Las aplicaciones de listas de tareas se están convirtiendo en un elemento básico a medida que todos se adaptan a un entorno de trabajo remoto. Las aplicaciones de tareas^(Task) son populares porque es fácil olvidarse de cosas cuando se hacen malabarismos con múltiples proyectos con múltiples clientes.

Una tarea perdida suele ser costosa y le cuesta tiempo y dinero. También son esenciales para las tareas personales diarias. Por ejemplo, si necesita recordatorios sobre la renovación de su licencia o la finalización de una tarea, las aplicaciones de administración de tareas pueden ayudarlo a notificarle cuándo vence la tarea.

Sin embargo, el problema es que hay demasiadas aplicaciones de listas de tareas pendientes en el mercado. En este artículo te ayudamos a diferenciar dos de los más populares: Todoist vs^(Todoist) Microsoft To Do.^{(Microsoft To Do)}

Características y funcionalidad

Cada aplicación tiene su propio conjunto de capacidades.

Microsoft To Do se centra en la simplicidad. Después de adquirir Wunderlist en 2015, Microsoft lo reemplazó con Microsoft To Do. El plan era crear una aplicación más robusta con más funciones, pero en cambio, Microsoft creó una aplicación simple con solo capacidades básicas.

Por otro lado, Todoist ofrece una gama más amplia de funciones que es ideal para uso empresarial.

Microsoft To Do y Todoist tienen interfaces similares con una barra lateral izquierda para cambiar entre las secciones de la aplicación y un panel derecho con una lista de tareas.

Listas de tareas

Microsoft To Do ofrece cuatro tipos de filtros para listas donde puede filtrar sus tareas por:

• Mi día^{(My Day)} : esta es una lista inteligente donde puede agregar manualmente las tareas que desea hacer hoy. Si no termina una tarea en esta lista el mismo día, la tarea se guardará en su lista de tareas general por la noche cuando la lista se restablezca automáticamente. Las tareas incompletas aparecen como sugerencia en la sección de tareas de Mi día^{(My Day)} al día siguiente.
• Importante: las tareas importantes (haga clic en la estrella junto al título de una tarea) aparecen aquí.
• Planificado: cualquier tarea con fecha de vencimiento o recordatorio aparece en esta sección.
• Asignado a mí: cuando colabore con compañeros de equipo en un proyecto^{(collaborating with teammates on a project)} con múltiples tareas, verá todas las tareas asignadas a usted en esta sección.
• Tareas: Aquí es donde aparecen todas tus tareas.

También puede agregar nuevas listas de tareas a la barra lateral izquierda o crear un grupo de listas de tareas haciendo clic en el icono en la parte inferior derecha de la barra lateral. Es una interfaz de usuario bastante sencilla cuando la miras:

Ahora, comparemos esto con cómo funcionan las cosas en Todoist .

Con Todoist , puedes hacer mucho más.

La barra lateral de Todoist no está dividida en filtros de tareas como Microsoft To Do. Esto es lo que verás en la barra lateral de Todoist:

• Bandeja de entrada: todas las tareas creadas por usted (no para un proyecto específico) y asignadas a usted aparecen aquí.
• Hoy: las tareas que vencen hoy y las tareas vencidas aparecen aquí.
• Próximas: verá una lista de tareas por fecha aquí, y las tareas vencidas también aparecen en la parte superior de esta sección.
• Filtros y etiquetas: puede filtrar tareas según parámetros como prioridad o etiquetas. A diferencia de Microsoft To Do, Todoist tiene una sección completa dedicada al filtrado, lo que se traduce en facilidad de uso porque condensa varias funciones directamente en la barra lateral.

• Proyectos: las tareas aparecen debajo de sus respectivos proyectos. También puede acceder a proyectos archivados. Sin embargo, Microsoft^(Microsoft) no permite archivar proyectos (o listas de tareas como los llama). Todas las listas de tareas se eliminan permanentemente de To Do cuando las elimina.

