Las bibliotecas son una de las funciones más incomprendidas y, al mismo tiempo, más útiles de Windows . Pueden ayudar a los usuarios a organizar sus archivos y carpetas de manera eficiente. Mediante el uso de bibliotecas, puede crear un sistema para que siempre pueda encontrar lo que desea en segundos. No solo eso, sino que también puede ordenar, etiquetar o editar archivos^{(tag or edit files)} y carpetas con solo unos pocos clics (o toques). En este artículo explicamos qué son las bibliotecas, mostramos cómo funcionan y cómo crear nuevas. También mostramos cómo agregar nuevas carpetas a una biblioteca, cómo modificar las propiedades de una biblioteca y cómo eliminar una. Empecemos:

¿Qué son las bibliotecas de Windows ? ¿Cuál^(Which) de los siguientes describe mejor el uso de bibliotecas en Windows y cuáles son los beneficios de usarlas?

Debe pensar en una biblioteca como una colección virtual de carpetas en su sistema. Es virtual porque no existe como una carpeta real. Una biblioteca es una referencia a una o más carpetas en su computadora y los archivos que se encuentran dentro de esas carpetas. Por ejemplo, puede tener documentos almacenados en varias ubicaciones, como su carpeta Documentos^(Documents) , en el escritorio y en otras ubicaciones. Puede tener una biblioteca de documentos que haga referencia a todos estos lugares. ^(Documents)Cuando abre la biblioteca, ve todas estas carpetas y su contenido como si fueran subcarpetas de la biblioteca Documentos .^(Documents)

Las bibliotecas lo ayudan a organizar todos sus archivos en un solo lugar, independientemente^{(place regardless)} de dónde estén almacenados. En otras palabras, cuando usa una PC con Windows^{(Windows PC)} , puede usar una biblioteca para organizar archivos similares que se encuentran en diferentes ubicaciones. Esto puede ayudar en la productividad cuando trabaja con muchos archivos divididos en muchas ubicaciones.

Al abrir una biblioteca, el Explorador de archivos^{(File Explorer)} (en Windows 10 y Windows 8.1 ) o el Explorador de Windows^{(Windows Explorer)} (en Windows 7 ) muestra todos los archivos y carpetas que forman parte de ella, como si estuvieran almacenados físicamente dentro de la biblioteca. Desafortunadamente, se muestran por defecto, solo en el Explorador ^(Explorer)de Windows 7^{(Windows 7)} . En Windows 10 y Windows 8.1 , debe configurar el Explorador de archivos^{(File Explorer)} para mostrarlos manualmente. Sin embargo, este problema se puede solucionar con relativa facilidad. Solo debes seguir los pasos mencionados en este tutorial: Cómo recuperar las bibliotecas en Windows 10 yWindows 8.1 .

Si las bibliotecas están habilitadas, un beneficio que tiene es que también se muestran en los diálogos Guardar como^{(Save As )} , para que pueda guardar rápidamente su trabajo en la biblioteca apropiada.

Otro beneficio importante de usar bibliotecas es que Windows las indexa automáticamente. Cuando realiza una búsqueda, sus bibliotecas forman parte del índice de búsqueda^{(search index)} y los resultados se devuelven rápidamente. Por último, pero no menos importante, algunas funciones y aplicaciones de Windows utilizan bibliotecas . Por ejemplo, en Windows 10 y Windows 8.1 , el Historial de archivos^{(File History)} hace una copia de seguridad automática de sus bibliotecas, para que nunca pierda su contenido. Algunas aplicaciones de Microsoft Store también dan prioridad a las bibliotecas como ubicaciones predeterminadas para almacenar y trabajar con archivos.

