Uno de los principales problemas que la mayoría de los usuarios tienen con Outlook es el hecho de que se vuelve muy lento y consume mucha memoria en sus sistemas. Tengo un archivo de Outlook de 1,5 GB , pero ^{(GB Outlook)}Outlook se ejecuta rápido y no acapara todos los recursos de mi computadora. ¿Por qué?

Bueno, es porque optimizo mi Outlook haciendo algunas tareas de rutina para asegurarme de que se mantenga limpio y delgado. En lugar de lidiar con bloqueos de Outlook , mensajes de error locos, acaparamiento de memoria o perder el tiempo esperando que se cargue Outlook , ¿por qué no sigue mis consejos a continuación para hacer que Outlook sea rápido y receptivo?

Una cosa que desea comprender acerca de Outlook es que se ejecuta completamente desde una base de datos. Todos sus correos electrónicos, tareas, elementos de calendario, contactos comerciales, etc. se almacenan en un archivo de base de datos. Para reducir el uso de la memoria y hacer que Outlook sea más rápido, esa base de datos debe ser pequeña y estar optimizada.

Reducir el uso de la memoria de Outlook

Regla 1.^{(Rule 1.)} En primer lugar, asegúrese de que Autoarchivar^{(AutoArchive)} esté activado en Outlook . Probablemente nunca vuelvas a mirar esos correos electrónicos de hace 5 años, ¿verdad? En lugar de tener miles de correos electrónicos en su bandeja^(Inbox) de entrada , AutoArchive moverá los más antiguos a un nuevo archivo PST y mantendrá su archivo PST actual reducido . Siempre puede encontrar esos correos electrónicos más antiguos más tarde haciendo una búsqueda.

Haga clic en Archivo^(File) y luego en Herramientas^(Tools) y luego en Limpieza de buzón^{( Mailbox Cleanup)} . Verá varias opciones, como se muestra a continuación. Verificaría el tamaño del buzón y, si supera los 500 MB, debe activar Autoarchivar^{(AutoArchive)} o eliminar los correos electrónicos que ocupan una gran cantidad de espacio. Además, asegúrese de vaciar la carpeta de elementos eliminados después, ya que aún ocupa espacio.

También vale la pena señalar que debe hacer esto para cada buzón que haya configurado en Outlook . Por eso es una buena idea activar Autoarchivar^{(AutoArchive)} porque se encargará de ello automáticamente sin ninguna intervención.

Si no desea hacer eso, al menos mueva todos los correos electrónicos más antiguos a otra carpeta para que Outlook no tenga que cargar miles de correos electrónicos cada vez que llegan a la Bandeja^(Inbox) de entrada , lo que provoca un mayor uso de la memoria.

Regla 2. ^{(Rule 2.)} Asegúrese^(Make) de usar solo complementos esenciales para Outlook . A muchos programas les encanta instalar complementos en Outlook automáticamente, como Adobe , EverNote , Wunderlist , etc. Incluso Microsoft agrega un montón de cosas que normalmente desactivo como Skype , OneNote , SharePoint , etc.

¡Si no los usas, deshazte de ellos! Deben cargarse en la memoria cuando se inicia Outlook y también hacen que el programa sea más lento. Para deshabilitar realmente un complemento, debe seleccionar Complementos COM^{(COM Add-ins)} en el cuadro combinado en la parte inferior y hacer clic en Ir^(Go) . Aparecerá otra ventana y podrá desmarcar los elementos que no desee.

Regla 3. ^{(Rule 3.)} Outlook incluye las funciones de Reconocimiento de voz^(Speech) y escritura^{(Handwriting Recognition)} a mano que forman parte de Windows . Si no usa esto, desactívelo para que no se cargue cada vez que se inicia Outlook . También evitará que su sistema escanee sus correos electrónicos, etc.

Puede ir al Panel de control, Reconocimiento^{(Speech Recognition)} de voz y luego hacer clic en Opciones de voz avanzadas^{(Advanced Speech Options)} .

En Configuración de usuario^{(User Settings)} , desmarque la opción Revisar documentos y correo para mejorar la precisión .^{( Review documents and mail to improve accuracy)}

Regla 4. ^{(Rule 4. )} Use un programa diferente para fuentes RSS y calendarios de Internet . ^(Internet)Sí, Google Reader fue genial y ahora que ya no está, ¿por qué no usar Outlook para administrar sus fuentes? ¡ Mala^(Bad) idea! Todavía hay muchos buenos lectores de RSS en línea y fuera de línea que puede usar además de Outlook .

