Casi todas las plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Skype , Microsoft Teams , etc.) le permiten grabar reuniones y llamadas. Estas grabaciones incluyen audio, video, actividad de pantalla compartida^{(screen sharing)} y, a veces, transcripciones escritas. 

En este tutorial, lo guiaremos a través de cómo grabar una reunión de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams meeting)} , acceder a la grabación y compartirla con otros.

¿Quién puede grabar reuniones de Microsoft Teams^{(Record Microsoft Teams Meetings)} ?

Primero, debe tener una de las siguientes licencias para grabar reuniones de Teams : Office 365 Enterprise E1 , E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business , Business Premium o Business Essentials .

En segundo lugar, los administradores de TI de su organización deben haber habilitado la grabación. Suponiendo que lo hayan hecho, hacer una grabación de una reunión de Teams es simple. Sorprendentemente, no tiene que ser el organizador de la reunión para grabar una reunión en Teams . Siempre que un usuario esté en la misma organización que el organizador de la reunión, podrá iniciar y detener una grabación, incluso si el organizador no está presente en la reunión. 

No te preocupes; ni los invitados de otras organizaciones, ni los usuarios externos ni los usuarios anónimos pueden grabar las reuniones de Teams .

Cómo iniciar y detener la grabación de una reunión de Teams^{(Teams Meeting)}

La funcionalidad de grabación está disponible en todas las plataformas de Teams . Entonces, ya sea que esté utilizando la aplicación de escritorio Teams de ^(Teams)Windows o iOS , Teams en un navegador o la aplicación Microsoft Teams para Android o iPhone, puede iniciar y detener una grabación. Para comenzar a grabar, siga estos pasos:

1. Primero, seleccione Más^{(More )} ( icono de tres puntos^{(three dots icon)} ) en los controles de la reunión.

1. Luego seleccione Iniciar grabación^{(Start Recording )} ( icono de botón^{(record button icon)} de grabación ) de la lista desplegable.

Una notificación alertará a los participantes de la reunión que la reunión se está grabando. Si ha habilitado las transcripciones de reuniones, la notificación incluirá esa información.

1. Detenga la grabación seleccionando Más^(More) y luego Detener grabación^{(Stop recording)} . Las opciones de grabación en esta lista incluyen elegir Detener la transcripción^{(Stop transcription)} mientras continúa la grabación. 

1. Confirme su selección.

Una vez más, aparecerá una notificación.

Tan pronto como se detenga la grabación, se procesará.

Cómo configurar una reunión para que se grabe automáticamente^{(How to Set a Meeting to Record Automatically)}

También puede configurar una reunión programada para que se grabe automáticamente. Ya sea^(Whether) para un canal de Teams o no, cuando programe una reunión de Teams , verá un vínculo a las opciones de reunión^{(Meeting options)} en la cita del calendario.

Seleccione el enlace Opciones de reunión^{(Meeting options)} para abrir una página con muchas opciones que puede configurar de antemano. Luego, use el botón de alternar para configurar la reunión para que se grabe automáticamente. 

Cómo encontrar grabaciones^(Recordings) de reuniones de Teams^{(Teams Meetings)} y administrar fechas de vencimiento^{(Manage Expiration Dates)}

Una vez que Microsoft haya procesado la grabación de la reunión, se guardará para que pueda acceder a ella.

Nota:^{(Note: )} hasta agosto de 2021^{(August 2021)} , las grabaciones de Microsoft Teams se guardaban en Microsoft Stream . Ese ya no es el caso.

Dónde encontrar reuniones de canal^{(Where to Find Channel Meetings)}

En Microsoft Teams , si crea una reunión de un equipo o agrega un canal al programar una reunión, se denomina reunión de canal^{(channel meeting)} . Las reuniones de canal^(Channel) aparecerán en el canal para el que fueron programadas. Cualquier miembro del equipo puede unirse a esa reunión. 

Una vez que se detiene la grabación de una reunión de canal, la grabación se guarda en el sitio de Sharepoint para ese canal. Aparecerá un enlace al video grabado en la conversación del canal.

