Cuando importa datos a una hoja de cálculo^{(import data into a spreadsheet)} , puede encontrar mayúsculas o minúsculas o palabras que contienen letras mayúsculas o minúsculas. Si prefiere mantener la coherencia de sus datos textuales, le mostraremos algunas formas de cambiar las mayúsculas y minúsculas del texto en Excel .

Lo guiaremos a través de tres funciones que puede usar, la función Flash Fill , un útil complemento de Office y una forma de copiar y pegar entre Microsoft Excel y Word . Use el método que sea más fácil o que funcione mejor para usted.

Usar una fórmula para cambiar de caso

Ya sea que ya use fórmulas de Excel o no, hay tres funciones útiles^{(three handy functions)} para cambiar el caso del texto. Con SUPERIOR^(UPPER) , INFERIOR^(LOWER) y APROPIADO^(PROPER) , puede ajustar su texto con una fórmula simple.

Para usar las funciones de Excel , deberá agregar las fórmulas a celdas que no sean las que contienen los datos, como en una nueva columna a la derecha.

La función SUPERIOR

Cuando desee cambiar su texto a todas las letras mayúsculas, use la función MAYÚSCULAS^(UPPER) . La sintaxis es SUPERIOR^(UPPER) (texto) donde puede ingresar el texto real o una referencia de celda para el argumento.

Aquí, cambiaremos el texto de una combinación de letras mayúsculas y minúsculas a mayúsculas usando esta fórmula:

= SUPERIOR ("joe smith")

Tenga^(Notice) en cuenta que si usa el texto para el argumento, debe encerrarlo entre comillas y puede usar cualquier mayúscula.

Como otro ejemplo, cambiaremos el contenido de la celda A2 a todo el texto en mayúsculas con esta fórmula:

= SUPERIOR (A2)

La función INFERIOR

Lo contrario de la función SUPERIOR^(UPPER) es INFERIOR^(LOWER) . Con él, puede cambiar a todo el texto en minúsculas. La sintaxis es LOWER (texto) donde nuevamente, puede ingresar una referencia de celda o el texto.

En este ejemplo, cambiaremos el texto de la celda A3 a letras minúsculas con esta fórmula:

=INFERIOR(A3)

Para usar el texto como argumento, asegúrese de envolverlo entre comillas. Aquí, cambiaremos el texto entre comillas a todas las letras minúsculas:

=INFERIOR(“john jones”)

La función APROPIADA

Por último, está la función APROPIADA^(PROPER) que le permite poner en mayúscula la primera letra de cada palabra, a menudo llamada caso de título. Esta es una opción útil para nombres y apellidos^{(first and last names)} , títulos o titulares. La sintaxis es básicamente la misma que las funciones anteriores, CORRECTA^(PROPER) (texto).

A continuación, usaremos la siguiente fórmula para cambiar el texto a mayúsculas y minúsculas entre comillas:

=PROPIO(“jerry white”)

En el ejemplo final, cambiaremos el texto en la celda A4 con esta fórmula:

=PROPIO(A4)

Copia la fórmula

Si tiene varias celdas en una columna a las que desea aplicar la fórmula, simplemente puede copiarla y pegarla.

Seleccione la celda que contiene la fórmula y arrastre el controlador de relleno (signo más) en la esquina inferior derecha hacia abajo a través de las celdas restantes y suéltelo.

Verá que la fórmula se ajusta para incluir las referencias de celda correctas y completar los resultados.

Nota: si usa referencias de celdas absolutas en lugar de relativas, la fórmula no actualiza automáticamente las referencias^{(automatically update the references)} .

Aproveche el relleno instantáneo

La función Flash Fill en Excel^{(Flash Fill feature in Excel)} es otra herramienta conveniente que puede usar para cambiar las mayúsculas y minúsculas del texto. Simplemente cree una entrada de la manera que desee su texto y luego complete el resto usando Flash Fill .

Aquí tenemos una lista de nombres con mayúsculas y minúsculas. Ingresa la forma en que desea que aparezca el texto en la primera celda a la derecha y presiona Entrar^(Enter) o Retorno^(Return) .

