Un mouse es una herramienta útil, pero apuntar y hacer clic es una pérdida de tiempo. Lo sabías, así que fuiste y aprendiste los mejores métodos abreviados de teclado para Office y Windows^{(best keyboard shortcuts for Office and Windows)} .

Pero tal vez algunas tareas repetitivas no tengan teclas de método abreviado. ¿No sería genial si pudieras crear tus propios atajos de teclado en Microsoft Office ? Bueno^(Well) , puedes.

Cómo crear atajos de teclado^{(Keyboard Shortcuts)} en Microsoft Office

Primero, sigamos estos pasos en Word . Los pasos son idénticos en Excel y PowerPoint en el escritorio. Desplácese^(Scroll) hacia abajo para ver cómo hacer esto en Outlook .

1. Haga clic derecho^{(Right-click)} en cualquier espacio gris en el área de la cinta y seleccione Personalizar la cinta^{(Customize the Ribbon)} .

1. Se abrirá la ventana Opciones de Word . ^{(Word Options )}Seleccione Personalizar^{(Customize )} junto a Métodos abreviados de teclado^{(Keyboard shortcuts)} cerca de la parte inferior de la ventana.

1. Se abrirá la ventana Personalizar teclado . ^{(Customize Keyboard)}Mire en el área Categorías^{(Categories )} para limitarse a una pestaña que tenga el comando para el que desea crear un acceso directo. Los comandos de esa pestaña se mostrarán en el área Comandos^{(Commands )} a la derecha. Seleccione el comando que desee.
   
   En este ejemplo, hemos seleccionado FileSendPdf , ya que sería muy útil enviar un documento de Word como PDF^{(send a Word document as a PDF)} con una simple combinación de teclas. Si el comando ya tiene una combinación de teclado, se mostrará en el área Teclas actuales^{(Current keys )} .

1. Para configurar una nueva combinación de teclas de atajo, coloque el cursor en el campo Presionar nueva tecla de atajo^{(Press new shortcut key)} , luego presione la combinación de teclas que desea usar en su teclado. Tome nota de lo que se muestra en el área Claves actuales^{(Current keys)} junto a Asignado actualmente a^{(Currently assigned to)} . Si aparece algo que no sea [sin asignar]^{([unassigned])} , pruebe con otra combinación de teclas.

1. Para usar esta combinación de teclas para todos los documentos futuros, deje Normal.dotm seleccionado en el cuadro Guardar cambios en^{(Save changes in )} . Para aplicar la combinación de teclas solo a este documento, selecciónela en el cuadro desplegable. 
2. Seleccione el botón Asignar^{(Assign )} para aplicar la configuración, luego cierre la ventana Personalizar teclado . ^{(Customize Keyboard)}Pulse Aceptar^{(OK )} para cerrar la ventana Opciones de Word . ^{(Word Options)}Prueba tu nueva combinación de atajos de teclado. 

El acceso directo de FileSendPdf convertirá automáticamente el documento en un PDF , creará un nuevo mensaje de correo electrónico en Outlook , adjuntará el PDF y le dará un Asunto^(Subject) al correo electrónico . Una pulsación de tecla en lugar de una docena o más de apuntar y hacer clic con el mouse es un ahorro de tiempo increíble.

Cómo borrar atajos de teclado personalizados^{(Custom Keyboard Shortcuts)} en Microsoft Office

Es posible que desee deshacerse de todos los métodos abreviados de teclado personalizados que haya creado en una aplicación de Office . Es simple de hacer.

1. Haga clic derecho^{(Right-click)} en cualquier espacio gris en el área de la cinta y seleccione Personalizar la cinta^{(Customize the Ribbon)} .

1. Se abrirá la ventana Opciones de Word . ^{(Word Options )}Seleccione el botón Personalizar^{(Customize )} en el área inferior izquierda de la ventana. Se abrirá la ventana  Personalizar teclado .^{(Customize Keyboard )}

1. Para eliminar las asignaciones de teclas de todos los documentos futuros, deje Normal.dotm seleccionado en el menú desplegable Guardar cambios en . ^{(Save changes in )}Para eliminarlos solo de este documento, elija el documento en el menú desplegable. Cerca de la parte inferior izquierda, seleccione el botón Restablecer todo^{(Reset All )} .

1. Le preguntará: ¿Está seguro de que desea restablecer las asignaciones de teclas? Esta acción eliminará todas las teclas actualmente asignadas a macros y estilos en Normal.dotm^{(Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm)} . Tenga en cuenta que al final de esa advertencia, leerá Normal.dotm o el documento que haya seleccionado. Seleccione Sí^{(Yes )} para confirmar el restablecimiento.

