Intentar completar celdas en Excel que incorporen texto o datos de muchas otras celdas en una hoja puede ser un proceso que consume mucho tiempo. Esto es especialmente cierto si hay cientos o miles de filas en la hoja de cálculo.

Una vez que sepa cómo usar Flash Fill en Excel correctamente, puede dejar que Excel haga todo el trabajo pesado. Simplemente proporcione un par de entradas de celda manuales para ayudar a Excel a comprender exactamente lo que está tratando de hacer. Luego, Excel hace el resto del trabajo para el resto de la hoja de cálculo.

Si esto suena como un consejo para ahorrar tiempo que le gustaría probar, echemos un vistazo a cómo puede usar esta función para mejorar su propia productividad.

Nota^(Note) : la función Flash Fill en Excel solo está disponible en Excel 2013 y versiones posteriores.

Cómo usar Flash Fill en Excel

La aplicación más sencilla de Flash Fill en Excel es combinar dos palabras^{(combining two words together)} . En el siguiente ejemplo, le mostraremos cómo usar Flash Fill para combinar rápidamente un nombre y un apellido en una tercera celda para el nombre completo.

En este ejemplo, la columna C contiene el nombre, la columna D contiene el apellido y la columna E es la columna del nombre completo.

1. Primero, escriba el nombre completo en la primera celda de la forma que le gustaría que se viera (combinando el contenido de la celda Nombre y Apellido).^{(First Name)}

1. Después de esto, comience a escribir lo mismo en la siguiente celda (el Nombre^{(First Name)} y el Apellido de las celdas de la izquierda). Notará que la función Flash Fill de Excel detectará automáticamente el patrón a partir del contenido de la celda superior que escribió manualmente.
   
   Usando este "aprendizaje", Excel proporcionará una vista previa de lo que cree que desea escribir. Incluso le mostrará cómo el resto de las celdas se completarán con el resto de la columna.

1. Simplemente presione Entrar^(Enter) para aceptar esta vista previa. Verá que la función Relleno instantáneo de Excel^{(Excel Flash Fill)} hace su magia al rellenar el resto de las celdas de esta columna por usted.

Como puede ver, la función Flash Fill puede ahorrar una gran cantidad de tiempo si compara escribir manualmente una celda y Enter con tener que escribir manualmente los nombres de todas las celdas en la nueva columna.

Si ha notado que la función Flash Fill no funciona, debe activar la función Flash Fill en Excel . Puedes ver cómo hacerlo en la última sección de este artículo.

Opciones de relleno flash de Excel

Cuando realice los pasos de Flash Fill anteriores, notará que aparecerá un pequeño ícono junto a las celdas completas. Si selecciona la flecha desplegable a la derecha de este icono, verá algunas opciones adicionales que puede usar con la función Flash Fill . 

Usando las opciones de Relleno instantáneo^{(Flash Fill)} en este cuadro desplegable, puede:

• Deshacer Flash Fill^{(Undo Flash Fill)} : deshace la acción que llenó toda la columna después de presionar Enter
• Aceptar sugerencias^{(Accept suggestions)} : Esto le indicará a la función Relleno^{(Flash Fill)} rápido de Excel para esta columna que está de acuerdo con los cambios en la columna y que le gustaría mantenerlos.
• Seleccione xx celdas en blanco^{(Select xx blank cells)} : le permite identificar las celdas que no se completaron y están en blanco para que pueda corregirlas si es necesario
• Seleccionar xx celdas cambiadas^{(Select xx changed cells)} : le permite seleccionar todas las celdas que cambiaron automáticamente después de que la función Flash Fill actualizó esas celdas

Una vez que seleccione Aceptar sugerencias, verá que los números "seleccionados" para las "celdas modificadas" se reducirán a cero. Esto se debe a que una vez que acepta los cambios, la función Flash Fill ya no considera que el contenido de la celda haya sido "cambiado" .

Cómo habilitar el relleno flash en Excel

Si ha notado que Excel no proporciona una vista previa de Flash Fill cuando comienza a escribir la segunda celda, es posible que deba habilitar la función.

Para hacer esto:

Seleccione Archivo^(File) > Opciones^(Options) > Avanzado^(Advanced) . Desplácese hacia abajo hasta la sección Opciones de edición^{(Editing options)} y asegúrese de que tanto Habilitar Autocompletar para valores de celda^{(Enable AutoComplete for cell values)} como Relleno instantáneo automático^{(Automatically Flash Fill)} estén seleccionados.

Seleccione Aceptar^(OK) para finalizar. Ahora, la próxima vez que comience a escribir en la segunda celda después de completar la primera, Excel debería detectar el patrón y brindarle una vista previa de cómo cree que desea completar el resto de las celdas de la columna.

También puede activar la función Relleno instantáneo^{(Flash Fill)} para la celda que ha resaltado seleccionando el ícono Relleno instantáneo^{(Flash Fill)} en el menú Datos en el grupo ^(Data)Herramientas^{(Data Tools)} de datos en la cinta. 

También puede usarlo presionando Ctrl + E en el teclado.

Cuándo usar Flash Fill en Excel

Concatenar nombres completos de dos columnas es un ejemplo simple de cómo puede usar Flash Fill en Excel , pero hay muchos usos más avanzados para esta poderosa función.