Luego, use el método abreviado de teclado ^{(keyboard shortcut)} Ctrl + E o seleccione el botón Relleno instantáneo^{(Flash Fill)} en la sección Herramientas^{(Data Tools)} de datos de la pestaña Datos .^(Data)

Como magia, verá que las celdas restantes junto a sus otras entradas se llenan para mostrarse como la primera que proporcionó.

Opcionalmente, puede seleccionar el botón Flash Fill que aparece para aceptar oficialmente las sugerencias, aunque no es obligatorio.

Echa un vistazo a un complemento

Tal vez no le gustan las fórmulas y quiere una herramienta que cambie el texto en el lugar. Puede probar uno de los complementos de Excel. Aquí, usaremos el complemento Swap Case .

1. Use el botón Obtener complementos en la pestaña ^{(Get Add-ins)}Insertar^(Insert) para abrir la Tienda de complementos de Office^{(Office Add-ins Store)} .

1. Luego, haga clic en "Caso" o "Cambiar caso" en el cuadro de búsqueda. Seleccione Agregar^{(Select Add)} y luego Continuar^(Continue) para instalar el complemento.

1. Regrese^(Head) a su hoja de trabajo y elija Intercambiar caso^{(Swap Case)} en la pestaña Inicio .^(Home)

1. Si no lo ve, abra la lista desplegable Mis complementos^{(My Add-ins)} en la pestaña Insertar , seleccione ^(Insert)Ver todo^{(See All)} , elija el complemento y elija Agregar^(Add) .

1. Cuando la barra lateral del complemento se abra a la derecha, seleccione las celdas que desea cambiar y elija el botón de mayúsculas o minúsculas.

Verá que el texto de las celdas seleccionadas cambia al caso que elija.

El beneficio del complemento es que puede cambiar su texto en las celdas originales. Desafortunadamente, el complemento no ofrece una opción de caso adecuada.

Copiar y pegar desde Microsoft Word

Si usa Microsoft Word además de Excel y copia y pega mucho, esto le brinda otra opción. Debido a que Word ofrece una manera fácil de cambiar mayúsculas y minúsculas, puede editarlo allí y volver a colocarlo en Excel .

1. En Excel , copie las celdas que contienen el texto que desea cambiar. Puede hacerlo usando Ctrl + C , el botón Copiar en la pestaña ^(Copy)Inicio^(Home) , o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Copiar^(Copy) .

1. Abra un documento de Word y pegue^{(Word document and paste)} los datos. Puede hacer esto usando Ctrl + V , el botón Pegar en la pestaña ^(Paste)Inicio^(Home) , o haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Pegar^(Paste) .

1. Cuando aparezcan sus datos, seleccione el texto y use el botón Cambiar caso^{(Change Case)} y la lista desplegable en la pestaña Inicio^(Home) para elegir el caso que desee.

1. A continuación, seleccione los datos en Word y cópielos utilizando una de las acciones de copia anteriores.

1. Regrese a Excel y pegue los datos sobre los datos originales, nuevamente, usando uno de los métodos de pegado anteriores.

Luego verá su texto editado en el caso que elija.

Si bien este método requiere un poco de trabajo adicional, sigue siendo una forma útil de hacerlo si se siente cómodo y elimina la necesidad de una columna adicional.

Siempre puede cambiar el caso de texto en Excel manualmente, una celda a la vez. Sin embargo, estas opciones le brindan formas más rápidas, fáciles y menos tediosas de hacerlo. ¿Cuál^(Which) usarás?

Para obtener más tutoriales, vea cómo eliminar filas duplicadas en Excel^{(remove duplicate rows in Excel)} .

How to Change Text Case in Excel

When you import data into a spreadsheet, you may find mixed letter cases or words that contain all upper or lowercase letters. If you prefer to keep your textual data consistent, we’ll show you a few ways to change text case in Excel.

We’ll walk you through three functions you can use, the Flash Fill feature, a helpful Office add-in, and a way to copy and paste between Microsoft Excel and Word. Use whichever method is easiest or works best for you.

Use a Formula to Change Case

Whether you already use Excel formulas or not, there are three handy functions for changing text case. With UPPER, LOWER, and PROPER, you can adjust your text with a simple formula.

To use the Excel functions, you’ll need to add the formulas to cells other than those containing the data, like in a new column to the right.

