Cuando la mayoría de las personas piensan en ordenar texto en una aplicación, piensan en ordenar celdas en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} . Sin embargo, puede ordenar el texto en Word siempre que haya algo que le indique a Word dónde ^(Word)comienzan y terminan^{(text begin and end)} las diferentes partes del texto .

En este artículo, le mostraré un par de formas en las que puede ordenar texto, listas y tablas en Word . Tenga en cuenta que si ya tiene datos en Excel , puede insertar fácilmente una hoja de cálculo de Excel^{(Excel spreadsheet)} en su documento de Word^{(Word document)} .

Ordenar listas en Word

Hay tres tipos de listas que puede ordenar en Word . El primer tipo es simplemente una lista de palabras o frases en las que cada una ocupa una línea separada. El segundo tipo son las listas desordenadas o con viñetas. La tercera son listas ordenadas o numeradas.

En cada uno de estos casos, un salto de línea^{(line break)} (también llamado retorno de carro^{(carriage return)} ) le dice a Word dónde termina una palabra o frase^{(word or phrase ends)} y comienza la siguiente. Así es como Word puede ordenar el texto en el documento.

Para ordenar cualquiera de estos tipos de listas, comience seleccionando la lista con el mouse. Simplemente^(Simply) comience al principio de la lista, mantenga presionado el botón izquierdo del mouse^{(left mouse button)} y arrastre el mouse hasta que se seleccione toda la lista.

Luego, haga clic en la pestaña Inicio en la ^(Home)cinta^(Ribbon) y busque la sección titulada Párrafo^(Paragraph) . Busque un botón con las letras A y Z y una flecha apuntando hacia abajo. Este es el comando Ordenar . ^(Sort)Haga clic en el botón Ordenar^(Sort) y Word abrirá la ventana Ordenar texto .^{(Sort Text)}

En la ventana Ordenar texto^{(Sort Text)} , notará que hay varias opciones. Primero^(First) , debe indicar que desea ordenar el texto que ha seleccionado por párrafo. Aunque solo tenemos una palabra por línea, Word aún considera que cada línea es su propio párrafo porque presionamos la tecla Intro^{(enter key)} para pasar a la siguiente línea. Ordenar por párrafo es la opción predeterminada^{(default option)} .

A continuación, debemos decirle a Word lo que estamos ordenando. Localice el menú desplegable etiquetado como Tipo^(Type) y elija Texto^(Text) . Esta es también la opción predeterminada.

Por último, debemos decirle a Word si queremos ordenar el texto en orden ascendente (A a Z) o descendente (Z a A). El orden ascendente^(Ascending) es la opción predeterminada^{(default option)} . Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar ^(OK) y Word^{(button and Word)} ordenará su texto con las opciones que eligió.

Observe^(Notice) que ahora el texto está ordenado de la A a la Z en orden ascendente. Además, si hace clic en el botón Opciones^(Options) , puede configurar ajustes avanzados como el separador de campos^{(field separator)} y si debe distinguir entre mayúsculas y minúsculas o no.

Ordenar texto en tablas

Este tipo de ordenación puede parecerle un poco más familiar si suele ordenar datos en Excel . Al igual que una hoja de cálculo de Excel^{(Excel worksheet)} , una tabla contiene filas, columnas y puede contener encabezados en la primera fila. Afortunadamente, Word le brinda mucha de la misma flexibilidad para ordenar el texto que se encuentra en Excel .

Suponga^(Suppose) que tiene una tabla en Word que se parece a la siguiente.

Observe^(Notice) que hay encabezados de columna en la primera fila y que la primera columna contiene el texto que deseamos ordenar. Supongamos que esta vez queremos ordenar los datos en orden descendente. Seleccione toda la tabla y una vez más haga clic en el botón Ordenar^(Sort) en la sección Párrafo de la ^(Paragraph)cinta^(Ribbon) .

Observe en la ^(Notice)esquina^{(hand corner)} inferior izquierda de la ventana Ordenar que ^(Sort)Word ya ha detectado los encabezados en la primera fila. Observe^(Notice) también que el primer menú desplegable Ordenar por ya tiene el ^{(Sort By)}encabezado de columna ^{(column heading)} Nombre^(Name) en el cuadro de opción.