Para resumir, esto es lo que obtiene por usar bibliotecas en Windows:

• Una forma más fácil de organizar sus archivos y carpetas, personalizada para el tipo de contenido almacenado en su interior (documentos, imágenes, música, videos).
• Acceso rápido a bibliotecas desde la mayoría de los programas, cuadros de diálogo y ventanas.
• Búsqueda rápida^{(Fast search)} , para que encuentres lo que buscas en segundos en lugar de minutos.
• Algunas aplicaciones y características de Windows^{(Windows apps and features)} están diseñadas para usar bibliotecas y funcionan mejor con ellas que con las carpetas estándar. Por lo tanto, será más productivo si utiliza bibliotecas.

¿Cuáles son las bibliotecas predeterminadas de Windows 10 y qué contienen?

En Windows 10 , hay seis bibliotecas predeterminadas: Camera Roll, Documentos, Música, Imágenes, Imágenes guardadas^{(Camera Roll, Documents, Music, Pictures, Saved Pictures,)} y Videos . Incluyen solo las carpetas de usuario específicas de cada biblioteca. Por ejemplo, la biblioteca Documentos^(Documents) incluye solo la carpeta Documentos del usuario, la biblioteca ^(Documents)Imágenes^{(Pictures )} contiene solo la carpeta Imágenes^(Pictures) del usuario , etc. Como puede ver, algunas de las bibliotecas son redundantes: Camera Roll, Pictures y Saved Pictures incluyen la misma carpeta de usuario: Pictures .

¿Cuáles son las bibliotecas predeterminadas de Windows 7 y qué hay dentro de ellas?

En Windows 7 , hay cuatro bibliotecas predeterminadas: Documentos, Música, Imágenes^{(Documents, Music, Pictures,)} y Videos .

Todas las bibliotecas predeterminadas incluyen dos carpetas estándar: la carpeta de usuario específica^{(user folder specific)} de cada biblioteca y la carpeta pública específica^{(folder specific)} de la misma. Por ejemplo, la biblioteca Documentos incluye la carpeta ^(Documents)Documentos^(Documents) de su usuario y la carpeta Documentos públicos^{(Public Documents)} ; la biblioteca de música incluye la carpeta de ^(Music)música^(Music) de su usuario y la carpeta de música pública^{(Public Music)} y así sucesivamente.

Para obtener más información sobre las carpetas públicas y su función en Windows , lea esta guía: ¿Qué es la carpeta pública y cómo^{(Public folder & How)} usarla?

¿Cuáles son las bibliotecas predeterminadas de Windows 8.1 y qué contienen?

En Windows 8.1 , también hay cuatro bibliotecas predeterminadas, idénticas a las de Windows 7 : Documentos, Música, Imágenes^{(Documents, Music, Pictures,)} y Videos .

Sin embargo, a diferencia de Windows 7 , las bibliotecas predeterminadas de Windows 8.1 solo incluyen las carpetas de usuario específicas para cada una de ellas. Ya no incluyen las carpetas públicas del usuario. Eso significa que la biblioteca Documentos^(Documents) solo incluye la carpeta Documentos del usuario, la biblioteca ^(Documents)Imágenes^(Pictures) solo tiene la carpeta Imágenes^(Pictures) del usuario y así sucesivamente.

Cómo crear una biblioteca en Windows

Primero, abra Windows/File Explorer de archivos . Luego, haga clic o toque la sección Bibliotecas en el panel de ^{(Libraries )}navegación^{(Navigation )} , en el lado izquierdo de la ventana.

En Windows 10 o Windows 8.1 , expanda la pestaña Inicio en la ^(Home)cinta y haga clic^{(ribbon and click)} o toque "Nuevo elemento",^{("New item,")} y luego en Biblioteca^(Library) , en la sección Nuevo^(New) . Escriba el nombre de la nueva biblioteca.

En Windows 7 , vaya a la barra en la parte superior de la ventana del Explorador de Windows y haga clic en ^{(Windows Explorer)}Nueva biblioteca^{(New Library)} . Luego, escriba el nombre de la biblioteca recién creada.

Otra forma funciona igual en todas las versiones de Windows , es hacer clic con el botón derecho en la sección Bibliotecas^(Libraries) , ir a Nuevo^(New) y luego hacer clic o tocar en Biblioteca^(Library) .