Outlook simplemente no fue diseñado para manejar fuentes RSS tan bien, por lo que algo más que un par ralentizará Outlook . Puede usar Google Calendar para cualquier calendario de Internet que desee seguir.

Regla 5.^{(Rule 5.)} Por alguna razón, la gente se olvida de sus carpetas de spam y papelera. ¡Vacíelos! ¡Alguien como yo recibe cientos de correos electrónicos no deseados al día! Todo eso está almacenado en la base de datos de Outlook y lo ralentiza. Vacíe su carpeta de correo no deseado y su carpeta de basura con frecuencia.

Regla 6.^{(Rule 6.)} Compacte su archivo PST de vez en cuando. Puede hacerlo yendo a Archivo^(File) , luego a Administración de datos^{(Data Management)} . A continuación, haga clic en el archivo PST y elija Configuración^(Settings) . Luego haga clic en el botón Compactar ahora^{(Compact Now)} .

En las versiones más recientes de Office , debe hacer clic en Archivo^(File) y luego en Configuración de la cuenta^{( Account Settings)} . Haga clic en la pestaña Archivos de datos^{( Data Files)} y haga doble clic en el archivo de datos que desea compactar.

Outlook hará esto automáticamente en segundo plano, pero solo se ejecuta cuando su computadora está inactiva^(Idle) y Outlook está abierto. A veces, esta situación nunca se presenta, por lo que es bueno hacerlo manualmente de vez en cuando.

Regla 7.^{(Rule 7.)}  Si tiene archivos de Outlook realmente grandes y la indexación de búsqueda está habilitada, podría estar provocando una desaceleración masiva en Outlook . Puede ser una buena idea deshabilitar la indexación de búsqueda para Outlook hasta que la necesite o eliminar y reconstruir el índice por si acaso. En cualquier caso, debe reducir el tamaño de sus archivos de datos principales para que el índice sea más pequeño.

Simplemente haga clic en Inicio^(Start) y luego escriba buscar. Haga clic^(Click) en la opción Cambiar en las búsquedas de Windows^{( Change on Windows searches)} para eliminar Outlook del índice de búsqueda.

Regla 8.^{(Rule 8.)}  Otra gran ralentización de Outlook es cualquier tipo de programa antivirus que analice todos sus correos electrónicos. Ahora bien, esto es muy útil si usted es alguien propenso a hacer clic en enlaces de malware o ser engañado por correos electrónicos falsos. Desafortunadamente, incluso los usuarios más inteligentes a veces son engañados, por lo que la protección adicional es útil.

Sin embargo, dependiendo del programa antivirus, realmente puede hacer que las cosas sean muy lentas en Outlook . Si tiene este problema, es una buena idea desactivar el antivirus para Outlook y ver si el problema desaparece. Si es así, debe considerar un programa diferente que sea más eficiente con el escaneo.

Regla 9.^{(Rule 9.)} Este consejo solo se aplica a las cuentas de Microsoft Exchange^{(Microsoft Exchange)} , por lo que no funcionará para las cuentas POP o IMAP . Básicamente^(Basically) , desea habilitar el modo de intercambio en caché^{(Cached Exchange Mode)} , lo que significa que los correos electrónicos se almacenarán localmente y se accederá a ellos más rápido.

Vaya a Archivo, Configuración de la cuenta^{( Account Settings)} y luego haga doble clic en la cuenta de correo electrónico en la pestaña Correo electrónico . ^(Email)Marque la casilla Usar modo de intercambio en caché^{(Use Cached Exchange Mode)} .

Con suerte, estas acciones reducirán el consumo de memoria de Outlook y harán que se ejecute más rápido. Además, asegúrese de instalar las últimas actualizaciones y paquetes de servicio para Office y Windows , ya que tienden a ayudar con los problemas de pérdida de memoria y rendimiento. ¡Disfrutar!

How to Reduce Outlook Memory Usage

One of the major issues most users have with Outlook is the fact that it gets rеally slow аnd еats up a lot оf memory on their systems. I have a 1.5 GB Outlook file, but Outlook runs fast and doesn’t hog all the resources on my computer! Why?

Well, it’s because I optimize my Outlook by doing a few routine tasks to make sure it stays clean and slim. Instead of dealing with Outlook crashes, crazy error messages, memory hogging or wasting time waiting for Outlook to load, why not follow my advice below to make Outlook fast and responsive.

