Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} es uno de los productos más potentes de Google y una de las soluciones de referencia para la gestión de hojas de cálculo y datos en la web. Sin embargo, fuera de la caja, tiene sus puntos débiles, uno que discutiremos en este artículo.

Afortunadamente, Sheets admite funciones y fórmulas personalizadas que ayudan a compensar algunas de estas deficiencias. Si los usuarios son expertos en fórmulas o pueden hacer un poco de secuencias de comandos^(scripting) , Sheets puede ser tan poderoso como lo hacen.

Una funcionalidad particular que Sheets no admite de forma nativa es la capacidad de encontrar duplicados en Google Sheets , ya sean datos duplicados en celdas o filas. Si bien hay una manera de eliminar rápidamente las entradas duplicadas, usando la opción Eliminar duplicados en el menú ^{(Remove duplicates)}Datos^(Data) , no hay forma de aislar solo esos duplicados. La buena noticia es que hay una manera de lograr esto.

En este artículo, veamos cómo encontrar duplicados en Hojas^{(Google Sheets)} de cálculo de Google aprovechando el formato condicional.

¿Qué es el formato condicional en las hojas de Google?^{(What Is Conditional Formatting In Google Sheets?)}

El formato condicional es una característica presente en muchos editores de hojas de cálculo que permite al usuario aplicar formato visual basado en texto y otro formato a una celda según ciertas condiciones.

Por ejemplo, un usuario puede estar registrando su presupuesto mensual usando una hoja de cálculo, queriendo saber de un vistazo si supera el límite de gasto de $500. En la columna de la hoja de cálculo donde se cuenta el total del mes, se puede establecer una regla de formato condicional en filas en negrita con un valor superior a $500, lo que facilita ver dónde ocurrió esto.

En Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} , el formato condicional permite a los usuarios aplicar formato en función de una larga lista de reglas preestablecidas o ingresando una fórmula personalizada. Los cambios de estilo de formato disponibles incluyen negrita, cursiva, subrayado, tachado, color de texto y color de celda.

Además, los usuarios pueden usar una escala de color, en lugar de un solo color, y definir un valor mínimo y máximo, y sus respectivos colores, para la escala de color automática.

Cómo usar el formato condicional para encontrar filas duplicadas en hojas de cálculo de Google^{(How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets)}

Para cualquiera que trabaje en una hoja de datos extensa, las entradas duplicadas pueden convertirse en un problema que a veces interrumpirá el flujo de las cosas. Es posible que los usuarios no deseen simplemente eliminar estos datos, que Sheets admite de forma nativa, sino analizarlos y trabajar con ellos.

Usando una fórmula personalizada con formato condicional, esto es posible. El primer paso para lograr esto es resaltar toda la columna que debe buscarse en busca de duplicados haciendo clic en la etiqueta de la columna que se encuentra arriba.

Una vez resaltado, haga clic con el botón derecho y seleccione Formato condicional^{(Conditional formatting)} . Esto abrirá un panel en el lado derecho de la ventana que muestra las reglas de formato condicional. El rango de columna seleccionado se rellenará previamente en el campo Aplicar al rango^{(Apply to range)} , por lo que no será necesario tocarlo.

A continuación, desea hacer clic en el menú desplegable debajo de Reglas de formato^{(Format rules)} para cambiar esta condición a La fórmula personalizada es^{(Custom formula is)} . Aparecerá un campo de texto debajo del menú desplegable después de hacer esto, y se debe ingresar la siguiente fórmula:

=contar si(A:A,A1)>1

Sin embargo, deberá modificarse para reemplazar todas las instancias de "A" con la letra de la columna que se busca duplicados en Hojas de cálculo de Google^{(Google Sheets)} , que se mostrará en el campo Aplicar al rango^{(Apply to range)} .

El paso final es configurar el formato para que se aplique a todas las celdas de esta fila que contienen datos encontrados más de una vez. Si trabaja con un gran conjunto de datos, el mejor formato para establecer podría ser un color de relleno. Usándolo, un color brillante y notable como el amarillo, el rosa intenso o el verde lima realmente se destacará y permitirá notar los duplicados de un vistazo mientras se desplaza.

Ahora, todas las filas que contienen datos que se encuentran en al menos otra fila se resaltarán o formatearán de la forma que se haya elegido. Si se eliminan las filas duplicadas, se eliminará automáticamente el formato condicional de la única fila restante.

Uno podría preguntarse: "¿Por qué pasar por este problema cuando Google admite la eliminación de duplicados con dos simples clics?" Bueno, este sistema es inflexible e imperfecto. Por ejemplo, no hay forma de cambiar qué duplicado se elimina. Algunos usuarios pueden querer que se elimine la primera instancia y otros la última: Google no ofrece ninguna opción y elimina todos los duplicados excepto el primero.

Usando esta regla de formato condicional simple, el usuario tiene el control total de la gestión de duplicados de una manera que no correrá el riesgo de romper su hoja. Lo mejor de todo es que el formato condicional es completamente dinámico, por lo que nunca necesitará eliminar el formato si elige eliminar todos los duplicados de alguna manera.

