Si trabaja mucho con Microsoft Word y se encuentra haciendo las mismas cosas repetidamente, cree una macro . Macro es una abreviación de la palabra macroinstrucción, que significa una serie de instrucciones para realizar una tarea. 

Lo bueno de crear macros en Word es que no necesitas saber programar^{(know how to program)} . Si puede presionar grabar y detener, puede hacer esto.

¿No son peligrosas las macros?^{(Aren’t Macros Dangerous?)}

¿Has oído hablar de que las macros son malas porque pueden contener virus ? Aunque debe tener cuidado al abrir documentos de Office de personas desconocidas porque pueden tener macros maliciosas, eso no es un problema aquí. Haces tu propia macro, para que sepas que no es un virus.

Cómo grabar una macro en Word^{(How To Record A Macro in Word)}

Para este ejemplo, creará una macro en Word para insertar su firma^{(insert your signature)} al final de un documento.

1. Con Word abierto, vaya a la pestaña Ver .^{(View )}
2. Seleccione la flecha hacia abajo debajo del botón Macros .
3. Seleccione Grabar macro...^{(Record Macro… )} se abrirá una nueva ventana.

1. En el campo Nombre de macro:,^{(Macro name: )} ingrese un nombre significativo para la macro. No se permiten espacios. Utilice un guión bajo o un guión.
2. En el menú desplegable Almacenar macro en:,^{(Store macro in:)} puede seleccionar qué documentos desea que se use esta macro. Si elige Todos los documentos^(Documents) ( Normal.dotm ), la macro estará disponible para usted en cada nuevo documento de Word que cree a partir de ahora. Si elige un solo documento, solo se aplicará a ese único documento. Por lo general, es mejor elegir Todos los documentos^{(All Documents)} .

1. En el campo Descripción:,^{(Description: )}  escriba lo que hace la macro. Esta es una macro simple con un nombre descriptivo, pero a medida que adquiera confianza con las macros, hará cosas más complejas, por lo que una descripción siempre es una buena idea.
2. Puede elegir Asignar macro a^{(Assign macro to)} un botón que creará con el Botón^{(Button )} o teclas de acceso directo que puede elegir con el botón Teclado^{(Keyboard )} . Ya hay muchas teclas de método abreviado para Word , por lo que un botón puede ser lo mejor. Seleccionar botón^(Button) . Se abrirá una nueva ventana llamada Opciones de Word^{(Word Options)} .

1. Aquí asignará a la macro un botón en la cinta de opciones de Word^{(Word Ribbon)} . Seleccione Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} .
2. En el menú desplegable Elegir comandos de:, seleccione ^{(Choose commands from:)}Macros . Esto nos mostrará nuestras macros en el área debajo de él.

1. Necesita algún lugar en la cinta para colocar la macro. Para este ejemplo, seleccione Inicio^{(Home )} en el área de pestañas principales^{(Main Tabs)} . A continuación, seleccione Nuevo grupo^{(New Group)} .
2. Seleccione Cambiar nombre^(Rename) para que pueda darle un nombre significativo.
3. En la ventana Cambiar nombre^(Rename) , seleccione uno de los iconos para representar el grupo y luego ingrese Mis macros^{(My Macros )} en el campo Nombre para mostrar^{(Display name )} .
4. Seleccione Aceptar^(OK) para aplicarlo. Verá el cambio en el área de pestañas principales^{(Main Tabs )} .

1. Con el nuevo Mis macros^{(My Macros)} seleccionado en el área de pestañas principales^{(Main Tabs)} , seleccione la macro Normal.NewMacros.Insert_Signature .
2. Seleccione Agregar^(Add) para insertarlo en el grupo Mis macros^{(My Macros)} .

1. Por supuesto, querrás cambiarle el nombre. Con la macro seleccionada en el área de pestañas principales^{(Main Tabs)} , seleccione Cambiar nombre...^(Rename…)
2. En la ventana Cambiar nombre^(Rename) , seleccione un icono e ingrese un nombre simple en el campo Nombre para mostrar:.^{(Display name: )}
3. Seleccione Aceptar^{(OK )} para confirmar el cambio. Verá el cambio en el área de pestañas principales^{(Main Tabs)} .
4. Seleccione Aceptar^{(OK )} debajo del área de pestañas principales^{(Main Tabs)} para terminar de crear el botón para la macro.