Luego, escriba el nombre de la biblioteca que desea crear.

Cómo agregar carpetas a una biblioteca en Windows

Ahora debería tener una biblioteca nueva pero vacía. Para agregarle carpetas, ábralo. Luego, haga clic o toque ^{(click or tap)} "Incluir una carpeta".^{("Include a folder.")}

Explore^(Browse) su computadora, seleccione la carpeta que desea incluir y haga clic o toque "Incluir carpeta".^{("Include folder.")}

Después de seleccionar la carpeta, Windows/File Explorer analiza su contenido y lo incluye en la biblioteca.

Otra forma es hacer clic con el botón derecho en la biblioteca a la que desea agregar carpetas y seleccionar Propiedades^(Properties) . Luego, haga clic en "Incluir una carpeta"^{("Include a folder")} (en Windows 7) o Agregar^(Add) (en Windows 10 y 8.1), explore su computadora, seleccione la carpeta que desea incluir y luego haga clic o toque "Incluir carpeta"^{("Include folder")} .

Otra alternativa es abrir Windows/File Explorer de archivos y navegar hasta la carpeta que desea incluir en una biblioteca. Haz clic con el botón derecho^{(Right-click)} (o mantén presionado^{(press and hold)} ) sobre él. En el menú contextual que se muestra, seleccione "Incluir en la biblioteca"^{("Include in library")} y luego la biblioteca donde desea colocarlo.

Cómo ordenar el contenido de una biblioteca

En el espacio Bibliotecas^(Libraries) , cada tipo de archivo tiene su propio conjunto de características personalizadas, que se muestran como posibles columnas específicas para cada tipo de biblioteca:

• Documentos^(Documents) : los archivos dentro de esta biblioteca se describen según las siguientes características: nombre, fecha de modificación, tipo, tamaño, fecha de creación, ruta de la carpeta, autores, categorías, etiquetas y título.
• Imágenes^(Pictures) : los archivos dentro de esta biblioteca se describen por características como nombre, fecha, etiquetas, clasificación, tipo y otras;
• Música^(Music) : los archivos dentro de esta biblioteca se describen por características como nombre, álbum, artista, título, género, tasa de bits^{(bit rate)} , calificación y otras^{(rating and others)} ;
• Videos : los archivos dentro de esta biblioteca se describen por características como nombre, carpeta, año, tipo, duración y otros.

Estas etiquetas/columnas de datos se pueden usar para clasificar, agrupar, etc. rápidamente. Para obtener más información sobre cómo filtrar y agrupar archivos y carpetas, le recomendamos que lea este tutorial: Cómo filtrar, agrupar y buscar archivos^{(group and search files)} y carpetas en Windows/File Explorer .

Cómo editar las propiedades de una biblioteca en Windows

Para abrir las propiedades de una biblioteca, haga clic con el botón derecho (o mantenga presionada^{(press and hold)} ) la biblioteca deseada y seleccione ^{(library and select)} Propiedades^(Properties) .

Las siguientes propiedades están disponibles para su personalización:

