Cuando desea ordenar alfabéticamente en Excel , ya sea para ordenar una columna o una fila, el proceso suele ser sencillo. Sin embargo, cuando se trata de ordenar alfabéticamente varias filas o columnas, o de tratar con letras y números, el proceso puede requerir algunos pasos adicionales.

En este artículo, aprenderá todo lo que necesita saber sobre cómo ordenar alfabéticamente sus datos en una hoja de cálculo de Excel .

Ordenar alfabéticamente en Excel con Ordenar

El método que utilice para ordenar alfabéticamente en Excel depende de cuántas columnas o filas contengan los datos que desea organizar.

Ordenar una sola columna de datos alfabéticamente es lo más fácil. Si tiene varias columnas y desea asegurarse de que todos los datos se alineen con la columna alfabética, hay algunos pasos adicionales.

Finalmente, hay consideraciones especiales a tener en cuenta si desea ordenar varias columnas y si los datos tienen una fila de encabezado o no.

General

El método más simple para alfabetizar en Excel es si tiene una columna de datos. Por ejemplo, si tiene una columna con una lista de nombres. 

1. Seleccione la columna de datos.

2. Seleccione el menú Inicio^(Home) y seleccione el menú desplegable Ordenar y filtrar^{(Sort & Filter)} en el grupo Edición^(Editing) en la cinta.

3. Seleccione Ordenar de la A a la Z^{(Sort A to Z)} o Ordenar de la Z a la A^{(Sort Z to A)} según cómo desee organizar los datos^{(organize the data)} .

Ahora, cuando vuelva a mirar la columna que resaltó, verá que los datos se ordenaron alfabéticamente usando el método que eligió.

¿Qué sucede si sus datos tienen números? Por ejemplo, supongamos que tiene una segunda columna con las edades de cada persona.

Desea ordenar esa columna, por lo que sigue el mismo procedimiento anterior y selecciona la columna de datos.

Esta vez, cuando seleccione Ordenar^(Sort) y filtrar^(Filter) en la cinta, verá que las selecciones sobre cómo ordenar han cambiado.

Estas opciones ordenarán los números del número más pequeño al más grande, o al revés.

Clasificación de varias columnas

Hay un problema con la clasificación de columnas individualmente en una tabla que contiene varias columnas^{(that contains multiple columns)} de datos. 

Si solo selecciona una columna y la ordena, las otras columnas permanecen en su lugar. Esto significa que su hoja de cálculo se confundiría y los datos ya no tendrían sentido. La respuesta a esto es ordenar todas las columnas a la vez.

Hagamos esto de nuevo con la hoja de cálculo de ejemplo de nombre y edad.

1. Esta vez, en lugar de seleccionar una sola columna, seleccione toda la tabla.

2. En el menú Inicio , seleccione ^(Home)Ordenar y filtrar^{(Sort & Filter)} y, al igual que antes, seleccione su preferencia de clasificación.

Ahora, verá que no solo los nombres se ordenaron alfabéticamente en su hoja de cálculo de Excel , sino que también las edades asociadas de la segunda columna se ordenaron junto con ellos. Esas edades se quedaron con el nombre correcto.

Esto funciona no solo con una hoja de cálculo de dos columnas en Excel , sino que funcionará independientemente del tamaño de su hoja de cálculo, siempre que seleccione todos los datos en la hoja antes de ordenarlos.

Si lo desea, también puede ordenar varias columnas en una^{(sort multiple columns into one)} y luego ordenar esa única columna en su lugar.

Clasificación personalizada

Notará que otra opción en el menú desplegable Ordenar^(Sort) y filtrar es la ^(Filter)Ordenación personalizada^{(Custom Sort)} .

Para ver cómo funciona esto, tomemos una hoja de cálculo mucho más grande como ejemplo. La hoja de cálculo de este ejemplo es una lista de puntajes SAT para escuelas secundarias en el estado de Nueva York^{(New York)} . 

1. Seleccione toda la tabla de datos en la hoja de cálculo, seleccione el menú Inicio , seleccione ^(Home)Ordenar y filtrar^{(Sort & Filter)} y seleccione Ordenar personalizado^{(Custom Sort)} .

2. Verá aparecer una nueva ventana emergente donde puede seleccionar cómo se ordena específicamente cada columna. Seleccione la columna por la que desea ordenar, seleccione cómo desea ordenarla y luego seleccione cómo desea ordenarla (A a Z, Z a A o Personalizado^(Custom) ).