El resto de las opciones permanecen iguales, excepto que recuerde cambiar la dirección de ordenación^{(sort direction)} a Descendente^(Descending) . Cuando termine, haga clic en el botón Aceptar ^(OK) y Word^{(button and Word)} ordenará la tabla usando las opciones que hemos elegido.

Ordenar texto en Word es simple siempre que tenga una forma de decirle a Word qué separa un elemento^{(data element)} de datos del siguiente. Si juega un poco con la configuración de ordenación, descubrirá que puede ordenar usando varias columnas e incluso texto delimitado por tabulaciones y comas en un documento de Word^{(Word document)} .

Aunque no es tan útil como ordenar datos en Excel , puede ahorrarse algo de tiempo en Word haciendo que la aplicación clasifique párrafos^{(application sort paragraph)} y tablas usando una interfaz similar a la que se encuentra en una hoja de cálculo de Excel^{(Excel worksheet)} . ¡Disfrutar!

How to Sort Text in Word

When most pеople thіnk of sorting text in an application, they think of sorting cellѕ in an Exсel spreadsheet. However, you can sort text in Word as long as there is something that tells Word where the different parts of tеxt begin and end.

In this article, I’ll show you a couple of ways you can sort text, lists and tables in Word. Note that if you already have data in Excel, you can easily insert an Excel spreadsheet into your Word document.

Sorting Lists in Word

There are three types of lists you can sort in Word. The first kind is simply a list of words or phrases that each occupies a separate line. The second type is unordered or bulleted lists. The third is ordered or numbered lists.

In each of these cases, a line break (also called a carriage return) tells Word where one word or phrase ends and the next one begins. This is how Word is able to sort text in the document.

To sort any of these types of lists, begin by selecting the list with your mouse. Simply start at the beginning of the list, hold down the left mouse button, and drag your mouse until the entire list is selected.

Then, click on the Home tab on the Ribbon and locate the section titled Paragraph. Look for a button with the letters A and Z on it and an arrow pointing down. This is the Sort command. Click on the Sort button and Word will open the Sort Text window.

On the Sort Text window, you’ll notice that there a number of options. First, you need to indicate that you want to sort the text you’ve selected by paragraph. Even though we only have one word per line, Word still considers each line to be its own paragraph because we pressed the enter key to get to the next line. Sorting by paragraph is the default option.

Next we need to tell Word what we are sorting. Locate the drop down menu labeled Type and choose Text. This is also the default option.

Lastly, we need to tell Word whether we want to sort the text in ascending (A to Z) order or descending order (Z to A). Ascending order is the default option. When done, click the OK button and Word will sort your text with the options you chose.

Notice that now the text is sorted from A to Z in ascending order. In addition, if you click on the Options button, you can configure advanced settings like the field separator and whether it should be case sensitive or not.

Sorting Text in Tables

This type of sorting may seem a bit more familiar to you if you often sort data in Excel. Much like an Excel worksheet, a table contains rows, columns, and may contain headings in the first row. Luckily, Word gives you much of the same flexibility to sort text as found in Excel.

Suppose you have a table in Word that looks like the one below.

Notice that there are column headings in the first row and that the first column contains the text we wish to sort. Let’s assume that we want to sort the data in descending order this time. Select the entire table and once again click on the Sort button in the Paragraph section of the Ribbon.

Notice in the bottom left hand corner of the Sort window that Word has already detected the headings in the first row. Notice also that the first Sort By drop down menu already has the column heading Name in the option box.

The rest of the options stay the same except remember to change the sort direction to Descending. When done, click the OK button and Word will sort the table using the options we’ve chosen.

Sorting text in Word is simple as long as you have a way to tell Word what separates one data element from the next. If you play with the sort settings a bit, you will discover that you can sort using multiple columns and even tab and comma delimited text in a Word document.

Although not as useful as sorting data in Excel, you can save yourself some time in Word by having the application sort paragraph and table text for you using a similar interface as found in an Excel worksheet. Enjoy!

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