Al crear Hojas de cálculo de Google que otras personas deben completar, una lista desplegable puede simplificar el proceso de ingreso de datos.

Puede extraer los elementos de su lista desplegable desde otro rango de celdas, o puede ingresarlos directamente. Aprenda a hacer ambas cosas y a modificar una lista desplegable existente.

Crear listas desplegables manuales^{(Create Manual Dropdown Lists)} en hojas de cálculo de Google

La forma más rápida de crear una lista desplegable de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es enumerar los elementos dentro de la configuración de validación de datos.

Para hacer esto:

1. Seleccione la celda donde desea crear una lista desplegable. Seleccione Datos^(Data) en el menú y luego seleccione Validación de datos^{(Data validation)} .

2. Junto a Criterios, seleccione Lista de elementos^{(List of items)} . 

3. En el campo junto a esta selección, escriba los elementos que desea incluir en la lista desplegable, separados por comas.

4. Seleccione el botón Guardar^(Save) y verá que la celda que seleccionó ahora tiene una lista desplegable.

Opciones de validación de datos

Hay algunas configuraciones importantes a tener en cuenta en la ventana Validación de datos .^(Data)

Si anula la selección de Mostrar lista desplegable en la celda^{(Show dropdown list in cell)} , la flecha desplegable no aparecerá. Sin embargo, cuando el usuario comience a escribir, aparecerán los elementos de la lista.

En la sección Sobre datos no válidos^{(On invalid data)} , si selecciona Mostrar advertencia^{(Show warning)} , aparecerá un indicador de advertencia rojo. Esto muestra un mensaje que advierte al usuario que el elemento escrito no coincide con nada en la lista.

Si selecciona Rechazar entrada^{(Reject input)} en su lugar, Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} rechazará la entrada y la reemplazará con el primer elemento de la lista desplegable.

En la sección Apariencia^(Appearance) , si selecciona Mostrar texto de ayuda de validación^{(Show validation help text)} y escribe texto en el campo debajo, ese texto aparecerá cuando el usuario seleccione la celda desplegable.

Crear^{(Create Dropdown)} listas desplegables a partir de un rango de hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets Range)}

Una forma más dinámica^{(dynamic way)} de crear listas desplegables de Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es usar el contenido de un rango de celdas^{(range of cells)} para completar la lista.

Para hacer esto:

1. Primero^(First) , cree sus listas de validación en cualquier rango de celdas. Estos no tienen que estar en la misma hoja de cálculo. También puede crear y seleccionar estas listas en otras pestañas de hojas de cálculo.

2. A continuación, seleccione la celda donde desea crear una lista desplegable. Seleccione Datos^(Data) en el menú y luego seleccione Validación de datos^{(Data validation)} .

3. Esta vez, seleccione Lista de un rango^{(List from a range)} de la lista desplegable Criterios . ^(Criteria)Luego, seleccione el icono de selección de cuadrícula pequeña para abrir la ventana de selección de rango.

4. Seleccione el rango que desea usar como su lista y verá que el texto del rango aparece en el campo Seleccionar un rango de datos^{(Select a data range)} .

5. Seleccione Aceptar^(OK) para cerrar la ventana de selección y volver a la ventana de validación. Configure el resto de las opciones desplegables que desee y luego seleccione el botón Guardar^(Save) para finalizar.

6. Ahora, verá que los datos del rango aparecen como elementos de la lista desplegable en la celda que seleccionó.

7. Continúe este mismo proceso para cualquier otra columna que desee agregar como una lista desplegable dinámica.

El uso de rangos como fuente de sus datos es una excelente manera de mantener sus hojas de cálculo actualizadas sin tener que revisar y actualizar manualmente cada lista desplegable que ha creado.

Datos interesantes sobre las listas desplegables de Google Sheets^{(Google Sheets Dropdown)}

Las listas desplegables de Google Sheets^{(Google Sheets)} conectadas a rangos son las más útiles porque reducen drásticamente el mantenimiento general de su hoja de cálculo.

