Microsoft Office le permite imprimir sobres individualmente o como una combinación de correo masivo. Esto es increíblemente valioso para las empresas que necesitan agregar una marca y otros elementos personalizados a una extensa lista de correo.

Así es como puede imprimir en un sobre en Microsoft Excel . Recuerde^(Remember) que necesita Microsoft Word y Excel para que esto funcione. Este método debería funcionar independientemente de si está utilizando la suite de Microsoft en una PC con Windows o una Mac .

Paso 1: crea tu lista de correo

El primer paso es crear la lista de destinatarios a los que enviará el correo. Puede omitir este paso si solo necesita imprimir uno o dos sobres. Sin embargo, este paso es esencial para aquellos que trabajan con grandes listas de correo.

Para crear su lista de correo:

1. Abra Microsoft Excel.
2. Cree una nueva hoja de cálculo con las siguientes columnas: Nombre^{(First Name)} , Apellido^(Surname) , Dirección^(Address) , Estado^(State) , País^(Country) , Código postal^{(Postal Code)} . Importa^(Import) tus contactos a la hoja de cálculo, agregando esta información en las columnas correspondientes. Este documento se convertirá en su lista maestra de correo.

1. Verificar sus direcciones en este paso es importante para evitar perder tiempo y dinero imprimiendo datos antiguos o incorrectos.

Paso 2: Diseñe su sobre

A continuación, debe preparar su plantilla de sobre en Microsoft Word . Este es el documento que configurará para que se complete con las direcciones de sus destinatarios cuando se imprima automáticamente.

Para hacerlo:

1. Abra un documento en blanco en Microsoft Word .
2. Seleccione la pestaña Correos.

1. Haga clic en Sobres.

1. Ahora especifique qué tamaño de papel deben tener sus sobres. Para ello, seleccione el icono Vista previa .^(Preview)

1. En la pestaña ^(Envelope) Opciones^(Options) de sobre , seleccione el menú desplegable en Tamaño^(Envelope) de sobre .

1. Elija el tamaño que deben tener sus sobres. Word contiene los tamaños de sobre más comunes, pero puede designar uno propio haciendo clic en Tamaño personalizado^{(Custom Size)} .

1. A continuación, seleccione Fuente…^(Font…) junto al cuadro Dirección de entrega o Dirección de ^(Delivery)devolución^(Return) para configurar la fuente que desea para ambas opciones.

1. Seleccione Aceptar.

1. El último paso es agregar elementos de marca y personalizados si lo desea. Para hacerlo, haga clic en Agregar^(Add) al documento. Esto abrirá el sobre como un documento de Word normal , así que edítelo como lo haría normalmente.

Nota: Puede usar una dirección de muestra en el cuadro de texto de la dirección de entrega para ver cómo se verá su sobre cuando se imprima. Para obtener una vista previa de su sobre, haga clic en Vista previa de resultados^{(Preview Results)} en la cinta.

Paso 3: Configure la alimentación de la impresora

El siguiente paso es decirle a Microsoft Word cómo funciona la alimentación de su impresora^{(how your printer feed works)} . Esto asegura que sus sobres se imprimirán correctamente, con todos los elementos en la organización adecuada.

Para configurar la alimentación de la impresora:

1. Haga clic en Envíos > Sobres.

1. Seleccione opciones.

1. Haga clic en la pestaña Opciones de impresión.

1. En la ventana Método de alimentación^(Feed) , seleccione la orientación de alimentación del sobre en la impresora. Recomendamos seleccionar un método en el que el sobre bordee el borde de la bandeja de alimentación, ya que facilitará la colocación del sobre en la impresora. Tenga en cuenta que las direcciones de entrega y devolución estarán desalineadas si su sobre no está colocado correctamente.

1. Seleccione Boca^(Face) arriba o Boca^(Face) abajo para definir en qué dirección cargará el sobre.

1. Haga clic en Rotación en el sentido de las agujas^{(Click Clockwise)} del reloj para rotar el diseño del sobre según sus preferencias.

