Cuanto más móvil sea, más importante es tener acceso a sus archivos sin importar dónde se encuentre o qué dispositivo esté usando. En^(Back) los viejos tiempos, todos sus archivos electrónicos vivían en su computadora, por lo que si no estaba cerca de su computadora, no podía acceder a sus archivos. Todo eso cambió con la llegada de Internet de alta velocidad y los servicios de almacenamiento en la nube ofrecidos por compañías como ^(cloud)Dropbox , Amazon y Google . 

Irónicamente, las órdenes de quedarse en casa del año pasado y el giro hacia el trabajo remoto también han aumentado la necesidad y el deseo de almacenamiento en la nube. Muchas escuelas y empleadores han recurrido a Microsoft 365 para mantener conectados a los estudiantes y trabajadores. Para el almacenamiento de archivos, eso ha significado la adopción de OneDrive para la escuela o el trabajo. 

Si es un nuevo usuario de OneDrive , ya sea para la escuela o el trabajo, siga leyendo para obtener algunos consejos para usar el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft.

1. Comprenda los iconos de estado^{(Status Icons)} de OneDrive

Al guardar archivos en OneDrive , puede elegir que su archivo esté disponible solo en línea o sin conexión. La función OneDrive Files On-Demand le permite acceder a todo lo que ha guardado en su almacenamiento en la nube sin descargar una copia local de cada archivo. En su lugar, verá sus archivos enumerados en su administrador de archivos junto con íconos de estado que indican si cada archivo está disponible solo en línea, localmente o siempre disponible.

Un icono de nube azul indica que el archivo solo está en línea. Aparece una marca de verificación verde en un círculo junto a los archivos que están disponibles localmente en el dispositivo que está utilizando.

Los archivos que haya optado por mantener siempre^{(always )} en su dispositivo mostrarán un círculo verde sólido con una marca de verificación blanca. 

Si abre un archivo solo en línea en su computadora u otro dispositivo, se descargará y estará disponible localmente. Estar^(Being) disponible localmente significa que puede abrir el archivo incluso si no tiene una conexión a Internet. Para liberar espacio en su disco duro, haga clic derecho en el archivo y seleccione Liberar espacio^{(Free up space)} .

2. Cómo activar archivos bajo demanda 

Los usuarios de PC pueden seguir estos pasos para activar Archivos bajo demanda^{(Files On-Demand)} .

1. Seleccione el icono de OneDrive en la bandeja del sistema.
2. Seleccione Ayuda y configuración^{(Help & Settings)} .
3. Seleccione Configuración^(Settings) .
4. En la pestaña Configuración , marque la casilla " ^{(Settings )}Ahorre espacio y descargue archivos a medida que los usa^{(Save space and download files as you use them)} ".

Los usuarios de Mac^(Mac) pueden activar Archivos bajo demanda^(On-Demand) siguiendo estos pasos:

1. Seleccione el icono de OneDrive en la barra de menú.
2. Seleccione el botón …Más .^(…More)
3. Seleccione Preferencias^{(Preferences)} .
4. Seleccione el botón Activar archivos bajo demanda^{(Turn on Files On-Demand)} .

3. Active Storage Sense para PC

Los usuarios de Windows 10 tienen la opción adicional de activar Storage Sense , que configura automáticamente cualquier archivo de OneDrive que no haya abierto en los últimos 30 días como solo en línea si se está quedando sin espacio en disco. 

También puede configurar Storage Sense para que se ejecute todos los días, semanas o meses en lugar de solo cuando se está quedando sin espacio en disco.

4. Lo que debe saber sobre la bóveda personal de OneDrive^{(OneDrive Personal Vault)}

Si bien todos los archivos que guarda en la nube de OneDrive están protegidos por las medidas de seguridad de Microsoft, OneDrive Personal Vault ofrece una capa adicional de protección para archivos confidenciales. 

Cuando guarda archivos en su bóveda personal, debe utilizar una autenticación sólida o un segundo paso de verificación de identidad para acceder a ellos. Según su dispositivo, podría ser su rostro, su huella digital, un PIN o un código que se le envíe por mensaje de texto o correo electrónico. 

Los archivos en su bóveda personal están encriptados en todo momento, incluso cuando están en su bóveda y cuando viajan entre la nube y su dispositivo. Además, los archivos en su bóveda se escanean en busca de virus y se monitorean en busca de actividad sospechosa, incluido el ransomware. 

El Bóveda personal^{(Personal Vault)} aparece como una carpeta dentro de su OneDrive . Simplemente^(Simply) guarde en la bóveda para obtener los beneficios de toda esa seguridad adicional.

