Cuando una empresa, organización o individuo desea crear un documento coherente, como formularios, cartas o etiquetas postales, que son idénticos excepto por información específica, por ejemplo, el nombre, la dirección o el número de teléfono del Destinatario^(Recipient) . Para hacer esto, debe realizar el proceso de combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia , que le permite crear un documento personalizado simple.

Cómo usar Combinar correspondencia en Word

Las herramientas de combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia en la pestaña Correo de Microsoft ^{(Mail Merging)}Word^{(Microsoft Word)} le permiten realizar la combinación de correspondencia . Estas herramientas son

• Iniciar combinación^{(Start Mail Merge)} de correspondencia : Iniciar combinación^{(Start Mail Merge)} de correspondencia crea un documento y lo envía a varias personas. Puede insertar campos como Nombre y Dirección^(Address) . Word hará una copia para cada Destinatario^(Recipient) y reemplazará esos campos con la información de la persona.
• Seleccionar destinatario^{(Select Recipient)} : Seleccionar destinatario^(Recipient) le permite elegir la lista de personas a las que le gustaría enviar su documento.
• Editar lista de destinatarios^{(Edit Recipient List)} : Esto cambia su lista de destinatarios o elige personas específicas para recibir el correo. En esta herramienta, puede ordenar, filtrar, buscar y eliminar duplicados y validar las direcciones de la lista.

Cómo configurar una combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia manual para cartas

• Para configurar una combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia manual para una carta, primero debe crear un documento en blanco, vaya a la pestaña Correo^{(Mailing tab)} .
• Seleccione Iniciar combinación^{(Start Mail Merge)} de correspondencia y, a continuación, seleccione Cartas^(Letters) .
• Haga clic en Seleccionar destinatarios^{(Select Recipients)} .
• Aparecerá un menú desplegable; puede optar por seleccionar Escribir una nueva lista^{(Type a New List)} , Usar una lista existente^{(Use an Existing List)} , elegir entre Contactos de Outlook^{(choose from Outlook Contacts)} .

Vamos a utilizar Type a New List .

Aparecerá un cuadro de diálogo con la etiqueta Nueva ^{( New)} lista de direcciones^{(Address List)} . En el cuadro de diálogo, puede ingresar texto en las filas y columnas. A la izquierda del cuadro de diálogo Nueva lista de direcciones^{(New Address List)} , algunos comandos le permiten modificar su lista; estos se denominan Nueva entrada^{(New Entry)} , Eliminar entrada, Buscar^(Find) y personalizar columnas^{(Customize Columns)} .

Para agregar una nueva fila, haga clic en Nueva entrada^{(New Entry)} . Para eliminar una fila, seleccione Eliminar entrada^{(Delete Entry)} . Para agregar, eliminar, cambiar el nombre, subir y bajar columnas^(Columns) , seleccione ^(Select) Personalizar columnas^{(Customize Columns)} . Ingrese datos^{(Enter Data)} en su lista, elija Aceptar^(OK) y guarde^(Save) su archivo. Si desea regresar y editar su lista, haga clic en Editar lista de destinatarios^{(Edit Recipient List)} , ahora edite.

Ahora puede escribir o copiar una carta en el documento.

Coloque el cursor donde desee insertar campos y seleccione Insertar y combinar campos^{(Insert and Merge Fields)} ; elige los campos que quieras. Puede ver una vista previa de sus campos haciendo clic en ABC Vista previa de resultados^{(ABC Preview Results)} .

Para volver a los documentos que muestran los campos, haga clic en ABC Preview Results nuevamente.

Ahora seleccione Terminar y fusionar^{(Finish and Merge)} . Puede elegir Editar documentos individuales^{(Edit Individual Documents)} , Imprimir documentos^{(Print Document)} y Enviar mensajes^{(Send Email Messages)} de correo electrónico . Seleccione su elección; entonces verás el resultado.

Uso del Asistente para combinar correspondencia^{(Mail Merge Wizard)} para la carta^(Letter)

Esta vez, crearemos la combinación de correspondencia usando el Asistente de combinación de correspondencia paso a paso^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} , que es el proceso más fácil para crear una combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia .

