Hoy en día, existe un constante intercambio de correos electrónicos entre particulares, empresas, etc. lo que se ha traducido en un volumen creciente de correos en nuestros buzones. Se ha vuelto difícil administrar y recuperar una gran cantidad de correos electrónicos cada vez. Por lo tanto, para resolver este problema, surgió el concepto de archivado de correo electrónico . ^{(Email Archiving)}Veamos qué es exactamente y cómo se puede archivar un correo electrónico en Microsoft Outlook 2019/2016 .

¿Qué es el archivado de correo electrónico?

El archivado de correo electrónico^{(Email Archiving)} es un proceso de administración de correo electrónico que administra y archiva sus correos electrónicos de manera sistemática. Almacena y protege permanentemente sus datos sin pérdida de datos. Básicamente^(Basically) , cuando archiva un correo electrónico, desaparece de su bandeja de entrada sin ser eliminado y se almacena en la carpeta Archivo^{(Archive folder)} . Los correos electrónicos que no desea eliminar porque puede necesitarlos en el futuro se pueden archivar. Todos los correos electrónicos en la carpeta de archivo se pueden restaurar si es necesario para que no se pierda el contenido importante. El archivado^(Archiving) moverá los correos electrónicos del servidor de correo de la red a su computadora local.

Cómo archivar correos electrónicos en Outlook

Para abrir Microsoft Outlook , haga clic en el botón Inicio^(Start) y desplácese hacia abajo hasta Outlook para abrirlo.

Vaya a su bandeja^(Inbox) de entrada y abra el correo electrónico que desea archivar. Una vez que su correo esté abierto, verá la opción Archivar^(Archive) en la barra de menú en la parte superior de su buzón.

Haga clic en Archivar^(Archive) y notará que su correo electrónico ha desaparecido de la bandeja de entrada. Encontrará todos esos correos electrónicos en la carpeta Archivo^(Archive) que puede ver en el panel izquierdo. Haga clic^(Click) en la carpeta de archivo para verlos.

Puede buscar un correo en particular que esté buscando en el cuadro de búsqueda de arriba. Puede filtrar los correos electrónicos y ordenarlos desde el más nuevo o el más antiguo según sus requisitos. También puede organizar los correos electrónicos según la fecha, el tamaño, el asunto, la importancia, las categorías, etc.

Es así de simple archivar correos electrónicos en Outlook y, por lo tanto, se puede hacer de manera eficiente.

Correo electrónico de archivo masivo en Outlook

Para archivar correo electrónico de forma masiva en Outlook , abra File > Info > Tools y seleccione Limpiar elementos antiguos^{(Clean up old items)} .

Seleccione Archivar esta carpeta y todas las subcarpetas^{(Archive this folder and all subfolders)} y elija la carpeta que desea archivar.

A continuación, en Archivar elementos anteriores a, ingrese una fecha.

Seleccione Incluir elementos con la opción No autoarchivar para archivar marcada^{(Do not AutoArchive to archive checked option)} .

Haga clic en Aceptar y salga.

Leer^(Read) : Cómo archivar automáticamente sus elementos antiguos en Microsoft Outlook .

Cómo recuperar correos electrónicos archivados en Outlook

Para acceder a sus correos electrónicos archivados en Microsoft Outlook :

1. Abrir Outlook
2. Seleccione la identificación de correo electrónico
3. Haga clic en la carpeta Archivar
4. Verá todos sus correos electrónicos archivados aquí.

Espero que encuentres útil esta publicación.

How to archive Emails & retrieve archived emails in Outlook

Τoday, there is a constant exchange of emails between indiνiduals, companies, etc. which has resulted in a growing volume of mails in our mailboxes. It has become dіfficult to mаnage and retrieve a large nυmber of emails every time. Thus, to resolνe this problem, the concеpt оf Email Archiving came into existence. Let us see what it is exactly and how can an email be archived in Microsoft Outlook 2019/2016.

What is Email Archiving

Email Archiving is an email management process that manages and files your emails systematically. It permanently stores and secures your data without any data loss. Basically, when you archive an email, it disappears from your inbox without being deleted and is stored in the Archive folder. The emails which you do not want to delete because you may need them in the future can be archived. All the emails in the archive folder can be restored if required so that the important content is not lost. Archiving will move emails off of the network mail server to your local computer.

How to archive Emails in Outlook

To open Microsoft Outlook, click on the Start button and scroll down to Outlook to open it.

Go to your Inbox and open the email you wish to archive. Once your mail is open, you will see the Archive option in the menu bar at the top of your mailbox.

Click on Archive and you will notice that your email has disappeared from the inbox. You will find all such emails in the Archive folder that you can see in the left pane. Click on the archive folder to view them.

You can search for a particular mail that you are looking for in the search box above. You can filter the emails and sort them from the newest or oldest on top as per your requirements. You can also arrange the emails according to date, size, subject, importance, categories, and so on.

It is that simple to archive emails in Outlook and hence can be done in an efficient manner.

Bulk archive email in Outlook

To bulk archive email in Outlook, open File > Info > Tools, and select Clean up old items.

Select Archive this folder and all subfolders, and choose the folder you want to archive.

Next, under Archive items older than, enter a date.

Select Include items with Do not AutoArchive to archive checked option.

Click OK and exit.

Read: How to Auto archive your old items in Microsoft Outlook.

How to retrieve archived emails in Outlook

To access your archived emails in Microsoft Outlook:

1. Open Outlook
2. Select the email ID
3. Click on Archive folder
4. You will see all your archived emails here.

I hope you find this post useful.

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