A pesar de tener varias herramientas de hojas de cálculo y otras aplicaciones similares, preferimos trabajar junto con el propio Microsoft Excel . Esto se debe a que este programa de hoja de cálculo hace que su trabajo sea bastante útil si sabe cómo usarlo. Si usted es un pequeño empresario o trabaja en una oficina corporativa, la hoja de cálculo de Excel ahora se ha convertido en un recurso bastante útil y esencial para los usuarios diarios.

Esta aplicación se utiliza principalmente para registrar y manipular los datos numéricos para diversos fines. Debido a sus funciones sencillas y características fáciles de usar, siempre ha sido el medio principal de todos los usuarios corporativos. En esta guía, se encuentran los 10 principales consejos y trucos útiles de Excel que uno debe saber.

Consejos y trucos de Microsoft Excel

En esta publicación, cubriremos los siguientes consejos^{(Excel Tips)} y trucos^(Tricks) de Excel , que creemos que son los más útiles:

1. Seleccionar todas las celdas a la vez
2. Autoajustar ancho de columna
3. Transponer columnas y filas
4. Use el comando de filtro^{(Use Filter Command)} para ocultar datos no deseados^{(Hide Unwanted Data)}
5. Eliminar entrada duplicada
6. Eliminar los registros en blanco
7. Insertar filas en blanco en el registro
8. Copiar datos^{(Copy Data)} a otra hoja automáticamente^{(Sheet Automatically)}
9. Tomar captura de pantalla usando la cámara de Excel
10. Vincula las celdas a tu dirección de correo electrónico

Comencemos y conozcamos cada uno en detalle.

1] Seleccionar todas las celdas a la vez

A veces, es posible que deba realizar algunos cambios masivos en su hoja de cálculo de Excel . En tal caso, puede seleccionar todas las celdas de su hoja de trabajo utilizando el cuadro cuadrado que está disponible en la esquina superior izquierda de la hoja de cálculo.

Cuando selecciona el cuadro cuadrado, resalta todas las celdas en la hoja de trabajo, incluso las celdas vacías también. Como alternativa, también puede utilizar el método abreviado de teclado Ctrl+A

2] Autoajustar ancho de columna

Mientras se trabaja en MS Excel con una gran cantidad de registros de datos, a menudo se vuelve complicado cambiar el tamaño de las celdas de cada columna de acuerdo con su texto. Para cambiar el tamaño de las columnas de una manera fácil, puede usar la función Autoajustar^(AutoFit) ancho de columna que es una función incorporada en Excel .

Todo lo que necesita para mover el puntero del mouse al límite de la columna que desea ajustar automáticamente y luego hacer doble clic en él. Y si tiene que ajustar las columnas enteras, selecciónelas todas y haga doble clic en el límite de cualquier columna.

Alternativamente, también puede cambiar el tamaño del ancho de la columna usando la opción Autoajustar ancho de columna^{(Autofit Column width)} . Para hacer esto, seleccione la columna que desea ajustar y luego navegue a la barra de Menú^(Menu) > pestaña Inicio . ^(Home)En la sección Celdas^(Cells) , haga clic en la opción Formato y luego seleccione ^(Format)Autoajustar ancho^{(Autofit Columns Width)} de columnas en el menú desplegable.

3] Transponer columnas y filas

Algunas personas crean hojas de cálculo de Excel donde los campos principales se cruzan horizontalmente en una fila. Otros ponen los datos verticalmente. A veces, estas preferencias conducen a un escenario en el que desea transponer datos de Excel . Transpose es una función de Excel que le permite cambiar columnas de Excel a filas sin volver a escribir los datos.

La función de transposición^(Transpose) es una gran característica que obtendrá en las hojas de cálculo de MS Excel . Se vuelve muy útil cuando necesita cambiar las columnas de datos de horizontal a vertical sin volver a escribir los datos.

En la imagen de arriba, los datos están dispuestos en forma tabular donde las figuras de los sujetos se muestran verticalmente. Si necesitamos reorganizar los datos horizontalmente de forma manual, sería bastante difícil. Pero con la ayuda de la función de transposición, puedes hacerlo en un par de segundos.

