Cuando Microsoft introdujo por primera vez la cinta en su suite de Office^{(Office Suite)} , causó bastante división entre aquellos que pasan todo el día usando software de productividad. A algunas personas les encantó y otras prefirieron el sistema de menús clásico que es casi tan antiguo como la propia interfaz gráfica de usuario. 

Al final, la cinta ganó la guerra y parece haber llegado para quedarse. Afortunadamente^(Luckily) , incluso si no es un fanático, puede personalizar la cinta de opciones de Microsoft Office para que se ajuste mejor a su flujo de trabajo y necesidades.

Qué versiones estamos usando

Usamos Office 365 como parte de Microsoft 365 . Esto significa que la versión en la que se basan estas instrucciones corresponde a la versión más reciente de Office en el momento de la redacción. Debe haber pocas diferencias (si es que hay alguna) en cómo funciona la personalización de la cinta, ya que todas las versiones de Office ahora están esencialmente unificadas.

Sin embargo, hay una gran excepción a esto. La versión de Office Live del servicio no ofrece personalización de la cinta ni, de hecho, ninguna cinta en absoluto. Al igual que las aplicaciones web Documentos^(Docs) , Hojas de cálculo y Presentaciones^(Slides) de Google , Office Live es una versión muy reducida de las aplicaciones de escritorio. Por lo tanto, las instrucciones y la información a continuación se aplican solo a las versiones de escritorio actuales de Microsoft Office .

Cómo funcionan las cintas en general

Las cintas están destinadas a organizar las funciones del software por su tipo general. Por lo tanto, las funciones que generalmente se usan en conjunto comparten la misma cinta. En una aplicación como Microsoft Word , verá una cinta para diseño, diseño, referencias académicas, etc.

De forma predeterminada , Microsoft ha hecho un gran trabajo al proporcionar cintas y funciones de cinta que satisfarán a la mayoría de las personas. Si solo está haciendo hojas de cálculo básicas o escribiendo un ensayo ocasional, hay pocas razones para arreglar lo que no está roto.

Sin embargo, si realiza los mismos conjuntos de tareas altamente específicas todos los días, puede acelerar su flujo de trabajo ajustando exactamente qué cintas de Microsoft Office están al alcance de su mano.^{(Microsoft Office)}

Las cintas se subdividen en grupos de comandos relacionados. Por ejemplo, la cinta Inicio^(Home) tiene un grupo llamado "Fuente". Esto tiene los comandos relacionados con el formato de fuente en un solo lugar.

Por lo tanto, la personalización de la cinta de opciones de Microsoft Office adopta dos formas principales:

• Agregar y quitar cintas enteras.
• Personalización de los grupos y comandos que aparecen en una cinta determinada.

Le mostraremos cómo hacer ambas cosas en Microsoft Office con facilidad, comenzando con cómo agregar o quitar cintas enteras.

Cómo agregar o eliminar pestañas de cinta completas^{(Or Remove Entire Ribbon Tabs)} en Microsoft Office

De forma predeterminada, Office no coloca todas las cintas que se encuentran en cada aplicación en su pantalla. En realidad, hay pestañas de cinta completas que quizás no conozca y que están a solo unos clics de distancia. 

Para acceder a la interfaz de personalización de la cinta, todo lo que tiene que hacer es hacer clic con el botón derecho en cualquier parte en blanco de la cinta y luego seleccionar Personalizar la cinta^{(Customize the Ribbon)} . Verás esta ventana:

Aquí verás dos columnas. A la izquierda, tenemos los comandos que se pueden agregar a las pestañas y grupos de la cinta. 

Estos no son relevantes en este momento, así que dirijamos nuestra atención a la columna de la derecha debajo de Personalizar la cinta^{(Customize the Ribbon)} .

El menú desplegable debajo del nombre de esta columna se puede usar para ver todas las pestañas, solo las pestañas principales o solo las pestañas de herramientas. Por ahora, dejémoslo en Pestañas principales^{(Main Tabs)} . Como puede ver, hay una entrada para cada una de las pestañas que puede ver en la pantalla principal de la aplicación de Office que está usando.

Aquí estamos usando Word , por lo que un buen ejemplo es la pestaña Revisar . ^{(Review )}Si desmarca la casilla a la izquierda de la entrada y luego selecciona Aceptar^(OK) , la cinta de revisión desaparecerá de la ventana principal de Word.

Continúe y marque o desmarque las casillas que desee. Luego seleccione Aceptar^(OK) cuando haya terminado y su aplicación solo tendrá las pestañas que realmente necesita.