Dónde encontrar grabaciones de otras reuniones^{(Where to Find Recordings of Other Meetings)}

Las grabaciones de todos los demás tipos de reuniones se guardan en OneDrive . Un enlace a la grabación de la reunión aparecerá en el chat de la reunión tan pronto como esté disponible.

Al seleccionar la grabación de la reunión, se abrirá en una nueva pestaña del navegador.

Caducidad de las grabaciones de reuniones ^{(Expiration of Meeting Recordings )}

Si el administrador de TI de su organización ha establecido una política de caducidad para las grabaciones de reuniones, verá un mensaje con un enlace para ver o cambiar la fecha de caducidad. 

1. Seleccione el enlace "Ver o cambiar la fecha de vencimiento aquí".
2. La grabación se abrirá en una nueva pestaña del navegador.
3. Seleccione el icono de información^(Info) para abrir el panel de detalles de la grabación.
4. En el campo Fecha de caducidad^{(Expiration date)} , puede optar por ampliar la fecha de caducidad en 7, 30 o 60 días, seleccionar una fecha específica o eliminar la caducidad por completo.

Otra forma de acceder a las grabaciones y administrar las fechas de vencimiento es ir a Mis archivos^{(My Files)} en su sitio de OneDrive o Sharepoint . Busque la grabación de la reunión y seleccione Mostrar acciones^{(Show actions)} (el icono de tres puntos) a la derecha del archivo. Luego seleccione Detalles^(Details) . Eso abrirá el panel de detalles donde puede ajustar la fecha de vencimiento.

Cómo compartir una grabación de reunión de Microsoft Teams^{(Microsoft Teams Meeting)}

Los pasos para compartir una grabación de una reunión de Microsoft Teams dependen de con quién desee compartir la grabación.

Compartir una grabación de canal con miembros del equipo^{(Sharing a Channel Recording with Team Members)}

Para acceder a una grabación de una reunión de canal, los miembros del equipo pueden ir a la carpeta Grabaciones en la pestaña ^(Recordings)Archivos^(Files) del canal.

Compartir grabaciones de reuniones de otros equipos^{(Sharing Recordings of Other Teams Meetings)}

Para todas las demás reuniones de Teams , la grabación se guarda en la carpeta Grabaciones del organizador de la reunión en su directorio personal de ^(Recordings)OneDrive . Cualquier persona invitada a la reunión verá el enlace a la grabación en el chat de la reunión. 

Si es el organizador de la reunión, puede compartir la grabación con personas que no fueron invitadas a la reunión. Ubique el archivo en su carpeta Grabaciones en OneDrive y elija compartir el archivo o copiar un enlace al archivo que puede pegar en un correo electrónico o mensaje de chat.

Si no fuera el organizador de la reunión, podría compartir la grabación o un enlace a ella con otras personas, pero el organizador de la reunión tendrá que aprobar su acción de compartir.

Usar Teams como grabador de pantalla: ¿buena idea^{(Screen Recorder—Good Idea)} ?

Si bien es posible usar la función de grabación de reuniones en Teams como grabadora de pantalla, Microsoft proporciona una mejor herramienta para la grabación de pantalla. Lea nuestra guía sobre el uso de Microsoft Stream para grabar su pantalla^{(guide on using Microsoft Stream to record your screen)} .

How to Record a Microsoft Teams Meeting

Almost every virtual meeting platform—Zoom, Skуpe, Microsoft Teams, etc.—lets you record meetings and calls. These recоrdings include audio, video, screen sharing activity, and sometimes written transcripts. 

In this tutorial, we’ll walk you through how to record a Microsoft Teams meeting, access the recording, and share it with others.

Who Can Record Microsoft Teams Meetings?

First, you must have one of the following licenses to record Teams meetings: Office 365 Enterprise E1, E3, E5, F3, A1, A3, A5, M365 Business, Business Premium, or Business Essentials.