1. Continúe y cree el bloque de firma que desee. Agregue^(Add) un escaneo de su firma u otras imágenes. Lo que quieras. Cuando haya terminado, seleccione la flecha hacia abajo debajo del botón Macros .
2. Seleccione Detener grabación^{(Stop Recording)} . Eso es todo. Su macro Insertar firma está hecha.^(Signature)

1. Pruébelo buscando el botón Insertar firma^{(Insert Signature)} que creó en la pestaña Inicio y selecciónelo. ^(Home)Su bloque de firma debería aparecer mágicamente exactamente como lo diseñó.

Cómo escribir una macro^{(How To Write a Macro)}

Para la mayoría de las macros, el método de grabación es la forma más eficiente de crearlas. Eventualmente, querrás hacer algo más complejo. Esto requiere escribir la macro en el lenguaje Visual Basic^{(Visual Basic)} para Aplicaciones^{(Applications)} ( VBA ). Tenemos la mejor guía de VBA para principiantes^{(best VBA guide for beginners)} , así que márquela como favorita. Vamos a crear una macro para darnos el promedio de palabras por oración para ayudarnos a saber cuándo estamos siendo prolijos.

1. Necesita acceso a la pestaña Desarrollador que está oculta de forma predeterminada en ^{(Developer )}Word . En la esquina superior izquierda de Word , seleccione Archivo^(File) .

1. Cerca de la parte inferior izquierda, seleccione Opciones^(Options) .

1. En la ventana que se abre, seleccione Personalizar cinta^{(Customize Ribbon)} .
2. En el lado derecho, busque Desarrollador^{(Developer )} y coloque una marca de verificación junto a él.
3. Seleccione Aceptar^(OK) para cerrar la ventana. Ahora se mostrará la pestaña Desarrollador .^{(Developer )}

1. Seleccione la pestaña Desarrollador .^{(Developer )}
2. Seleccione el botón Macros .

1. Ingrese un nombre significativo en Nombre de la macro:^{(Macro name:)} deje las Macros en:^{(Macros in: )} como Normal.dotm para que se aplique a todos los documentos de Word . Introduzca siempre^(Always) una descripción en el área Descripción:.^{(Description: )}
2. Seleccione Crear^(Create) . Se abrirá la herramienta de desarrollo de Microsoft Visual Basic para Aplicaciones .^{(Microsoft Visual Basic for Applications )}

1. El código que se muestra en los rectángulos verdes a continuación ya debería estar allí con un espacio en blanco entre ellos. Copia y pega el siguiente código en ese espacio:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

Para cada s en ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Siguiente

MsgBox “Promedio de palabras por oración” + Str ( Int (numWords / numSentences)) + “. Menos de 15 es lo mejor”.

1. Seleccione el botón Ejecutar^{(Run )} para probar el código. Si no se ejecuta como se esperaba, edite el código hasta que se ejecute de la forma deseada.

1. Seleccione el botón Guardar^{(Save )} y cierre la ventana de desarrollo.

1. Cree un botón en la cinta de opciones de Word^{(Create a button in the Word ribbon)} utilizando el mismo método que se muestra en las instrucciones anteriores de "Cómo grabar una macro".
2. Encuentre el botón que acaba de crear y pruébelo.

Mi macro no funciona cuando guardo mi documento de Word^{(My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document)}

Word guarda de manera predeterminada con la extensión de archivo .docx , lo que no permite que las macros se ejecuten automáticamente. Si desea que se ejecute la macro, deberá cambiar el tipo de archivo a Documento habilitado para macros de Word^{(Word Macro-Enabled Document)} (*.docm).

Este tipo de archivo existe en parte para combatir problemas de seguridad de macros. Si ve esta extensión de archivo en un documento que no esperaba recibir, sospeche.

¿Qué más puedo hacer con las macros?^{(What Else Can I Do With Macros?)}

Puede crear macros en Excel^{(create macros in Excel)} , Outlook e incluso PowerPoint . Cualquier cosa que esté haciendo actualmente manualmente, debería poder grabar o escribir una macro para hacerlo. El uso de macros en Word junto con excelentes teclas de método abreviado de Windows^{(great Windows shortcut keys)} multiplicará por diez su productividad. 

How to Create and Run a Macro in Word

If you work with Microsoft Word a lot and find yourself doing the same things repeatedly, create a macro. Macro is a shortening of the word macroinstruction, which means a series of instructions to accomplish a task. 

The great thing about creating macros in Word is that you don’t need to know how to program. If you can press record and stop, you can do this.

Aren’t Macros Dangerous?

Have you heard about macros being bad because they can contain viruses? Although you do have to be careful about opening Office documents from unknown people because they might have malicious macros, that’s not an issue here. You make your own macro, so you know it’s not a virus.