Cómo personalizar pestañas de cinta individuales^{(Individual Ribbon Tabs)}

Ahora que sabe cómo eliminar pestañas, es hora de profundizar en el contenido de cada pestaña individual. Primero^(First) , haga clic derecho en cualquier parte en blanco de la cinta y luego seleccione Personalizar la cinta^{(Customize the Ribbon)} .

Ahora, elijamos una pestaña para personalizar. En este caso esa pestaña será Inicio^(Home) . Seleccione el pequeño signo más a la izquierda de Inicio^(Home) . Eso expandirá la lista de grupos dentro de esa pestaña.

Ahora seleccione un grupo. En este caso estamos seleccionando Portapapeles^(Clipboard) . Una vez seleccionado, seleccione el botón Eliminar^(Remove) entre las dos columnas. El portapapeles^(Clipboard) se eliminará de la pestaña Inicio .^(Home)

También puede agregar grupos a las pestañas. Primero^(First) , asegúrese de que Elegir comandos del menú desplegable^{(Choose commands from dropdown)} esté configurado en Pestañas principales^{(Main Tabs)} . Esto es opcional, pero hace que sea más fácil averiguar qué grupos y comandos pertenecen a dónde. 

Expandamos la pestaña Dibujar^{( Draw)} en la columna de la izquierda. Seleccione Herramientas de dibujo^{(Drawing Tools )} y luego seleccione Agregar^(Add) . 

Las herramientas de dibujo^{(Drawing Tools)} ahora se han agregado a la pestaña Inicio^{(Home Tab)} .

También es posible agregar comandos individuales, pero estos deberán agregarse a grupos personalizados, así que veamos cómo se crean a continuación.

Adición de pestañas y grupos personalizados

La última personalización básica que vamos a hacer es la creación de una pestaña y grupos personalizados. Vuelva a la ventana Personalizar cinta^{(Customize Ribbon Window)} de opciones .

Ahora selecciona Nueva pestaña^{(New Tab)} . Verá aparecer una nueva pestaña con un nuevo grupo debajo. 

Seleccione Cambiar nombre^(Rename) para darle a su pestaña y grupo un nombre personalizado.

Ahora puede usar las instrucciones de las secciones anteriores para agregar grupos a esta pestaña. Por supuesto, también puede agregar grupos personalizados a las pestañas existentes. También puede agregar comandos individuales a sus grupos personalizados desde la columna izquierda de los comandos enumerados.

De esta manera, creará una interfaz completamente personalizada para la aplicación de Office que elija.

Importación^(Importing) y exportación de personalizaciones de la cinta^{(Exporting Ribbon Customizations)}

Sería bastante mala suerte si pasara mucho tiempo ajustando perfectamente su cinta solo para perder esa configuración. Ya sea que se trate de una falla del disco duro, de tener más de una computadora o de comprar una nueva, puede exportar e importar sus personalizaciones con facilidad.

En la ventana Personalizar la cinta , seleccione el menú desplegable ^{(Customize the Ribbon)}Import/Export y guarde su personalización actual o cargue una guardada previamente. 

Es tan fácil como eso.

Restablecimiento de sus personalizaciones

Es increíble que pueda cambiar casi todos los aspectos de la cinta de opciones de Office , pero también es demasiado fácil estropear las cosas por completo. La buena noticia es que recuperar las personalizaciones predeterminadas es fácil. Si tuvo la previsión de guardar su configuración, simplemente puede volver a cargar ese archivo de personalización. 

Si, por otro lado, solo desea volver a la forma en que estaban las cosas, seleccione el menú desplegable restablecer en la ventana de personalización. Luego elija restablecer solo la pestaña seleccionada o todas. 

Ahora conoce todos los conceptos básicos sobre la personalización de la cinta de opciones de Microsoft Office . Ve y hazlo tuyo.

How to Customize the Microsoft Office Ribbon

When Microsoft first introduced the ribbon to their Office Suite, it caused quite a bit of division amongst those who spend all day using productivity software. Some people loved it and others preferred the classic menu system that’s pretty much as old as the graphical user interface itself. 

In the end, the ribbon won the war and seems to be here to stay. Luckily, even if you’re not a fan, you can actually customize the Microsoft Office ribbon to better fit your workflow and needs.

Which Versions We’re Using

We’re using Office 365 as part of Microsoft 365. This means that the version these instructions are based on are for the latest version of Office at the time of writing. There should be few (if any) differences in how ribbon customization works, since all versions of Office are now essentially unified.

