La colaboración es importante en muchos espacios de trabajo. Dado que la mayoría de los proyectos requieren que muchos usuarios accedan a los archivos, las configuraciones colaborativas se han vuelto necesarias.

Microsoft Excel es solo uno de los muchos programas utilizados por empresas de todo el mundo. Como tal, la necesidad de libros de trabajo compartidos es crucial.

En esta publicación, aprenderá cómo usted y su equipo pueden colaborar con Excel 2016 y otras versiones de Excel en línea.

Compartir archivos de Excel sin conexión

Si tiene una conexión de área local, todos los usuarios de la red pueden tener acceso a cualquier archivo. No solo eso, se puede rastrear cualquier cambio realizado en el archivo. También puede establecer qué usuarios tendrían acceso al archivo.

Comience guardando el archivo en una ubicación a la que puedan acceder todos los miembros de su grupo. A continuación, puede configurar su archivo para la colaboración.

Agregar función de libro de trabajo compartido posterior

Los usuarios de Office 365 encontrarán la función Libro compartido^{(Shared Workbook)} oculta de forma predeterminada. Esto se debe a que Microsoft alienta a los usuarios a compartir libros de trabajo en línea.

Así es como habilita la función. Si está utilizando una versión anterior de Excel , puede pasar a la siguiente sección: Compartir un documento.^{(Sharing a Document.)}

• Vaya a File > Options > Quick Access Toolbar .

• En el menú desplegable Elegir comandos de, seleccione ^{(Choose Commands From)}Todos los comandos^{(All Commands)} . Desplácese^(Scroll) por la lista hasta que vea Compartir libro de trabajo (heredado)^{(Share Workbook (Legacy))} y seleccione ese elemento.

• Haga clic en el botón Agregar^(Add) .
• Haz lo mismo con los siguientes comandos:

1. Seguimiento de cambios (heredado)
2. Uso compartido protegido (heredado)
3. Comparar y combinar libros de trabajo

• Haga clic en Aceptar^(OK) cuando haya terminado.

Compartir un documento

• En la pestaña Revisar , haga clic en el botón ^(Review)Compartir libro^{(Share Workbook)} de trabajo.

Aquellos que siguieron los pasos en la sección Volver a agregar la función de libro de trabajo compartido^{(Adding Back Shared Workbook Feature)} encontrarán el botón Compartir libro^{(Share Workbook)} de trabajo (junto con los otros comandos que agregó) en la barra de herramientas de acceso rápido^{(Quick Access Toolbar)} .

• Esto hará que aparezca un cuadro de diálogo. Marque la opción que habilita la función de libros de trabajo compartidos.

• Diríjase a la pestaña Avanzado y habilite ^(Advanced)Control de cambios^{(Track Changes )} y otras configuraciones que desee activar.

Proteja su archivo

Los pasos anteriores dan acceso a todos a su archivo. Pero también les da a todos acceso administrativo por defecto. Proteger su archivo significa que el acceso al archivo será limitado y rastreado.

• Vaya a la pestaña Revisar y haga clic en el botón ^(Review)Proteger y compartir libro de^{(Protect and Share Workbook)} trabajo.
• Marque la casilla de verificación Compartir con control de cambios^{(Sharing With Track Changes)} .

• También debe crear una contraseña; de lo contrario, cualquiera puede revertir el libro de trabajo a su configuración original.
• Guarde sus cambios y salga.

Comparta archivos de Excel en línea

Si bien trabajar sin conexión es una gran solución, se ve obstaculizado por la necesidad de una unidad local compartida. Trabajar en línea es claramente la mejor opción. Así es como lo haces.

Uso de OneDrive

• Abra el archivo y vaya a File > Share > Save to Cloud .

• Invite a las personas con las que le gustaría colaborar ingresando su dirección de correo electrónico. También puede establecer la configuración de permisos.
• Haz clic en Compartir^(Share) cuando hayas terminado.

Uso de Google Drive

Google Drive es probablemente la forma más fácil de trabajar en un proyecto simultáneamente. Cualquier persona con una cuenta de Google puede acceder a los archivos y editarlos según sea necesario.

• Inicie sesión en su cuenta y vaya a Google Drive .
• Una vez que esté dentro, puede crear un nuevo archivo o cargar uno existente.

• Una vez que su documento haya sido creado o cargado, haga clic en el botón Compartir^(Share) en la esquina superior derecha de la hoja de trabajo.

Esto le dará la opción de compartir la hoja de cálculo ingresando una dirección de correo electrónico o compartiendo un enlace con sus colegas.

Todos los cambios se rastrean y guardan automáticamente. Pueden trabajar juntos en el documento en tiempo real, lo cual es muy conveniente.

How To Share An Excel File For Easy Collaboration

Collaboration is important in many work spaces. Since most projects require files to be аccessed by a lоt of users, collaborative setups have become necessary.

Microsoft Excel is one is just one of the many programs used by companies worldwide. As such, the need for shared workbooks is crucial.

In this post, you’ll learn how you and your team can collaborate using Excel 2016 and other versions of Excel online.

Share Excel Files Offline

If you have a local area connection, all users in the network can have access to any file. Not only that, any changes made to the file can be tracked. You can also set which users would have access to the file.

Start by saving the file in a location that can be accessed by everyone in your group. You can then set your file for collaboration.

Adding Back Shared Workbook Feature

Office 365 users will find the Shared Workbook feature hidden by default. This is because Microsoft encourages users to share workbooks online.

Here’s how you enable the feature. If you’re using an older version of Excel, you can skip to the succeeding section – Sharing a Document.

• Go to File > Options > Quick Access Toolbar.

• Under the Choose Commands From drop-down menu, select All Commands. Scroll through the list until you see Share Workbook (Legacy) and select that item.

• Click the Add button.
• Do the same for the following commands:

1. Track Changes (Legacy)
2. Protect Sharing (Legacy)
3. Compare and Merge Workbooks

• Click OK when you’re done.

Sharing a Document

• On the Review tab, click the Share Workbook button.

Those who followed the steps in the Adding Back Shared Workbook Feature section will find the Share Workbook button (along with the other commands you added) in the Quick Access Toolbar instead.

• This will prompt a dialog box to appear. Tick the option that enables the shared workbooks feature.

• Head over to the Advanced tab and enable Track Changes and other settings you might want to turn on.

Protect Your File

The steps above give everyone access to your file. But it also gives everyone administrative access by default. Protecting your file means access to the file will be limited and tracked.

• Go to the Review tab and click the Protect and Share Workbook button.
• Tick the Sharing With Track Changes check box.

• You should also create a password otherwise anyone can revert the workbook to its original settings.
• Save your changes and exit.

Share Excel Files Online

While working offline is a great solution, you’re hampered by the necessity for a shared local drive. Working online is clearly the better choice. Here’s how you do it.

Using OneDrive

• Open the file and go to File > Share > Save to Cloud.

• Invite people you’d want to collaborate with by entering their email address. You can also set the permission settings.
• Click Share when you’re finished.

Using Google Drive

Google Drive is probably the easiest way to work on a project simultaneously. Anyone with a Google account can access files and edit as needed.

• Log into your account and go to Google Drive.
• Once you’re in, you can create a new file or upload an existing one.

• Once your document has been created or uploaded, click the Share button on the upper-right corner of the worksheet.

This will give you the option to share the spreadsheet by entering an email address or by sharing a link to your colleagues.

All changes are automatically tracked and saved. You can work on the document together in real-time which is very convenient.

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