Para una herramienta basada en la nube y web para el seguimiento de proyectos, tareas, listas, miembros del equipo y más, Smartsheet.com ofrece funciones amplias y flexibles.

Si está considerando probarlo o ya se registró para una prueba gratuita, aprovechar al máximo la herramienta significa saber lo que puede hacer por usted y su equipo. Profundicemos en cómo usar Smartsheet para principiantes que recién comienzan.

¿Qué es Smartsheet?

Si alguna vez ha utilizado aplicaciones como Asana^{(like Asana)} , Monday.com o un software de gestión de proyectos similar, Smartsheet es comparable en propósito, estructura y características. Puede usarlo solo o colaborar con otros, crear paneles para acceder rápidamente a los elementos y disfrutar de múltiples vistas como Kanban , calendario y cuadrícula.

Smartsheet también proporciona flujos de trabajo automatizados, plantillas para inicios rápidos, informes útiles, formularios personalizados e integraciones con otras aplicaciones para optimizar sus procesos.

La mejor forma de comenzar a utilizar Smartsheet es crear o importar un proyecto, una hoja o una lista de tareas de las que desee realizar un seguimiento. Luego lo guiaremos a través de las características de cada herramienta.

Crear, importar o usar una plantilla

Seleccione el icono del Centro de soluciones^{(Solution Center)} (signo más) en la barra de navegación de la izquierda. Luego verá opciones en la parte superior izquierda de la pantalla para Crear^(Create) e Importar^(Import) .

Elija Crear^(Create,) y tendrá ocho opciones para Cuadrícula^(Grid) , Proyecto^(Project) , Tarjetas^(Cards) , Lista de tareas^{(Task List)} , Formulario^(Form) , Informe^(Report) y Dashboard/Portal . Seleccione el tipo de elemento que desea crear, asígnele un nombre y seleccione Crear^(Create) .

Elija Importar^(Import) si tiene un plan de proyecto o una hoja de tareas en otro lugar con el que le gustaría comenzar. Elija Microsoft Excel^{(Pick Microsoft Excel)} , Microsoft Project , Hojas^{(Google Sheets)} de cálculo de Google o Atlassian Trello . Luego siga las indicaciones para importar el artículo.

Si desea comenzar con una plantilla o un conjunto de plantillas, elija Examinar todas las soluciones^{(Browse All Solutions)} , seleccione una industria o use el cuadro de búsqueda^(Search) para encontrar algo específico. 

Seleccione una plantilla o conjunto para ver información adicional. Luego, para usar una plantilla^{(use a template)} , seleccione el botón Usar^(Use) .

Para un conjunto de plantillas, seleccione Más información^{(Learn More)} para obtener detalles completos sobre lo que se incluye y descargar el conjunto.

Usar el Asistente de proyectos

Si se trata de un nuevo proyecto con el que desea comenzar, también puede utilizar el Asistente de^(Assistant) proyectos . Esto le da una ventaja inicial en la configuración del proyecto.

En el Centro de soluciones^{(Solution Center)} , seleccione Asistente de proyectos^{(Project Assistant)} . Asigne un nombre a su proyecto, ingrese dos tareas para comenzar y agregue dos subtareas para la Tarea^(Task) #1.

Luego verá el diseño de Vista de cuadrícula^{(Grid View)} para su nuevo proyecto con las tareas y subtareas que ingresó. 

Características del proyecto

Hacer un seguimiento de su proyecto en Smartsheet es fácil con las herramientas de gestión de proyectos integradas, como la Vista de Gantt^{(Gantt View)} .

Tiene lugares para la tarea, duración, inicio, finalización, predecesores, asignado a, porcentaje completado, estado y comentarios en el lado izquierdo. En el lado derecho está su diagrama de Gantt .

Puede agregar líneas de base y mostrar u ocultar la ruta crítica usando los íconos en la parte superior derecha.