One thing you want to understand about Outlook is that it’s completely run from a database. All your emails, tasks, calendar items, business contacts, etc. are stored in a database file. To reduce memory usage and make Outlook fast, that database needs to be small and optimized.

Reduce Outlook Memory Usage

Rule 1. Firstly, make sure you have AutoArchive turned on in Outlook. You’re probably never going to look at those emails from 5 years ago again are you? Instead of having thousands of emails in your Inbox, AutoArchive will move the older ones to a new PST file and keep your current PST file slim. You can always find those older emails later by doing a search.

Click on File and then click on Tools and then Mailbox Cleanup. You’ll see several options as shown below. I would check the mailbox size and if it’s anything over 500 MB, you should turn on AutoArchive or delete any emails that are taking up a large amount of space. Also, make sure to empty out the deleted items folder afterwards as that still takes up space.

It’s also worth noting that you have to do this for each mailbox you have setup in Outlook. That’s why it’s a good idea to turn on AutoArchive because it will take care of it automatically without any intervention.

If you don’t want to do that, at least move all older emails to another folder so that Outlook does not have to load thousands of emails every time it comes to the Inbox, thus causing higher memory usage.

Rule 2. Make sure you are only using essential add-ins for Outlook. A lot of programs love to install add-ons to Outlook automatically, such as Adobe, EverNote, Wunderlist, etc. Even Microsoft adds a bunch of stuff that I normally disable like Skype, OneNote, SharePoint, etc.

If you don’t use them, get rid of them! They have to be loaded into memory when Outlook is started and they make the program slower also. To actually disable an add-in, you have to select COM Add-ins in the combo box at the bottom and click Go. Another window will popup and you can uncheck the items you don’t want.

Rule 3. Outlook comes bundled with the Speech and Handwriting Recognition features that are a part of Windows. If you don’t use this, disable it so that it doesn’t load every time Outlook starts. It will also prevent your system from scanning your emails, etc.

You can go to Control Panel, Speech Recognition and then click on Advanced Speech Options.

Under User Settings, uncheck the Review documents and mail to improve accuracy option.

Rule 4. Use a different program for RSS feeds and Internet calendars. Yes, Google Reader was great and now that it is gone, why not use Outlook to manage your feeds right? Bad idea! There are still many good online and offline RSS readers that you can use other than Outlook.

Outlook just wasn’t designed to handle RSS feeds all that well, so anything more than a couple will slow down Outlook. You can use Google Calendar for any Internet calendars you want to follow.

Rule 5. For some reason, people forget about their spam and trash folders. Empty them out! Someone like me gets hundreds of spam emails a day! That’s all stored in the Outlook database and slows it down. Empty your spam folder and your trash folder often.

Rule 6. Compact your PST file every once in awhile. You can do that by going to File, then Data Management. Next click on the PST file and choose Settings. Then click the Compact Now button.

In newer versions of Office, you need to click on File and then Account Settings. Click on the Data Files tab and double-click on the data file you want to compact.

Outlook will do this automatically in the background, but only runs when your computer is Idle and Outlook is open. Sometimes this situation never comes up, so it’s good to do it manually once in awhile.

Rule 7. If you have really large Outlook files and search indexing is enabled, it could be causing massive slowdowns in Outlook. It may be a good idea to disable search indexing for Outlook until you need it or delete and rebuild the index in case. In any case, you should reduce the size of your main data files to make the index smaller.

Just click on Start and then type in search. Click on the Change on Windows searches option to remove Outlook from the search index.

Rule 8. Another big slow down for Outlook is any kind of anti-virus program that scans all your emails. Now this is very useful if you are someone who is prone to clicking on malware links or being spoofed by fake emails. Unfortunately, even the savviest of users sometimes get tricked, so the extra protection is helpful.

However, depending on the anti-virus program, it can really make things very slow in Outlook. If you are having this issue, it’s a good idea to turn off the anti-virus for Outlook and see if the problem goes away. If it does, you should consider a different program that is more efficient with the scanning.

Rule 9. This tip only applies to Microsoft Exchange accounts, so it won’t work for POP or IMAP accounts. Basically, you want to enable Cached Exchange Mode, which means the emails will be stored locally and accessed faster.

Go to File, Account Settings and then double-click on the email account under the Email tab. Check the Use Cached Exchange Mode box.

Hopefully, these actions will reduce your Outlook memory footprint and make it run faster! Also, make sure you install the latest updates and service packs for Office and Windows as these tend to help with performance and memory leak issues! Enjoy!

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