o Android^{(Android device)} .

La aplicación se sincroniza con todos los demás dispositivos en los que usa Google Calendar , por lo que nunca estará lejos de su horario, sus eventos y sus recordatorios.

Crear eventos desde Gmail

Google Calendar también está directamente integrado con Gmail , y ni siquiera tiene que hacer nada para habilitarlo.

Para utilizar esta integración incrustada en Google Calendar , cada vez que tenga un correo electrónico abierto en Gmail , simplemente seleccione los tres puntos a la derecha del menú de iconos superior. Seleccione Crear evento^{(Create event)} en el menú desplegable.

Esto creará automáticamente un evento en su Google Calendar , utilizando los detalles de este correo electrónico en los detalles del evento.

Esta es una forma útil de programar inmediatamente una reunión o un recordatorio cada vez que reciba un correo electrónico importante del que desee hacer un seguimiento.

Ver su calendario desde Google Docs

Es posible que se sorprenda al saber que incluso Google Docs está integrado con Google Calendar . Realice^(Keep) un seguimiento de sus próximas reuniones mientras trabaja en documentos seleccionando el ícono Calendario^(Calendar) en el lado derecho de la ventana de Google Docs .

Esto muestra la agenda de hoy en una ventana pequeña y estrecha a la derecha. Es una excelente manera de mantener los eventos del día justo frente a usted, incluso cuando está ocupado trabajando.

Google Calendar^{(more to Google Calendar)} es más que solo crear eventos y recordatorios. Entre las integraciones, los calendarios compartidos^{(shared calendars)} y todas las demás funciones, Google Calendar es uno de los calendarios basados ​​en la nube más útiles disponibles en la actualidad. Y lo mejor de todo, es gratis.

How To Use Google Calendar: 10 Pro Tips

When most people use Gоoglе Calendar, they use it in the simplest way possible. They create events, reminders, and maybe even ѕchedule meetіngs that uѕe Google Meet.

But there’s a lot more to Google Calendar than meets the eye. There are features tucked away inside submenus, and integrations few people know about until you stumble upon them.

In this article, you’re going to learn about some of the best pro tips on how to use Google Calendar so it’s far more useful. Master these, and you’ll be even more productive than you already are.

Adding Calendars

Many people use Google Calendar with a single calendar under their Google Account. Most people don’t realize that you can actually create multiple “layered” calendars for various parts of your life.

Here are some examples of things you may want to create a distinct calendar for.

• Your work calendar.
• Your family’s shared calendar.
• A calendar for your home renovation work.
• A calendar dedicated to your side business.

You can distinguish between all of your multiple calendars by color coding them. Let’s look at how to use this in Google Calendar.

Add Multiple Calendars

To create a new calendar, select the + symbol to the right of Other calendars in the left navigation pane. Select Create new calendar from the dropdown menu.

On the next window, give your new calendar a name, a description (optional), set the correct time zone for where you do that work, and select Create calendar.

You’ll see the new calendar appear in the left navigation pane under My calendars. Enable the checkbox to the left of your new calendar, and select in the calendar to create a new event.

In the window that appears, type the title of your event, adjust any other settings, and make sure to change the calendar at the bottom of the window to your new calendar.

When you select Save, you’ll see the event appear in your calendar view, but it’ll be color coded so you know which calendar that event is stored in.

You can add as many calendars as you like under your same Google account. Enable or disable whichever calendar layer you don’t want to see by selecting or deselecting each calendar checkbox.

Subscribe To Useful Calendars

There are also free public calendars you can subscribe to. These appear just like the personal calendars you add yourself using the process above.

To access these, select the + symbol next to Other calendars as above, but this time select Browse calendars of interest from the dropdown list.

You’ll see a list of calendars you can select from. These include various types of holidays, an array of sports, and an “Other” section that currently only includes Phases of the Moon.

Once you add these and head back to your calendar, you’ll see them listed and enabled under Other calendars. 

You’ll also see events from that calendar show up on your Google Calendar. Public calendar events usually show up as all day events listed at the top of the relevant day.

Include Interesting and Informational Calendars From URL

You can also add public calendars by URL. These public calendars are scattered throughout the internet and not always easy to find.