There is however one major exception to this. The Office Live version of the service does not offer ribbon customization or, indeed, any ribbon at all. Like Google’s Docs, Sheets and Slides web applications, Office Live is a very cut-down version of the desktop apps. So the instructions and information below apply to current desktop versions of Microsoft Office only.

How Ribbons Work In General

Ribbons are meant to organize software functions by their general type. So functions that are usually used in conjunction with each other all share the same ribbon. In an application like Microsoft Word you’ll see a ribbon for design, layout, academic referencing and so on.

By default Microsoft has done a great job of providing ribbons and ribbon functions that will satisfy most people. If you’re only doing basic spreadsheets or writing the occasional essay, there’s little reason to fix what’s not broken.

If you’re doing the same, highly-specific sets of tasks on a daily basis however, you can speed up your workflow by tuning exactly which Microsoft Office ribbons are at your fingertips.

Ribbons are further subdivided into groups of related commands. For example, the Home ribbon has a group named “Font”. This has the commands that relate to font formatting all in one place.

Customization of the Microsoft Office ribbon therefore takes two main forms:

• Adding and removing entire ribbons.
• Customizing the groups and commands that appear on a given ribbon.

We’re going to show you how to do both in Microsoft Office with ease, starting with how to add or remove entire ribbons.

How To Add Or Remove Entire Ribbon Tabs In Microsoft Office

By default, Office does not put all of the ribbons that are in each application on your screen. There are actually entire ribbon tabs you might not know about that are just a few clicks away. 

To access the ribbon customization interface, all you have to do is right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon. You’ll see this window:

Here you’ll see two columns. On the left, we have the commands that can be added to ribbon tabs and groups. 

These aren’t relevant right now, so let’s turn our attention to the right column under Customize the Ribbon.

The dropdown below the name of this column can be used to see all the tabs, only main tabs or just tool tabs. For now, let’s just leave it on Main Tabs. As you can see, there’s an entry for each of the tabs you can see on the main screen of the Office app you’re using.

Here we’re using Word, so a good example is the Review tab. If you uncheck the box to the left of the entry and then select OK, the review ribbon will disappear from Word’s main window.

Go ahead and check or uncheck whichever boxes you want to. Then select OK when done and your app will only have the tabs you actually need.

How To Customize Individual Ribbon Tabs

Now that you know how to remove tabs, it’s time to dig into the contents of each individual tab. First, right-click on any blank part of the ribbon then select Customize the Ribbon.

Now, let’s choose a tab to customize. In this case that tab will be Home. Select the small plus to the left of Home. That will expand the list of groups within that tab.

Now select a group. In this case we’re selecting Clipboard. Once selected, select the Remove button between the two columns. Clipboard will be removed from the Home tab.

You can also add groups to tabs. First make sure the Choose commands from dropdown is set to Main Tabs. This is optional, but it does make it easier to figure out which groups and commands belong where. 

Let’s expand the Draw tab in the left-hand column. Select Drawing Tools then select Add. 

The Drawing Tools has now been added to the Home Tab.

It’s possible to add individual commands as well, but these will have to be added to custom groups, so let’s see how those are created next.

Adding Custom Tabs & Groups

The last basic customization we’re going to do is the creation of a custom tab and groups. Go back to the Customize Ribbon Window.

Now select New Tab. You’ll see a new tab appear with one new group under it. 

Select Rename to give your tab and group a custom name.

Now you can use the instructions in the above sections to add groups to this tab. Of course you can also add custom groups to existing tabs as well. You can also add individual commands to your custom groups from the left column of listed commands.

In this way you’ll build a completely custom interface for your Office app of choice.

Importing & Exporting Ribbon Customizations

It would be pretty bad luck if you spent a long time perfectly fine-tuning your ribbon only to lose those settings. Whether it’s hard drive failure, owning more than one computer or buying a new one, you can export and import your customizations with ease.

On the Customize the Ribbon window, select the Import/Export dropdown and either save your current customization or load a previously saved one. 

It’s as easy as that.

Resetting Your Customizations

It’s awesome that you can change just about every aspect of the Office ribbon, but it’s also a little too easy to completely mess things up. The good news is that getting your default customizations back is easy. If you had the foresight to save your configuration, then you can simply reload that customization file. 

If, on the other hand, you just want to go back to the way things were out of the box, select the reset dropdown in the customization window. Then either choose to reset only the selected tab or all of them. 

Now you know all the basics about Microsoft Office ribbon customization. Go forth and make it your own.

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