Tanto Google Sheets como Microsoft Excel son potentes programas de hojas de cálculo. Mientras que en Excel puede trabajar sin conexión, Google Sheets le permite crear y administrar hojas de cálculo en línea. Google Sheets también guarda todos los cambios automáticamente. El beneficio de usar Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es que puede administrar hojas de cálculo desde cualquier lugar en cualquier dispositivo simplemente iniciando sesión en su cuenta de Google .

Puede descargar Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} en xlsx y otros formatos y crear una copia de seguridad en su PC^{(backup on your PC)} . Pero cada vez que realiza un cambio en Google Sheets , debe descargarlo y reemplazar el archivo de respaldo anterior. Ahora, imagine que si tiene un puesto más alto en una organización, tiene que administrar una cantidad significativa de datos. En tal condición, se volverá ajetreado mantener todos los archivos de respaldo sincronizados con Google Sheets manualmente. ¿Hay algún método por el cual todos los archivos descargados se actualicen automáticamente? Sí hay. En este artículo, veremos el método para conectar o sincronizar Google Sheets con MS Excelpara que cada cambio realizado en Google Sheets se refleje automáticamente en el respectivo archivo de MS Excel .

Leer^(Read) : Cómo usar el tema oscuro en Google Docs, Sheets y Slides^{(How to use Dark theme in Google Docs, Sheets, and Slides)} .

Cómo conectar Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} con Excel

1] Abra^(Open) el archivo en Google Sheets que desea sincronizar con MS Excel . He preparado datos de muestra de temperaturas de diferentes estados de la India^(India) .

2] Ahora ve a " File > Publish to the web " en Hojas de cálculo de Google.

3] En el menú desplegable " Documento completo ", tiene la opción de publicar el documento completo o solo la hoja en particular del documento.^{(Entire Document)}

Haga clic en la parte " Contenido y configuración publicados^{(Published content & settings)} " para expandirla y ver si la parte " Volver a publicar automáticamente cuando se realizan los cambios^{(Automatically republish when the changes are made)} " está habilitada o no. Si no, habilitarlo. Ahora haga clic en el botón " Publicar^(Publish) " y seleccione Aceptar en la ventana emergente.

Leer^(Read) : Cómo iniciar Word, Excel, PowerPoint en modo seguro^{(How to start Word, Excel, PowerPoint in Safe Mode)} .

4] Después de publicar el documento, obtendrá un enlace. Debe pegar este enlace en el documento de MS Excel que desea conectar con Google Sheets . Si pega este enlace en su navegador web, verá que está disponible como página web.

Ahora, inicie MS Excel y cree un nuevo documento en blanco en él. Vaya a " Data > New Query > From Other Sources > From Web ".

5] Aparecerá una ventana emergente, donde deberá pegar el enlace copiado y hacer clic en Aceptar. Si obtiene aquí dos opciones, Básico^(Basic) y Avanzado^(Advanced) , seleccione Básico^(Basic) .

6] Todos los datos de Google Sheet^{(Google Sheet)} estarán disponibles en Excel en forma de tabla. Ahora, en la ventana " Navegador ", primero, haga clic en la casilla de verificación " ^(Navigator)Seleccionar varios elementos^{(Select multiple items)} " y luego seleccione " Tabla 0^{(Table 0)} ". Una vista previa del elemento seleccionado está disponible en el panel derecho.

Puede ver en la siguiente captura de pantalla que la columna 1 está vacía y la columna 2 enumera los números de serie, y nuestros datos reales se enumeran en las columnas 3 y 4. Debido a que no necesitamos las columnas 1 y 2, tenemos que eliminarlas. Para ello, haga clic en el botón " Editar^(Edit) " en la parte inferior de la ventana del Navegador . ^(Navigator)Algunos de ustedes pueden tener " Transformar datos^{(Transform Data)} " en lugar de la opción " Editar^(Edit) " dependiendo de su versión de MS Excel . Se abrirá el " Editor de consultas^{(Query Editor)} ".

Lea^(Read) : Consejos de Excel para ahorrar tiempo y trabajar más rápido .

7] Queremos que nuestra primera fila sea el encabezado. Para esto, haga clic en la esquina superior izquierda y seleccione " Usar la primera fila como encabezados^{(Use first row as headers)} ".

8] Para eliminar columnas no deseadas, haga clic en la esquina superior izquierda y seleccione " Elegir columnas^{(Choose columns)} ". Después de eso, desmarque las casillas de las columnas que no desea y haga clic en Aceptar.

9] Ahora, haga clic en " Cerrar y cargar^{(Close & Load)} " para cargar los datos de Google Sheet en Excel .

Ha conectado su hoja de cálculo de Google^{(Google Sheet)} con Excel . Cada vez que realice cambios en la hoja de Google^{(Google Sheet)} , debe esperar 5 minutos para que esos cambios se publiquen en la web. Después de eso, puede tener que actualizar el archivo de Excel para que estos cambios se reflejen en el archivo de Excel . Para ello, vaya a " Data > Refresh All ".