Actualizar varias celdas con un cambio de rango^{(Update Multiple Cells with One Range Change)}

Esto es especialmente cierto si tiene muchas celdas que extraen datos de un solo rango de elementos. Si desea actualizar o cambiar esos elementos de la lista, solo tendrá que realizar el cambio en un solo rango.

Incluso si hay cientos de celdas con esos elementos de la lista, actualizar el rango una vez actualizará todas esas celdas desplegables al instante.

Copiar celdas validadas para ahorrar tiempo^{(Copying Validated Cells to Save Time)}

También puede ahorrar tiempo copiando celdas desplegables validadas^{(copying validated dropdown cells)} a cualquier otra celda. Esto ahorra el tiempo de tener que pasar por el proceso de pasar por las pantallas de validación nuevamente.

La copia de celdas validadas es especialmente útil para listas de selección como días, meses, horas y otros conjuntos de datos estándar.

Eliminar rápidamente la validación de celdas^{(Quickly Remove Cell Validation)}

Suponga^(Suppose) que no desea que los elementos de la lista se incluyan en ninguna celda. Puede eliminarlos rápidamente haciendo clic con el botón derecho en la celda, seleccionando Validación^(Validation) y luego seleccionando Eliminar validación^{(Remove validation)} en la ventana Validación de datos.

Verá que la flecha desplegable desaparece de la celda y todos los elementos desplegables desaparecen. La celda se convertirá en otra celda normal de una hoja de cálculo.

Uso de listas desplegables dobles^{(Double Dropdown Lists)} en hojas de cálculo de Google

Otra forma útil de usar las listas desplegables de Hojas de cálculo de Google es ^{(Google Sheets)}pasar información entre hojas^{(pass information between sheets)} . También puede utilizar esta técnica para transmitir información entre personas.

Por ejemplo, si tiene una hoja original que contiene una lista de tareas completadas por un equipo, puede basar una segunda hoja de cálculo en esas tareas completadas.

Es posible que desee o no crear esa primera lista basada en las mismas listas desplegables dinámicas que se describen en la última sección.

De cualquier manera, seleccione la celda de la hoja a la que desea enviar las tareas completadas como otra lista desplegable y abra la ventana de validación como se describe en la última sección. Cuando seleccione el rango de datos, cambie a esta hoja de cálculo de tareas de origen y seleccione toda la columna de tareas (incluidas las celdas en blanco).

Ahora, en la hoja de cálculo de destino, verá que se extraen los datos de la columna de tareas. Esto significa que su segundo equipo puede realizar sus propias tareas del proyecto en función de las tareas completadas del primer equipo.

El primer equipo puede continuar agregando tareas recién completadas a la hoja de cálculo de origen original.

Dado que incluyó las celdas en blanco en el rango de origen, esas nuevas tareas únicas aparecerán en la lista desplegable del segundo equipo. 

Tenga en cuenta que solo las tareas únicas aparecerán en la segunda lista desplegable. No es la mejor manera de pasar elementos de fila específicos desde la fuente, pero es una excelente manera para que un segundo equipo vea todos los elementos únicos agregados a una hoja de cálculo por otras personas.

¿^(Will) Cómo utilizará las listas desplegables de^(Dropdown) Google Sheets ?

Como puede ver, Google Sheets ofrece muchas formas de extraer información de otras celdas para completar listas desplegables. O, si sus necesidades de ingreso de datos son bastante simples, puede limitarse a ingresar manualmente los elementos de la lista desplegable separados por comas. 

De cualquier manera, debería poder hacer que la entrada de datos para cualquiera de sus hojas de cálculo sea lo más fácil y simple posible.

How to Use Google Sheets Drop Down Lists

When creating Google Sheets that other рeople need to fill out, a dropdown list can simplify the data-entry proсess.

You can pull the items for your dropdown list from another range of cells, or you can enter them directly. Learn how to do both, as well as how to modify an existing dropdown list.

Create Manual Dropdown Lists in Google Sheets

The fastest way to create a Google Sheets dropdown list is by listing the items inside the data validation settings.

To do this:

1. Select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

2. Next to Criteria, select List of items. 

3. In the field next to this selection, type out the items you want to include in the dropdown list, separated by commas.