• "Establecer ubicación para guardar"^{("Set save location")} : le brinda la posibilidad de seleccionar una ubicación predeterminada^{(default save location)} para guardar archivos y carpetas. Cuando agrega nuevos archivos o carpetas a la biblioteca, Windows los almacena en esta carpeta de su biblioteca.
• "Establecer ubicación pública para guardar"^{("Set public save location")} : este botón solo está visible en Windows 10 y Windows 8.1 . Permite a los usuarios establecer una carpeta como la ubicación de guardado predeterminada para otros usuarios que trabajan con esa biblioteca. Por lo tanto, puede tener dos ubicaciones de guardado separadas: una para su cuenta de usuario^{(user account)} y otra para otras cuentas de usuario^{(user account)} .
• "Incluir una carpeta"^{("Include a folder")} (en Windows 7) o Agregar^(Add) (en Windows 8.1 ): le permite incluir una nueva carpeta en la biblioteca.
• Eliminar^(Remove) : excluye la carpeta seleccionada de la biblioteca.
• "Optimizar esta biblioteca para"^{("Optimize this library for")} : muestra una lista de plantillas de visualización que se pueden aplicar a la biblioteca seleccionada. Esto hace que Windows/File Explorer muestre etiquetas^{(display relevant tags)} , columnas y campos de clasificación relevantes, según el tipo de contenido^{(content type)} que haya elegido. Además, cambia el icono de la biblioteca, para que sea más sugestivo de su contenido.
• "Mostrado en el panel de navegación"^{("Shown in navigation pane")} : es un atributo que permite que la biblioteca se muestre en el panel de navegación^{(navigation pane)} , en el lado izquierdo de la ventana de Windows/File Explorer de archivos . Cuando está desactivada, la biblioteca no se muestra en el panel de navegación^{(navigation pane)} .
• Compartido^(Shared) : es un atributo que le informa si la biblioteca se comparte con la red o no.

Si desea revertir una biblioteca a su configuración inicial, haga clic o toque ^{(click or tap)} "Restaurar valores predeterminados".^{("Restore Defaults.")}

Cómo eliminar una carpeta de una biblioteca en Windows

La eliminación de una carpeta que forma parte de una biblioteca se realiza de la misma manera que cuando desea eliminar cualquier carpeta de su computadora. Pero, ¿qué sucede si desea eliminar una carpeta de una biblioteca sin eliminarla de su computadora?

Eso es igual de fácil. Abra las Propiedades^(Properties) de la biblioteca , como mostramos en la sección anterior de esta guía, seleccione la carpeta y luego presione Eliminar^(Remove) .

En Windows 7 , también puede abrir la biblioteca e ir a la carpeta que desea eliminar de ella. Luego, haz clic con el botón derecho (o mantén presionado^{(press and hold)} ) sobre él y, en el menú contextual, selecciona "Eliminar ubicación de la biblioteca".^{("Remove location from library.")}

Cómo eliminar una biblioteca en Windows

Eliminar un archivo o carpeta^{(file or folder)} de una biblioteca significa eliminarlo de su disco duro. Al eliminar la biblioteca en sí, se elimina la biblioteca, pero no las carpetas y los archivos que estaban dentro. Debido a que las bibliotecas son colecciones virtuales de archivos y carpetas, los archivos y carpetas de una biblioteca continúan existiendo en su disco duro incluso después de eliminar la biblioteca.

¿Cómo se elimina una biblioteca? El procedimiento es simple: haga clic con el botón derecho (o mantenga presionada^{(press and hold)} ) la biblioteca que desea eliminar. Luego, en el menú contextual, haga clic o toque ^{(click or tap)}Eliminar^(Delete) .

En Windows 10 y Windows 8.1 , también puede usar la cinta. Seleccione la biblioteca, expanda la pestaña Inicio en la ^(Home)cinta y haga clic^{(ribbon and click)} o toque Eliminar^(Delete) .

Conclusión

Como puede ver, las bibliotecas son una gran característica de Windows . Los usamos mucho en Windows , y consideramos que ofrecen una mejora significativa en la productividad^{(productivity improvement)} . ¿Pero qué hay de ti? ¿Está utilizando las bibliotecas de Windows ? ¿Cuál es su forma de organizar y administrar archivos y carpetas? Use los comentarios a continuación para compartir su perspectiva.

What are libraries in Windows, and how to use them for organizing your files

Libraries are one of thе mоst misundеrstood and, at the same time, the most useful features in Windows. They can help users organize their files and folderѕ efficiently. By using libraries, you can build a system so that you can always find what you want in secondѕ. Not only that, bυt you can also sort, tag or edit fileѕ and folders with just а few сlicks (or taps). In thіs article we explain what libraries are, we show how they work and how to creatе new oneѕ. We аlѕo show how to add nеw folders to a library, hоw to modify the properties of a library, and how to delete one. Let's gеt started:

What are Windows libraries? Which of the following best describes the use of libraries in Windows, and what are the benefits of using them?

