¿Alguna vez ha tenido una hoja de cálculo grande con datos en Excel y necesita una forma fácil de filtrar y extraer información específica de ella? Si aprende a usar BUSCARV^(VLOOKUP) en Excel , puede realizar esta búsqueda con una sola y potente función de Excel^{(Excel function)} .

La función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en Excel asusta a mucha gente porque tiene muchos parámetros y hay varias formas de usarla. En este artículo, aprenderá todas las formas en que puede usar BUSCARV^(VLOOKUP) en Excel y por qué la función es tan poderosa.

Parámetros de BUSCARV en Excel^{(VLOOKUP Parameters In Excel)}

Cuando comience a escribir =VLOOKUP( en cualquier celda de Excel , verá una ventana emergente que muestra todos los parámetros de función disponibles.

Examinemos cada uno de estos parámetros y lo que significan.

• lookup_value : el valor que está buscando en la hoja de cálculo
• table_array : el rango de celdas en la hoja en la que desea buscar
• col_index_num : la columna de donde desea obtener su resultado
• [range_lookup] : modo de coincidencia^{(Match mode)} ( TRUE = approximate , FALSE = exact )

Estos cuatro parámetros le permiten realizar muchas búsquedas diferentes y útiles de datos dentro de conjuntos de datos muy grandes.

Un ejemplo simple de BUSCARV en Excel^{(A Simple VLOOKUP Excel Example)}

BUSCARV no^{(VLOOKUP isn)} es una de las funciones básicas de Excel que quizás haya aprendido, así que veamos un ejemplo simple para comenzar.

Para el siguiente ejemplo, usaremos una hoja de cálculo grande de puntajes SAT para escuelas en los Estados ^(United) Unidos^(States) . Esta hoja de cálculo contiene más de 450 escuelas junto con puntajes SAT individuales para lectura, matemáticas y escritura. Siéntase^(Feel) libre de descargar para seguir. Hay una conexión externa que extrae los datos, por lo que recibirá una advertencia al abrir el archivo, pero es seguro.

Llevaría mucho tiempo buscar en un conjunto de datos tan grande para encontrar la escuela que le interesa.

En su lugar, puede crear un formulario simple en las celdas en blanco al costado de la tabla. Para realizar esta búsqueda, simplemente haga un campo para Escuela^(School) y tres campos adicionales para puntajes de lectura, matemáticas y escritura.

A continuación, deberá usar la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en Excel para que estos tres campos funcionen. En el campo Lectura^(Reading) , cree la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} de la siguiente manera:

1. Escriba =VLOOKUP(
2. Seleccione el campo Escuela^{(School field)} , que en este ejemplo es I2 . Escriba una coma.
3. Seleccione todo el rango de celdas que contienen los datos que desea buscar. Escriba una coma.

Cuando selecciona el rango, puede comenzar desde la columna que está usando para buscar (en este caso , la columna del nombre de la escuela^{(school name column)} ) y luego seleccionar todas las demás columnas y filas que contienen los datos.

Nota^(Note) : La función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en Excel sólo puede buscar en las celdas a la derecha de la columna de búsqueda^{(search column)} . En este ejemplo, la columna del nombre de la escuela^{(school name column)} debe estar a la izquierda de los datos que está buscando.

1. A continuación, para recuperar el puntaje de lectura^{(Reading score)} , deberá seleccionar la tercera columna de la columna seleccionada más a la izquierda. Entonces, escriba un 3 y luego escriba otra coma.
2. Finalmente, escriba FALSO^(FALSE) para una coincidencia exacta y cierre la función con a ) .

Su función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} final debería verse así:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

Cuando presione Entrar^(Enter) por primera vez y finalice la función, notará que el campo Lectura^{(Reading field)} contendrá un #N/A .

Esto se debe a que el campo Escuela^{(School field)} está en blanco y no hay nada que pueda encontrar la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} . Sin embargo, si ingresa el nombre de cualquier escuela secundaria que desea buscar, verá los resultados correctos de esa fila para el puntaje de lectura^{(Reading score)} .

Cómo lidiar con BUSCARV siendo sensible a mayúsculas y minúsculas^{(How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive)}

Puede notar que si no escribe el nombre de la escuela en el mismo caso en que aparece en el conjunto de datos, no verá ningún resultado.

Esto se debe a que la función BUSCARV distingue entre^{(VLOOKUP function)} mayúsculas y minúsculas. Esto puede ser molesto, especialmente para un conjunto de datos muy grande donde la columna en la que está buscando es inconsistente con la forma en que se escriben en mayúsculas.

Para evitar esto, puede forzar que lo que está buscando cambie a minúsculas antes de buscar los resultados. Para hacer esto, cree una nueva columna al lado de la columna que está buscando. Escriba la función:

=TRIM(LOWER(B2))

Esto pondrá en minúsculas el nombre de la escuela^{(school name)} y eliminará cualquier carácter extraño (espacios) que pueda estar en el lado izquierdo o derecho del nombre.