Notará que hay algunas opciones interesantes de Ordenar por . ^{(Sort On)}Estos son:

• Valores de celda^{(Cell Values)} : ordenar alfabéticamente, o en el caso de números, de menor a mayor o de mayor a menor
• Color de celda^{(Cell Color)} : organice los datos agrupados por color de celda
• Color de fuente^{(Font Color)} : organice los datos agrupados por color de fuente
• Icono de formato condicional^{(Conditional Formatting Icon)} : organice los datos por el icono en la celda desde su lógica de formato condicional

Esto ordenará toda la tabla de datos por la primera columna que haya seleccionado. Pero también puede hacer una ordenación secundaria (una vez que se ordena la primera columna seleccionada).

Simplemente seleccione Agregar nivel^{(Add Level)} . De los nuevos campos que aparecen, seleccione los menús desplegables Columna^(Column) , Ordenar^(Sort) por y Ordenar^(Order) de nuevo según lo desee.

Seleccione Aceptar^(OK) y verá que toda su tabla ahora está ordenada por varias columnas. 

Se ordenará primero por la columna inicial que seleccionó, luego por la segunda, la tercera y así sucesivamente.

Nota^(Note) : es posible que haya notado que las opciones de clasificación de columnas en el menú desplegable anterior incluían los nombres de los encabezados en lugar de las letras. Esto se debe a que la casilla de verificación junto a Mis datos tiene encabezados^{(My data has headers)} en la ventana de clasificación está seleccionada. Si su hoja de cálculo tiene encabezados, asegúrese de seleccionar esto.

Alfabetizar en Excel con filtro

Al usar el menú desplegable Ordenar^(Sort) y filtrar en el menú ^(Filter)Inicio^(Home) , es posible que haya notado que también hay una opción de Filtro .^(Filter)

Si selecciona esto, verá que aparecen flechas desplegables en la parte superior de cada columna. Cuando seleccione una de las flechas en la parte superior de cualquiera de esas columnas, verá una larga lista de opciones.

Así es como funciona cada una de estas opciones:

• Ordenar de la A a la Z^{(Sort A to Z)} o Ordenar de la Z a la A^{(Sort Z to A)} : ordene la hoja usando esta columna alfabéticamente en cualquier dirección.
• Ordenar por color^{(Sort by Color)} : Esto abrirá la misma ventana de ordenación de varias columnas que en la última sección anterior.

Las otras opciones de filtrado en la parte inferior no lo ayudarán a ordenar alfabéticamente en Excel , pero hay muchas opciones para filtrar los datos que no le interesan. Cuando selecciona Filtros de texto^{(Text Filters)} , puede optar por mostrar solo datos en la hoja que:

• Es igual^(Equals) a un valor específico
• No es igual^{(Does Not Equal)} a un valor específico
• Comienza con^{(Begins With)} una palabra o número
• Termina con^{(Ends With)} una palabra o número
• Contiene^(Contains) una palabra o un número.
• No contiene^{(Does Not Contain)} una palabra o número
• El filtro personalizado^{(Custom Filter)} le permite combinar cualquiera de los filtros anteriores para usar varios filtros

Como puede ver, hay muchas formas de alfabetizar (u ordenar números) en Excel . La opción que elija realmente depende de la cantidad de datos que desea ordenar, el tamaño de la tabla que desea ordenar y si desea ordenar solo por una columna o fila, o por varias.

Obtenga más información sobre diferentes sugerencias y trucos para Excel^{(tips and tricks for Excel)} , y comparta cualquier otra técnica que conozca para ordenar sus filas y columnas en Excel .

How to Alphabetize In Excel

When you want to alphabetize in Excel, whether it’s to sort a сolumn оr a row, the рrocess is usually straightforward. Hоwever, whеn it comes to alphabetizing multiple rowѕ or columns, оr dеaling with letters and numbers, the process may requіre а few extra steps.

In this article you’ll learn everything you need to know about how to alphabetize your data in an Excel spreadsheet.

Alphabetize In Excel With Sort

The method you use to alphabetize in Excel depends on how many columns or rows contain the data that you want to organize.

Sorting a single column of data alphabetically is the easiest. If you have multiple columns and want to make sure all of the data lines up with the alphabetized column, there are a few extra steps.