1. Vaya a Iniciar configuración de correo^{(Start Mail Setup)} en la parte inferior del menú desplegable^{(Drop-Down Menu)} y seleccione Asistente de combinación de correo paso a paso^{(Step-By-Step Mail Merge Wizard)} .
2. Aparecerá un panel de combinación^{(Mail Merge Pane)} de correspondencia a la derecha. Seleccione un tipo de documento^{(Document Type)} ; Elegiremos la letra^(Letter) . Ahora haga clic en Siguiente^(Next) .
3. Vamos a utilizar el Documento Actual^{(Current Document)} .
4. Seleccionar destinatarios^(Recipients) : puede optar por escribir una nueva lista, seleccionar contactos de Outlook y escribir una nueva lista. Vamos a una lista existente.
5. Examine^(Browse) para seleccionar el archivo. Luego haga clic ^(Click) en Siguiente^(Next) , luego en Aceptar^(OK) . Aparecerán los destinatarios de la combinación de correspondencia^{(Mail Merge recipients)}
6. Puede optar por habilitar o deshabilitar los Destinatarios^(Recipients) marcando y desmarcando la casilla^(Box) ; haremos clic en Aceptar^(OK) , luego en Siguiente^(Next) .
7. Escribe tu carta^{(Write Your Letter)} . Este escaparate Agregue la información del destinatario^{(Add Recipient)} a su carta. Situamos el cursor donde queremos que vaya la información.
8. Usaremos Bloque de direcciones^{(Address Block)} ; aparecerá un cuadro de diálogo ^{(Dialog Box)}Insertar dirección^{(Insert Address)} . Puedes elegir el formato en el que lo quieres.
9. Hay un botón de navegación^{(Navigation Button)} a la derecha de la ventana Insertar bloque de direcciones^{(Insert Address Block)} que le permite moverse por el bloque de direcciones.
10. Elija la dirección y haga clic en Aceptar^(OK) . En el Panel de combinación^{(Mail Merge Pane)} de correspondencia , también puede insertar un saludo haciendo clic en la Línea de saludo,^{(Greeting Line )} elija su selección, Aceptar^(OK)   y luego Siguiente^(Next) .
11. Vista previa de sus cartas^{(Preview Your Letters)} . Debajo de la vista previa del párrafo de su carta, hay un botón de navegación que (<< Recipient>>) le permite navegar por su bloque de dirección, luego Siguiente^(Next) .
12. Fusión completa: verá dos opciones: Editar persona^{(Edit Individual)} o Imprimir^(Prin) . Seleccione Editar individuo.^{(Edit Individual.)}

Ahora tenemos una combinación^{(Mail Merge)} de correspondencia .

Háganos saber en los comentarios si tiene algún problema y nos pondremos en contacto con usted.

How to use Mail Merge for Letters in Word

When a business, organization, or individual wants to create a сonsistent document such as forms, letters, or mailing labels that are identical except for specific infоrmation, for instance, the name, address, or teleрhone number of the Recipient. Τo do this, уou need to perform the Mail Merge process, which allows you to create a simple customized document.

How to use Mail Merge in Word

The Mail Merge Tools on the Mailing Tab of Microsoft Word allows you to perform Mail Merging.  These tools are

• Start Mail Merge: The Start Mail Merge create one document and send it to multiple people. You can insert fields such as Name and Address. Word will make a copy for each Recipient and replace those fields with the person’s info.
• Select Recipient: Select Recipient allows you to choose the list of people you would like to send your document.
• Edit Recipient List: This changes your recipient list or chooses specific people to receive the mailing. In this tool, you can sort, filter, find and remove duplicates and validate the list’s addresses.

How to set up a Manual Mail Merge for letters

• To set up a Manual Mail Merge for a letter, you need first to create a blank document, go to the Mailing tab.
• Select Start Mail Merge, then select Letters.
• Click Select Recipients.
• A drop-down menu will appear; you can choose to select Type a New List, Use an Existing List, choose from Outlook Contacts.

We are going to use Type a New List.

A dialog box labeled New Address List will pop up. In the dialog box, you can enter text into the rows and columns. On the left of the New Address List dialog box, some commands allow you to modify your list; these are called New Entry, Delete Entry, Find and Customize Columns.

To add a new row, click New Entry. To delete a row, select Delete Entry. To add, delete, rename, move up and down Columns, Select Customize Columns. Enter Data into your list, choose OK and Save your file. If you want to go back and edit your list click Edit Recipient List, now edit.

Now you can write or copy a letter into the document.

Place the cursor where you want to insert fields and select Insert and Merge Fields; choose the fields you want. You can see a preview of your Fields by clicking ABC Preview Results.

To return to the documents showing the fields, click on the ABC Preview Results again.

Now select Finish and Merge. You can choose to Edit Individual Documents, Print Document, and Send Email Messages. Select your choice; then you will see the result.

Using the Mail Merge Wizard for the Letter

This time, we will create the mail merge by using the Step-By-Step Mail Merge Wizard, which is the easiest process in creating a Mail Merge.

1. Go to Start Mail Setup at the bottom of the Drop-Down Menu and select Step-By-Step Mail Merge Wizard.
2. A Mail Merge Pane will appear on the right. Select a Document Type; we will Choose Letter. Now click Next.
3. We are going to use the Current Document.
4. Select Recipients: You can choose to type a new list, select from outlook contacts, and write a new list. We are going to an existing list.
5. Browse to select the file. Then Click Next, then OK. Mail Merge recipients will pop up
6. You can choose to enable or disable the Recipients by ticking and unticking the Box; we will click OK, then Next.
7. Write Your Letter. This showcase Add Recipient information to your letter. Place the cursor where we want the information to go.
8. We will use Address Block; an Insert Address Dialog Box will appear. You can choose the format you want it in.
9. There is a Navigation Button on the right of the Insert Address Block window that allows you to move through the address block.
10. Choose the address, then click OK. On the Mail Merge Pane you can also insert a greeting by clicking the Greeting Line choose your selection, OK  and then Next.
11. Preview Your Letters. Under preview your letter paragraph, there is a navigation button that (<< Recipient>>) allows you to navigate your address block, then Next.
12. Complete merge – You will see two choices either to Edit Individual or Print. Select Edit Individual.

Now we have a Mail Merge.

Let us know in the comments if you have any problems and will get back to you.

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