• Extraiga una subcadena de una cadena grande (como un código postal de una dirección completa) en otra columna
• Extraer^(Pull) números de cadenas alfanuméricas
• Eliminar espacios antes o después de las cadenas
• Insertar^(Insert) subcadenas (como una coma o un guión) en cadenas existentes
• Reformatear fechas
• Reemplazar^(Replace) parte de una cadena con texto nuevo

Tenga en cuenta que, por muy útil que sea la función Flash Fill , no se actualizará automáticamente cuando cambie las celdas originales.

Por ejemplo, en el ejemplo de nombre y apellido en la primera sección de este artículo, podría lograr el mismo resultado usando la función Concatenar^{(Concatenate function)} y luego llenando el resto de la columna con esa función.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

Cuando haga esto, si alguna de las dos primeras celdas cambia, el nombre completo^{(Full Name)} se actualizará. Una desventaja de esto es que si elimina cualquiera de las dos primeras columnas, la columna Nombre completo^{(Full Name)} se borrará o mostrará un error.

Esta es la razón por la cual la función Flash Fill en Excel se usa mejor cuando desea convertir completa y permanentemente las columnas originales en una cadena o número con formato nuevo.

How To Use Flash Fill In Excel

Trying to fill out cells іn Excel that incorporate text or datа from multiple other cеlls in a sheet can be а νery time consuming proсess. This is еѕрecially true if there are hundreds or thousands of rows in the spreadsheet.

Once you know how to use Flash Fill in Excel correctly, you can let Excel do all of the heavy lifting. You just provide a couple of manual cell entries to help Excel understand exactly what you’re trying to do. Then, Excel does the rest of the work for the rest of the spreadsheet.

If this sounds like a time-saving tip you’d like to try, let’s take a look at how you can use this feature to improve your own productivity.

Note: The Flash Fill feature in Excel is only available in Excel 2013 and later.

How To Use Flash Fill In Excel

The simplest application of Flash Fill in Excel is combining two words together. In the example below, we’ll show you how to use Flash Fill to quickly combine a first name and a last name into a third cell for the full name.

In this example, column C contains the first name, column D contains the last name, and column E is the column for the full name.

1. First, type the full name into the first cell the way you’d like it to look (combining the contents of the First Name cell and the Last Name cell.

1. After this, start typing the same thing into the next cell (the First Name and Last Name from the cells to the left). You’ll notice that Excel’s Flash Fill feature will automatically detect the pattern from the content of the cell above it that you typed manually.
   
   Using this “learning”, Excel will provide a preview of what it thinks you want to type. It will even show you how the rest of the cells will fill in for the rest of the column.

1. Just press Enter to accept this preview. You’ll see the Excel Flash Fill feature perform its magic as it fills in all of the rest of the cells in this column for you.

As you can see, the Flash Fill feature can save a tremendous amount of time if you compare manually typing one cell and Enter to having to manually type the names for all of the cells in the new column.

If you’ve noticed that the Flash Fill feature doesn’t work, you need to turn on the Flash Fill feature in Excel. You can see how to do that in the last section of this article.

Excel Flash Fill Options

When you perform the Flash Fill steps above, you’ll notice a small icon will appear next to the filled-in cells. If you select the drop-down arrow to the right of this icon, you’ll see some additional options you can use with the Flash Fill feature. 

Using the Flash Fill options in this drop-down box, you can:

• Undo Flash Fill: Undo the action that filled in the entire column after you pressed Enter
• Accept suggestions: This will tell Excel’s Flash Fill feature for this column that you’re fine with the changes to the column and would like to keep them
• Select xx blank cells: Lets you identify any cells that didn’t get filled-in and are blank so that you can fix those if you need to
• Select xx changed cells: Lets you select all of the cells that automatically changed after the Flash Fill feature updated those cells

Once you select Accept suggestions, you’ll see that the “select” numbers for the “changed cells” will drop to zero. This is because once you accept the changes, those cell contents are no longer considered “changed” by the Flash Fill feature.

How To Enable Flash Fill In Excel

If you’ve noticed that Excel doesn’t provide a Flash Fill preview when you start typing the second cell, you may need to enable the feature.

To do this:

Select File > Options > Advanced. Scroll down to the Editing options section and make sure both Enable AutoComplete for cell values and Automatically Flash Fill are selected.

Select OK to finish. Now, the next time you start typing in the second cell after filling in the first, Excel should detect the pattern and provide you with a preview for how it thinks you want to fill in the rest of the cells in the column.

You can also activate the Flash Fill feature for the cell you have highlighted by selecting the Flash Fill icon in the Data menu under the Data Tools group in the ribbon. 

You can also use it by pressing Ctrl + E on the keyboard.

When To Use Flash Fill In Excel

Concatenating full names from two columns is a simple example of how you can use Flash Fill in Excel, but there are many more advanced uses for this powerful feature.

• Extract a substring from a large string (like a zip code from a full address) in another column
• Pull numbers out of alphanumeric strings
• Remove spaces from before or after strings
• Insert substrings (like a comma or dash) into existing strings
• Reformat dates
• Replace part of a string with new text

Keep in mind that, however useful the Flash Fill feature is, it will not automatically update when you change the original cells.

For example, in the first and last name example in the first section of this article, you could achieve the same output by using the Concatenate function and then filling the rest of the column with that function.

=CONCATENATE(C2,” “,D2)

When you do this, if either of the first two cells change, the Full Name will update. One drawback of this is that if you delete either of the first two columns, the Full Name column will clear or display an error.

This is why the Flash Fill function in Excel is best used when you want to fully and permanently convert the original columns into a newly formatted string or number.

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