Finally, there are special considerations to take in mind if you want to sort multiple columns, and whether the data has a header row or not.

General

The simplest method to alphabetize in Excel is if you have one column of data. For example, if you have a column with a list of names. 

1. Select the column of data.

2. Select the Home menu, and select the Sort & Filter dropdown in the Editing group on the ribbon.

3. Select either Sort A to Z or Sort Z to A depending how you’d like to organize the data.

Now, when you look back at the column you highlighted, you’ll see that the data there has been sorted alphabetically using the method you chose.

What if your data has numbers? For example, let’s say you have a second column with the ages of each person.

You want to sort that column, so you follow the same procedure as above and select the column of data.

This time, when you select Sort & Filter on the ribbon, you’ll see that the selections for how to sort have changed.

These options will either sort the numbers from the smallest number to the largest, or the other way around.

Multi-Column Sorting

There is one problem with sorting columns individually in a table that contains multiple columns of data. 

If you only select one column and sort it, the other columns stay in place. This means your spreadsheet would get all mixed up and the data would no longer make sense. The answer to this is to sort all of the columns at once.

Let’s do this again with the name and age example spreadsheet.

1. This time, instead of selecting a single column, select the entire table.

2. In the Home menu, select Sort & Filter, and just as before, select your sort preference.

Now, you’ll see that not only have the names been sorted alphabetically in your Excel spreadsheet, but the associated ages from the second column sorted along with them. Those ages stayed with the correct name.

This works not only with a two column spreadsheet in Excel, but it’ll work regardless how large your spreadsheet is, so long as you select all of the data in the sheet before sorting.

If you wanted to, you could also sort multiple columns into one, and then sort that single column instead.

Custom Sort

You’ll notice another option in the Sort & Filter dropdown menu is the Custom Sort.

To see how this works, let’s take a much larger spreadsheet as an example. The spreadsheet in this example is a list of SAT scores for high schools in the state of New York. 

1. Select the entire table of data in the spreadsheet, select the Home menu, select Sort & Filter, and select Custom Sort.

2. You’ll see a new pop-up appear where you can select how each column is specifically sorted. Select the column you want to sort by, select how you want to sort it, and then select how you want to sort it (A to Z, Z to A, or Custom).

You’ll notice there are some interesting Sort On choices. These are:

• Cell Values: Sort alphabetically, or in the case of numbers, from low to high or high to low
• Cell Color: Organize data grouped by cell color
• Font Color: Organize data grouped by font color
• Conditional Formatting Icon: Organize data by the icon in the cell from its conditional formatting logic

This will sort the entire table of data by the first column you’ve selected. But you can also do a secondary sort (once the first selected column is sorted).

Just select Add Level. From the new fields that appear, select the Column, Sort On, and Order dropdowns again as desired.

Select OK and you’ll see your entire table is now sorted by multiple columns. 

It’ll sort first by the initial column you selected, then the second, the third, and so on.

Note: You might have noticed that the column sort options in the dropdown above included the header names rather than letters. This is because the checkbox next to My data has headers in the sort window is selected. If your spreadsheet does have headers, make sure to select this.

Alphabetize In Excel With Filter

While using the Sort & Filter dropdown in the Home menu, you might have noticed there’s also a Filter option.

If you select this, you’ll notice dropdown arrows appear at the top of each column. When you select one of the arrows at the top of any of those columns, you’ll see a long list of options.

Here is how each of these options works:

• Sort A to Z or Sort Z to A: Sort the sheet using this column alphabetically in either direction.
• Sort by Color: This will bring up the same multi-column sort window as in the last section above.

The other filtering options at the bottom won’t help you to alphabetize in Excel, but there are lots of options to filter out data you don’t care about. When you select Text Filters, you can choose to only display data in the sheet that:

• Equals a specific value
• Does Not Equal a specific value
• Begins With a word or number
• Ends With a word or number
• Contains a word or number
• Does Not Contain a word or number
• Custom Filter lets you combine any of the filters above to use multiple filters

As you can see, there are a lot of ways to alphabetize (or order numbers) in Excel. The option you choose really depends how much data you want to sort, how large the table is that you want to sort, and whether you want to sort by only one column or row, or multiple ones.

Learn more about different tips and tricks for Excel, and share any other techniques you know about to sort your rows and columns in Excel.

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