Todoist ofrece un conjunto de funciones más completo para las listas de tareas, pero si necesita algo más simple, To Do tiene más sentido.

Creación de tareas

Ambas aplicaciones tienen algunas funciones estándar de creación de tareas. Por ejemplo, ambos permiten crear subtareas y ofrecen opciones para agregar un recordatorio, una fecha de vencimiento y personas asignadas.

Sin embargo, también hay muchas diferencias:

• Subtareas: puede agregar subtareas en ambas aplicaciones. To Do se refiere a las subtareas como "pasos". La diferencia es que Todoist permite agregar subtareas dentro de subtareas, mientras que To Do no lo hace.
• Secciones: Todoist permite crear secciones dentro del mismo proyecto, lo que significa que puedes agrupar tareas según criterios específicos incluso dentro del mismo proyecto. En Microsoft To do, solo puede agregar tareas individuales dentro de un proyecto.

• Recordatorio: los recordatorios^(Reminders) están disponibles en ambas aplicaciones al crear una tarea. Sin embargo, solo los usuarios con una suscripción al plan Pro o Business pueden acceder a la función ^(Business)Recordatorios^(Reminders) en Todoist . No hay forma de configurar recordatorios si está en la versión gratuita.

• Fechas de vencimiento recurrentes: To Do simplifica las cosas al permitirle establecer tareas "repetidas". Sin embargo, Todoist va un paso más allá y utiliza el análisis de lenguaje natural^{(Natural Language)} para establecer fechas de vencimiento recurrentes. Por ejemplo, cuando creas una tarea, intenta escribir " Recuérdame^(Remind) acerca de registrarme en Nate todos los lunes" en el campo de nombre, y Todoist establecerá automáticamente las fechas de vencimiento recurrentes.

Además de estas diferencias, Todoist también ofrece algunas funciones adicionales que no encontrarás en la aplicación To Do:

• Priorización: la aplicación Todoist permite establecer prioridades para cada tarea, mientras que no existe tal opción en To Do.
• Comentarios y reacciones: Todoist ofrece varias funciones colaborativas como comentarios y reacciones. Puede etiquetar a sus compañeros de equipo en la sección de comentarios para intercambiar información o compartir actualizaciones.
• Actividad de la tarea: puede ver un registro de actividad para todas las tareas, lo que le permite monitorear y auditar el flujo de trabajo de manera eficiente.

Vistas de tareas

Las vistas de tareas son una de las características esenciales, especialmente para los usuarios que desean administrar un flujo de trabajo complejo.

Si bien las aplicaciones de tareas pendientes generalmente no brindan tantas vistas de tareas como las aplicaciones de administración de proyectos, los usuarios esperan al menos un tablero kanban de las aplicaciones de tareas pendientes.

Desafortunadamente, Microsoft To Do no ofrece otras vistas, excepto la lista simple. Por otro lado, Todoist ofrece una vista de lista y una vista de tablero.

Puede usar la vista de tablero kanban de Todoist de^{(Todoist’s kanban board)} la misma manera que una aplicación de administración de proyectos basada en tablero kanban como Trello^{(project management app like Trello)} , donde crea columnas para cada etapa de su flujo de trabajo y las tarjetas se mueven a medida que completan cada etapa.

Funciones misceláneas

Hemos cubierto casi todo lo que Microsoft To Do tiene para ofrecer. Desafortunadamente, To Do no tiene características adicionales destacables (a excepción de las integraciones). Sin embargo, obtienes algunas ventajas adicionales con Todoist .

• Puntos de Karma^(Karma) : La aplicación ludifica la productividad de sus usuarios con Karma . Cuando vayas a la sección de Productividad en ^{(Productivity)}Todoist , verás la opción para crear objetivos. Puede establecer objetivos para crear un número específico de tareas diarias o semanales.

