Cuando se acomodan múltiples variables de datos en un proyecto, las cuadrículas temporales y espaciales de esas variables deben ser idénticas. Como tal, debe controlar los datos que ingresan otras personas. Ahí es cuando necesita Validación de datos^{(Data Validation)} . Microsoft Excel simplifica este trabajo.

Cómo usar la validación de datos^{(Data Validation)} para celdas de Excel^{(Excel Cells)}

La función de validación de datos en Excel le permite al usuario controlar lo que se puede ingresar en una celda o proporcionar una lista predefinida de entradas aceptables para eliminar posibles errores o errores. Se aplica a través de reglas definidas en la pestaña ' Datos^(Data) ' de Excel, en el menú de cinta. El proceso implica:

1. Ingrese los detalles de validación de datos
2. Personalizar mensaje de entrada
3. Personalizar alerta de error

Uno de los usos más comunes de validación de datos es crear una lista desplegable.

1] Ingrese los detalles de validación de datos

Abra el archivo de Microsoft Excel , seleccione las celdas que le gustaría limitar.

Vaya a la pestaña ' Datos^(Data) ' ubicada en el menú Cinta.

En ' Herramientas de datos^{(Data Tools)} ', seleccione la opción ' Validación de datos '.^{(Data Validation)}

Cuando se abra la ventana Validación de datos^{(Data Validation)} , verá varios controles. Puede asegurarse de que solo se agreguen números o una longitud de texto particular, como un número de teléfono.

En el caso de nuestro ejemplo, seleccionemos ' Horario^(Time) ' para elegir entre los horarios que estamos abiertos.

Especifique la hora de inicio^{(Start Time)} y la hora^(Time) de finalización .

2] Personalizar mensaje de entrada

Ahora, cambie a la pestaña ' Mensaje de entrada '.^{(Input Message)}

Personalice el mensaje de entrada que le gustaría que aparezca cuando se ingrese algo diferente a lo que se ha especificado.

3] Personalizar alerta de error

Cambie a la pestaña ' Alerta de error '.^{(Error Alert)}

Ingrese^(Enter) el mensaje que desea que aparezca o simplemente elija mantener los valores predeterminados.

Al final, presione el botón 'Aceptar'.

Ahora, cuando se selecciona una de las celdas, todos verán el recordatorio del mensaje de entrada donde se pueden ingresar los tiempos.

Sin embargo, cuando el tiempo ingresado está fuera del rango, se mostrará un mensaje de error.

En resumen, la validación de datos^(Data) puede mostrar un mensaje a un usuario que le dice qué está permitido y qué no.

Lea^{(Read next)} a continuación: Cómo grabar una macro para crear un botón de acceso directo para múltiples formatos en Word y Excel .

How to apply Data Validation to Cells in Microsoft Excel

When multiple data variables are accommodated in a projeсt, the time and spatіal grids of those varіableѕ must be identical. As such, you mυst control the data other people enter. That’s when you need Data Validation. Microsoft Excel makes this job simple.

How to use Data Validation for Excel Cells

Data validation feature in Excel lets a user control what can be entered into a cell or provide a predefined list of acceptable entries to eliminate possible mistakes or errors. It is applied via rules defined in Excel’s ‘Data’ tab, under the ribbon menu. The process involves:

1. Enter Data Validation Details
2. Customize Input Message
3. Customize Error Alert

One of the most common data validation uses is to create a drop-down list.

1] Enter Data Validation Details

Open the Microsoft Excel file, select the cells you would like to limit.

Go to the ‘Data’ tab located on the Ribbon menu.

Under the ‘Data Tools’ select ‘Data Validation’ option.

When the Data Validation window opens, you’ll see several controls. You can make sure that only numbers are added or a particular text length, like a phone number.

In the case of our example, let us select ‘Time’ to choose between the times we are open.

Specify the Start Time and the End Time.

2] Customize Input Message

Now, switch to ‘Input Message’ tab.

Customize the input message that you would like to appear when something different is entered against what has been specified.

3] Customize Error Alert

Switch to the ‘Error Alert’ tab.

Enter the message you would like to appear or simply choose to keep the defaults.

In the end, hit the ‘OK’ button.

Now, when one of the cells is selected, everyone will see the input message reminder where timings can be entered.

However, when the timing entered is outside the range, an error message will be displayed.

In short, Data validation can display a message to a user telling them what is allowed and what is not!

Read next: How to record a Macro to create Shortcut Button for Multiple Formats in Word and Excel.

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