Leer^(Read) : Las teclas de flecha no funcionan en Excel .

Si desea que Excel se actualice solo cada vez que realice cambios en la Hoja de cálculo de Google^{(Google Sheet)} , debe realizar algunos pasos más.

1] Seleccione la tabla y vaya a " Data > Connections ". Esto abrirá una ventana en la que tienes que seleccionar “ Propiedades^(Properties) ”.

2] Ahora, haga clic en la casilla de verificación " Actualizar cada^{(Refresh every)} " e ingrese el tiempo después del cual desea que Excel se actualice automáticamente. He introducido 5 minutos. Si habilita la opción " Actualizar datos al abrir el archivo ", ^{(Refresh data when opening the file)}Excel buscará actualizaciones cada vez que lo abra. Cuando haya terminado, haga clic en Aceptar y cierre la ventana anterior.

Eso es todo. Así es como puede conectar Google Sheets con MS Excel .

Lea a continuación^{(Read next)} : Sugerencias y trucos avanzados de Excel .

How to connect Google Sheets with Excel

Βoth Google Sheets and Microsoft Excel are powerful spreadsheet software. While in Excel you can work offline, Google Sheets lets you create and manage spreadsheets online. Google Sheets also saves every single change automatically. The benefit of using Google Sheets is that you can manage spreadsheets from anywhere on any device simply by signing into your Google account.

You can download Google Sheets in xlsx and other formats and create a backup on your PC. But every time you make a change to the Google Sheets, you have to download it and replace the previous backup file. Now, imagine if you at a higher post in an organization, you have to manage a significant amount of data. In such a condition, it will become hectic for you to keep all the backup files in synchronization with Google Sheets manually. Is there any method by which all the downloaded files will be updated automatically? Yes, there is. In this article, we will see the method of connecting or synchronizing Google Sheets with MS Excel so that every change made in Google Sheets will be reflected automatically in the respective MS Excel file.

Read: How to use Dark theme in Google Docs, Sheets, and Slides.

How to connect Google Sheets with Excel

1] Open the file in Google Sheets which you want to synchronize with MS Excel. I have prepared sample data of temperatures of different states of India.

2] Now go to “File > Publish to the web” in Google Sheets.

3] In the “Entire Document” drop-down menu, you have an option to publish either the entire document or only the particular sheet of the document.

Click “Published content & settings” part to expand it and see whether the “Automatically republish when the changes are made” part is enabled or not. If not, enable it. Now click on the “Publish” button and select OK in the popup.

Read: How to start Word, Excel, PowerPoint in Safe Mode.

4] After publishing the document, you will get a link. You have to paste this link in the MS Excel document which you want to connect with Google Sheets. If you paste this link in your web browser, you will see that it is available as a web page.

Now, launch MS Excel and create a new blank document in it. Go to “Data > New Query > From Other Sources > From Web.”

5] You will get a popup window, where you have to paste the copied link and click OK. If you get here two options, Basic and Advanced, select Basic.

6] The entire Google Sheet data will be available in Excel in the form of a table. Now, in the “Navigator” window, first, click “Select multiple items” check box and then select “Table 0.” A preview of the selected item is available on the right panel.

You can see in the below screenshot that column 1 is empty and column 2 lists serial numbers, and our actual data is listed in columns 3 and 4. Because we do not need columns 1 and 2, we have to delete them. For this, click on the “Edit” button at the bottom of the Navigator window. Some of you may have “Transform Data” in place of the “Edit” option depending on your MS Excel version. It will open the “Query Editor.”

Read: Excel Tips to Save Time and Work Faster.

7] We want to make our first row the header. For this, click on the top left corner and select “Use first row as headers.”

8] To delete unwanted columns, click the top left corner and select “Choose columns.” After that, uncheck the boxes of the columns that you do not want and click OK.

9] Now, click “Close & Load” to load the data of Google Sheet in Excel.

You have connected your Google Sheet with Excel. Whenever you make any changes to Google Sheet, you have to wait for 5 minutes to get those changes publish on the web. After that, you can have to refresh the excel file to get these changes reflected in the Excel file. For this, go to “Data > Refresh All.”

Read: Arrow keys not working in Excel.

If you want Excel to update by itself whenever you make changes to the Google Sheet, you have to do some more steps.

1] Select the table and go to “Data > Connections.” This will open a window in which you have to select “Properties.”

2] Now, click the “Refresh every” checkbox and enter the time after which you want the Excel to update automatically. I have entered 5 minutes. If you enable the “Refresh data when opening the file” option, Excel will check for updates every time you open it. When you are done, click OK and close the previous window.

That’s it. This is how you can connect Google Sheets with MS Excel.

Read next: Advanced Excel Tips and Tricks.

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