Nota^(Note) : los usuarios sin una suscripción a Microsoft 365 tienen un límite de tres archivos en su Bóveda personal.

5. Cómo subir archivos a OneDrive

Si usa OneDrive para la escuela o el trabajo, hay varias formas de cargar archivos en su nube de OneDrive .

Sube archivos usando tu navegador

Siempre puede acceder a OneDrive en un navegador. Los pasos a continuación funcionan para Chrome y Edge y pueden diferir ligeramente si usa un navegador diferente.

1. Inicie sesión^(Sign) en office.com y seleccione el iniciador de aplicaciones en la esquina superior izquierda de la página y seleccione OneDrive .

1. Seleccione Cargar^{(Upload )} > Archivos^(Files) o Carpeta^(Folder) .

1. Elija^(Choose) qué archivos o carpetas desea cargar y selecciónelos.
2. Seleccione Abrir^(Open) o Seleccionar carpeta^{(Select Folder)} .

Sube archivos usando tu escritorio

Si está utilizando una computadora con Windows 10 , OneDrive ya está instalado. Simplemente^(Simply) guarde o mueva sus archivos y carpetas a la carpeta OneDrive para que estén accesibles en todos sus dispositivos a través de OneDrive .

Si no ha iniciado sesión en OneDrive , seleccione el botón Inicio^(Start) , busque OneDrive e inicie la aplicación. Siga las instrucciones para iniciar sesión.

Del mismo modo, los usuarios de Mac pueden cargar archivos automáticamente en OneDrive copiándolos o moviéndolos a la carpeta OneDrive usando el Finder o guardándolos en la carpeta OneDrive desde una aplicación.

6. Compartir archivos en OneDrive

Compartir archivos no podría ser más fácil con OneDrive . En su computadora, haga clic derecho en el archivo y seleccione Compartir^(Share) . 

Elija con quién desea compartir su archivo, agregue un mensaje opcional y luego seleccione el botón Enviar^(Send) o elija copiar el enlace o enviarlo a través de otra aplicación en su dispositivo.

7. Restaurar un Archivo^(File) o Carpeta^(Folder) en OneDrive

OneDrive tiene una papelera de reciclaje donde puede restaurar un archivo o carpeta que eliminó accidentalmente. 

1. Desde OneDrive en su navegador, seleccione la Papelera de reciclaje^{(Recycle Bin)} .
2. Seleccione el archivo que desea restaurar.

1. Seleccione el botón Restaurar^(Restore) .

8. Cómo poner fechas de caducidad^{(Expiration Dates)} y contraseñas^(Passwords) en sus archivos de OneDrive^{(Your OneDrive)}

Si bien esta función aún no está disponible para cuentas gratuitas, algunos usuarios de Microsoft 365 tienen la opción de poner fechas de vencimiento y contraseñas en sus archivos en OneDrive . Si esta función se ha habilitado en el Centro de administración de OneDrive^{(OneDrive Admin Center)} , esto es lo que debe hacer. 

Nota^(Note) : Esto solo funciona cuando se comparte un enlace de forma anónima y no^(not) cuando elige compartirlo con personas específicas. 

1. En un navegador web, seleccione un archivo o una carpeta que desee compartir. 
2. Seleccione compartir^(share) .
3. En la configuración del enlace^{(link settings)} , elige cuándo quieres que caduque el acceso al archivo.

1. Añade una contraseña^(password) si quieres.
2. Seleccione el botón Aplicar^(Apply) .

Obtenga más de OneDrive^(Out) para la escuela ^(OneDrive)o^(School) el trabajo

Los consejos anteriores solo rascan la superficie de lo que puede hacer con OneDrive para la escuela o el trabajo. Aprenda a resolver problemas de sincronización^{(sync issues)} , use enlaces simbólicos^{(symbolic links)} para sincronizar cualquier carpeta en su computadora con OneDrive o, si se siente mal, deshabilite OneDrive^{(disable OneDrive)} por completo.

OneDrive for School or Work: 8 Tips for Beginners

The more mоbile you are, the more important it is to have access to your files no matter where you are or which device yoυ’re using. Bаck in the old days, your electronic files all lived on your computer, so іf you weren’t near your computer, you couldn’t access your files. That all chаnged with the advent of high-speed internet and cloud storage services offered by companies like Dropbox, Amazon, and Google. 

Ironically, the past year’s stay-at-home orders and pivot to remote working have also increased the need and desire for cloud storage. Many schools and employers have turned to Microsoft 365 to keep students and workers connected. For file storage, that has meant the adoption of OneDrive for school or work. 

