Microsoft SharePoint es una plataforma en línea y una herramienta basada en la nube utilizada por empresas y particulares. SharePoint se puede usar para varias cosas, por ejemplo, administrar, almacenar documentos y colaboraciones en equipo. Hay dos tipos de servidores de SharePoint . Uno de los servidores está a cargo de su empresa y el otro está alojado en Microsoft 365 .

En Microsoft Office 365 , SharePoint está disponible en tres versiones:

• SharePoint Online : la mejor solución para pequeñas empresas, alojamiento de sitios de intranet en servidores de Microsoft .
• SharePoint Server : La versión completa con direcciones de intranet completamente personalizables y páginas alojadas en servidores privados locales.
• Aplicación de SharePoint^{(SharePoint App)} : esta es una aplicación gratuita disponible en su teléfono inteligente que le permite acceder a todos los sitios de SharePoint

Con SharePoint , puede configurar una página web para su equipo. En este artículo, hablaremos de SharePoint Online^{(SharePoint Online)} .

Beneficios de usar SharePoint

• Comparte y administra contenido.
• Encuentre información rápidamente.
• Crea una página de intranet en línea para recopilar noticias.
• Proporciona un control profundo sobre la información y la comunicación confidenciales.
• Proporciona versión avanzada de archivos.

Introducción a SharePoint para principiantes

SharePoint Online se puede adquirir mediante un plan de SharePoint o cualquier suscripción de Office 365 .^{(Office 365)}

Para acceder al sitio de SharePoint , vaya al sitio web de Office .

Página de inicio de sesión

En la página de inicio de sesión^{(Login Page)} , ingrese su información de inicio de sesión.

Luego haga clic en la aplicación SharePoint Online .

Aparecerá en la página principal de la intranet.

Lista rápida de sitios

A la izquierda, está la lista de sitios rápidos^{(Quick Sites)} .

La lista de sitios rápidos^{(Quick Site)} consta de Siguiendo^(Following) , que son los sitios que está siguiendo en su SharePoint, y Recientes^(Recent) , que son los sitios que visitó actualmente. Estos sitios son sitios de SharePoint de los que es miembro.

La derecha de la página principal es donde se publican las publicaciones y se muestran los sitios frecuentes que visita.

Para seguir un sitio, haga clic en la estrella^(Star) .

En la parte superior de la página principal se encuentra la barra de búsqueda^{(Search Bar)} que puede usar para buscar sitios de los que es miembro o sitios que ha creado.

Crear sitio y crear publicación de noticias

Encima de la lista rápida de sitios a la izquierda, verá dos funciones: Crear sitio^{(Create Site)} y Crear publicación de noticias ^{(Create News Post)}.

La función Crear sitio^{(Create Site)} es el sitio que desea crear para los miembros de su equipo, y Crear publicación de noticias^{(Create News Post)} es la publicación que comparten en el sitio de SharePoint los miembros de su equipo.

Para crear un sitio, haga clic en la función Crear sitio^{(Create Site)} ; tienes dos opciones para crear un sitio.

La primera opción es Sitio de grupo^{(Team Site)} . El sitio del^(Site) equipo se usa para compartir documentos, tener conversaciones con los miembros de su equipo, administrar tareas y realizar un seguimiento de los eventos.

La segunda opción es el Sitio de Comunicación^{(Communication Site)} . El sitio de comunicación^{(Communication)} se utiliza para publicar contenido para las personas de su organización; para actualizarlos sobre temas, eventos y proyectos dentro de la organización.

Haremos clic en el sitio del equipo^{(Team Site)} .

Página del sitio de grupo

El sitio de^{(Team Site)} grupo le pedirá que ingrese el nombre del sitio^{(Site Name)} ; una vez que se ingresa el nombre del sitio, el nombre del sitio aparecerá automáticamente en la Dirección de correo electrónico del grupo^{(Group Email Address)} , Dirección del sitio^{(Site Address)} , luego ingrese una Descripción del sitio^{(Site Description)} , establezca una Configuración de privacidad^{(Privacy Settings)} , seleccione un Idioma^(Language) .

Luego, haga clic en Siguiente^(Next) .

Lo llevará a otro panel para agregar un copropietario^{(add a Co-owner)} para el sitio de grupo de SharePoint y agregar miembros^{(Add Members)} .

Luego haga clic en Finalizar^{( Finish)} .

Aparecerá en la página del sitio^{(Team Site)} del grupo que acaba de crear.

A la izquierda de la página, verá el Panel de navegación^{(Navigation Pane)} , que consta de la Página de ^(Page)inicio^(Home) , Conversaciones^{(Conversations)} , Documentos^(Documents) , Bloc de notas^(Notebook) , Páginas^(Pages) , Contenido del sitio^{(Site Content)} , Papelera de reciclaje y Editar^(Edit) .