You should think of a library as a virtual collection of folders on your system. It is virtual because it does not exist as a real folder. A library is a reference to one or more folders on your computer and the files found inside those folders. For example, you can have documents stored in multiple locations like your Documents folder, on the desktop and some other locations. You can have a Documents library which references all these places. When you open the library, you see all these folders and their contents as if they are sub-folders of the Documents library.

The libraries help you organize all your files together in one place regardless of where they are stored. In other words, when using a Windows PC, you can use a library to organize similar files that are located in different locations. This can aid in productivity when you work with lots of files split into many locations.

When opening a library, File Explorer (in Windows 10 and Windows 8.1) or Windows Explorer (in Windows 7) displays all the files and folders that are part of it, as if they are physically stored inside the library. Unfortunately, they are shown by default, only in Windows 7's Explorer. In Windows 10 and Windows 8.1, you have to configure File Explorer to display them manually. However, this problem can be fixed relatively easily. You only have to follow the steps mentioned in this tutorial: How to get back the libraries in Windows 10 and Windows 8.1.

If libraries are enabled, a benefit you have is that they are also displayed in Save As dialogues, so that you can quickly save your work in the appropriate library.

Another significant benefit of using libraries is that Windows automatically indexes them. When you do a search, your libraries are part of the search index, and results are returned fast. Last but not least, libraries are used by some Windows features and apps. For example, in Windows 10 and Windows 8.1, File History automatically backs up your libraries, so that you never lose their content. Some apps from the Microsoft Store, also prioritize libraries as the default locations for storing and working with files.

To summarize, here is what you get for using libraries in Windows:

• An easier way to organize your files and folders, customized for the type of content stored inside (documents, pictures, music, videos).
• Quick access to libraries from most programs, dialogue boxes, and windows.
• Fast search, so that you can find what you are looking for in seconds instead of minutes.
• Some Windows apps and features are built to use libraries and work better with them than with standard folders. Therefore you will be more productive if you are using libraries.

Which are the default Windows 10 libraries and what is inside them?

In Windows 10, there are six default libraries: Camera Roll, Documents, Music, Pictures, Saved Pictures, and Videos. They include only the user folders specific to each library. For instance, the Documents library includes just the user's Documents folder, the Pictures library contains only the user's Pictures folder, and so on. As you can see, some of the libraries are redundant: Camera Roll, Pictures, and Saved Pictures include the same user folder: Pictures.

Which are the default Windows 7 libraries and what is inside them?

In Windows 7, there are four default libraries: Documents, Music, Pictures, and Videos.

All the default libraries include two standard folders: the user folder specific to each library and the public folder specific to it. For example, the Documents library includes your user's Documents folder and the Public Documents folder; the Music library includes your user's Music folder and the Public Music folder and so on.

To learn more about public folders and their role in Windows, read this guide: What is the Public folder & How to use it?.

Which are the default Windows 8.1 libraries and what is inside them?

In Windows 8.1, there are also four default libraries, identical to those in Windows 7: Documents, Music, Pictures, and Videos.

However, unlike in Windows 7, the default libraries from Windows 8.1 only include the specific user folders for each of them. They are no longer including the user's public folders. That means that the Documents library only includes the user's Documents folder, the Pictures library only has the user's Pictures folder and so on.

How to create a library in Windows

First, open Windows/File Explorer. Then, click or tap the Libraries section in the Navigation pane, on the left side of the window.

In Windows 10 or Windows 8.1, expand the Home tab on the ribbon and click or tap "New item," and then on Library, in the New section. Type the name of the new library.

In Windows 7, go to the bar on the top of the Windows Explorer window and click New Library. Then, type the name of the newly created library.

Another way works the same in all Windows versions, is to right-click on the Libraries section, go to New and then click or tap on Library.