A few examples include:

• FirstShowing: Select the Google Calendar link to get the upcoming films for the year. Every year the site is updated with a new tab for the current year. 
• JamBase: Select to see the Livestreams Calendar at the top of the window to see upcoming concerts.
• iCalShare: Browse or search this massive list of holiday and sports calendars you can add to your Google Calendar account.
• NASA Launch Schedule: This calendar is updated by NASA with all upcoming NASA launches as well as historic NASA launches.

To add one of these calendars, copy the URL from any public calendar. Then in your own Google Calendar account, select the + icon to the right of Other calendars. Select From URL from the dropdown list. 

On the next Windows, paste the URL of the calendar in the URL of calendar field, then select the Add calendar button. 

Now when you return to your own calendar, if you enable the calendar you’ve added you’ll see those events appear with their own color coding.

Useful Tips When Using Google Calendar

Aside from simply adding events to your calendar, there are a bunch of things you can do to make your calendar more effective.

Color Code Your Work

Whenever you create events to remind yourself to do something or about an appointment, consider color-coding specific areas of your life.

For example, you could make all health related events yellow, work events blue, and family events orange.

To do this, just select the calendar to make an event. After giving the event a title, select More options at the bottom of the window. On the next page, select the color code for that event next to the calendar selection. 

This option overrides the default calendar setting with your custom color code.

Use Correct Time Zones When Traveling

If you have an event that starts in one time zone and ends in another, it’s important to take that time zone difference into account.

If you’re not sure why this matters, consider you want to start working on a school paper when you board a flight on the East Coast of the United States. You know you’ll probably finish your paper once you land in California. 

The problem is that California is four 3 hours back in time. Google Calendar can help you take this time zone shift into account.

To do this in Google Calendar, click on the calendar to create the event when it starts. Just under the date and time of the event, select Time zone. 

Next to the All day checkbox, select Time zone again. You’ll see a window appear that lets you define a different time zone for when the event starts and ends. Select the checkbox, and then set each time zone.

Select OK when you’re done.

Be careful when setting the end time of the event, because the calendar will translate it into the new time zone. So if you’ve said it’ll take you from 3pm to 4pm Eastern Time to write your paper and change the end time zone to Los Angeles, the calendar will show the end time at 7pm.

Set the beginning and end time according to the correct time in the time zone that you’ve set.

Automatically End Meetings Early

Another useful feature if you want people to like you is to automatically end meetings you create 5 minutes early for 30 minute meetings, and 10 minutes early for 60 minute meetings.

You can set this by opening Google Calendar settings, select Event settings from the left menu, and enable the Speedy meetings checkbox.  

This will give your meeting attendees time to get to their next meeting, if they need it.

Integrate With Your ToDo App

You also don’t have to manually manage your calendar if you use most of the popular cloud-based to-do apps available today.

ToDoist, for example, lets you integrate directly with Google Calendar. Just go into your ToDoist settings, select Integrations from the left menu, and select Connect calendar under Google Calendar.

Now whenever you create a new task reminder in ToDoist, it’ll get added automatically to your Google Calendar. 

Most other to-do apps have similar integration with Google Calendar, or you can use apps like IFTTT or Zapier to integrate those to services.

Use the Google Calendar App

It also doesn’t make sense to stay stuck to your desktop or laptop when you’re using your calendar. So it makes sense to install the Google Calendar app on your iPhone or Android device.

The app syncs with every other device where you use Google Calendar, so you’ll never be far away from your schedule, your events, and your reminders.

Create Events From Gmail

Google Calendar is also directly integrated with Gmail, and you don’t even have to do anything to enable it.

To use this embedded integration in Google Calendar, whenever you have an email open in Gmail, just select the three dots to the right of the top icon menu. Select Create event from the dropdown menu.

This will automatically create an event in your Google Calendar, using the details from this email in the event details.

This is a useful way to immediately set a meeting or a reminder whenever you receive an important email that you want to follow up on.

View Your Calendar From Google Docs

You might be surprised to learn that even Google Docs is integrated with Google Calendar. Keep track of your upcoming meetings while working on documents by selecting the Calendar icon on the right side of the Google Docs window.

This displays today’s agenda in a small, narrow window on the right. It’s a great way to keep the day’s events right in front of you even when you’re busy working.

There’s more to Google Calendar than just creating events and reminders. Between the integrations, shared calendars, and all the other features – Google Calendar is one of the most useful cloud based calendars available to you today. And best of all, it’s free.

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