Por lo tanto, primero debe seleccionar los datos de la tabla y copiarlos. Ahora, coloque el puntero del mouse donde tiene que transponer los datos, haga clic con el botón derecho y seleccione la opción Pegar especial^{(Paste Special)} en el menú contextual. Cuando se abra la ventana Pegado especial , marque la función ^{(Paste Special)}Transponer^(Transpose) y haga clic en el botón Aceptar.

4] Use el comando de filtro^{(Use Filter Command)} para ocultar datos no deseados^{(Hide Unwanted Data)}

La función de filtro de Excel^(Excel) le permite ocultar los datos no deseados y mostrar solo ciertos datos importantes en la hoja de cálculo. Con esta función, puede filtrar fácilmente los nombres, las fechas y los números del gran conjunto de datos o la tabla. Sin embargo, no elimina ni modifica los datos originales. Se vuelve muy útil cuando necesita concentrarse solo en algún tipo especial de información.

En el conjunto de datos anterior, puede ver que hay una lista de estudiantes cuyas calificaciones son diferentes, su dirección es diferente. Puede ser grande aún más. Por lo tanto, si necesita filtrar datos específicos, puede ser bastante difícil.

Para hacerlo de una manera fácil, puede usar el comando de filtro. Entonces, todo lo que necesita para seleccionar el encabezado de la tabla y luego navegar a la sección Edición^(Editing) . En la sección correspondiente, seleccione Ordenar y filtrar^{(Sort & Filter)} y luego elija la herramienta Filtrar .^(Filter)

Haga clic^(Click) en la opción de flecha hacia abajo que viene a aparecer cerca del encabezado de cada columna. Le permite ordenar sus datos en orden alfabético o ordenar los números de menor a mayor. Además, puede utilizar el filtro de texto para filtrar los datos según sus necesidades.

5] Eliminar entrada duplicada

Es un trabajo bastante fácil localizar y eliminar entradas duplicadas para una hoja de cálculo que tiene un pequeño conjunto de datos. Pero si tiene que hacerse con un gran conjunto de datos donde las columnas y las filas están en cientos, entonces sería una tarea desafiante.

En la tabla anterior, hay diez registros en los que dos entradas son totalmente similares y se ha utilizado un nombre común en tres filas. Entonces, para encontrar las entradas duplicadas, debe seleccionar la tabla. Después de eso, vaya al menú Datos , seleccione la categoría ^(Data)Herramientas de datos^{(Data Tools)} y luego haga clic en Eliminar duplicados^{(Remove Duplicates)} .

En el cuadro de diálogo, marque la casilla de verificación junto a Mis datos tienen encabezados. Y, en la sección de columnas, elimine la marca del número de serie, ya que es diferente para cada entrada. Finalmente, haga clic en el botón Aceptar^(OK) y verá que la entrada duplicada se elimina de la tabla.

6] Eliminar los registros en blanco

A veces, es posible que haya notado que las celdas o filas en blanco en su hoja de cálculo son en su mayoría indeseables. Los usuarios suelen hacer clic derecho en la fila especificada y eliminarlos uno por uno. Pero, ¿qué harás si sus números son cientos? En esa situación, eliminarlos uno por uno sería realmente un trabajo tedioso.

Por lo tanto, para eliminarlos de una sola vez, presione la tecla de método abreviado Ctrl+G y cuando aparezca el cuadro de diálogo Ir a, seleccione el botón ^{(Go To)}Especial^(Special) . En la página siguiente, marque el botón de opción Espacios^(Blanks) en blanco y haga clic en el botón Aceptar. Notará que todas las celdas en blanco se seleccionan.

Ahora, presione el botón Ctrl+minus . Cuando aparezca un menú emergente, seleccione Desplazar celdas hacia arriba^{(Shift cells up)} y haga clic en el botón Aceptar. Verá, todas las celdas en blanco se eliminan y el conjunto de datos también se organiza adecuadamente.

7] Insertar filas en blanco en el registro

Como mencioné, las filas en blanco son en su mayoría indeseables, pero a veces también funcionan. Entonces, si necesita insertarlos, puede hacer clic con el botón derecho en la fila especificada y agregarlos uno por uno como dije al eliminar las filas en blanco.