Ganas puntos de karma cada vez que completas una tarea y logras tu objetivo. Mira cómo funcionan los puntos de Karma en el sitio web de Todoist^{(how Karma points work on Todoist’s website)} .

• Integraciones: Las integraciones son una de las características más poderosas de Todoist . Puedes integrar Todoist con casi cualquier aplicación, incluidos Gmail , Chrome , Google Calendar , Outlook y Zapier . También puede integrarse con aplicaciones que no están en la lista con integraciones como Apiway .

Incluso Microsoft To Do ofrece integraciones para aplicaciones como Google Calendar y Office 365 Suite . Sin embargo, las opciones son considerablemente menos que Todoist. También vale la pena señalar que puede usar una herramienta como Zapier para integrar To Do o Todoist con muchas más aplicaciones.

• Estilo de alerta: puedes personalizar cómo quieres recibir notificaciones sobre las alertas de Todoist para cada actividad. Por ejemplo, si es el gerente, es posible que no desee recibir notificaciones por correo electrónico cada vez que un colaborador se una o abandone un proyecto, pero tal vez prefiera recibir una notificación cuando se complete una tarea.

• Plantillas: puede crear proyectos rápidamente importando una plantilla lista para usar de la biblioteca^{(template library)} de plantillas de Todoist . Desde proyectos personales hasta la incorporación de empleados, encontrará una plantilla para casi cualquier proyecto que se le ocurra en la biblioteca.
• Copias de seguridad automáticas: las copias de seguridad automáticas no están disponibles en el plan gratuito. Puede hacer una copia de seguridad de todos sus datos en la nube si tiene un plan pago.

Ninguna de las funciones enumeradas en esta sección está disponible en Microsoft To Do, lo que hace que Todoist sea más adecuado para usuarios intensivos como empresas.

Compatibilidad de dispositivos

Microsoft To Do y Todoist son aplicaciones multiplataforma, pero Todoist se ejecuta en más dispositivos que To Do.

Puede usar To Do en Windows , Mac , Android , iOS y la web. Todoist está disponible en todas las plataformas, incluidas Linux , Wear OS y Apple Watch .

Además de la aplicación móvil, puedes agregar el widget de Todoist en tu iPhone, iPad o dispositivo Android .

Todoist también permite crear tareas directamente desde correos electrónicos a través de su complemento de Gmail, la^(Gmail) extensión de Gmail y el^(Gmail) complemento de Outlook . También puedes usar Todoist desde tu navegador: tiene extensiones de Chrome , Edge , Firefox y Safari .

Precios

Microsoft To Do es totalmente gratuito. Todoist tiene un plan gratuito pero bloquea algunas de sus funciones detrás de sus planes Pro y Business . El plan gratuito solo permite hasta 5 proyectos activos, 5 colaboradores por proyecto, cargas de archivos de hasta 5 MB, 3 filtros e historial de actividad de 1 semana.

La versión gratuita funciona bien para uso personal, pero es casi seguro que los usuarios comerciales querrán obtener uno de los planes pagos.

El plan Pro^(Pro) de Todoist cuesta $ 4 por mes, mientras que el plan Business cuesta $ 6 por mes, siempre que pague por todo el año.

Cuál es el adecuado para usted: Todoist Vs Microsoft To Do

Ambas aplicaciones tienen sus casos de uso.

Microsoft To Do es ideal si simplemente desea utilizar el enfoque GTD ( Getting Things Done ) para tareas personales. No necesitas la larga lista de funciones de Todoist para hacer que tu lista de compras sea más compleja de lo que debería ser.

Si está buscando algo más que la capacidad de crear y completar tareas, como colaborar en tareas etiquetando a sus compañeros de equipo o integrarse con otras aplicaciones comerciales, podría considerar Todoist .

Es una opción perfecta cuando no quieres una aplicación de gestión de proyectos completa como Asana . Solo^(Just) algo lo suficientemente poderoso como para manejar tareas comerciales y colaboración.

