Microsoft 365 anunció recientemente nuevas funciones para realizar un seguimiento de la productividad. Su objetivo era monitorear los datos sobre los trabajadores, pero el lanzamiento de la función fracasó después de que las personas se dieron cuenta de la cantidad de datos de usuario recopilados por Microsoft Teams .

¿Qué datos recopila Microsoft Teams ?

Microsoft Teams recopila tres tipos de datos, es decir , datos de informes de censo, uso^{(Census, Usage, )} y error^{( Error reporting data)} . Los datos del censo no son más que información estándar sobre su dispositivo, sistema operativo e idioma del usuario. También genera una identificación de usuario específica que se protege dos veces para evitar vinculaciones innecesarias. Los datos del censo en el informe de actividad del ^(Census)usuario de Teams^{(Teams user)} son datos recopilados de forma predeterminada y el usuario no puede optar por no participar.

Microsoft también recopila datos de uso que incluyen la cantidad de mensajes enviados^{(number of messages sent)} , llamadas^(calls) y reuniones a las que se unió^{(meetings joined)} junto con el nombre de la organización^{(name of the organization)} . También ayuda a rastrear errores para que puedan corregirse a tiempo. Se llama datos de informes de errores .^(Error)

Leer: ^(Read:) Cómo crear un Equipo Privado y cambiar la Privacidad en Microsoft Teams^{(How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams)} .

Informe de actividad de usuario de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams User Activity Report)}

Para ver y editar un informe de actividad de usuario de Teams , debe ser administrador del servicio de Teams^{(Teams service admin)} . Para obtener más información sobre los roles y permisos de administrador, acceda a los roles de administrador de Teams para administrar un equipo^{(access Teams administrator roles to manage a team)} .

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

El informe de actividad del usuario de Teams^{(Teams user)} se puede ver durante los últimos 7 días, 30 días o 90 días^{(7 days, 30 days, or 90 days)} . El informe ofrece un desglose del uso por parte del usuario. Brinda detalles de mensajes de canal, mensajes de respuesta y publicación, detalles de reuniones organizadas y detalles de participación en reuniones. También se pueden dar detalles de la última actividad, tiempo de video y actividad de uso compartido de pantalla.

Este informe es útil para que los administradores de la empresa vean información sobre la actividad de los empleados mediante Teams . Los administradores pueden ver hasta 19 tipos diferentes de datos de actividad del usuario. Actualmente, no hay forma de que los usuarios opten por no participar en esta recopilación de datos de los administradores de sus respectivas empresas. Aunque es posible que muchas empresas no estén al tanto de la disponibilidad de dichos datos.

¿Dónde se almacenan los datos de usuario de Teams ?^{(Teams user)}

Microsoft Teams opera en todo el mundo y en varias jurisdicciones con diferentes estándares para la forma en que se manejan los datos. En caso de que desee ver dónde se almacenan físicamente los datos individuales, puede ir al centro de administración de Microsoft 365^{(Microsoft 365 admin center)} . Haga clic en Settings > Organization profile de la organización y luego desplácese hasta Ubicación de datos^{(Data Location)} .

Administración de notificaciones de equipos

Mientras trabaja en Teams , recibir varias notificaciones con ping constante en la parte inferior derecha de la pantalla puede ser una gran distracción.

Puede recuperar el control haciendo clic en los tres puntos en la parte superior derecha de los Equipos^(Teams) , seleccionando Notificaciones del canal^{(Channel notifications)} y apagándolos por completo. También puede configurar nuevas reglas seleccionando "Personalizado"^{(“Custom”)} .

Es posible que desee desactivar " Todas las publicaciones nuevas^{(All new posts)} " y también puede que desee reducir las menciones del canal^(Channel) , es decir, cuando alguien lo etiqueta en un canal usando @ Nombre del canal^(Channel) de " Banner y feed^{(Banner and feed)} " a " Mostrar solo en el feed^{(Only show in feed)} ".

Otra distracción es cuando ha sido invitado a una reunión programada o ha dejado una reunión a la mitad pero aún recibe notificaciones cada vez que se escribe un mensaje en el cuadro de chat de la reunión en curso.

Una solución temporal para este problema es cambiar su estado a “ No molestar^{(Do not disturb)} ”. Puedes hacer esto haciendo clic en tu foto de perfil en la página principal de Teams , haz clic en “ Disponible^(Available) ” y cámbialo a “ No molestar^{(Do not disturb)} ”.

También puede administrar la prioridad yendo a Settings > Privacy , haga clic en " Administrar acceso prioritario^{(Manage priority access)} " y agregue los nombres de las personas de las que desea recibir notificaciones.

Leer^(Read) : Microsoft Teams falla o se congela durante las reuniones^{(Microsoft Teams crashes or freezes during meetings)} .

Control de acceso en Microsoft Teams

Los equipos^(Teams) también le brindan una forma de limitar el acceso a Microsoft Teams para que tenga tiempo y espacio para pensar y trabajar.

Puede hacer esto yendo a Settings > Privacy y alternando el botón de opción " Leer recibos^{(Read receipts)} ".

Puede pedirle a su organización que active la autenticación multifactor^{(multi-factor authentication)} en su cuenta y agregue una capa adicional de protección. Se necesita una contraseña fuerte y única y un administrador de contraseñas para proteger la cuenta.