Cómo crear atajos de teclado^{(Keyboard Shortcuts)} en Microsoft Outlook

De todas las aplicaciones de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} , Outlook es probablemente en la que pasas más tiempo. Tiene sentido crear algunos atajos de teclado personalizados para hacer las cosas más rápido. 

Desafortunadamente, desde Outlook 2016, no le permite hacer atajos de teclado como lo hacemos en Word , Excel y PowerPoint . entonces cuales son tus opciones?

Es una solución alternativa, pero puede crear Pasos rápidos^{(Quick Steps )} y asignarles combinaciones de teclas. Esto no le permitirá crear una combinación de teclas de método abreviado para todo en Outlook , pero puede satisfacer la mayoría de sus necesidades. Hay un límite de nueve combinaciones de teclas que puede asignar a Pasos rápidos^{(Quick Steps)} personalizados .

1. Seleccione Crear nuevo^{(Create New )} en la sección Pasos rápidos de la pestaña ^{(Quick Steps )}Inicio^{(Home )} en Outlook. 

1. Se abrirá la ventana Editar paso rápido . ^{(Edit Quick Step )}Introduzca un nombre descriptivo en el campo Nombre^(Name) .
2. Elija una de las acciones predefinidas en el menú desplegable Elegir una acción . ^{(Choose an Action )}En este ejemplo, vamos a marcar como leído^{(Mark as read)} .

1. Encadene acciones juntas seleccionando el botón Agregar acción^{(Add Action )} debajo de la acción anterior.

1. Seleccione Mover a carpeta^{(Move to folder)} .

1. Se abrirá la ventana Seleccionar carpeta . ^{(Select Folder )}Busque^(Find) y seleccione la carpeta a la que desea que esta acción rápida^{(Quick Action)} mueva el correo electrónico. Seleccionamos la carpeta Facturas^{(Bills )} para este ejemplo. Seleccione Aceptar^{(OK )} para cerrar la ventana.

1. Seleccione una combinación de teclas en el menú desplegable Tecla de acceso directo. ^{(Shortcut key)}Tenga en cuenta que está limitado a nueve selecciones.

1. Agregue una descripción de lo que hace el Paso rápido en el cuadro de texto Información sobre herramientas . ^(Tooltip)Cuando pase el cursor sobre el paso rápido^{(Quick Step)} más tarde, aparecerá para recordarle lo que hace.
2. Seleccione Finalizar^{(Finish )} para completar la creación del paso rápido^{(Quick Step)} . Ahora verá el paso rápido Marcar como leído Mover a facturas^{(Mark Read Move to Bills)} en la cinta de opciones de Outlook . Pruébelo usando la combinación de teclas de método abreviado que eligió en el paso 7.

Si desea ir un paso más allá, puede crear accesos directos de escritorio de Outlook^{(create Outlook Desktop shortcuts)} utilizando los interruptores de la línea de comandos para facilitar las tareas comunes.

Practique sus atajos de teclado

Ahora puede crear sus propias teclas de acceso directo de Microsoft Office . ^{(Microsoft Office)}Imprima una lista de los accesos directos más utilizados y manténgalos junto a su monitor. Después de unos días, ya no necesitarás la hoja de trucos. Agregue^(Add) los accesos directos del interruptor de la línea de comandos y aumentará su productividad de Microsoft Office^{(boost your Microsoft Office productivity)} en muy poco tiempo. 

Create or Generate Keyboard Shortcuts for Microsoft Office

A mouse is a handy tool, but point-and-click is a waѕte of time. You knew that, ѕo you went and learned the best keyboard shortcuts for Office and Windows already.

But maybe some repetitive tasks don’t have shortcut keys. Wouldn’t it be great if you could create your own keyboard shortcuts in Microsoft Office? Well, you can.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

Let’s go through these steps in Word first. The steps are identical in Excel and PowerPoint on the desktop. Scroll down to see how to do this in Outlook.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select Customize next to Keyboard shortcuts near the bottom of the window.

1. The Customize Keyboard window will open. Look in the Categories area to narrow down to a tab which has the command you want to create a shortcut for. That tab’s commands will show in the Commands area on the right. Select the command you want.
   
   In this example, we’ve selected FileSendPdf, as it would be very helpful to send a Word document as a PDF with a simple keystroke combination. If the command already has a keyboard combo, it will show in the Current keys area.

1. To set a new shortcut key combination, place the cursor in the Press new shortcut key field, then press the key combo you want to use on your keyboard. Make a note of what shows under the Current keys area next to Currently assigned to. If anything but [unassigned] shows there, try another key combo.