Seleccione el icono de engranaje^(gear) para abrir la configuración del proyecto^{(Project Settings)} . Luego, ajuste la Configuración de dependencia^{(Dependency Settings)} , la Visualización^{(Timeline Display)} de la línea de tiempo y la Administración de recursos^{(Resource Management)} .

Características de la lista de tareas

La lista de tareas tiene exactamente lo que necesita para realizar un seguimiento de sus tareas pendientes^{(track your to-dos)} de principio a fin. 

Ingrese^(Enter) el nombre de la tarea, la fecha de vencimiento, el responsable y el estado. Use la columna Listo^(Done) para marcar las tareas completadas y la sección Comentarios^(Comments) para las notas.

Características de las tarjetas

Si le gusta el método Kanban de gestión de proyectos, puede utilizar el diseño de tarjetas, ya sea para usted o para su equipo.

Comenzará con carriles para Sin categorizar^{(Uncategorized)} , Atrasos^(Backlog) , Planificación^(Planning) , En progreso^(Progress) y Completo^(Complete) . Sin embargo, puede cambiar estas etiquetas según su proyecto.

Use los signos más para agregar tarjetas a los carriles. Sus tarjetas pueden incluir una lista de verificación de subtareas, archivos adjuntos, comentarios, pruebas y recordatorios. También puede editar las subtareas en una tarjeta en una vista más grande seleccionando el ícono Editar^(Edit) (lápiz).

Elija^(Choose) entre una vista compacta o completa de sus tarjetas y ajuste la configuración de Vista de tarjeta^{(Card View)} con el ícono^(gear) de ajustes en la parte superior derecha.

Características de la cuadrícula

¿Utiliza aplicaciones como Microsoft Excel o Google Sheets^{(Microsoft Excel or Google Sheets)} para realizar el seguimiento de los artículos? Si es así, entonces el diseño de cuadrícula es para usted. ^(Grid)Parece una hoja de cálculo con columnas, filas y celdas.

Características del formulario

Crear un formulario personalizado^{(Building a custom form)} es una característica útil para todo tipo de proyectos. Con Smartsheet , puede diseñar su formulario y ajustar su configuración fácilmente.

Agregue^(Add) y elimine elementos de ^(Elements)formulario^(Form) con la sección de la izquierda. Luego, seleccione un campo de formulario para ajustar su configuración particular a la derecha. Por ejemplo, puede hacer que un campo sea obligatorio, incluir una etiqueta o texto de ayuda, usar validación y agregar lógica.

Ajuste la configuración del formulario para Tema^(Theme) y marca^(Brand) , Seguridad^(Security) , Envío^{(Form Submission)} de formulario y correos electrónicos para envíos.

Características del informe

Cree un informe de fila, un informe^{(Row Report)} de resumen^{(Summary Report)} o ambos. Seleccione la hoja o el proyecto y agregue las columnas. Puede agregar filtros, ordenar y agrupar columnas e incluir un resumen en la parte superior.

Características del panel

Al crear un tablero de Smartsheet , puede ver una instantánea de su proyecto, verificar elementos activos, ver un gráfico útil o ver métricas.

Asigne un nombre a su tablero y luego elija los widgets que desea usar. Verá una buena selección de widgets a la derecha y simplemente seleccione uno para agregarlo. 

Una vez que tenga los widgets en su tablero, puede ajustar su configuración. Según el tipo de widget, puede agregar y diseñar un título y elegir una acción para cuando alguien haga clic en el widget.

Navegación^{(Smartsheet Navigation)} , diseño^(Layout) y herramientas de Smartsheet^(Tools)

Smartsheet ofrece una forma sencilla de navegar por la aplicación y de utilizar las herramientas. 

Navegación a la izquierda

En el lado izquierdo tiene la navegación principal para Inicio^(Home) , Notificaciones^{(Notifications)} , Examinar^(Browse) , Recientes^(Recents) , Favoritos^(Favorites) , Aplicaciones^(WorkApps) de trabajo y el Centro de soluciones^{(Solution Center)} . Cuando inicie sesión en Smartsheet , seleccione dónde desea comenzar.