Mantenga presionada la tecla Mayús y coloque^{(Shift key and place)} el cursor^{(mouse cursor)} del mouse sobre la esquina inferior derecha de la primera celda hasta que cambie a dos líneas horizontales. Haga doble^(Double) clic con el mouse para autocompletar toda la columna.

Finalmente, dado que BUSCARV^(VLOOKUP) intentará usar la fórmula en lugar del texto en estas celdas, debe convertirlas todas solo en valores. Para hacer esto, copie toda la columna, haga clic derecho en la primera celda y pegue solo los valores.

Ahora que todos sus datos están limpios en esta nueva columna, modifique ligeramente su función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en Excel para usar esta nueva columna en lugar de la anterior al comenzar el rango de búsqueda^{(the lookup range)} en C2 en lugar de B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Ahora notará que si siempre escribe su búsqueda en minúsculas, siempre obtendrá un buen resultado de búsqueda^{(search result)} .

Este es un consejo útil de Excel^{(handy Excel tip)} para superar el hecho de que BUSCARV distingue entre^(VLOOKUP) mayúsculas y minúsculas.

BUSCARV Coincidencia aproximada

Si bien el ejemplo de BUSCAR^{(LOOKUP example)} coincidencia exacta descrito en la primera sección de este artículo es bastante sencillo, la coincidencia aproximada es un poco más compleja.

La coincidencia aproximada se utiliza mejor para buscar a través de rangos de números. Para hacer esto correctamente, el rango de búsqueda^{(search range)} debe ordenarse correctamente. El mejor ejemplo de esto es una función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} para buscar una calificación con letras^{(letter grade)} que corresponda a una calificación con números^{(number grade)} .

Si un maestro tiene una larga lista de calificaciones de las tareas de los estudiantes^{(student homework)} durante todo el año con una columna promediada^{(averaged column)} final , sería bueno que la calificación con letras correspondiente a esa calificación final apareciera automáticamente.

Esto es posible con la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} . Todo lo que se requiere es una tabla^{(lookup table)} de búsqueda a la derecha que contiene la calificación de letra apropiada para cada ^{(letter grade)}rango de puntaje^{(score range)} numérico .

Ahora, usando la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} y una coincidencia aproximada, puede encontrar la calificación de letra adecuada correspondiente al rango numérico correcto.

En esta función BUSCARV:

• lookup_value : F2, la calificación promedio final
• table_array : I2:J8, el rango de búsqueda de calificación de letras^{(letter grade lookup range)}
• index_column : 2, la segunda columna en la tabla de búsqueda^{(lookup table)}
• [range_lookup] : VERDADERO, coincidencia aproximada

Una vez que termine la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en G2 y presione Entrar^{(G2 and press Enter)} , puede completar el resto de las celdas utilizando el mismo enfoque descrito en la última sección. Verá todas las calificaciones con letras correctamente completadas.

Tenga en cuenta que la función BUSCARV^{(VLOOKUP function)} en Excel busca desde el extremo inferior del rango de calificación con la ^{(grade range)}calificación de letra^{(letter score)} asignada hasta la parte superior del rango de la siguiente calificación de letra^{(letter score)} .

Por lo tanto, "C" debe ser la letra asignada al rango inferior (75), y B se asigna al final (mínimo) de su propio rango de letras^{(letter range)} . BUSCARV^(VLOOKUP) "encontrará" el resultado de 60 (D) como el valor aproximado más cercano para cualquier cosa entre 60 y 75.

BUSCARV^(VLOOKUP) en Excel es una función muy poderosa que ha estado disponible durante mucho tiempo. También es útil para buscar valores coincidentes en cualquier parte de un libro de Excel^{(Excel workbook)} .

Tenga en cuenta, sin embargo, que los usuarios de Microsoft que tienen una suscripción mensual a ^(Microsoft)Office 365 ahora tienen acceso a una función XLOOKUP más nueva. Esta función tiene más parámetros y flexibilidad adicional. Los usuarios con una suscripción semestral deberán esperar a que la actualización se implemente en julio de 2020^{(July 2020)} .

How to Use VLOOKUP in Excel

Have you ever had a large ѕpreadsheеt with data in Excel and need an easy way to filter and extrаct specific information from it? If you learn how to use VLOOKUP in Εxcel, you can do this lookup with just a single, powerful Excel function.

The VLOOKUP function in Excel scares a lot of people because it has a lot of parameters and there are multiple ways to use it. In this article you’ll learn all of the ways you can use VLOOKUP in Excel and why the function is so powerful.

VLOOKUP Parameters In Excel

When you start typing =VLOOKUP( into any cell in Excel, you’ll see a pop-up showing all of the available function parameters.

Let’s examine each of these parameters and what they mean.

• lookup_value: The value you’re looking for from the spreadsheet
• table_array: The range of cells in the sheet you want to search through
• col_index_num: The column where you want to pull your result from
• [range_lookup]: Match mode (TRUE = approximate, FALSE = exact)

These four parameters let you do a lot of different, useful searches for data inside of very large datasets.

