Microsoft Excel sigue siendo la aplicación de hoja de cálculo más popular del mundo. Los datos de la hoja de cálculo de Excel^(Excel) suelen ser confidenciales y contienen datos personales o financieros. Es comprensible que considere una protección adicional para sus archivos de Excel , como una contraseña.

Puede proteger con contraseña cualquier archivo de Excel utilizando varias opciones, incluida la herramienta de contraseña de ^(Excel)Excel integrada o las opciones de contraseña de Excel de terceros .

1. Proteja con contraseña una hoja de Excel usando la herramienta integrada^{(1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool)}

La primera opción para la protección con contraseña de Excel es una herramienta integrada. ^(Excel)Todo el paquete de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} tiene una herramienta de protección con contraseña que puede usar para proteger sus hojas de cálculo de Excel , documentos de Word , presentaciones de ^(Word)PowerPoint , etc.

En Excel, dirígete a File > Info. Seleccione Proteger libro^{(Protect Workbook)} de trabajo , luego Cifrar con contraseña^{(Encrypt with Password)} en el menú desplegable.

Ahora, ingrese una contraseña segura para su hoja de cálculo de Excel . Asegúrese de que su contraseña sea segura y única, presione OK y luego vuelva a ingresar su contraseña para confirmar.

La próxima vez que intente abrir la hoja de cálculo de Excel , encontrará el formulario de ingreso de contraseña.

¿Nuevo en Excel? Consulte nuestro tutorial básico de Microsoft Excel^{(Microsoft Excel basics tutorial)} para aprender las cuerdas, ¡rápido!

¿Qué tan segura es la protección con contraseña de Microsoft Office?^{(How Secure Is Microsoft Office Password Protection?)}

Microsoft Office 97-2003 usaba un estándar de encriptación muy pobre, conocido como RC4 . El algoritmo de cifrado anterior tiene numerosas vulnerabilidades, lo que hace que descifrar la contraseña en un documento de Excel antiguo sea increíblemente fácil.

Microsoft Office 2007-2013 vio un algoritmo de cifrado actualizado, cambiando al algoritmo AES-128 mucho más fuerte. Office 2016-2019 usa el algoritmo de cifrado AES-256, que es irrompible dentro de un período de tiempo razonable utilizando la tecnología existente.

Protecciones adicionales de Excel^{(Extra Excel Protections)}

Microsoft Excel también tiene algunas funciones de seguridad adicionales:

• Marcar como final:^{(Mark as Final:)} marca el archivo como completo, lo que informa a otros usuarios de la hoja de cálculo que no deben realizar ningún cambio. Sin embargo, marcar una hoja de cálculo como final no proporciona ninguna protección de contraseña adicional.
  
• Proteger la hoja actual:^{(Protect Current Sheet:)} puede agregar una pequeña capa adicional de protección a una hoja de cálculo específica dentro de su libro de trabajo cuando protege con contraseña una hoja de Excel . Las personas con acceso al archivo de Excel aún pueden ver la hoja de cálculo, pero no pueden realizar ningún cambio sin la contraseña correcta. También puede usar una contraseña diferente para esta opción.

• Restringir el acceso:^{(Restrict Access:)} una opción que las grandes organizaciones pueden usar para restringir el acceso a ciertas personas mediante plantillas de seguridad u otros identificadores.
  
• Agregar una firma digital:^{(Add a Digital Signature:)} la opción de firma digital verifica que el archivo permanezca intacto entre el remitente y el destinatario, lo que garantiza que el contenido sea el mismo.

Puede usar una combinación de funciones de seguridad adicionales junto con la opción de protección con contraseña de la hoja de cálculo de Excel , especialmente si está compartiendo una hoja de cálculo de Excel^{(especially if you’re sharing an Excel spreadsheet)} .

2. 7 cremalleras^{(2. 7-Zip)}

Un excelente método para cifrar varios archivos de Excel al mismo tiempo es utilizar la herramienta de archivo gratuita 7-Zip para proteger con contraseña varios archivos de Excel . Puede usar 7-Zip para cifrar una carpeta completa de archivos de Excel individuales , protegiendo con contraseña una selección completa de hojas de cálculo de Excel en lugar de una a la vez.