The UPPER Function

When you want to change your text to all uppercase letters, use the UPPER function. The syntax is UPPER(text) where you can enter the actual text or a cell reference for the argument.

Here, we’ll change the text from a mix of upper and lowercase letters to all caps using this formula:

=UPPER(“joe smith”)

Notice that if you use the text for the argument, you should enclose it in quotation marks and can use any letter case.

As another example, we’ll change the content in cell A2 to all uppercase text with this formula:

=UPPER(A2)

The LOWER Function

The opposite of the UPPER function is LOWER. With it, you can change to all lowercase text. The syntax is LOWER(text) where again, you can enter a cell reference or the text.

In this example, we’ll change the text in cell A3 to all lowercase letters with this formula:

=LOWER(A3)

To use the text as the argument, be sure to wrap it in quotation marks. Here, we’ll change the text in quotes to all lowercase letters:

=LOWER(“john jones”)

The PROPER Function

Lastly is the PROPER function which allows you to capitalize the first letter of each word, often called title case. This is a handy option for first and last names, titles, or headlines. The syntax is basically the same as the functions above, PROPER(text).

Below, we’ll use the following formula to change the text to title case by enclosing it in quotes:

=PROPER(“jerry white”)

In the final example, we’ll change the text in cell A4 with this formula:

=PROPER(A4)

Copy the Formula

If you have several cells in a column that you want to apply the formula to, you can simply copy and paste it down.

Select the cell containing the formula and drag the fill handle (plus sign) in the bottom right corner down through the remaining cells and release.

You’ll see the formula adjust to include the correct cell references and fill in the results.

Note: If you use absolute cell references rather than relative, the formula does not automatically update the references.

Take Advantage of Flash Fill

The Flash Fill feature in Excel is another convenient tool you can use to change the case of text. You simply create one entry the way you want your text and then fill the rest using Flash Fill.

Here we have a list of names with mixed letter cases. You enter the way you want the text to appear in the first cell to the right and press Enter or Return.

Then, either use the keyboard shortcut Ctrl + E or select the Flash Fill button in the Data Tools section of the Data tab.

Like magic, you’ll see the remaining cells next to your other entries fill to display like the first one you provided.

Optionally, you can select the Flash Fill button that appears to officially accept the suggestions, although it’s not required.

Check Out an Add-In

Maybe you’re not fond of formulas and want a tool that changes the text in-place. You can take one of Excel’s add-ins for a spin. Here, we’ll use the Swap Case add-in.

1. Use the Get Add-ins button on the Insert tab to open the Office Add-ins Store.

1. Then, pop “Case” or “Swap Case” into the search box. Select Add and then Continue to install the add-in.

1. Head back to your worksheet and pick Swap Case on the Home tab.

1. If you don’t see it, open the My Add-ins drop-down list on the Insert tab, select See All, choose the add-in, and pick Add.

1. When the add-in’s sidebar opens on the right, select the cells you want to change and pick either the upper or lowercase button.

You’ll see the text in your selected cells change to the case you choose.

The benefit to the add-in is that you can change your text in the original cells. Unfortunately, the add-in doesn’t offer a proper case option.

Copy and Paste From Microsoft Word

If you use Microsoft Word in addition to Excel and perform a lot of copying and pasting, this gives you another option. Because Word offers an easy way to change text case, you can edit it there and pop it back into Excel.

1. In Excel, copy the cells containing the text you want to change. You can do this using Ctrl + C, the Copy button on the Home tab, or with a right-click and choosing Copy.

1. Open a Word document and paste the data. You can do this using Ctrl + V, the Paste button on the Home tab, or with a right-click and choosing Paste.

1. When your data appears, select the text and use the Change Case button and drop-down list on the Home tab to choose the case you want.

1. Next, select the data in Word and copy it using one of the copy actions above.

1. Return to Excel and paste the data over the original data, again, using one of the above paste methods.

You’ll then see your edited text in the case you chose.

While this method does require a bit of extra work, it’s still a useful way to go if it’s what you’re comfortable using and eliminates the need for an extra column.

You can always change text case in Excel manually, one cell at a time. However, these options give you faster, easier, and less tedious ways to go. Which will you use?

For more tutorials, look at how to remove duplicate rows in Excel.

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