En el primer panel superior de la página del sitio^{(Team Site)} de grupo que ha creado, verá el nombre del sitio a la izquierda y, a la derecha, verá si el grupo es privado^(Private) o público^(Public) ; si estás siguiendo al grupo y cuántos miembros tiene el grupo.

En el segundo panel, verá el botón Nuevo^(New) que mostrará los contenidos que agregue a sus sitios, como Lista^(List) , Biblioteca de documentos^{(Document Library)} , Página^(Page) , Nueva publicación^{(New Post)} , Enlace de noticias^{(News Link)} , Plan y Aplicación^(App) .

Función de detalles de la página

Luego está la función Detalles de la página^{(Page Details)} que le brinda una vista de la descripción de la página^{(Page Description)} , las miniaturas^(Thumbnails) y las propiedades personalizadas^{(Custom Properties)} .

El segundo panel también muestra Analytics , que muestra visualizaciones de métricas sobre los visitantes de la página, las visitas^{(age views)} a la página , el tiempo promedio invertido por usuario^{(The average time spent per user)} y el tráfico de la página^{(Page traffic)} .

A la derecha del segundo panel, muestra que el sitio de grupo está publicado^{(Published )} y editado para editar^(Edit) el sitio de grupo.

En el medio de la página, en la sección Noticias^(News) , puede agregar una publicación de noticias^{(News Post )} o un enlace^{(News Link)} de noticias al sitio del equipo^{(Team Site)} para compartir con todos sus miembros.

Debajo de la sección Noticias^{(News )} se encuentra la sección Actividad^(Activity) , que muestra las actividades recientes en su sitio.

Incluso puede cargar un documento^{(Upload a Document)} en esta sección y agregar una lista^{(Add a List)} .

En la sección Enlace rápido^{(Quick Link)} de la página, verá dos enlaces, Más información sobre el sitio de grupo^{(Learn about the team site)} y más información sobre cómo agregar una página^{(learn how to add a page)} .

Puede agregar una nueva carpeta^{(New Folder)} y documentos de las suites de Microsoft Office como Excel , Word , PowerPoint y OneNote en la sección Documento^{(Document )} .

También puede seleccionar Todos los documentos^{(All Documents)} y, en la lista desplegable, puede elegir cómo desea mostrar sus documentos, como en una Lista^(List) y Lista compacta^{(Compact List)} y Mosaicos^(Tiles) .

La lista también muestra Todos los documentos^{(All Document)} , Crear nueva lista^{(Create new list)} , Guardar vista como^{(Save View As)} y Editar vista actual^{(Edit Current View)} .

Leer^(Read) :  Cómo crear una página en SharePoint^{(How to create a Page in SharePoint)} .

Sitio de comunicación

Si selecciona el Sitio de comunicación^{(Communication Site)} , se le pedirá que ingrese el Nombre del sitio; ^{(Site Name;)}el nombre que ingrese en el cuadro Nombre del sitio^{(Site Name)} aparecerá en el cuadro Dirección del sitio^{(Site Address)} ; también ingrese la Descripción del sitio^{(Site Description)} y el Idioma^(Language) .

A la izquierda, puede elegir un diseño haciendo clic en la flecha desplegable.

Luego, haga clic en Finalizar^(Finish) .

Aparecerá en el Sitio de comunicación^{(Communication Site)} que ha creado.

El sitio de comunicación^{(Communication Site)} tiene una configuración diferente a la del sitio^{(Team Site)} de grupo .

El primer panel en la parte superior de la página del sitio de comunicación^{(Communication Site)} es el panel de navegación^{(Navigation Pane)} que consta de la página de ^(Page)inicio^(Home) , documentos^(Documents) , páginas^(Pages) , contenido del sitio^{(Site Content)} y edición^(Edit) . A la derecha está el botón Compartir^{(Share )} para compartir su sitio.

Debajo, el primer panel consiste en el botón Nuevo , ^(New)Detalles^{(Page Details)} y análisis^(Analytics) de la página , y Publicar^(Publish) y Editar^{(Edit )} a la izquierda.

Debajo de la página, puede agregar publicaciones y enlaces de ^(Link)noticias^{(News Post)} , eventos^(Events) y documentos^(Documents) .

En la página principal de la intranet de SharePoint , si hace clic en Crear publicación de noticias^{(Create News Post)} , aparecerá un panel a la derecha donde puede elegir en qué sitio desea publicar o publicar noticias.

Esperamos que esta introducción para principiantes lo ayude a comenzar con SharePoint .

Relacionado^(Related) :  Cómo recuperar y restaurar un archivo eliminado en SharePoint^{(How to recover & restore a deleted file in SharePoint)} .