Primero, descargue e instale la última versión de 7-Zip . Una vez^(Once) instalado, diríjase a la carpeta que contiene sus hojas de cálculo de Excel . Ahora, arrastre el cursor del mouse sobre los archivos que desea proteger con contraseña para seleccionarlos todos. Alternativamente, mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic con el botón izquierdo para seleccionar archivos individuales con el mouse.

Después de finalizar su selección, haga clic con el botón derecho y seleccione 7-Zip > Add to Archive para abrir las opciones de archivo de 7-Zip. Las opciones de cifrado están a la derecha. ^{(Encryption )}Ingrese una contraseña fuerte y única, luego presione OK .

Ahora, debe ingresar una contraseña antes de abrir cualquiera de las hojas de cálculo de Excel dentro^(inside) del archivo. Pero las hojas de cálculo fuera del archivo no están protegidas con contraseña. Seleccione las hojas de cálculo de Excel no protegidas con contraseña (fuera del archivo) y elimínelas.

3. Sistema de cifrado de archivos de Windows^{(3. Windows Encrypting File System)}

El Sistema de cifrado de archivos de Windows^{(Windows Encrypting File System)} ( EFS ) es un sistema de cifrado integrado de Windows para archivos individuales. ^(Windows)EFS es diferente a Bitlocker , que se utiliza para el cifrado de disco completo. En cambio, EFS funciona archivo por archivo, perfecto para proteger con contraseña una hoja de cálculo de Excel .

Para usar EFS para cifrar su archivo, haga clic con el botón derecho en la hoja de cálculo de Excel y seleccione Propiedades^(Properties) . Ahora, seleccione Avanzado,^{(Advanced, )} luego marque la casilla Cifrar contenido para proteger los datos^{(Encrypt contents to secure data)} . Pulse Aceptar^(OK) y, a continuación, Aplicar.^(Apply.)

Aparecerá la advertencia de cifrado . ^{(Encryption Warning)}Explica que cifrar un solo archivo puede causar un problema en determinadas circunstancias y que cifrar toda la carpeta ofrece más protección. Si el archivo se encuentra en una carpeta a la que se accede con frecuencia, deberá desbloquear la carpeta cada vez que desee acceder a cualquier otro archivo. Una forma de evitar esto es colocar su archivo de texto en una carpeta separada y usarla como su carpeta segura.

Después de confirmar su selección, el Sistema de cifrado de archivos^{(Encrypting File System)} le preguntará si desea realizar una copia de seguridad de la clave de cifrado. Puede usar la copia de seguridad de la clave de cifrado si olvida su contraseña de descifrado.

Exportación de la copia de seguridad de su clave de cifrado^{(Exporting Your Encryption Key Backup)}

Si elige exportar la copia de seguridad de su clave de cifrado para mayor seguridad, se ejecutará el Asistente de exportación de certificados de Microsoft . ^{(Microsoft Certificate Export Wizard)}El asistente lo guiará a través de la creación y exportación de su clave de cifrado a una fuente de medios externa, como una unidad flash USB .

Seleccione Intercambio^{(Personal Information Exchange)} de información personal en la primera página y marque Exportar todas las propiedades extendidas^{(Export all extended properties)} . En la página siguiente, debe ingresar una contraseña segura y única^{( input a secure and unique password)} para proteger con contraseña sus archivos. Cambie el tipo de encriptación a AES256-SHA256 ( extremely strong encryption! ), luego asigne un nombre de archivo a su copia de seguridad de la clave de encriptación. Presione Finalizar^(Finish) para completar el proceso.

Una vez que se complete el proceso, verá un pequeño icono de candado en el icono del archivo de texto del Bloc^(Notepad) de notas , que indica su estado de cifrado.

4. AxCrypt

Otra herramienta útil para proteger con contraseña las hojas de Excel es ^(Excel)AxCrypt , una herramienta de cifrado útil pero poderosa.

Descargue e instale AxCrypt . La primera vez que ejecute AxCrypt , deberá ejecutar la configuración. Es importante destacar que debe proporcionar una dirección de correo electrónico real durante el proceso de registro o, de lo contrario, no recibirá su licencia gratuita de AxCrypt . Después de recibir el código, cópielo y péguelo en AxCrypt antes de continuar.

