¿Alguna vez te has perdido un correo electrónico importante porque tu bandeja de entrada estaba llena de mensajes anteriores sin responder? La mayoría de las personas han experimentado esto y casi todo el mundo conoce la distracción de cincuenta correos electrónicos sin leer que exigen su atención tan pronto como abre su bandeja de entrada por la mañana.

Según estudios, los trabajadores pasan hasta el 28 por ciento de su semana^{(28 percent of their week)} leyendo y respondiendo correos electrónicos. Eso es más de una cuarta parte de todo su tiempo en el trabajo. ¿Cuánto más podría lograr si no tuviera que manejar un aluvión constante de correos electrónicos?

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

Inbox Zero es un concepto desarrollado por Merlin Mann , experto en productividad. Aunque la mayoría de la gente interpreta el "cero" en el nombre para referirse a la cantidad de correos electrónicos que tiene una persona, originalmente se refería a cuánto tiempo la gente pasaba pensando en el correo electrónico. Si tiene cero correos electrónicos, no pasa casi nada de tiempo pensando en ellos.

Este artículo lo guiará a través de cómo mantener la cantidad de correos electrónicos no leídos en su bandeja de entrada al mínimo absoluto utilizando las herramientas disponibles para usted dentro de Gmail , así como las prácticas que puede aplicar a su día laboral que lo ayudarán a controlar el enjambre de correos electrónicos que recibe. durante todo el día.

Fundamentos de la gestión de correo electrónico

El primer paso para mejorar la productividad de su correo electrónico es cerrar su bandeja de entrada. Puede sonar contradictorio, pero es mejor establecer períodos de tiempo para leer y responder correos electrónicos que abordarlos a medida que llegan. La investigación^(Research) ha demostrado que los plazos, autoimpuestos o no, mejoran la eficiencia^{(deadlines, self-imposed or not, improve efficiency)} y reducen el tiempo dedicado a un proyecto.

Dedique^(Set) cinco minutos al comienzo de cada hora, o tal vez veinte minutos al comienzo y al final del día, para responder correos electrónicos^{(to answer emails)} . Elimine cualquier correo electrónico que sea claramente spam^{(clearly spam)} . Si un correo electrónico requiere dos minutos o menos para responder, respóndalo primero.

Si un correo electrónico requerirá más tiempo para responder, muévalo a una carpeta especialmente designada.

Usar Gmail para llegar a la bandeja de entrada cero

Gmail es el cliente de correo electrónico más utilizado en el mundo, pero la mayoría de la gente no se da cuenta de lo versátil que es la plataforma. Gmail está repleto de herramientas^{(chock-full of tools)} y opciones personalizables que le brindan un gran control sobre su apariencia. Inbox Zero se vuelve mucho más alcanzable cuando aprovecha estas herramientas.

Usar estrellas especiales

Todo el mundo conoce la posibilidad de "destacar" un correo electrónico haciendo clic en el icono de la estrella^(Star) , pero ¿sabía que hay 12 estrellas diferentes que se pueden utilizar? Haga clic en ^(Click) Settings > See All Settings > General y luego desplácese hasta que vea la subsección Estrellas .^(Stars)

Hay diferentes colores de estrellas, pero también hay íconos como un signo de exclamación, una flecha de avance rápido, una marca de verificación, un signo de interrogación y una i minúscula. De manera predeterminada, solo la estrella principal está activa, pero puede hacer clic y arrastrar cualquiera de los íconos a la sección En uso^{(In use)} para activarlos.

Solo aparecerá un único símbolo en Gmail . Haga clic^(Click) en él varias veces para recorrer todas las diferentes estrellas que ha seleccionado. Elija al menos cuatro símbolos: la estrella estándar, la estrella roja, la i minúscula y la marca verde.

Configurar varias bandejas de entrada y filtros^{(Set Up Multiple Inboxes and Filters)}

Es posible que ya esté familiarizado con varias de las pestañas disponibles en Gmail : Promociones, Personal , Social , etc. Vaya a Settings > Inbox de entrada y junto a Tipo de bandeja de entrada,^{(Inbox type,)} haga clic en el cuadro desplegable y seleccione Múltiples bandejas de entrada.^{(Multiple inboxes.)}

Aparece una nueva sección llamada Múltiples secciones de la bandeja de entrada. ^{(Multiple inbox sections.)}Puede nombrar hasta cinco secciones personalizadas para verlas junto con su bandeja de entrada principal, aunque dos se completan de forma predeterminada. Una sección es para correos^(Starred) electrónicos destacados, mientras que la otra es para borradores. Estas secciones están designadas por sus consultas de búsqueda, por lo que deberá aprender cómo se llama cada una de las estrellas especiales para reservar secciones para ellas.

