Dos de las funciones principales de Excel son permitirle manipular y ver datos desde diferentes perspectivas, y una de las herramientas más simples pero poderosas del programa para hacerlo es la función Ordenar^{(Sort )} .

Ya sea que se trate de clasificaciones simples ascendentes/descendentes, clasificación en más de una variable para mostrar datos en grupos o para mantener la integridad de las filas, o clasificaciones alfanuméricas simples para mantener ordenados los datos tabulares, la clasificación de datos en Excel es una habilidad esencial.

Pocos programas son más adecuados para clasificar datos tabulares que Excel , y sus clasificaciones pueden ejecutarse desde las más simples y relativamente sencillas hasta las más sofisticadas. Si bien la destreza de clasificación de Excel (lo que puede hacer con el conjunto de datos correcto y un poco de conocimiento del funcionamiento interno del programa) es sólida y profunda, el consejo técnico de hoy se centra en dos tipos básicos de clasificación, como se indica a continuación:

• Ordenar datos en una sola columna
• Ordenar datos en varias columnas

Las hojas de cálculo, por supuesto, se componen de columnas y filas de celdas, o datos tabulares, donde cada columna comprende una división lógica de hechos, cifras o cualquier otro detalle por categoría, como, por ejemplo, nombres, direcciones, moneda, partes. números, etc., según el tipo de hoja de cálculo. Las filas^(Rows) , por otro lado, muestran personas, objetos o figuras uno al lado del otro o en la misma instancia u ocurrencia.

Según el tipo de hoja de cálculo y los datos que contenga, como una lista tabular de nombres, direcciones, números de teléfono y otros datos pertinentes, las filas suelen ser similares a los registros de la base de datos.

Cuando ordena filas de datos, cada fila debe mantener su integridad, sin mover inadvertidamente los datos de una fila a otra, que, como verá más adelante, es donde resulta útil ordenar los datos en varias columnas.

Clasificación en un solo campo

Puede ordenar los registros en su hoja de cálculo por filas y puede ordenar las celdas dentro de los registros por columnas. Por supuesto, puede especificar órdenes de clasificación ascendentes o descendentes. Por defecto, ascendente/alfanuméricamente, el programa ordena el texto de la A a la Z y los números de menor a mayor. Ordenar con un orden de clasificación descendente, por supuesto, invierte el anterior de Z a A , o para que los números más grandes comiencen en la parte superior.

Al igual que con muchas funciones en Excel , hay algunas formas de realizar una ordenación simple; Sin embargo, todo lo que necesita para este tipo de clasificación reside en el menú desplegable del botón derecho del mouse, como se muestra a continuación.

1. Haga clic con el botón derecho en^{(Right-click)} un campo de la columna por la que desea ordenar la hoja de cálculo para abrir el menú emergente.
2. Desplácese^(Scroll) hacia abajo y coloque el cursor sobre Ordenar^(Sort) para abrir el menú flotante.
3. Haga clic en Ordenar de A a Z^{(Sort A to Z)} para ascender o Ordenar de Z a A^{(Sort Z to A )} descendente (tenga en cuenta^(Note) que Excel no incluye los datos en las celdas de la fila 1 en la ordenación; el programa asume que esta fila contiene las etiquetas de sus columnas o encabezados).

Esta clasificación simple funciona para muchos tipos de datos, excepto cuando sus filas y columnas tienen datos idénticos o duplicados. En estos casos, debe ordenar en dos o más columnas, a continuación.

Clasificación de registros en varios campos

Dependiendo de la complejidad de sus datos, es posible que deba ordenar en más de una columna. Quizás el mejor ejemplo es ordenar una base de datos alfabéticamente por apellido. Digamos que en sus datos hay varias personas con los mismos apellidos. En estos casos, querrás asegurarte de que Linda Johnson esté antes que Lydia Johnson y que Cherri Anderson aparezca después de Charles Anderson... Ya entiendes la idea.

Puede configurar búsquedas personalizadas con múltiples criterios desde el cuadro de diálogo Ordenar , como este.^(Sort)

1. Haga clic^(Click) en una celda en la primera columna de datos que desea ordenar.
2. Haga clic en Datos^{(Data )} justo debajo de la barra de título para abrir la cinta Datos . ^(Data)(La cinta es, por supuesto, la fila de pestañas contextuales en la parte superior de la ventana de la aplicación).
3. En la sección Ordenar y filtrar^{(Sort & Filter)} , haga clic en el botón Ordenar^{(Sort )} para abrir el cuadro de diálogo Ordenar.

• Haga clic en el menú desplegable Ordenar por y elija el nombre de la primera columna para ordenar. ^{(Sort by)}(Tenga en cuenta que Excel muestra el contenido en la fila 1 de la columna, que en este caso contiene las etiquetas de las columnas. Puede desactivar esta opción desmarcando la casilla Mis datos tienen encabezados ).^{(My data has headers)}
• Haga clic en Agregar nivel^{(Add Level )} para agregar otra columna al orden de clasificación.
• Haga clic en el menú desplegable Luego por y elija la siguiente columna para ordenar.^{(Then by)}
• Repita los pasos 6 y 7^{(Steps 6 and 7)} según sea necesario para configurar los parámetros de su tipo.

Al hacer clic en el cuadro de diálogo Ordenar^(Sort) , se revelan varias opciones diferentes para modificar sus ordenaciones, aunque algunas de ellas, a menos que sepa exactamente cómo afecta cada una a su ordenación, muy probablemente producirán resultados no deseados.