How To Record A Macro in Word

For this example, you’re going to create a macro in Word to insert your signature at the end of a document.

1. With Word open, go to the View tab.
2. Select the down arrow under the Macros button.
3. Select Record Macro… a new window will open.

1. In the Macro name: field, enter a meaningful name for the macro. Spaces are not allowed. Use an underscore or dash.
2. In the Store macro in: dropdown, you can select what documents you want this macro to be used. If you choose All Documents (Normal.dotm), the macro will be available to you in every new Word document you make from now on. If you choose a single document, it will only apply to that single document. It’s usually best to choose All Documents.

1. In the Description:  field, write what the macro does. This is a simple macro with a descriptive name, but as you get confident with macros you’ll do more complex things, so a description is always a good idea.
2. You can choose Assign macro to either a button you’ll create with the Button or hotkeys you can choose using the Keyboard button. There’s already a lot of shortcut keys for Word, so a button may be best. Select Button. A new window will open called Word Options.

1. Here you’ll assign the macro a button on the Word Ribbon. Select Customize Ribbon.
2. In the Choose commands from: dropdown, select Macros. This will show us our macros in the area beneath it.

1. You need somewhere on the ribbon to put the macro. For this example, select Home in the Main Tabs area.  Then select New Group.
2. Select Rename so you can give it a meaningful name.
3. In the Rename window, select one of the icons to represent the group then enter My Macros in the Display name field.
4. Select OK to apply it. You’ll see the change in the Main Tabs area.

1. With the new My Macros selected in the Main Tabs area, select the Normal.NewMacros.Insert_Signature macro.
2. Select Add to insert it into the My Macros group.

1. Of course, you’ll want to rename it. With the macro selected in the Main Tabs area, select Rename…
2. In the Rename window, select an icon and enter a simple name in the Display name: field.
3. Select OK to commit the change. You’ll see the change in the Main Tabs area.
4. Select OK below the Main Tabs area to finish creating the button for the macro.

1. Go ahead and create whatever signature block you’d like. Add in a scan of your signature or other images. Whatever you’d like. When done that, select the down arrow under the Macros button.
2. Select Stop Recording. That’s it. Your Insert Signature macro is made.

1. Test it out by finding the Insert Signature button you created in the Home tab and select it. Your signature block should magically appear exactly as you designed it.

How To Write a Macro

For most macros, the recording method is the most efficient way to create them. Eventually, you’ll want to do something more complex. This requires writing the macro in the Visual Basic for Applications (VBA) language. We’ve got the best VBA guide for beginners, so bookmark that. Let’s create a macro to give us the average words per sentence to help us tell when we’re being wordy.

1. You need access to the Developer tab which is hidden by default in Word. In the top-left corner of Word, select File.

1. Near the bottom-left, select Options.

1. In the window that opens, select Customize Ribbon.
2. On the right side, look for Developer and put a checkmark next to it.
3. Select OK to close the window. The Developer tab will now show.

1. Select the Developer tab.
2. Select the Macros button.

1. Enter a meaningful name in Macro name: Leave the Macros in: as Normal.dotm so it will apply to all Word documents. Always enter a description in the Description: area.
2. Select Create. The Microsoft Visual Basic for Applications development tool will open.

1. The code that’s shown in the green rectangles below should already be there with some blank space between them. Copy and paste the following code into that space:

Dim s As Range
Dim numWords As Integer
Dim numSentences As Integer
numSentences = 0
numWords = 0

For Each s In ActiveDocument.Sentences
numSentences = numSentences + 1
numWords = numWords + s.Words.Count
Next

MsgBox “Average words per sentence” + Str(Int(numWords / numSentences)) + “. Less than 15 is best.”

1. Select the Run button to test the code. If it doesn’t run as expected, edit the code until it runs the way you want.

1. Select the Save button and close the development window.

1. Create a button in the Word ribbon using the same method as shown in the “How to Record a Macro” instructions above.
2. Find the button you just created and test it.

My Macro Doesn’t Work When I Save My Word Document

Word defaults to save with the file extension .docx, which doesn’t allow macros to automatically run. If you want the macro to run, you’ll need to change the file type to Word Macro-Enabled Document (*.docm).

This filetype exists partly to combat macro security issues. If you see this file extension on a document you weren’t expecting to receive, be suspicious.

What Else Can I Do With Macros?

You can create macros in Excel, Outlook, even PowerPoint. Anything that you’re currently doing manually, you should be able to record or write a macro to do it. Using macros in Word along with great Windows shortcut keys will amplify your productivity tenfold. 

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