Sin embargo, si alguna vez necesita eliminar la regla de formato condicional, es tan simple como hacer clic en el menú Formato y luego en ^(Format)Formato condicional^{(Conditional formatting)} , que mostrará el mismo menú del lado derecho que antes. Los usuarios pueden pasar el cursor sobre la fila que muestra la fórmula personalizada que acabamos de crear y hacer clic en el icono de la papelera que aparece para eliminarla.

Cuando la opción nativa de Hojas de cálculo de Google para encontrar duplicados y eliminarlos no es lo suficientemente potente o codifica los datos de una manera que no se puede permitir, la sencilla fórmula personalizada destacada en este artículo permite a los usuarios tomar el asunto en sus propias manos.

¿Tiene alguna pregunta o comentario sobre el uso de esta regla de formato condicional? Si es así, déjanos un comentario a continuación.

How to Find Duplicates In Rows And Cells In Google Sheets

Google Sheets is one of Google’s most powerful products and one of the go-to solutions for spreadsheet and data management on the web. However, out of the box, it has its weak points—one that we’ll discuss in this article.

Luckily, Sheets supports custom functions and formulas that help make up for some of these shortcomings. If users are savvy with formulas or can do a little bit of scripting, Sheets can be as powerful as they make it.

One particular functionality that Sheets doesn’t natively support is the ability to find duplicates in Google Sheets – whether it’s duplicate data in cells or rows. While there is a way to quickly remove duplicate entries, using the Remove duplicates option under the Data menu, there’s no way to only isolate those duplicates. The good news is that there is a way to accomplish this.

In this article, let’s go over how to find duplicates in Google Sheets by taking advantage of conditional formatting.

What Is Conditional Formatting In Google Sheets?

Conditional formatting is a feature present in many spreadsheet editors which allows the user to apply text-based and other visual formatting to a cell based on certain conditions.

For example, a user may be recording their monthly budgeting using a spreadsheet, wanting to know at a glance if they go over a $500 spending limit. In the spreadsheet column where the total for the month is tallied, a conditional formatting rule can be set to bold rows with a value over $500, making it easy to see where this occurred.

In Google Sheets, conditional formatting allows users to apply formatting based on a long list of preset rules or by entering a custom formula. The formatting style changes available include bold, italics, underline, strikethrough, text color, and cell color.

Additionally, users can use a color scale, instead of a single color, and define a minimum and maximum value, and their respective colors, for automatic color scaling.

How To Use Conditional Formatting to Find Duplicate Rows In Google Sheets

For anyone working on a lengthy sheet of data, duplicate entries can become a problem that will sometimes break the flow of things. Users may not simply want to delete this data, which Sheets natively supports, and instead analyze and work with it.

Using a custom formula with conditional formatting, this is possible. The first step to achieve this is to highlight the entire column that needs to be searched for duplicates by clicking on the column label above it.

Once highlighted, right-click and select Conditional formatting. This will bring up a panel on the right side of the window that shows conditional formatting rules. The column range selected will be prefilled in the Apply to range field, so that won’t need to be touched.

Next, you want to click on the dropdown menu beneath Format rules to change this condition to Custom formula is. A text field will appear beneath the dropdown menu after this is done, and the following formula should be entered:

=countif(A:A,A1)>1

However, it will need to be modified to replace all instances of “A” with the column letter that is being searched for duplicates in Google Sheets, which will be shown in the Apply to range field.

The final step is to set the formatting to apply to all cells in this row that contain data found more than once. If working with a large set of data, the best formatting to set might be a fill color. Using it, a bright and noticeable color such as yellow, hot pink, or lime green will really stand out and allow for noticing duplicates at a glance while scrolling.

Now, all rows that contain data that is found in at least one other row will be highlighted or formatted in whatever way was chosen. If duplicate rows are deleted, the single row remaining will have its conditional formatting removed automatically.

One might ask, “Why go through this trouble when Google supports duplicate removal in two simple clicks?” Well, this system is inflexible and imperfect. For example, there is no way to change which duplicate is deleted. Some users may want the first instance deleted, and others the last—Google gives no option and removes all duplicates but the very first.

Using this simple conditional formatting rule, the user is in complete control of managing duplicates in a way that won’t risk breaking their sheet. Best of all is that conditional formatting is entirely dynamic, so you’ll never need to remove formatting if you choose to remove all duplicates in some way.

However, should the conditional formatting rule ever need to be deleted, it’s as simple as clicking on the Format menu and then Conditional formatting, which will show the same right-side menu as before. Users can hover their cursor over the row that shows the custom formula we’ve just created and click on the trash can icon that appears to remove it.

When Google Sheets’ native option to find duplicates to remove them just isn’t powerful enough or scrambles data in a way that can’t be afforded, the simple custom formula highlighted in this article allows users to take matters into their own hands.

Do you have any questions or comments about using this conditional formatting rule? If so, please leave us a comment below.

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