• Haga clic en Aceptar^(OK) .
• Si obtiene un cuadro de diálogo Ordenar advertencia , seleccione ^{(Sort Warning)}Expandir la selección^{(Expand the selection)} y luego haga clic en Ordenar.^(Sort.)

Además, cuando elige una columna, Excel analiza el contenido de las celdas en esa columna y hace conjeturas informadas sobre qué valores deben completar los campos Ordenar^{(Sort on)} y Ordenar . ^(Order)A menos que tenga una razón específica (y lógica) para cambiarlos, no lo haga. (A menos que esté experimentando, por supuesto. Siempre animo eso, y la función Deshacer^(Undo) de Excel funciona maravillosamente).

Como estoy seguro de que puede imaginar, esto es solo el comienzo de cómo puede ordenar datos en Excel . Sin embargo, es importante recordar que, a menos que tenga cuidado, el uso de parámetros incorrectos puede yuxtaponer sus datos y cambiar completamente su posición en la hoja de cálculo. Ordenar^(Sort) es rápido y fácil de configurar. La buena noticia es que Deshacer^(Undo) también es rápido. No^(Don) tenga miedo de Deshacer^(Undo) y vuelva a intentarlo. Y otra vez.

Basic One-Column and Multi-Column Data Sorting in Excel Spreadsheets

Two of Excel’s prіmary functions are to allow you to manipulate and view data from different perspectives, and one of the program’s more ѕimple but powerful tools for dоing so is the Sort function.

Whether it’s simple ascending/descending sorts, sorting on more than one variable to display data in groups or to maintain row integrity, or simple alphanumeric sorts to keep your tabular data orderly, sorting data in Excel is an essential skill.

Few programs are better suited for sorting tabular data than Excel, and your sorts can run from the simple and relatively uncomplicated to the highly sophisticated. While Excel’s sorting prowess—what you can do with the right data set and a little knowledge of the inner workings of the program—is indeed robust and in-depth, today’s tech tip focuses on two basic types of sorts, as follows:

• Sorting data on a single column
• Sorting data on multiple columns

Spreadsheets are, of course, made up of columns and rows of cells, or tabular data, where each column comprises a logical division of facts, figures, or any other details by category, such as, say, names, addresses, currency, parts numbers, and so on—depending on the type of spreadsheet. Rows, on the other hand, display people, objects, or figures side-by-side or in the same instance or occurrence.

Depending on the type of spreadsheet and the data it contains, such as a tabular list of names, addresses, phone numbers, and other pertinent data, rows are frequently similar to database records.

When you sort rows of data, each row must maintain its integrity, without inadvertently moving data from one row to another, which, as you’ll see further down, is where sorting data on multiple columns comes in handy.

Sorting on a Single Field

You can sort the records in your spreadsheet by rows, and you can sort the cells within records by columns. You can, of course, specify ascending or descending sort orders. By default, ascending / alphanumerically, the program arranges text from A to Z and numbers from smallest to largest. Sorting with a descending sort order, of course, reverses the older from Z to A, or so that larger numbers start at the top.

As with many functions in Excel, there are a few ways to perform a simple sort; everything you need for this type of sort, though, resides on the right mouse button flyout-menu, as shown below.

1. Right-click a field in the column upon which you want to sort the spreadsheet to open the popup menu.
2. Scroll down and hover the cursor over Sort to open the flyout menu.
3. Click Sort A to Z for ascending or Sort Z to A descending (Note that Excel does not include the data in cells in row 1 in the sort; the program assumes that this row holds your column labels, or headers.).

This simple sort works for many types of data, except when your rows and columns have identical, or duplicate, data. In these instances, you must sort on two or more columns, coming up next.

Sorting Records on Multiple Fields

Depending on the complexity of your data, you may need to sort on more than one column. Perhaps the best example is sorting a database alphabetically in last-name order. Say that your data has several people with the same last names. In these instances, you’ll want to make sure that Linda Johnson comes before Lydia Johnson, and Cherri Anderson displays after Charles Anderson…You get the idea.

You can set up custom searches with multiple criteria from the Sort dialog box, like this.

1. Click a cell in the first column of data you want to sort.
2. Click Data just beneath the title bar to open the Data ribbon. (The ribbon is, of course, the row of contextual tabs across the top of the application window.)
3. In the Sort & Filter section, click the Sort button to open the Sort dialog box.

• Click the Sort by drop-down and choose the first column name to sort on. (Note that Excel displays the content in row 1 of the column, which in this case holds the column labels. You can turn this option off by unchecking the My data has headers checkbox.)
• Click Add Level to add another column to the sort order.
• Click the Then by drop-down and choose the next column to sort on.
• Repeat Steps 6 and 7 as needed to configure the parameters of your sort.

Clicking around in the Sort dialog box reveals several different options for modifying your sorts, though some of them, unless you know exactly how each one affects your sort, will most likely produce unwanted results.

• Click OK.
• If you get a Sort Warning dialog box, select Expand the selection and then click Sort.

Besides, when you choose a column, Excel analyzes the contents of the cells in that column and makes educated guesses as to what values should populate the Sort on and Order fields. Unless you have a specific (and logical) reason for changing these, don’t. (Unless you’re experimenting, of course. I always encourage that—and Excel’s Undo feature works marvelously.)

As I’m sure you can imagine, this is just the beginning of how you can sort data in Excel. It’s important to remember, though, that unless you’re careful, using the wrong parameters can juxtapose your data and completely change its position in the spreadsheet. Sort is fast and easy to setup. The good news is that Undo is fast, too. Don’t be afraid to Undo and try again. And again.

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