También puede configurar canales privados^{(private channels)} si es miembro de un equipo específico, lo que permite el acceso limitado solo a ciertos miembros del equipo. En el equipo elegido, ve a la sección de canales y haz clic en los tres puntos. Vaya a Agregar canal^{(Add channel)} , en Privacidad^(Privacy) , y seleccione Privacidad^(Privacy) .

Luego puede seleccionar las personas respectivas para agregar al equipo, hasta 250 personas. Solo el creador de un canal puede agregar o quitar personas de un canal privado. Los archivos o mensajes compartidos dentro de un canal privado no son accesibles para nadie fuera de él.

Microsoft Teams ha ganado popularidad con el cambio al trabajo remoto. Los trabajadores ahora deben colaborar mientras se aseguran de que los datos confidenciales permanezcan completamente seguros y que el informe de actividad de los usuarios de Teams^{(Teams user)} no se use indebidamente. Las sugerencias mencionadas anteriormente ayudarán a mantener sus datos seguros mientras mantiene una comunicación fluida. Espero que funcionen para ti.

Lea a continuación^{(Read next)} : problema de uso elevado de memoria y CPU de Microsoft Teams.^{(Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.)}

How Microsoft Teams tracks your activity and how to stop it

Microsoft 365 recently announced new features to track рroductіvity. It was aimed at monitoring data about workers but the feature launch backfired after people were made aware of the amount of user data collеcted by Microsoft Teams.

What data does Microsoft Teams collect?

Microsoft Teams collects three types of data i.e. Census, Usage, and Error reporting data. The census data is nothing but standard information about your device, operating system, and user language. It also generates a specific user ID which, is protected twice to avoid unnecessary linkage. Census data in the Teams user activity report is default data collected and cannot be opted out of by the user.

Microsoft also collects usage data which includes the number of messages sent, calls and meetings joined along with the name of the organization. It also assists in tracking errors so that they can be fixed in time. It is called Error reporting data.

Read: How to create a Private Team and change Privacy in Microsoft Teams.

Microsoft Teams User Activity Report

To view and edit a Teams user activity report, you must be a Teams service admin. To know more about admin roles and permissions, access Teams administrator roles to manage a team.

1. In the left navigation pane of the Microsoft Teams admin center, go to Analytics & reports > Usage reports.
2. Select Teams user activity from the View reports tab, under the Report tab.
3. Select a range under the data range tab
4. Click on Run report.

Interpreting the Teams User Activity Report

The Teams user activity report can be viewed over the last 7 days, 30 days, or 90 days. The report gives a breakdown of usage by the user. It gives details of channel messages, reply and post messages, organized meeting details, and participated in meeting details. One can also give details of the last activity, video time, and screen sharing activity.

This report is useful for company administrators to view insights into employee activity using Teams. Administrators can view up to 19 different types of user activity data. Presently, there is no way for users to opt-out of this data collection from their respective company administrators. Although many companies may not be aware of the availability of such data.

Where is the Teams user data stored?

Microsoft Teams operates across the world and in several jurisdictions with different standards for the way data is handled. In case you want to see where the individual data is physically stored, you can go to Microsoft 365 admin center. Click Settings > Organization profile, and then scroll to Data Location.

Managing Teams Notifications

While working on Teams, receiving several notifications with constant pinging in the bottom right of the screen can be quite a distraction.

You can take back the control by clicking on the three dots at the top right of the Teams, selecting Channel notifications, and turning them off completely. You can also set up new rules by selecting “Custom”.

You may want to turn off “All new posts” and may also want to reduce Channel mentions i.e. when someone tags you in a channel using @Channel name from “Banner and feed” to “Only show in feed“.

Another distraction is when you have been invited to a scheduled meeting or have left a meeting partway but still receiving notifications every time a message is typed into the chatbox of the ongoing meeting.

A temporary solution for this problem is to change your status to “Do not disturb”. You can do this by clicking on your profile picture on the main page of the Teams, click on “Available” and change it to “Do not disturb”.

You can also manage priority by going to Settings > Privacy, click on “Manage priority access” and add the names of the people from who you want notifications.

Read: Microsoft Teams crashes or freezes during meetings.

Access control in Microsoft Teams

Teams also provide you a way to limit access on Microsoft Teams so that you get time and space to think and work.

You can do this by going to Settings > Privacy and toggling the “Read receipts” radio button.

You can ask your organization to turn on the multi-factor authentication on your account and add an extra layer of protection. A strong, unique password and a password manager is necessary for account protection.

You can also set up private channels if you are a member of a specific team, allowing limited access to only certain members of the team. In the chosen team, go to the channels section, and click on the three dots. Go to Add channel, under Privacy, and select Privacy.

You can then select the respective people to add to the team – up to 250 people. Only a channel creator can add or remove people from a private channel. Files or messages shared within a private channel are not accessible to anyone outside it.

Microsoft Teams has gained popularity, with the shift to remote work. Workers now need to collaborate while ensuring sensitive data stays completely secure and the Teams user activity report is not misused.  The above-mentioned suggestions will help keep your data secure while maintaining smooth communication. Hope they work out for you.

Read next: Microsoft Teams high memory and CPU usage issue.

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