Para aquellos de ustedes que están bien versados ​​en Excel , lo más probable es que estén muy familiarizados con la función BUSCARV^(VLOOKUP) . La función BUSCARV^(VLOOKUP) se usa para encontrar un valor en una celda diferente en función de algún texto coincidente dentro de la misma fila.

Si aún es nuevo en la función BUSCARV^(VLOOKUP) , puede consultar mi publicación anterior sobre cómo usar BUSCARV en Excel^{(how to use VLOOKUP in Excel)} .

Tan poderoso como es, BUSCARV^(VLOOKUP) tiene una limitación sobre cómo debe estructurarse la tabla de referencia coincidente para que la fórmula funcione.

Este artículo le mostrará la limitación en la que no se puede usar BUSCARV e introducirá otra función en ^(VLOOKUP)Excel llamada ÍNDICE-COINCIDIR^{(INDEX-MATCH)} que puede resolver el problema.

ÍNDICE COINCIDIR Ejemplo de Excel

Usando la siguiente hoja de cálculo de Excel de ejemplo , tenemos una lista de nombres de propietarios de automóviles y el nombre del automóvil. En este ejemplo, intentaremos obtener la  identificación del automóvil^{(Car ID)} en función del modelo^{(Car Model)} de automóvil que figura en varios propietarios, como se muestra a continuación:

En una hoja separada llamada CarType , tenemos una base de datos de autos simple con la  identificación^(ID) , el modelo^{(Car Model)} y el color del auto .

Con esta configuración de tabla, la  función BUSCARV^(VLOOKUP) solo puede funcionar si los datos que queremos recuperar se encuentran en la columna a la derecha de lo que estamos tratando de hacer coincidir ( campo Modelo de automóvil^{(Car Model )} ).

En otras palabras, con esta estructura de tabla, dado que estamos tratando de hacerla coincidir en función del modelo de automóvil^{(Car Model)} , la única información que podemos obtener es el color (no la identificación^(ID) , ya que la columna de identificación^(ID)  se encuentra a la izquierda de la  columna del modelo de automóvil ).^{(Car Model )}

Esto se debe a que con BUSCARV^(VLOOKUP) , el valor de búsqueda debe aparecer en la primera columna y las columnas de búsqueda deben estar a la derecha. Ninguna de esas condiciones se cumple en nuestro ejemplo.

La buena noticia es que INDEX-MATCH  podrá ayudarnos a lograrlo. En la práctica, esto combina dos funciones de Excel que pueden funcionar individualmente: la función ÍNDICE^(INDEX) y la función COINCIDIR^(MATCH) .

Sin embargo, a los efectos de este artículo, solo hablaremos de la combinación de los dos con el objetivo de replicar la función de BUSCARV^(VLOOKUP) .

La fórmula puede parecer un poco larga e intimidante al principio. Sin embargo, una vez que lo hayas usado varias veces, aprenderás la sintaxis de memoria.

Esta es la fórmula completa en nuestro ejemplo:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Aquí está el desglose de cada sección.

=INDEX( – El “=” indica el comienzo de la fórmula en la celda e ÍNDICE^(INDEX) es la primera parte de la función de Excel que estamos usando.

CarType!$A$2:$A$5 – las columnas en la hoja CarType  donde están contenidos los datos que nos gustaría recuperar. En este ejemplo, el ID  de cada modelo de automóvil.^{(Car Model.)}

MATCH( – La segunda parte de la función de Excel que estamos usando.

B4 : la celda que contiene el texto de búsqueda que estamos usando ( Modelo de automóvil^{(Car Model)} ) .

CarType!$B$2:$B$5 : las columnas en la hoja CarType   con los datos que usaremos para comparar con el texto de búsqueda.

0)) – Para indicar que el texto de búsqueda debe coincidir exactamente con el texto de la columna correspondiente (es decir CarType!$B$2:$B$5 ). Si no se encuentra la coincidencia exacta, la fórmula devuelve #N/A .

Nota: recuerde el doble corchete de cierre al final de esta función “))” y las comas entre los argumentos.^{(Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.)}

Personalmente, me alejé de VLOOKUP y ahora uso INDEX-MATCH, ya que es capaz de hacer más que VLOOKUP .

Las funciones ÍNDICE-COINCIDIR^{(INDEX-MATCH)} también tienen otros beneficios en comparación con BUSCARV^(VLOOKUP) :

1. Cálculos más rápidos^{(Faster Calculations)}

Cuando trabajamos con grandes conjuntos de datos donde el cálculo en sí puede llevar mucho tiempo debido a muchas funciones BUSCARV^(VLOOKUP) , descubrirá que una vez que reemplace todas esas fórmulas con ÍNDICE-COINCIDIR^{(INDEX-MATCH)} , el cálculo general se calculará más rápido.