1. To use this key combo for all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in box. To apply the key combo to only this document, choose it in the drop-down box. 
2. Select the Assign button to apply the settings, then close the Customize Keyboard window. Press OK to close out the Word Options window. Try your new keyboard shortcut combination. 

The FileSendPdf shortcut will automatically convert the document into a PDF, create a new email message in Outlook, attach the PDF, and give the email a Subject. One keystroke instead of a dozen or more point-and-clicks with a mouse is an incredible timesaver.

How to Clear Custom Keyboard Shortcuts in Microsoft Office

You may wish to get rid of all the custom keyboard shortcuts you’ve made in an Office app. It’s simple to do.

1. Right-click on any grey space in the ribbon area and select Customize the Ribbon.

1. The Word Options window will open. Select the Customize button in the bottom-left area of the window. The Customize Keyboard window will open. 

1. To remove the key assignments from all future documents, leave Normal.dotm selected in the Save changes in drop-down. To remove them only from this document, choose the document in the dropdown instead. Near the bottom-left, select the Reset All button.

1. It will ask, Are you sure you want to reset the key assignments? This action will remove all keys currently assigned to macros and styles in Normal.dotm. Note that at the end of that warning, it will read either Normal.dotm or the document you’ve selected. Select Yes to confirm the reset.

How to Create Keyboard Shortcuts in Microsoft Outlook

Of all the Microsoft Office apps, Outlook is probably the one in which you spend the most time. It makes sense to create some custom keyboard shortcuts to get things done faster. 

Unfortunately, since Outlook 2016, it doesn’t allow you to make keyboard shortcuts as we can in Word, Excel, and PowerPoint. So what are your options?

It’s a workaround, but you can create Quick Steps and assign key combinations to them. This won’t give you the ability to create a shortcut key combo for everything in Outlook, but it can meet most of your needs. There is a limit of nine key combos that you can assign to custom Quick Steps.

1. Select Create New in the Quick Steps section of the Home tab in Outlook. 

1. The Edit Quick Step window will open. Enter a descriptive name in the Name field.
2. Choose from one of the predefined actions in the Choose an Action drop-down menu. In this example, let’s go with Mark as read.

1. String actions together by selecting the Add Action button under the previous action.

1. Select Move to folder.

1. The Select Folder window will open. Find and select the folder to which you want this Quick Action to move the email. We select the folder Bills for this example. Select OK to close the window.

1. Select a key combo in the Shortcut key drop-down. Note that it’s limited to nine selections.

1. Add a description of what the Quick Step does in the Tooltip text box. When you hover over the Quick Step later, this will appear to remind you of what it does.
2. Select Finish to complete creating the Quick Step. You’ll now see the Mark Read Move to Bills Quick Step in the Outlook ribbon. Test it using the shortcut key combo you chose in step 7.

If you want to go a step further, you can create Outlook Desktop shortcuts using command line switches to make common tasks easier to do.

Practice Your Keyboard Shortcuts

Now you can create your own Microsoft Office shortcut keys. Print out a list of your most-used shortcuts and keep them beside your monitor. After a few days, you won’t need the cheat sheet anymore. Add in the command line switch shortcuts and it will boost your Microsoft Office productivity in no time. 

Related posts

• Los 13 mejores atajos de teclado para equipos de Microsoft

• Cómo crear documentos PDF en Microsoft Office

• Cómo reparar cualquier versión de Microsoft Office

• Los 40 mejores atajos de teclado de Microsoft Excel

• Los más de 30 mejores atajos de teclado de Microsoft Word

• Cómo usar la herramienta de captura de pantalla de Microsoft Word

• Cómo crear una combinación de correspondencia en Microsoft Word

• Cómo buscar y reemplazar texto en Microsoft Word

• Cómo dictar documentos en Microsoft Word

• Cambiar unidades de medida en Microsoft Word

• Cómo reparar el error 25090 de Microsoft Office

• Presentaciones de Google vs Microsoft PowerPoint: ¿cuáles son las diferencias?

• Cómo crear un calendario de grupo en Microsoft 365

• Cómo crear y ejecutar una macro en Word

• ¿Señorita Hotmail? Explicación de los servicios de correo electrónico de Microsoft Outlook

• Genere texto aleatorio o texto de Lorem Ipsum en MS Word

• Cómo reinstalar el Administrador de imágenes de Microsoft Office

• Cómo cancelar su suscripción a Microsoft 365

• Cómo construir una base de datos con Microsoft Access

• Cómo eliminar una página en Microsoft Word