Entonces, para insertar las filas en blanco en cada registro separado, haga una serie del número de serie mencionado. Después de eso, seleccione todo el conjunto de datos y luego haga clic en la herramienta Ordenar^(Sort) disponible en la pestaña Datos .^(Data)

En el siguiente cuadro de diálogo, haga clic en el menú desplegable Ordenar por y ordénelos por número de serie.

Al hacer clic en el botón Aceptar, se insertará una fila en blanco entre cada fila separada.

8] Copiar datos^{(Copy Data)} a otra hoja automáticamente^{(Sheet Automatically)}

A veces sucede que necesita usar los datos en otra hoja que ingresa en la primera hoja. Para ello, suele utilizar el método tradicional de copiar y pegar. Pero, cuando necesita cambiar algunos datos en una hoja, también tiene que cambiarlos en la otra hoja. Se vuelve un poco complicado cuando tienes que cambiar los mismos datos en ambas hojas una por una.

En Excel, existe una opción que copia automáticamente los datos de la primera hoja a otras hojas en un proceso en tiempo real. Sin embargo, para copiar los datos automáticamente a otras hojas, primero debe hacer una conexión entre ellos.
Para hacerlo, vaya a la barra de estado de la primera hoja. Después de eso, siga presionando la tecla Ctrl y haga clic en aquellas hojas en las que debe copiar los datos automáticamente. Eso es todo.
Ahora, cualquier dato que ingrese en la primera hoja, se copia automáticamente en las otras hojas.

9] Tomar una captura de pantalla^(Screenshot) usando la cámara de Excel

Siempre se ha dicho que “una imagen vale más que mil palabras”. En consecuencia, a veces es posible que deba agregar una captura de pantalla dentro de su hoja de cálculo de Excel para que pueda explicar las cosas de una mejor manera.

Sin embargo, no necesita usar ninguna aplicación de terceros para capturar una captura de pantalla. Excel tiene un comando de cámara incorporado que lo ayuda a tomar la captura de pantalla con un solo clic.

Para usar esta función, primero debe habilitar el comando de la cámara. Entonces, todo lo que necesita para navegar a la barra de herramientas de acceso rápido y hacer clic en Personalizar barra de herramientas de acceso rápido^{(Customize Quick Access Toolbar)} . Después de eso, haga clic en el menú desplegable de Elegir comandos de^{(Choose commands from)} > All commands > Camera. Ahora, seleccione el botón Agregar^(Add) y presione Aceptar.

Después de seguir el procedimiento anterior, notará que ahora se agrega un ícono de cámara^(Camera) a la barra de herramientas de acceso rápido. Ahora, seleccione las celdas o los datos para los que necesita una imagen. Después de eso, haga clic en el icono de la cámara y luego haga clic en cualquier parte de la hoja de trabajo. ^(Camera)También puede arrastrar y cambiar el tamaño de la imagen para ajustarla según sus requisitos.

10] Vincula^(Link) las celdas a tu dirección de correo electrónico

En la hoja de cálculo de Excel, puede crear fácilmente un hipervínculo a su dirección de Gmail .

Para hacerlo, primero debe seleccionar la celda donde desea insertar el enlace. Después de eso, presione el atajo Ctrl+KCuando aparezca el cuadro de diálogo en la pantalla, seleccione la dirección de correo electrónico^{(E-mail Address)} en el panel izquierdo. Agregue su dirección de correo electrónico y luego presione el botón Aceptar.

Eso es todo. Espero que estos consejos y trucos puedan ser útiles mientras usa hojas de cálculo de Excel en su computadora.

Microsoft Excel Tips and Tricks for beginners

In spitе of having ѕeveral ѕpreadsheеt toolѕ and other similar applicatiоns, we still prefer tо work along with the Microsoft Excel itself. This is because this spreadsheet program makes your job pretty handy if you know the way to use it. Whether you are a small businessman or working in a corporate office, Excel worksheet has now become a quite helpful and essential resource for daily users.

This application is mainly used for recording and manipulating the numerical data for various purposes. Because of its straightforward functions and easy-to-use features, it has been always the primary means of every corporate user. In this guide, there are the 10 major helpful excel tips and tricks that one must need to know.