1. No es necesario contar columnas relativas^{(No Need to Count Relative Columns)}

Si nuestra tabla de referencia tiene el texto clave que queremos buscar en la columna C y los datos que necesitamos obtener están en la columna AQ , necesitaremos saber/contar cuántas columnas hay entre la columna C y la columna AQ cuando usamos BUSCARV^(VLOOKUP) .

Con las  funciones ÍNDICE-COINCIDIR^{(INDEX-MATCH)} , podemos seleccionar directamente la columna de índice (es decir, la columna AQ) donde necesitamos obtener los datos y seleccionar la columna que se comparará (es decir, la columna C).

1. Parece más complicado^{(It Looks More Complicated)}

BUSCARV^(VLOOKUP) es bastante común hoy en día, pero no muchos conocen el uso conjunto de las funciones ÍNDICE-COINCIDIR.

La cadena más larga en la función ÍNDICE-COINCIDIR^{(INDEX-MATCH)} lo ayuda a parecer un experto en el manejo de funciones complejas y avanzadas de Excel . ¡Disfrutar!

When to Use Index-Match Instead of VLOOKUP in Excel

For those of you who are well-versed in Excel, you are most lіkely very familіar with the VLOOKUP function. The VLOOKUP function is used to find a value in a different cell based on some matching text within the same row.

If you are still new to VLOOKUP function, you can check out my previous post on how to use VLOOKUP in Excel.

As powerful as it is, VLOOKUP has a limitation on how the matching reference table needs to be structured in order for the formula to work.

This article will show you the limitation where VLOOKUP cannot be used and introduce another function in Excel called INDEX-MATCH that can solve the issue.

INDEX MATCH Excel Example

Using the following example Excel spreadsheet, we have a list of car owners name and the car name. In this example, we will be trying to grab the Car ID based on the Car Model listed under multiple owners as shown below:

On a separate sheet called CarType, we have a simple car database with the ID, Car Model and Color.

With this table setup, the VLOOKUP function can only work if the data that we want to retrieve is located on the column to the right of what we are trying to match (Car Model field).

In other words, with this table structure, since we are trying to match it based on the Car Model, the only information that we can get is Color (Not ID as the ID column is located to the left of the Car Model column.)

This is because with VLOOKUP, the lookup value must appear in the first column and the lookup columns have to be to the right. None of those conditions are met in our example.

The good news is, INDEX-MATCH will be able to help us in achieving this. In practice, this is actually combining two Excel functions that can work individually: INDEX function and MATCH function.

However, for the purpose of this article, we will only talk about the combination of the two with the aim of replicating the function of VLOOKUP.

The formula can seem to be a little bit long and intimidating at first. However, once you have used it several times, you will learn the syntax by heart.

This is the full formula in our example:

=INDEX(CarType!$A$2:$A$5,MATCH(B4,CarType!$B$2:$B$5,0))

Here is the breakdown for each section

=INDEX( – The “=” indicates the beginning of formula in the cell and INDEX is the first part of the Excel function that we are using.

CarType!$A$2:$A$5 – the columns on sheet CarType where the data we would like to retrieve is contained. In this example, the ID of each Car Model.

MATCH( – The second part of the Excel function that we are using.

B4 – The cell that contain search text that we are using (Car Model).

CarType!$B$2:$B$5 – The columns on sheet CarType  with the data which we will use to match against the search text.

0)) – To indicate that the search text has to exactly match with the text in the matching column (i.e. CarType!$B$2:$B$5). If the exact match is not found, the formula returns #N/A.

Note: remember the double closing bracket at the end of this function “))” and the commas between the arguments.

Personally I have moved away from VLOOKUP and now use INDEX-MATCH as it is capable of doing more than VLOOKUP.

The INDEX-MATCH functions also have other benefits as compared to VLOOKUP:

1. Faster Calculations

When we are working with large datasets where the calculation itself can take a long time due to many VLOOKUP functions, you will find that once you replace all of those formulas with INDEX-MATCH, the overall calculation will be compute faster.

1. No Need to Count Relative Columns

If our reference table is having the key text that we want to search in column C and the data that we need to get is in column AQ, we will need to know/count how many columns are between column C and column AQ when using VLOOKUP.

With the INDEX-MATCH functions, we can directly select the index column (i.e column AQ) where we need to get the data and select the column to be matched (i.e. column C).

1. It Looks More Complicated

VLOOKUP is quite common nowadays, but not many know about using the INDEX-MATCH functions together.

The longer string in INDEX-MATCH function help to make you look like an expert in handling complex and advanced Excel functions. Enjoy!

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