Todoist vs. Microsoft To Do: Which One is Right for You

To-do list apps are becoming a staple as everyone adapts to a remote work environment. Tаsk apps are popular because it’s easy to forget things when juggling multiple prоjects with multiple cliеnts.

A missed task is often expensive, costing you time and money. They’re essential for everyday personal tasks too. For example, if you need reminders about renewing your license or completing an assignment, task management apps can help notify you when the task becomes due.

The problem, though, is there are way too many to-do list apps on the market. In this article, we help you differentiate between two of the most popular ones: Todoist vs Microsoft To Do.

Features and Functionality

Each app has its own set of capabilities.

Microsoft To Do focuses on simplicity. After acquiring Wunderlist in 2015, Microsoft replaced it with Microsoft To Do. The plan was to build a more robust app with more features, but instead, Microsoft created a simple app with only basic capabilities.

On the other hand, Todoist offers a broader range of features which is ideal for business use.

Microsoft To Do and Todoist have similar interfaces with a left sidebar for switching between the app’s sections and a right pane with a list of tasks.

Task Lists

Microsoft To Do offers four types of filters for lists where you can filter your tasks by:

• My Day: This is a smart list where you can manually add tasks you want to do today. If you don’t finish a task in this list the same day, the task will be saved to your general task list at night when the list automatically resets. The uncompleted tasks appear as a suggestion in the My Day tasks section the following day.
• Important: Important tasks (click on the star next to the title of a task) appear here.
• Planned: Any task with a due date or reminder shows up in this section.
• Assigned to me: When collaborating with teammates on a project with multiple tasks, you’ll see all tasks assigned to you in this section.
• Tasks: This is where all your tasks appear.

You can also add new task lists to the left sidebar or create a group of task lists by clicking on the icon at the bottom-right of the sidebar. It’s a fairly straightforward user interface when you look at it:

Now, let’s compare this to how things work on Todoist.

With Todoist, you can do a lot more.

Todoist’s sidebar is not divided into task filters like Microsoft To Do. Here’s what you’ll see on Todoist’s sidebar:

• Inbox: All tasks created by you (not for a specific project) and assigned to you appear here.
• Today: Tasks that are due today and overdue tasks appear here.
• Upcoming: You see a date-wise list of tasks here, and overdue tasks appear at the top in this section too.
• Filters and Labels: You can filter tasks based on parameters like priority or by labels. Unlike Microsoft To Do, Todoist has an entire section dedicated to filtering, which translates to ease of use because it condenses several features right into the sidebar.

• Projects: Tasks appear under their respective projects. You can also access archived projects. Microsoft doesn’t allow archiving projects (or task lists as it calls them), though. All task lists are deleted permanently from To Do when you delete them.

Todoist offers a more comprehensive feature set for task lists, but if you need something simpler, To Do makes more sense.

Task Creation

Both apps have a few standard task creation features. For example, both allow creating subtasks and offer options to add a reminder, due date, and assignees.

However, there are many differences as well:

• Subtasks: You can add subtasks on both apps. To Do refers to subtasks as “steps.” The difference is that Todoist allows adding subtasks within subtasks, while To Do doesn’t.
• Sections: Todoist allows creating sections within the same project, which means you can group tasks based on specific criteria even within the same project. On Microsoft To do, you can only add individual tasks within a project.

• Reminder: Reminders are available on both apps when creating a task. However, only users with a Pro or Business plan subscription can access the Reminders feature on Todoist. There’s no way to set reminders if you’re on the free version.

• Recurring Due Dates: To Do keeps things simple by allowing you to set “Repeat” tasks. However, Todoist goes one step further and uses Natural Language Parsing to set recurring due dates. For instance, when you create a task, try typing “Remind me about checking in on Nate every Monday” in the name field, and Todoist will automatically set the recurring due dates.