También debe crear una contraseña AxCrypt fuerte y única. ^(AxCrypt)La contraseña de AxCrypt actúa como la clave de cifrado y descifrado de sus hojas de cálculo de Excel . Preste atención a la advertencia de AxCrypt . Restaurar su contraseña solo permitirá el acceso a la cuenta asociada con los archivos. No le permitirá descifrar archivos protegidos con una contraseña antigua.

Cuando esté listo, arrastre y suelte un archivo de hoja de cálculo de Excel en la ventana de AxCrypt . Si ha iniciado sesión en AxCrypt , cifrará sus archivos automáticamente. Del mismo modo, si ha iniciado sesión en AxCrypt e intenta abrir un archivo, no presentará una solicitud de contraseña. Si cierra AxCrypt (que también cierra su sesión), recibirá una solicitud de contraseña cuando intente abrir la hoja de cálculo.

AxCrypt es una herramienta de cifrado gratuita, por lo que figura en nuestra lista de los mejores programas gratuitos de Windows^{( list of the best Windows freeware programs)} .

¿Cuál es la mejor manera de proteger con contraseña una hoja de cálculo de Excel?^{(What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?)}

En los viejos tiempos, era arriesgado usar la protección de contraseña integrada de Microsoft Office^{(Microsoft Office)} para proteger con contraseña un archivo o una hoja de Excel . El algoritmo de cifrado no era lo suficientemente fuerte y tenía múltiples vulnerabilidades, lo que lo hacía inutilizable. Como Microsoft Office ahora usa AES-256 , puede estar seguro de que la protección con contraseña en su hoja de cálculo de Excel es confiable e imposible de romper con la tecnología actual.

Como la protección de contraseña integrada solo maneja un archivo a la vez, también puede considerar la opción de cifrado 7-Zip. Si se trata de un gran volumen de hojas de cálculo de Excel que desea proteger, la protección con contraseña de todas ellas en un solo archivo (¡con una contraseña segura y única!) es una opción útil que también utiliza AES-256 .

¿Se pregunta acerca de una contraseña fuerte y única? Echa un vistazo a estas formas sencillas de crear una contraseña que siempre recordarás^{( to create a password you’ll always remember)} .

How to Securely Password Protect an Excel File

Microsoft Excel remains the most popular spreadѕheet application іn the world. Excel ѕpreadsheet data is often sensitive, containing personаl or financial data. Understandably, you might considеr additional protection for yоur Excel filеs, such as a passwоrd.

You can password protect any Excel file using several options, including the integrated Excel password tool or third-party Excel password options.

1. Password Protect An Excel Sheet Using Integrated Tool

The first option for Excel password protection is an integrated tool. The entire Microsoft Office suite has a password protection tool you can use to secure your Excel spreadsheets, Word documents, PowerPoint presentations, and so on.

In Excel, head to File > Info. Select Protect Workbook, then Encrypt with Password from the dropdown menu.

Now, enter a secure password for your Excel spreadsheet. Ensure your password is strong and unique, press OK, then re-enter your password to confirm.

Next time you attempt to open the Excel spreadsheet, you’ll meet the password entry form.

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How Secure Is Microsoft Office Password Protection?

Microsoft Office 97-2003 used a very poor encryption standard, known as RC4. The older encryption algorithm has numerous vulnerabilities, which makes cracking the password on an older Excel document incredibly easy.

Microsoft Office 2007-2013 saw an upgraded encryption algorithm, switching to the much stronger AES-128 algorithm. Office 2016-2019 uses the AES-256 encryption algorithm, which is unbreakable within a reasonable timeframe using existing technology.

Extra Excel Protections

Microsoft Excel has a few extra security features, too:

• Mark as Final: Marks the file as complete, which informs other users of the spreadsheet that they should not make any changes. However, marking a spreadsheet as final does not provide any additional password protection.
  
• Protect Current Sheet: You can add a small additional layer of protection to a specific spreadsheet within your workbook when you password protect an Excel sheet. People with access to the Excel file can still see the spreadsheet but cannot make any changes without the correct password. You can use a different password for this option, too.

• Restrict Access: An option large organizations can use to restrict access to certain individuals using security templates or other identifiers.
  
• Add a Digital Signature: The digital signature option verifies that the file remains untampered between the sender and recipient, ensuring the content is the same.