Microsoft Excel Tips and Tricks

In this post we will cover the following Excel Tips and Tricks, which we think are the most useful ones:

1. Select all cells at once
2. Autofit Column width
3. Transpose columns and rows
4. Use Filter Command to Hide Unwanted Data
5. Remove Duplicate Entry
6. Remove the Blank Records
7. Insert Blank Rows into Record
8. Copy Data to Another Sheet Automatically
9. Take Screenshot using Excel Camera
10. Link the cells to your email address

Let us start and know each one in detail.

1] Select all cells at once

Sometimes you might need to make some massive changes to your Excel worksheet. In such a case, you can select all the cells in your worksheet using the square box that is available in the extreme top-left corner of the spreadsheet.

When you select the square box, it highlights all the cells in the worksheet even the empty cells as well. As an alternative, you can also use the Ctrl+A keyboard shortcut to select all the cells on the worksheet.

2] Autofit Column width

While working on the MS Excel with a large amount of data record, often it becomes complicated to resize each column cells according to its text. In order to resize the columns in an easy way, you can use the AutoFit column width feature that is an inbuilt feature in Excel.

All you need to move your mouse pointer to the boundary of the column you want to autofit and then double click on it. And if you have to adjust the entire columns then select them all and double click on the boundary of any column.

Alternatively, you can also resize the column width by using the Autofit Column width option. To do this, select the column you want to adjust and then navigate to the Menu bar > Home tab. In the Cells section, click on the Format option and then select Autofit Columns Width from the drop-down menu.

3] Transpose columns and rows

Some people create Excel spreadsheets where the main fields go across horizontally in a row. Others put the data vertically. Sometimes these preferences lead to a scenario where you want to transpose Excel data. Transpose is an Excel function that allows you to switch Excel columns to rows without retyping the data.

Transpose function is a great feature you will get in the MS Excel spreadsheets. It becomes very helpful when you need to switch the data columns from horizontal to vertical without retyping the data.

In the above picture, the data are arranged in a tabular form where the figures of the subjects are showing vertically. If we need to rearrange the data horizontally in a manual way then it would be quite difficult. But with the help of transpose function, you can do it in a couple of seconds.

So, you first need to select the data from the table and copy them. Now, place your mouse pointer where you have to transpose the data, do a right-click and select Paste Special option from the context menu. When the Paste Special window opens, check the Transpose function and click on the OK button.

4] Use Filter Command to Hide Unwanted Data

Excel filter function allows you to hide the unwanted data and to display only certain important data in the spreadsheet. Using this feature, you can easily filter the names, dates, and numbers from the huge dataset or table. However, it doesn’t remove or modify the original data. It becomes very useful when you need to focus only on some special kind of information.

In the above dataset, you can see there is a list of students whose marks are different, their address is different. It can be large even more. So, if you need to filter any specified data then it can be quite difficult.

To make it in an easy way, you can use the filter command. So, all you need to select the header of the table and then navigate to the Editing section. In the corresponding section, select the Sort & Filter and then choose the Filter tool.

Click on the down-arrow option that comes to appear near the header of each column. It allows you to sort your data in alphabetical order or to arrange the numbers by smallest to largest. Furthermore, you can use the text filter to filter the data as per your requirement.

5] Remove Duplicate Entry

It is quite an easy job to locate and remove duplicates entries for a spreadsheet having a small set of data. But if it has to be done with a large dataset where the columns and rows are in hundreds then it would be indeed a challenging task.

In the above table, there are ten records in which two entries are totally similar and a common name has been used in three rows. So, in order to find out the duplicate entries, you need to select the table. After that, navigate to the Data menu, select the Data Tools category, and then click Remove Duplicates.

In the dialog box, mark the checkbox near the My data has headers. And, under the columns section, remove the mark of the serial number as it is different for each entry. Finally, click on the OK button and you will see the duplicate entry gets removed from the table.

6] Remove the Blank Records

Sometimes you might have noticed the blank cells or rows in your spreadsheet that are mostly undesirable. Users commonly do a right-click on the specified row and delete them one by one. But what will you do if their numbers are in hundreds? In that situation, deleting them one by one would really be a tedious job.