If you’re a new OneDrive user, either for school or work, keep reading for a few tips for using Microsoft’s cloud storage service.

1. Understand Your OneDrive Status Icons

When saving files to OneDrive, you can choose to make your file available online-only or offline. The OneDrive Files On-Demand feature allows you to access everything you’ve saved to your cloud storage without downloading a local copy of every file. Instead, you’ll see your files listed in your file manager along with status icons indicating whether each file is online-only, locally available, or always available.

A blue cloud icon indicates that the file is online-only. A green checkmark in a circle appears by files that are locally available on the device you’re using.

Files you have opted to always keep on your device will display a solid green circle with a white checkmark. 

If you open an online-only file on your computer or another device, it will download and become locally available. Being locally available means you can open the file even if you don’t have an internet connection. To free up space on your hard drive, right-click the file and select Free up space.

2. How to Turn on Files On-Demand 

PC users can follow these steps to turn on Files On-Demand.

1. Select the OneDrive icon in the system tray.
2. Select Help & Settings.
3. Select Settings.
4. On the Settings tab, check the box for “Save space and download files as you use them.”

Mac users can turn on Files On-Demand by following these steps:

1. Select the OneDrive icon in the menu bar.
2. Select the …More button.
3. Select Preferences.
4. Select the Turn on Files On-Demand button.

3. Turn on Storage Sense for PCs

Windows 10 users have the extra option of turning on Storage Sense, which automatically sets any OneDrive files you haven’t opened in the last 30 days to online-only if you’re running low on disk space. 

You can also set Storage Sense to run every day, week, or month instead of only when you’re getting low on disk space.

4. What you Should Know About the OneDrive Personal Vault

While all the files you save to the OneDrive cloud are protected by Microsoft’s security measures, the OneDrive Personal Vault offers an extra layer of protection for sensitive files. 

When you save files to your personal vault, you must use strong authentication or a second identity-verification step to access them. Depending on your device, that could be your face, your fingerprint, a PIN, or a code sent to you by text or email. 

The files in your Personal Vault are encrypted at all times, including when they’re in your vault and when they’re traveling between the cloud and your device. Moreover, the files in your vault are scanned for viruses and monitored for suspicious activity, including ransomware. 

The Personal Vault appears as a folder within your OneDrive. Simply save to the vault to get the benefits of all that extra security.

Note: Users without a Microsoft 365 subscription are limited to three files in their Personal Vault.

5. How to Upload Files to OneDrive

If you’re using OneDrive for school or work, there are multiple ways to upload files to your OneDrive cloud.

Upload Files Using Your Browser

You can always access OneDrive in a browser. The steps below work for Chrome and Edge and may slightly differ if you’re using a different browser.

1. Sign into office.com and select the app launcher in the top-left corner of the page and select OneDrive.

1. Select Upload > Files or Folder.

1. Choose which files or folder you want to upload and select them.
2. Select Open or Select Folder.

Upload Files Using Your Desktop

If you’re using a computer with Windows 10, OneDrive is already installed. Simply save or move your files and folders to the OneDrive folder to make them accessible on all your devices via OneDrive.

If you’re not signed into OneDrive, select the Start button, search for OneDrive, and launch the app. Follow the instructions to sign in.

Similarly, Mac users can automatically upload files to OneDrive by copying or moving them to the OneDrive folder using the Finder or by saving them to the OneDrive folder from an app.

6. Sharing Files in OneDrive

Sharing files couldn’t be easier with OneDrive. On your computer, right-click on the file and select Share. 

Choose who you want to share your file with, add an optional message, and then either select the Send button or choose to copy the link or send via another app on your device.

7. Restore a File or Folder in OneDrive

OneDrive has a recycle bin where you may be able to restore a file or folder you accidentally deleted. 

1. From OneDrive in your browser, select the Recycle Bin.
2. Select the file you want to restore.

1. Select the Restore button.

8. How to Put Expiration Dates and Passwords on Your OneDrive Files

While this feature isn’t available for free accounts yet, some Microsoft 365 users have the option to put expiration dates and passwords on their files in OneDrive. If this feature has been enabled in the OneDrive Admin Center, here’s what to do. 

Note: This only works when sharing a link anonymously and not when you choose to share with specific people. 

1. In a web browser, select a file or folder you want to share. 
2. Select share.
3. In link settings, choose when you want access to the file to expire.

1. Add a password if you want.
2. Select the Apply button.

Get More Out of OneDrive for School or Work

The tips above just scratch the surface of what you can do with OneDrive for school or work. Learn how to solve sync issues, use symbolic links to sync any folder on your computer with OneDrive, or, if you’re feeling salty, disable OneDrive completely.

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