SharePoint Tutorial for Beginners Step-by-Step

Microsoft SharePoint is an online platform and a cloud-based tool used by businesses and individuals. SharePoint can be used for various things, for instance, managing, storing documents, and team collaborations. There are two types of SharePoint servers. One of the servers is run by your company, and the other is hosted by Microsoft 365.

In Microsoft Office 365, SharePoint is available in three versions:

• SharePoint Online: the best solution for small businesses, hosting intranet sites on Microsoft servers.
• SharePoint Server: The complete version with intranet addresses completely customizable and pages hosted on local private servers.
• SharePoint App: This a free app available on your smartphone that allows you to access all SharePoint sites

With SharePoint, you can set up a webpage for your team. In this article, we will discuss SharePoint Online.

Benefits of using SharePoint

• Share and manage content.
• Quickly find information.
• Creates an Online intranet page to collect news.
• Provides profound control over and sensitive information and communication.
• Provides advance file versioning.

Introduction to SharePoint for beginners

SharePoint Online can be acquired by a SharePoint plan or any Office 365 subscription.

To access the SharePoint site, go to the Office website.

Login Page

On the Login Page, enter your login information.

Then click on the SharePoint Online app.

It will appear on the main intranet page.

Quick Site list

On the left, there is the Quick Sites list.

The Quick Site list consists of Following, which is sites you are following on your SharePoint, and Recent, which are sites you currently visited. These sites are SharePoint sites you are a member of.

The main page’s right is where the posts are posted, and the frequent sites you visited are displayed.

To follow a site, click the Star.

On the top of the main page is the Search Bar that you can use to search for sites you are a member of or sites you created.

Create Site & Create News Post

Above the quick site list on the left, you will see two features: the Create Site and Create News Post.

The Create Site feature is the site that you want to create for your team members, and Create News Post is the post that is shared on the SharePoint site either by you are your team members.

To create a site, click The Create Site feature; you have two options to create a site.

The first option is Team Site. The team Site is used to share documents, have conversations with your team members, manage tasks and keep track of events.

The second option is the Communication Site. The Communication site is used to publish content to people in your organization; to update them on topics, events, and projects within the organization.

We will click on the Team Site.

Team Site page

The Team Site will require you to enter the Site Name; once the site name is entered, the site name will automatically appear in the Group Email Address, Site Address, then enter a Site Description, set a Privacy Settings, select a Language.

Then, click Next.

It will take you to another panel to add a Co-owner for the SharePoint team site and Add Members.

Then click Finish.

You will appear on the Team Site page you have just created.

On the page left, you will see the Navigation Pane, which consists of the Home Page, Conversations, Documents, Notebook, Pages, Site Content, Recycle Bin, and Edit.

On the first top pane of the Team Site page you have created, you will see the site name on the left, and on the right, you will see if the group is Private or Public; if you are following the group and how many members the group has.

On the second pane, you will see the New button that will display contents that you add to your sites, such as List, Document Library, Page, New Post, News Link, Plan, and App.

Page Details feature

Then there is the Page Details feature that gives you a view of the Page Description, Thumbnails, and Custom Properties.

The second pane also displays Analytics which showcases metric displays about the page viewers, Page views, The average time spent per user, and Page traffic.

On the right of the second pane, it showcases that the team site is Published and Edit to edit the Team Site.

In the middle of the page the section News, you can add News Post or News Link to the Team Site to share with all your members.

Below the News section is the Activity section which displays the recent activities on your site.

You can even Upload a Document in this section and Add a List.

On the Quick Link section of the page, you will see two links, Learn about the team site and learn how to add a page.

You can add a New Folder and documents from Microsoft Office suites such as Excel, Word, PowerPoint, and OneNote in the Document section.

You can also select All Documents, and in the drop-down list, you can choose how you want to display your documents, such as in a List and Compact List and Tiles.

The list also displays All Document, Create new list, Save View As, and Edit Current View.

Read: How to create a Page in SharePoint.

Communication Site

If you select the Communication Site, it will require you to enter the Site Name; the name you enter into the Site Name box will appear in the Site Address box also enter the Site Description and Language.

On the left, you can choose a design by clicking the drop-down arrow.

Then, click Finish.

It will appear on the Communication Site you have created.

The Communication Site has a different setup from the Team Site.

The first pane on top of the Communication Site page is the Navigation Pane which consists of the Home Page, Documents, Pages, Site Content, and Edit. To the right is the Share button to share your site.

Below the first pane consists of the New Button, Page Details and Analytics, and Publish and Edit on the left.

Below the page, you can add News Post and Link, Events, and Documents.

On the SharePoint intranet main page, if you click Create News Post, a panel will appear on the right where you can choose which site you want to post or publish news on.

We hope this introduction for beginners helps you get started with SharePoint.

Related: How to recover & restore a deleted file in SharePoint.

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