En la parte inferior, seleccione el icono de ayuda^(Help) (signo de interrogación) para obtener asistencia o el icono de cuenta^(Account) para ajustar su perfil y configuración.

Herramientas del lado derecho

En el lado derecho están las herramientas. Los verá en la pantalla para cada elemento que use, como un proyecto, una lista de tareas^{(Task List)} o tarjetas. Las excepciones son el Tablero^(Dashboard) y el Informe^(Report) . 

Cuando selecciona una herramienta, aparece una barra lateral que contiene los elementos correspondientes. Tiene conversaciones, archivos adjuntos, pruebas^(Proofs) , solicitudes de actualización^{(Update Requests)} , publicación^(Publish) , registro^{(Activity Log)} de actividad y resumen^(Summary) . 

Las acciones disponibles en la barra lateral dependen de la herramienta. Como ejemplos, puede ver todas las conversaciones, las que no se han leído o los comentarios por hoja o fila. Para los archivos adjuntos, puede obtener una vista previa del archivo, descargarlo, cambiarle el nombre o agregar una descripción.

Barra de herramientas superior

En la parte superior de cada elemento, tiene herramientas adicionales. En el lado izquierdo, puede guardar, imprimir, deshacer o rehacer una acción. Justo al lado, puede cambiar su vista, lo cual es bastante útil. Cambie entre las vistas  de cuadrícula^(Grid) , Gantt , tarjeta^(Card) o calendario .^(Calendar)

También verá botones de fuente y formato similares a los que ve en Microsoft Word^{(in Microsoft Word)} . Esto le permite cambiar el estilo, el tamaño o el color de la fuente, cambiar la alineación, el formato como moneda y más.

^{(Additional Smartsheet Features)}Funciones y opciones adicionales de Smartsheet

Una vez que aprenda los conceptos básicos sobre cómo usar Smartsheet , eche un vistazo a estas funciones y opciones adicionales.

Uso compartido^(Sharing) : junto con las conversaciones en tiempo real y las herramientas de colaboración^{(collaboration tools)} , puede ajustar la configuración de uso compartido y permisos para su equipo. Use el botón Compartir^(Share) en la parte superior derecha para ver sus opciones.

Integraciones^{(Integrations)} : conecte Smartsheet a aplicaciones como Slack , Google Drive , Gmail , OneDrive , Jira y más. Para ver sus opciones, vaya al Centro de soluciones^{(Solution Center)} , elija Examinar todas las soluciones^{(Browse All Solutions)} y seleccione Ver más complementos^{(See More Add-Ons)} en la sección Complementos.

Flujos de trabajo automatizados^{(Automated Workflows)} : automatice tareas^{(Automate tasks)} para su proyecto u hoja seleccionando un activador y una acción. Puede automatizar cosas como notificaciones, solicitudes de aprobación, registrar una fecha o bloquear filas. Seleccione la pestaña Automatización^(Automation) arriba de la barra de herramientas superior.

También puede crear un espacio de trabajo, usar formato condicional y consultar la funcionalidad para crear una aplicación web o móvil para su empresa.

Smartsheet es una herramienta robusta y con todas las funciones para administrar proyectos de todos los tamaños. Asegúrese de consultar el precio de su plan de suscripción^{(subscription plan pricing)} para encontrar el que mejor se adapte a sus necesidades.

Para herramientas similares, echa un vistazo a cómo usar la herramienta Todoist Kanban^{(use the Todoist Kanban tool)} o cómo ser productivo con Trello^{(be productive with Trello)} .

How to Use Smartsheet: A Tutorial for Beginners

For a cloud- and web-based tool for tracking projects, tasks, lists, teаm members, and more, Smartsheet.com offers extensive and flexible features.