A Simple VLOOKUP Excel Example

VLOOKUP isn’t one of the basic Excel functions you might have learned, so let’s look at a simple example to get started.

For the following example, we’ll use a large spreadsheet of SAT scores for schools in the United States. This spreadsheet contains over 450 schools along with individual SAT scores for reading, math, and writing. Feel free to download to follow along. There is an external connection that pulls the data, so you’ll get a warning when opening the file, but it’s safe.

It would be very time consuming to search through such a large dataset to find the school that you’re interested in.

Instead, you can create a simple form in the blank cells on the side of the table. To conduct this search, just make one field for School, and three additional fields for reading, math, and writing scores.

Next, you’ll need to use the VLOOKUP function in Excel to make these three fields work. In the Reading field, create the VLOOKUP function as follows:

1. Type =VLOOKUP(
2. Select the School field, which in this example is I2. Type a comma.
3. Select the entire range of cells that contain the data you want to look up. Type a comma.

When you select the range, you can start from the column you’re using to look up (in this case the school name column), and then select all of the other columns and rows that contain the data.

Note: The VLOOKUP function in Excel can only search through cells to the right of the search column. In this example, the school name column needs to be to the left of the data you’re looking up.

1. Next, to retrieve the Reading score, you’ll need to select the 3rd column from the leftmost selected column. So, type a 3 and then type another comma.
2. Finally, type FALSE for an exact match, and close the function with a ).

Your final VLOOKUP function should look something like this:

=VLOOKUP(I2,B2:G461,3,FALSE)

When you first press Enter and finish the function, you’ll notice the Reading field will contain an #N/A.

This is because the School field is blank and there is nothing for the VLOOKUP function to find. However, if you enter the name of any high school you want to look up, you’ll see the correct results from that row for the Reading score.

How To Deal With VLOOKUP Being Case- Sensitive

You may notice that if you don’t type the name of the school in the same case as how it’s listed in the dataset, you will not see any results.

This is because the VLOOKUP function is case sensitive. This can be annoying, especially for a very large dataset where the column you’re searching through is inconsistent with how things are capitalized.

To get around this, you can force what you’re searching for to switch to lowercase before looking up the results. To do this, create a new column next to the column you’re searching. Type the function:

=TRIM(LOWER(B2))

This will lowercase the school name and remove any extraneous characters (spaces) that might be on the left or right side of the name.

Hold down the Shift key and place the mouse cursor over the lower right corner of the first cell until it changes to two horizontal lines. Double click the mouse to autofill the entire column.

Finally, since VLOOKUP will try to use the formula rather than the text in these cells, you need to convert them all to values only.  To do this, copy the entire column, right click in the first cell, and paste values only.

Now that all of your data is cleaned up in this new column, slightly modify your VLOOKUP function in Excel to use this new column instead of the previous one by starting the lookup range at C2 instead of B2.

=VLOOKUP(I2,C2:G461,3,FALSE)

Now you’ll notice that if you always type your search in lower case, you’ll always get a good search result.

This is a handy Excel tip to overcome the fact that VLOOKUP is case sensitive.

VLOOKUP Approximate Match

While the exact match LOOKUP example described in the first section of this article is pretty straightforward, the approximate match is a little more complex.

The approximate match is best used to search through number ranges. To do this correctly the search range needs to be properly sorted. The best example of this is a VLOOKUP function to search for a letter grade that corresponds to a number grade.

If a teacher has a long list of student homework grades from throughout the year with a final averaged column, it would be nice to have the letter grade corresponding to that final grade come up automatically.

This is possible with the VLOOKUP function. All that’s required is a lookup table off to the right that contains the appropriate letter grade for each numerical score range.

Now, using the VLOOKUP function and an approximate match, you can find the proper letter grade corresponding to the correct numeric range.

In this VLOOKUP function:

• lookup_value: F2, the final averaged grade
• table_array: I2:J8, The letter grade lookup range
• index_column: 2, the second column in the lookup table
• [range_lookup]: TRUE, approximate match

Once you finish the VLOOKUP function in G2 and press Enter, you can fill in the rest of the cells using the same approach described in the last section. You’ll see all of the letter grades properly filled in.

Note that the VLOOKUP function in Excel searches from the bottom end of the grade range with the assigned letter score to the top of the range of the next letter score.

So, “C” needs to be the letter assigned to the lower range (75), and B is assigned to the bottom (minimum) of its own letter range. VLOOKUP will “find” the result for 60 (D) as the closest approximate value for anything between 60 to 75.

VLOOKUP in Excel is a very powerful function that has been available for a long time. It is also useful for finding matching values anywhere in an Excel workbook.

Keep in mind, however, that Microsoft users who have a monthly Office 365 subscription now have access to a newer XLOOKUP function. This function has more parameters and additional flexibility. Users with a semi-annual subscription will need to wait for the update to roll out in July 2020.

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