Second, your organization’s IT admins must have enabled recording. Assuming they have done so, making a Teams meeting recording is simple. Surprisingly, you don’t have to be the meeting organizer to record a meeting in Teams. As long as a user is in the same organization as the meeting organizer, they’ll be able to start and stop a recording, even if the organizer isn’t present in the meeting. 

Don’t worry; neither guests from other organizations, external users, nor anonymous users can record Teams meetings.

How to Start and Stop a Teams Meeting Recording

Recording functionality is available across Teams platforms. So whether you’re using the Windows or iOS Teams desktop application, Teams in a browser, or the Microsoft Teams app for Android or iPhone, you can start and stop a recording. To begin recording, follow these steps:

1. First, select More (three dots icon) from the meeting controls.

1. Then select Start Recording (record button icon) from the dropdown list.

A notification will alert meeting participants that the meeting is being recorded. If you have enabled meeting transcriptions, the notification will include that information.

1. Stop the recording by selecting More and then Stop recording. Recording options in this list include choosing to Stop transcription while continuing the recording. 

1. Confirm your selection.

Once again, a notification will appear.

As soon as the recording is stopped, it will be processed.

How to Set a Meeting to Record Automatically

You can also set a scheduled meeting to record automatically. Whether for a Teams channel or not, when you schedule a Teams meeting, you’ll see a link to Meeting options in the calendar appointment.

Select the Meeting options link to open a page with many options you can configure in advance. Then, use the toggle button to set the meeting to record automatically. 

How to Find Recordings of Teams Meetings and Manage Expiration Dates

Once Microsoft has processed the meeting recording, it will be saved so you can access it.

Note: Until August 2021, Microsoft Teams recordings were saved to Microsoft Stream. That is no longer the case.

Where to Find Channel Meetings

In Microsoft Teams, if you create a meeting from a team or add a channel when scheduling a meeting, that’s called a channel meeting. Channel meetings will appear in the channel for which they were scheduled. Any member of the team can join that meeting. 

Once a channel meeting’s recording stops, the recording is saved to the Sharepoint site for that channel. A link to the recorded video will appear in the channel conversation.

Where to Find Recordings of Other Meetings

Recordings of all other kinds of meetings are saved to OneDrive. A link to the meeting recording will appear in the meeting chat as soon as it’s available.

Selecting the meeting recording will open it in a new browser tab.

Expiration of Meeting Recordings 

If your organization’s IT admin has set an expiration policy for meeting recordings, you’ll see a message with a link to view or change the expiration date. 

1. Select the “View or change the expiration date here” link.
2. The recording will open in a new browser tab.
3. Select the Info icon to open the details pane for the recording.
4. In the Expiration date field, you can opt to extend the expiration date by 7, 30, or 60 days, select a specific date, or remove expiration altogether.

Another way to access recordings and manage expiration dates is to go to My Files in your OneDrive or Sharepoint site. Locate the meeting recording and select Show actions (the three dots icon) to the right of the file. Then select Details. That will open the details pane where you can adjust the expiration date.

How to Share a Microsoft Teams Meeting Recording

The steps for sharing a Microsoft Teams meeting recording depend on who you want to share the recording with.

Sharing a Channel Recording with Team Members

To access a recording of a channel meeting, team members can go to the Recordings folder in the Files tab of the channel.

Sharing Recordings of Other Teams Meetings

For all other Teams meetings, the recording is saved to the meeting organizer’s Recordings folder in their personal OneDrive directory. Anyone invited to the meeting will see the link to the recording in the meeting chat. 

If you’re the meeting organizer, you can share the recording with people who weren’t invited to the meeting. Locate the file in your Recordings folder in OneDrive, and choose to share the file or copy a link to the file that you can paste into an email or chat message.

If you weren’t the meeting organizer, you could share the recording or a link to it with others, but the meeting organizer will have to approve your share action.

Using Teams As a Screen Recorder—Good Idea?

While it’s certainly possible to use the meeting recording feature in Teams as a screen recorder, Microsoft provides a better tool for screen recording. Read our guide on using Microsoft Stream to record your screen.

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