Then, type the name of the library that you want to create.

How to add folders to a library in Windows

You should now have a new but empty library. To add folders to it, open it. Then, click or tap "Include a folder."

Browse your computer, select the folder that you want to include and click or tap "Include folder."

After you select the folder, Windows/File Explorer scans its contents and includes it in the library.

Another way is to right-click the library you want to add folders to and select Properties. Then, click "Include a folder" (in Windows 7) or Add (in Windows 10 and 8.1), browse your computer, select the folder you want to include, and then click or tap "Include folder".

Another alternative is to open Windows/File Explorer and navigate to the folder that you want to include in a library. Right-click (or press and hold) on it. In the contextual menu that is displayed, select "Include in library" and then the library where you want it placed.

How to sort the contents of a library

In the Libraries space, every type of files has its own set of personalized characteristics, that are displayed as possible columns specific to each library type:

• Documents - files inside this library are described by the following characteristics: name, date modified, type, size, date created, folder path, authors, categories, tags, and title.
• Pictures - files inside this library are described by characteristics like name, date, tags, rating, type, and others;
• Music - files inside this library are described by characteristics like name, album, artist, title, genre, bit rate, rating and others;
• Videos - files inside this library are described by characteristics like name, folder, year, type, length, and others.

These tags/data columns can be used for quick sorting, grouping, etc. To learn more about how to filter and group files and folders, we recommend you to read this tutorial: How to filter, group and search files and folders in Windows/File Explorer.

How to edit the properties of a library in Windows

To open the properties of a library, right click (or press and hold) the desired library and select Properties.

The following properties are available for customization:

• "Set save location" - gives you the possibility to select a default save location for files and folders. When you add new files or folders to the library, Windows stores them in this folder of your library.
• "Set public save location" - this button is visible only in Windows 10 and Windows 8.1. It allows users to set a folder as the default save location for other users working with that library. Therefore, you can have two separate save locations - one for your user account and another for other user accounts.
• "Include a folder" (in Windows 7) or Add (in Windows 8.1) - allows you to include a new folder in the library.
• Remove - excludes the selected folder from the library.
• "Optimize this library for" - displays a list of visualization templates that can be applied to the selected library. This makes Windows/File Explorer display relevant tags, columns and sorting fields, based on the content type you have chosen. Also, it changes the icon of the library, to be more suggestive of its content.
• "Shown in navigation pane" - is an attribute that allows the library to be displayed in the navigation pane, on the left side of the Windows/File Explorer window. When disabled, the library is not shown in the navigation pane.
• Shared - is an attribute that informs you whether the library is shared with the network or not.

If you want to revert a library to its initial settings, click or tap "Restore Defaults."

How to remove a folder from a library in Windows

Deleting a folder that is part of a library is done the same way as when you want to remove any folder your computer. But what if you want to remove a folder from a library, without deleting it from your computer?

That is just as easy. Open the library's Properties, as we showed in the previous section of this guide, select the folder and then press Remove.

In Windows 7, you can also open the library and go to the folder you want to remove from it. Then, right-click (or press and hold) on it and, in the contextual menu, select "Remove location from library."

How to delete a library in Windows

Removing a file or folder from a library means eliminating it from your hard disk. Deleting the library itself removes the library but not the folders and files that were inside. Because libraries are virtual collections of files and folders, a library's files and folders continue to exist on your hard disk even after the library is deleted.

How do you delete a library? The procedure is simple: right-click (or press and hold) the library you want to delete. Then, in the contextual menu, click or tap on Delete.

In Windows 10 and Windows 8.1, you can also use the ribbon. Select the library, expand the Home tab on the ribbon and click or tap Delete.

Conclusion

As you can see, libraries are a great feature of Windows. We use them heavily in Windows, and we consider that they offer a significant productivity improvement. But what about you? Are you using the Windows libraries? What is your way of organizing and managing files and folders? Use the comments below to share your perspective.

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