Estos son los nombres de cada estrella:

Estrella amarilla
Estrella Roja
naranja-estrella
Estrella verde
Estrella azul
estrella morada
Explosión amarilla (signo de exclamación)
explosión roja
Púrpura-pregunta
Naranja-guillemet^{(Orange-guillemet)} (símbolo de avance rápido)
cheque verde
Información azul (i minúscula)

El campo de consulta de búsqueda reconoce diferentes operadores, por lo que puede usar los comandos OR/AND para incluir varias estrellas dentro de la misma sección. Junto al campo Consulta de búsqueda^{(Search query)} se encuentra el campo Nombre de la sección^{(Section name)} . Ingrese el nombre específico que desea que se llame al campo aquí.

Para lograr Inbox Zero , lo mejor es configurar algunas secciones específicas:

Necesita acción/respuesta
Necesita respuesta urgente
Esperando respuesta
delegado

Puede optar por configurar una quinta sección según sus necesidades, pero estas cuatro se encargarán de las tareas más básicas.

Llegar a la bandeja de entrada cero^{(Reaching Inbox Zero)}

Ahora que ha cambiado la configuración de Gmail , es hora de poner todo en acción. Primero^(First) , configura tus filtros. Introduzca la siguiente:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

Cuando recibe un correo electrónico, lo primero que debe hacer es decidir si requiere una respuesta o si debe eliminarlo. Si el correo electrónico es spam o simplemente no merece una respuesta, elimínelo o archívelo de inmediato.

Si el correo electrónico requiere una respuesta y tomará menos de dos minutos, contéstelo. Si necesita más de dos minutos, haga clic en el icono de estrella una vez. ^(Star)Si el correo electrónico es urgente y debe ser lo próximo que responda, haga clic en el icono dos veces para marcarlo con una estrella roja^{(Red Star)} .

Una vez que responda a un correo electrónico, si está esperando una respuesta, haga clic en el icono de estrella^(Star) tres veces para designarlo como "Esperando respuesta". Si recibe un correo electrónico que otra persona puede manejar mejor, reenvíelo a la persona adecuada y haga clic cuatro veces en el icono de estrella^(Star) para marcarlo como "Delegado".

Elija cuándo desea responder a su correo electrónico y concéntrese en trabajar solo dentro de esos tiempos. Al establecer fechas límite y períodos establecidos para manejar el correo electrónico, reduce la cantidad de tiempo que pasa en su bandeja de entrada para que pueda concentrarse en tareas más importantes. Si elige lidiar con eso al comienzo de la hora, concéntrese en responder primero a los correos electrónicos urgentes y luego maneje el resto desde allí.

Al poner en práctica estos métodos, pronto podrá obtener el control total de su bandeja de entrada. Si ya es un lío, reserva media hora al día para revisar los correos electrónicos que ya tienes y determinar si son importantes o no. Responda a los que lo necesiten, elimine a los que no.

Puede tomar un poco de tiempo, pero los filtros^{(but filters)} , las bandejas de entrada designadas y otras herramientas lo ayudarán a llegar a Inbox Zero, y^{(Inbox Zero–and)} encontrará las técnicas que mejor lo ayudarán a permanecer allí.

How to Get to Inbox Zero in Gmail

Have you ever missed an important email because yoυr inbox was fυll of previous, unanswered messages? Most people have experiencеd thіs and almost everyone knows the distraction of fifty unread emailѕ that demand your attentiоn as soon as you open your inbox in the morning.

According to studies, workers spend as much as 28 percent of their week reading and answering emails. That’s more than a quarter of your entire time at work. How much more could you accomplish if you didn’t have to handle a constant barrage of emails?

What Is Inbox Zero?

Inbox Zero is a concept developed by Merlin Mann, an expert on productivity. Although most people interpret the “zero” in the name to refer to the number of emails a person has, it originally referenced how much time people spend thinking about email. If you have zero emails, you spend almost zero time thinking about them.

This article will walk you through how to keep the number of unread emails in your inbox to an absolute minimum using tools available to you within Gmail, as well as practices you can apply to your workday that will help you tame the swarm of emails you receive throughout the day.

Email Management Basics

The first step to improving your email productivity is to close your inbox. It might sound counterintuitive, but it is better to give yourself set periods of time to read and respond to emails than to address them as they arrive. Research has shown that deadlines, self-imposed or not, improve efficiency and reduce the time spent on a project.