You might use a combination of additional security features alongside the Excel spreadsheet password protection option, especially if you’re sharing an Excel spreadsheet.

2. 7-Zip

A great method for encrypting multiple Excel files at the same time is to use the free archive tool, 7-Zip to password protect multiple Excel files. You can use 7-Zip to encrypt a whole folder of individual Excel files, password protecting an entire selection of Excel spreadsheets rather than one at a time.

First, download and install the latest version of 7-Zip. Once installed, head to the folder containing your Excel spreadsheets. Now, drag your mouse cursor over the files you want to password protect to select them all. Alternatively, hold CTRL and left click to select individual files with your mouse.

After finalizing your selection, right-click and select 7-Zip > Add to Archive to open the 7-Zip archive options. Encryption options are on the right. Enter a strong and unique password, then press OK.

Now, you must enter a password before opening any of the Excel spreadsheets inside the archive. But the spreadsheets outside the archive are not password protected. Select the non-password protected Excel spreadsheets (outside the archive) and delete them.

3. Windows Encrypting File System

The Windows Encrypting File System (EFS) is Windows integrated encryption system for individual files. EFS is unlike Bitlocker, which you use for full disk encryption. Instead, EFS works on a file-by-file basis, perfect for password-protecting an Excel spreadsheet.

To use EFS to encrypt your file, right-click the Excel spreadsheet and select Properties. Now, select Advanced, then check the box to Encrypt contents to secure data. Press OK, then Apply.

The Encryption Warning will appear. It explains that encrypting a single file can cause an issue under certain circumstances and that encrypting the entire folder offers more protection. If the file is in a frequently accessed folder, you’ll have to unlock the folder each time you want to access any other file. One way around this is to place your text file in a separate folder and use this as your secure folder.

After confirming your selection, the Encrypting File System will ask you if you want to take a backup of the encryption key. You can use the encryption key backup if you forget your decryption password.

Exporting Your Encryption Key Backup

If you choose to export your encryption key backup for additional security, the Microsoft Certificate Export Wizard will run. The wizard will guide you through the creation and export of your encryption key to an external media source, such as a USB flash drive.

Select Personal Information Exchange from the first page, and check Export all extended properties. On the next page, you must input a secure and unique password to password protect your files. Switch the encryption type to AES256-SHA256 (extremely strong encryption!), then give your encryption key backup a filename. Press Finish to complete the process.

Once the process is complete, you’ll see a small lock icon on the Notepad text file icon, indicating its encryption status.

4. AxCrypt

Another handy tool for password protecting Excel sheets is AxCrypt, a handy yet powerful encryption tool.

Download and install AxCrypt. The first time you run AxCrypt, you’ll have to run through the setup. Importantly, you must provide a real email address during the sign-up process, or else you won’t receive your free AxCrypt license. After receiving the code, copy and paste it into AxCrypt before continuing.

You also need to create a strong and unique AxCrypt password. The AxCrypt password acts as the encryption and decryption key for your Excel spreadsheets. Take heed of the AxCrypt warning. Restoring your password will only allow access to the account associated with the files. It will not allow you to decrypt files secured with an old password.

When you’re ready, drag and drop an Excel spreadsheet file into the AxCrypt window. If you are signed into AxCrypt, it will encrypt your files automatically. Similarly, if you are logged into AxCrypt and attempt to open a file, it will not present a password prompt. If you close AxCrypt (which also logs you out), you will receive a password prompt when you attempt to open the spreadsheet.

AxCrypt is a free encryption tool, which is why it features in our list of the best Windows freeware programs.

What’s The Best Way To Password Protect An Excel Spreadsheet?

In the old days, using Microsoft Office’s integrated password protection to password protect an Excel file or sheet was risky. The encryption algorithm was not strong enough and had multiple vulnerabilities, rendering it unusable. As Microsoft Office now uses AES-256, you can rest assured that the password protection on your Excel spreadsheet is trustworthy and impossible to break using current technology.

As the integrated password protection only handles one file at a time, you might also consider the 7-Zip encryption option. If you are dealing with a large volume of Excel spreadsheets that you want to protect, password protecting all of them in a single archive (with a strong and unique password!) is a handy option that also uses AES-256.

Wondering about a strong and unique password? Check out these easy ways to create a password you’ll always remember.

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