1. Si su impresora tiene más de una bandeja de alimentación, haga clic en el menú desplegable debajo de Alimentar desde para elegir la bandeja correcta.

Paso 4: Inicie la combinación de correo^{(Mail Merge)} y vincule su lista de correo^{(Link Your Mailing)}

Es hora de comenzar la combinación de correspondencia. Esto permitirá que Microsoft Word agregue automáticamente los nombres y direcciones de la fuente de datos de su lista de direcciones.

Para hacerlo:

1. En Word , haga clic en Mailings > Start Mail Merge > Envelopes .

1. Haga clic^(Click) en la pestaña ^(Envelope) Opciones^(Options) de sobre . Vuelva a verificar su configuración en el cuadro de diálogo Opciones de ^(Options)sobre y agregue su dirección de ^(Envelope) devolución^(Return) . Cuando esté listo, haga clic en Aceptar.
2. Click File > Save para guardar su plantilla de sobre.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use una lista existente^(Existing) . Si solo está imprimiendo en un solo sobre, seleccione Escriba^(Type) una nueva lista^{(New List)} . Asimismo^(Likewise) , si sus contactos ya están guardados en Microsoft Outlook como una lista de distribución^{(distribution list)} , puede seleccionar Elegir^(Choose) entre los contactos de Outlook^{(Outlook Contacts)} .

1. Seleccione su hoja de cálculo de Microsoft Excel y confirme la elección.

1. Si es necesario editar alguna dirección, puede seleccionar Editar lista de destinatarios^{(Edit Recipient List)} para cambiarla.

1. Haga clic en Bloque de direcciones^{(Click Address Block)} en la cinta. Esta ventana le mostrará cómo se verá su bloque de direcciones con sus datos insertados. El lado izquierdo contiene una lista de opciones sobre cómo se imprimirán el nombre y la dirección.

1. Elija una opción, luego seleccione Aceptar.

Paso 5: Imprima los sobres

Si todo parece correcto, es hora de completar la combinación de correspondencia e imprimir direcciones en sus sobres. Para hacerlo:

1. Seleccione Terminar^{(Select Finish)} y fusionar^(Merge) , luego Imprimir documentos...^{(Print Documents…)}

1. Finalmente, asegúrese de que "Todos" esté marcado y seleccione Aceptar.

1. Asegúrese^(Make) de que la configuración de la impresora sea correcta y que sus sobres estén correctamente alineados, luego seleccione Aceptar nuevamente. Su impresora ahora debería comenzar a imprimir sus sobres.

Nota: Word también le permite crear e imprimir etiquetas^{(create and print labels)} si prefiere usar etiquetas postales en lugar de imprimirlas directamente en los sobres. Puede agregar detalles en el cuadro de diálogo de las etiquetas de dirección haciendo clic en Correo^(Mailing) > Etiquetas^(Labels) . También puede utilizar la combinación^{(use mail merge)} de correspondencia para crear varias etiquetas.

No olvides los sellos

Desafortunadamente, no puede imprimir sobres solo con Excel . Sin embargo, con la combinación de MS Word y Excel , el proceso de impresión de sobres es increíblemente fácil. Con este tutorial, debería tener su próximo lote de correo listo para enviar en poco tiempo. ¡^(Don) No olvides pagar los gastos de envío!

How to Print on an Envelope in Microsoft Excel

Microsoft Office lets you print enveloрes individually оr as a mass mail merge. This is incredibly valυable for businesses that need to add branding and other custom elements tо an extensive mailing list.

Here’s how you can print on an envelope in Microsoft Excel. Remember that you need both Microsoft Word and Excel to make this work. This method should work regardless of whether you’re using the Microsoft suite on a Windows PC or a Mac.

Step 1: Create Your Mailing List

The first step is to create the list of recipients to whom you will send mail. You can skip this step if you only need to print one or two envelopes. However, this step is essential for those working with large mailing lists.