Set aside five minutes at the start of each hour, or maybe twenty minutes at the start and end of the day, to answer emails. Delete any emails that are clearly spam. If an email requires two minutes or less to answer, respond to it first.

If an email will require more time to answer, move it to a specially-designated folder.

Using Gmail to Reach Inbox Zero

Gmail is the most-used email client in the world, but most people don’t realize just how versatile the platform actually is. Gmail is chock-full of tools and customizable options that give you a tremendous amount of control over its appearance. Inbox Zero becomes much more achievable when you take advantage of these tools.

Use Special Stars

Everyone knows about the ability to “star” an email by clicking the Star icon–but did you know there are 12 different stars that can be used? Click Settings > See All Settings > General and then scroll until you see the Stars subsection.

There are different colors of stars, but there are also icons like an exclamation mark, a fast-forward arrow, a check mark, a question mark, and a lower-case i. By default, only the main star is active, but you can click and drag any of the icons to the In use section to activate them.

Only a single symbol will appear in Gmail. Click it multiple times to cycle through all of the different stars you have selected. Choose at least four symbols: the standard star, the red star, the lower-case i, and the green-check.

Set Up Multiple Inboxes and Filters

You might already be familiar with several of the tabs available to you in Gmail: Promotions, Personal, Social, etc. Navigate to Settings > Inbox and beside Inbox type, click the drop-down box and select Multiple inboxes.

A new section appears called Multiple inbox sections. You can name up to five custom sections to view alongside your main inbox, although two are filled in by default. One section is for Starred emails, while the other is for drafts. These sections are designated by their search queries, so you will need to learn what each of the special stars is called in order to set aside sections for them.

These are the names of each star:

Yellow-star
Red-star
Orange-star
Green-star
Blue-star
Purple-star
Yellow-bang (exclamation mark)
Red-bang
Purple-question
Orange-guillemet (fast forward symbol)
Green-check
Blue-info (lower-case i)

The search query field recognizes different operators, so you can use OR/AND commands to include multiple stars within the same section. Beside the Search query field is the Section name field. Enter the specific name you want the field to be called here.

To achieve Inbox Zero, it’s best to set up a few specific sections:

Needs Action/Reply
Needs Urgent Reply
Awaiting Reply
Delegated

You can choose to set up a fifth section according to your needs, but these four will handle the most basic tasks.

Reaching Inbox Zero

Now that you have changed your Gmail settings, it’s time to put everything into action. First, set your filters. Enter the following:

Search query	Section name
has: yellow-star	Needs Action/Reply
has: red-star	Needs Urgent Reply
has: blue-info	Awaiting Reply
has: green-check	Delegated

When you receive an email, the first thing you should do is decide whether it requires a response or if you should delete it. If the email is spam or just doesn’t warrant a response, immediately delete it or archive it.

If the email requires a response and will take less than two minutes, answer it. If you need more than two minutes, click the Star icon once. If the email is urgent and should be the next thing you respond to, click the icon twice to mark it with a Red Star.

Once you respond to an email, if you are waiting on a reply, click the Star icon three times to designate it as “Awaiting Reply.” If you receive an email that is better handled by someone else, forward it to the appropriate person and click the Star icon four times to mark it as “Delegated.”

Choose when you want to respond to your email and focus on working only within those times. By giving yourself deadlines and set periods to handle email, you reduce the amount of time you spend in your inbox so that you can focus on more important tasks. If you choose to deal with it at the start of the hour, focus on responding to any urgent emails first, then handle the rest from there.

By putting these methods into practice, you can soon attain total control of your inbox. If it is already a mess, set aside half an hour a day to sort through the emails that you already have and determine whether they are important or not. Respond to those that need it, delete those that don’t.

It might take a bit of time, but filters, designated inboxes, and other tools will help you reach Inbox Zero–and you’ll find what techniques best help you stay there.

Alfonso Moya

About the author

Soy un ingeniero de software con más de 10 años de experiencia trabajando en Apple iOS y dispositivos de borde. Mi experiencia en ingeniería de hardware hace que me apasione asegurarme de que los dispositivos de nuestros clientes sean lo más fiables y fluidos posible. He estado escribiendo código durante los últimos años y he aprendido a usar Git, Vim y Node.js.

Cómo llegar a la bandeja de entrada cero en Gmail

¿Qué es la bandeja de entrada cero?

Fundamentos de la gestión de correo electrónico