4. Select the Save button, and you’ll see that the cell you selected now has a dropdown list.

Data Validation Options

There are a few important settings in the Data validation window to note.

If you deselect Show dropdown list in cell, the dropdown arrow will not appear. However, when the user starts typing, the list items will appear.

In the On invalid data section, if you select Show warning, a red warning indicator will appear. This displays a message warning the user that the typed item doesn’t match anything in the list.

If you select Reject input instead, Google Sheets will reject the entry and replace it with the first item of the dropdown list instead.

In the Appearance section, if you select Show validation help text and type text into the field below it, that text will appear when the user selects the dropdown cell.

Create Dropdown Lists from a Google Sheets Range

A more dynamic way to create Google Sheets dropdown lists is to use the contents of a range of cells to fill the list.

To do this:

1. First, create your validation lists in any range of cells. These don’t have to be in the same spreadsheet. You can create and select these lists in other spreadsheet tabs as well.

2. Next, select the cell where you want to create a dropdown list. Select Data from the menu, and then select Data validation.

3. This time, select List from a range from the Criteria dropdown list. Then, select the small grid selection icon to open the range selection window.

4. Select the range you want to use as your list, and you’ll see the range text appear in the Select a data range field.

5. Select OK to close out the selection window and return to the validation window. Configure the rest of the dropdown options you’d like and then select the Save button to finish.

6. Now, you’ll see the range data appear as the dropdown list items in the cell you selected.

7. Continue this same process for any other columns you’d like to add as a dynamic dropdown list.

Using ranges as the source of your data is a great way to keep your spreadsheets updated without having to manually go through and update every dropdown list you’ve created.

Interesting Facts About Google Sheets Dropdown Lists

Google Sheets dropdown lists connected to ranges are the most useful because they dramatically reduce the overall maintenance of your spreadsheet.

Update Multiple Cells with One Range Change

This is especially true if you have many cells drawing data from a single range of items. If you want to update or change those list items, you’ll only have to make the change in a single range.

Even if there are hundreds of cells with those list items, updating the range once will update all of those dropdown cells instantly.

Copying Validated Cells to Save Time

You can also save time by copying validated dropdown cells to any other cells. This saves the time of having to step through the process of stepping through the validation screens again.

Copying validated cells is especially useful for selection lists like days, months, time, and other standard datasets.

Quickly Remove Cell Validation

Suppose you don’t want the list items included with any cell. You can quickly remove them by right-clicking the cell, selecting Validation, and then selecting Remove validation in the Data validation window.

You’ll see the dropdown arrow disappear from the cell, and all of the dropdown items disappear. The cell will become just another normal spreadsheet cell.

Using Double Dropdown Lists in Google Sheets

One more useful way to use Google Sheets dropdown lists is to pass information between sheets. You can also use this technique to relay information between people.

For example, if you have an original sheet that contains a list of tasks completed by one team, you can base a second spreadsheet on those completed tasks.

You may or may not want to create that first list based on the same dynamic dropdown lists as described in the last section.

Either way, select the cell on the sheet you want to send the completed tasks to as another dropdown list, and open the validation window as described in the last section. When you select the data range, switch to this source task spreadsheet and select the entire column of tasks (including blank cells).

Now, on the destination spreadsheet, you’ll see that the data from the tasks column is pulled in. This means your second team can perform their own project tasks based on completed tasks from the first team.

The first team can continue adding newly completed tasks to the original source spreadsheet.

Since you included the blank cells in the source range, those new unique tasks will appear in the second team’s dropdown list. 

Keep in mind that only unique tasks will appear in the second dropdown list. It isn’t the best way to pass specific row items from the source, but it is a great way for a second team to see all unique items added to a spreadsheet by other people.

How Will You Use Google Sheets Dropdown Lists?

As you can see, Google Sheets offers many ways you can pull information from other cells to fill out dropdown lists. Or, if your data entry needs are fairly simple, you can stick to manually entering in dropdown list items separated by commas. 

Either way, you should be able to make data entry for any of your spreadsheets as easy and simple as possible.

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