To create your mailing list:

1. Open Microsoft Excel.
2. Create a new spreadsheet with the following columns: First Name, Surname, Address, State, Country, Postal Code. Import your contacts to the spreadsheet, adding this information in the corresponding columns. This document will become your master mailing list.

1. Verifying your addresses at this step is important to avoid wasting time and money printing old or incorrect data.

Step 2: Design Your Envelope

Next, you need to prepare your envelope template in Microsoft Word. This is the document you will set up to populate with your recipient’s addresses when printing automatically.

To do so:

1. Open a blank document in Microsoft Word.
2. Select the Mailings tab.

1. Click Envelopes.

1. Now specify what paper size your envelopes are to be. To do so, select the Preview icon.

1. In the Envelope Options tab, select the drop-down menu under Envelope size.

1. Choose the size your envelopes need to be. Word contains most common envelope sizes, but you can designate your own by clicking Custom Size.

1. Next, select Font… next to the Delivery address box or Return address to set the font you want for both options.

1. Select OK.

1. The last step is to add branding and custom elements if you desire. To do so, click Add to document. This will open the envelope as a regular Word document, so edit it as you would normally.

Note: You can use a sample address in the delivery address text box to see how your envelope will look when printed. To preview your envelope, click Preview Results in the ribbon.

Step 3: Set the Printer Feed

The next step is to tell Microsoft Word how your printer feed works. This ensures that your envelopes will be printed correctly, with all elements in the proper organization.

To set the printer feed:

1. Click Mailings > Envelopes.

1. Select Options.

1. Click the Printing Options tab.

1. In the Feed method window, select the orientation for how your envelope will feed into the printer. We recommend selecting a method where the envelope borders the edge of the feed tray, as it will make it easier to place the envelope in your printer. Note that the delivery and return addresses will be misaligned if your envelope isn’t correctly positioned.

1. Select Face up or Face down to define which way up you will load the envelope.

1. Click Clockwise rotation to rotate the envelope design to your preference.

1. If your printer has more than one feed tray, click the drop-down menu under Feed from to choose the correct tray.

Step 4: Start the Mail Merge and Link Your Mailing List

It’s time to begin the mail merge. This will allow Microsoft Word to automatically add the names and addresses from your address list data source.

To do so:

1. In Word, click Mailings > Start Mail Merge > Envelopes.

1. Click the Envelope Options tab. Double-check your settings in the Envelope Options dialog box and add your Return address. When you’re set, click OK.
2. Click File > Save to save your envelope template.

1. Click Mailings > Select Recipients > Use an Existing List. If you’re only printing to a single envelope, select Type a New List. Likewise, if your contacts are already saved in Microsoft Outlook as a distribution list, you can select Choose from Outlook Contacts.

1. Select your Microsoft Excel spreadsheet and confirm the choice.

1. If any addresses need to be edited, you can select Edit Recipient List to change them.

1. Click Address Block in the ribbon. This window will show you how your address block will look with your data inserted. The left-hand side contains a list of options for how the name and address will be printed.

1. Choose an option, then select OK.

Step 5: Print the Envelopes

If everything looks correct, it’s time to complete the mail merge and print addresses onto your envelopes. To do so:

1. Select Finish & Merge, then Print Documents…

1. Finally, make sure “All” is checked and select OK.

1. Make sure the printer settings are correct, and your envelopes are correctly aligned then select OK again. Your printer should now begin printing your envelopes.

Note: Word also allows you to create and print labels if you’d rather use mailing labels instead of printing directly on the envelopes. You can add details in the address labels dialog box by clicking Mailing > Labels. You can also use mail merge to create several labels.

Don’t Forget Stamps

Unfortunately, you can’t print envelopes using Excel alone. However, with the combination of MS Word and Excel, the envelope printing process is incredibly easy. With this tutorial, you should have your next batch of mail ready to go in no time. Don’t forget to pay for postage!

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