If you’re considering giving it a try or have already signed up for a free trial, making the most of the tool means knowing what it can do for you and your team. Let’s delve into how to use Smartsheet for beginners just getting started.

What is Smartsheet?

If you’ve ever used applications like Asana, Monday.com, or similar project management software, Smartsheet is comparable in purpose, structure, and features. You can use it alone or collaborate with others, create dashboards for quick access to items, and enjoy multiple views like Kanban, calendar, and grid.

Smartsheet also provides automated workflows, templates for quick starts, helpful reports, custom forms, and integrations with other applications to streamline your processes.

The best way to begin using Smartsheet is to create or import a project, sheet, or list of tasks that you want to track. We’ll then walk you through the features of each tool.

Create, Import, or Use a Template

Select the Solution Center icon (plus sign) in the left-hand navigation. You’ll then see options on the top left of the screen for Create and Import.

Choose Create, and you have eight options for Grid, Project, Cards, Task List, Form, Report, and Dashboard/Portal. Select the type of item you want to create, give it a name, and pick Create.

Choose Import if you have a project plan or task sheet elsewhere that you’d like to start with. Pick Microsoft Excel, Microsoft Project, Google Sheets, or Atlassian Trello. Then follow the prompts to import the item.

If you’d like to start with a template or template set, choose Browse All Solutions, select an industry, or use the Search box to find something specific. 

Select a template or set to see additional information. Then to use a template, select the Use button.

For a template set, select Learn More to get full details on what’s included and download the set.

Use the Project Assistant

If it’s a new project that you want to start with, you can also use the Project Assistant. This gives you a head start on setting up the project.

In the Solution Center, select Project Assistant. Name your project, enter two tasks to get started, and add two subtasks for Task #1.

You’ll then see the Grid View layout for your new project with the tasks and subtasks you entered. 

Project Features

Tracking your project in Smartsheet is easy with project management tools built right in like the Gantt View.

You have spots for the task, duration, start, finish, predecessors, assigned to, percent complete, status, and comments on the left side. On the right side is your Gantt chart.

You can add baselines and show or hide the critical path using the icons on the top right.

Select the gear icon to open the Project Settings. Then adjust the Dependency Settings, Timeline Display, and Resource Management.

Task List Features

The task list has exactly what you need to track your to-dos from start to finish. 

Enter the task name, due date, assignee, and status. Use the Done column to mark tasks completed and the Comments section for notes.

Cards Features

If you like the Kanban method of project management, you can use the Cards layout, whether for yourself or your team.

You’ll start with lanes for Uncategorized, Backlog, Planning, In Progress, and Complete. However, you can change these labels per your project.

Use the plus signs to add cards to the lanes. Your cards can include a checklist of subtasks, file attachments, comments, proofs, and reminders. You can also edit the subtasks on a card in a larger view by selecting the Edit icon (pencil).

Choose between a compact or full view of your cards and adjust the Card View settings with the gear icon on the top right.

Grid Features

Do you use applications like Microsoft Excel or Google Sheets for tracking items? If so, then the Grid layout is for you. It looks just like a spreadsheet with columns, rows, and cells.

Form Features

Building a custom form is a useful feature for all sorts of projects. With Smartsheet, you can design your form and adjust its settings easily.

Add and remove Form Elements with the section on the left. Then, select a form field to adjust its particular settings on the right. For example, you can make a field required, include a label or help text, use validation, and add logic.

Adjust the form settings for the Theme and Brand, Security, Form Submission, and emails for submissions.

Report Features

Create a Row Report, Summary Report, or both. Select the sheet or project and add the columns. You can add filters, sort and group columns, and include a summary at the top.

Dashboard Features

By creating a Smartsheet dashboard, you can see a snapshot of your project, check on active items, see a handy chart, or view metrics.

Give your dashboard a name, and then choose the widgets you want to use. You’ll see a nice selection of widgets on the right and simply select one to add it. 