Therefore, in order to delete them in one go, press Ctrl+G shortcut key and when the Go To dialog box comes to appear, select the Special button. On the following page, mark the Blanks radio button and click on the OK button. You will notice that all the blank cells get selected.

Now, press the Ctrl+minus button. When a pop-up menu appears, select Shift cells up and click on the OK button. You will see, all the blanks cells get removed and the dataset also arranged suitably.

7] Insert Blank Rows into Record

As I aforementioned that blank rows are mostly undesirable but sometimes it works as well. So, if you need to insert them, you can do a right-click on the specified row and add them one by one as I stated while removing blank rows.

So, to insert the blank rows in each separate record, make a series of the mentioned serial number. After that, select all the data set and then click on the Sort tool available on the Data tab.

In the following dialog box, click on the Sort by drop-down menu, and arrange them by serial number.

Clicking on the OK button, it will insert a blank row between each separate row.

8] Copy Data to Another Sheet Automatically

Sometimes it happens that you need to use the data in another sheet which you enter in the first sheet. To do so, you commonly use the traditional copy and paste method. But, when you need to change some data in one sheet then it again has to change it on the other sheet as well. It becomes a bit complicated when you have to change the same data on both sheets one by one.

In excel, there is an option that automatically copies the data of the first sheet into other sheets in a real-time process. However, for copying the data automatically to other sheets, you need to first make a connection between them.
To do so, go to the status bar of the first sheet. After that, keep pressing the Ctrl key and click those sheets on which you have to copy the data automatically. That’s it.
Now whatever data you enter on the first sheet, it automatically gets copied on the other sheets.

9] Take Screenshot using Excel Camera

It has always been said that “A picture is worth a thousand words”. Accordingly, sometimes you may need to add a screenshot within your Excel worksheet so that you could explain the things in a better way.

However, you don’t need to use any third-party application to capture a screenshot. Excel has an inbuilt camera command that helps you to take the screenshot in a single click.

To use this feature, you first have to enable the camera command. So, all you need to navigate to the quick access toolbar and click on the Customize Quick Access Toolbar. After that, click on the drop-down menu of Choose commands from > All commands > Camera. Now, select the Add button and hit OK.

After following the above procedure, you will notice a Camera icon is now added to the quick access toolbar. Now, select the cells or data for which you need an image. After that, click on the Camera icon and then click anywhere on the worksheet. You can also drag and resize the image to adjust according to your requirements.

10] Link the cells to your email address

In the excel worksheet, you can easily create a hyperlink to your Gmail address.

To do so, you first need to select the cell where you want to insert the link. After that, press Ctrl+K shortcut. When the dialog box prompts on the screen, select the E-mail Address from the left pane. Add your email address and then hit the OK button.

That’s it. I hope these tips and tricks may be helpful while using Excel worksheets on your computer.

Related posts

• 3 Ways a Password Protect A Excel File

• Cómo crear Gantt Charts en Microsoft Excel

• Cómo entender el análisis hipotético en Microsoft Excel

• Tutorial básico de Microsoft Excel: aprender a usar Excel

• Hojas de cálculo de Google vs Microsoft Excel: ¿cuáles son las diferencias?

• Cómo hacer un Histogram en Excel

• Diferencias entre Microsoft Excel Online y Excel para escritorio

• Cómo bloquear celdas en Microsoft Excel

• Cómo crear un diagrama de caja en Microsoft Excel

• Cómo imprimir en un sobre en Microsoft Excel

• Fix Microsoft Excel Apertura de un Blank window

• ¿Cómo corrego Runtime Error 1004 en Microsoft Excel?

• Microsoft Outlook Tips and Tricks y eBook descargar

• Cómo hacer una curva line graph en Excel and Google Sheets

• Cómo cambiar Columns or Rows en Excel [paso a paso]

• Cómo usar el MATCH function Microsoft Excel

• Los 11 mejores consejos y trucos de Microsoft Teams

• Cómo instalar y usar Add-ins en Microsoft Word and Excel para iPad

• Cómo usar el MID and MIDB function en Microsoft Excel

• Cómo usar el TRUNC function en Microsoft Excel con Examples