In addition to these differences, Todoist also offers some additional features that you won’t find on the To Do app:

• Prioritization: The Todoist app allows setting priorities for every task, while there’s no such option on To Do.
• Comments and reactions: Todoist offers various collaborative features like comments and reactions. You can tag teammates in the comments section for exchanging information or sharing updates.
• Task activity: You can view an activity log for all tasks, which allows you to monitor and audit the workflow efficiently.

Task Views

Task views are one of the essential features, especially for users who want to manage a complex workflow.

While to-do apps generally don’t provide as many task views as project management apps, users expect at least a kanban board from to-do apps.

Unfortunately, Microsoft To Do offers no other views except the plain-vanilla list. On the other hand, Todoist offers both a list view and a board view.

You can use Todoist’s kanban board view the same way as a kanban board-based project management app like Trello where you create columns for each stage of your workflow, and cards are moved along as they complete each stage.

Miscellaneous Features

We’ve covered almost everything Microsoft To Do has to offer. Unfortunately, To Do has no noteworthy extra features (except for integrations). You do get some extra goodies with Todoist, though.

• Karma points: The app gamifies productivity for its users with Karma. When you go to the Productivity section on Todoist, you’ll see the option to create goals. You can set goals for creating a specific number of daily or weekly tasks.

You earn Karma points whenever you complete a task and achieve your goal. See how Karma points work on Todoist’s website.

• Integrations: Integrations are one of the most powerful features of Todoist. You can integrate Todoist with almost any app, including Gmail, Chrome, Google Calendar, Outlook, and Zapier. You can also integrate with apps that aren’t on the list with integrations like Apiway.

Even Microsoft To Do offers integrations for apps like Google Calendar and the Office 365 Suite. However, the options are considerably fewer than Todoist. It’s also worth noting that you can use a tool like Zapier to integrate To Do or Todoist with many more apps.

• Alert style: You can customize how you want to be notified about Todoist alerts for each activity. For instance, if you’re the manager, you might not want to receive email notifications every time a collaborator joins or leaves a project, but you might prefer to be notified when a task is complete.

• Templates: You can quickly create projects by importing a ready-to-use template from Todoist’s template library. From personal projects to employee onboarding, you’ll find a template for almost any project you can think of in the library.
• Automatic Backups: Automatic backups aren’t available on the free plan. You can backup all your data to the cloud if you’re on a paid plan.

None of the features listed in this section are available on Microsoft To Do, which makes Todoist more suitable for heavy-duty users like businesses.

Device Compatibility

Microsoft To Do and Todoist are cross-platform apps, but Todoist runs on more devices than To Do.

You can use To Do on Windows, Mac, Android, iOS, and the web. Todoist is available on all platforms, including Linux, Wear OS, and Apple Watch.

In addition to the mobile app, you can add the Todoist widget on your iPhone, iPad, or Android device.

Todoist also allows directly creating tasks from emails via its Gmail add-on, Gmail extension, and Outlook plugin. You can also use Todoist from your browser—it has Chrome, Edge, Firefox, and Safari extensions.

Pricing

Microsoft To Do is entirely free. Todoist has a free plan but locks some of its features behind its Pro and Business plans. The free plan only allows up to 5 active projects, 5 collaborators per project, file uploads of up to 5MB, 3 filters, and 1-week activity history.

The free version works fine for personal use, but business users will almost certainly want to get one of the paid plans.

Todoist’s Pro plan costs $4 per month while the Business plan costs $6 per month, provided you pay for the whole year.

Which One is Right for You: Todoist Vs Microsoft To Do

Both apps have their use cases.

Microsoft To Do is ideal if you simply want to use the GTD (Getting Things Done) approach for personal tasks. You don’t need Todoist’s long lineup of features to make your grocery shopping list more complex than it should be.

If you’re looking for something more than the ability to create and complete tasks, such as collaborating on tasks by tagging your teammates or integrating with other business apps, you might consider Todoist.

It’s a perfect choice when you don’t want a full-fledged project management app like Asana. Just something powerful enough to handle business tasks and collaboration.

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