Once you have the widgets on your dashboard, you can adjust their settings. Depending on the widget type, you can add and style a title and choose an action for when someone clicks the widget.

Smartsheet Navigation, Layout, and Tools

Smartsheet offers an easy way to navigate the application as well as use the tools. 

Left-Hand Navigation

On the left side you have the main navigation for Home, Notifications, Browse, Recents, Favorites, WorkApps, and the Solution Center. When you log into Smartsheet, select where you’d like to start.

At the bottom, select the Help icon (question mark) icon for assistance or the Account icon to adjust your profile and settings.

Right-Side Tools

On the right side are tools. You’ll see these on the screen for each item you use, such as a Project, Task List, or Cards. Exceptions are the Dashboard and Report. 

When you select a tool, a sidebar displays containing the corresponding items. You have Conversations, Attachments, Proofs, Update Requests, Publish, Activity Log, and Summary. 

The available actions in the sidebar depend on the tool. As examples, you can view all conversations, those that are unread, or comments per sheet or row. For attachments, you can preview the file, download it, rename it, or add a description.

Top Toolbar

On the top of each item, you have additional tools. On the left side, you can save, print, undo, or redo an action. Directly next to that, you can change your view which is quite handy. Switch between the Grid, Gantt, Card, or Calendar views. 

You’ll also see font and format buttons similar to what you see in Microsoft Word. This allows you to change the font style, size, or color, change the alignment, format as currency, and more.

Additional Smartsheet Features and Options

Once you learn the basics of how to use Smartsheet, take a look at these additional features and options.

Sharing: Along with the real-time conversations and collaboration tools, you can adjust the sharing and permission settings for your team. Use the Share button on the top right to view your options.

Integrations: Connect Smartsheet to apps like Slack, Google Drive, Gmail, OneDrive, Jira, and more. To view your options, go to the Solution Center, pick Browse All Solutions, and select See More Add-Ons in the Add-Ons section.

Automated Workflows: Automate tasks for your project or sheet by selecting a trigger and action. You can automate things like notifications, approval requests, recording a date, or locking rows. Select the Automation tab above the top toolbar.

You can also create a workspace, use conditional formatting, and check out functionality for creating a web or mobile app for your company.

Smartsheet is a full-featured, robust tool for managing projects of all sizes. Be sure to check out their subscription plan pricing for the best fit for you.

For similar tools, take a look at how to use the Todoist Kanban tool or how to be productive with Trello.

Related posts

• Un tutorial de Adobe Premiere para principiantes

• Un tutorial de Microsoft Planner: todo lo que necesita saber

• Google Draw: una guía completa para principiantes

• ¿Cuál es el mejor servicio de llamadas de conferencia? Las mejores aplicaciones comparadas

• Mover, eliminar o copiar archivos automáticamente en Windows

• Las 7 mejores herramientas de recorte para Chromebook

• Cómo verificar si la temperatura de su CPU es demasiado alta

• 5 trucos del símbolo del sistema para hacer que CMD sea más interesante

• 3 herramientas para diagnosticar y solucionar problemas con su monitor

• Qué es Microsoft Power Automate y plantillas gratuitas para descargar

• El analizador de correo electrónico Zapier: 3 formas creativas de usarlo

• Cómo la aplicación Signal Desktop puede ayudar a proteger su privacidad

• 4 excelentes herramientas para crear paquetes de Windows Installer

• Los 5 mejores complementos de privacidad de Firefox para la seguridad en línea

• Dos herramientas de transcripción para transformar audio en texto

• Editor de secuencias de comandos de Google Apps: todo lo que necesita saber para comenzar

• ¿Qué es un chatbot y cómo usar uno en su sitio?

• Las mejores 4 alternativas a Google Chromecast

• Las 5 mejores herramientas de escaneo de IP para Windows, Mac, iOS y Android

• Los mejores editores de Markdown: todas las plataformas y en línea