Si su documento está en formato PDF , es probable que esté en su formato final, listo para sorprender a su audiencia. Aquí es donde se utilizan los gráficos de la más alta calidad y donde se presenta la versión final de su texto, lista para imprimir o compartir con otros para leer o distribuir. Esto puede significar archivos de gran tamaño, especialmente si se trata de un documento con muchas imágenes.

Si bien puede editar un PDF^{(edit a PDF)} , tendrá que reducir la calidad para reducir el tamaño total del archivo. Si desea saber cómo comprimir un PDF , puede solucionar este problema comprimiendo el archivo en lugar de utilizar un software integrado o de terceros en Windows y Mac o mediante un servicio de compresión en línea.

Cómo comprimir un PDF en Windows usando PDF Compressor^{(How To Compress A PDF On Windows Using PDF Compressor)}

No hay métodos integrados para comprimir un PDF en Windows 10 , a menos que desee agregarlo^{(add it to a zip file)} primero a un archivo zip. Esto significa que necesitará usar una herramienta de compresión de terceros para comprimir el archivo PDF .

Si bien existen varias herramientas, una de las mejores opciones es Free PDF Compressor . Esta aplicación gratuita existe desde hace varios años, pero sigue siendo una de las formas más fáciles y rápidas de comprimir un PDF en Windows . 

• Descargue^(Download) , instale y ejecute el software Free PDF Compressor para comenzar. En la ventana de Free PDF Compressor , haga clic en el botón ^{(Free PDF Compressor)}Examinar^(Browse) junto a la opción Archivo PDF para seleccionar su archivo. ^{(PDF File )}Proporcione una ubicación y un nombre de archivo para el archivo comprimido en el cuadro Archivo de salida^{(Output File )} .

• En la sección Configuración^(Settings) , puede establecer la calidad preferida de su archivo PDF . La pantalla^(Screen) es la calidad más baja, mientras que la impresora^{(Printer )} y la preimpresión^(Prepress) son opciones de mayor calidad. Seleccione el nivel de calidad que desea usar, luego presione Comprimir^(Compress) para comenzar la compresión de PDF.

• Free PDF Compressor le avisará cuando se complete la compresión del archivo. Pulse Aceptar^(OK) para cerrar.

Como Free PDF Compressor guarda el archivo comprimido como un archivo separado del original, puede repetir el proceso con una mayor calidad si no está satisfecho con el resultado del archivo.

Cómo comprimir un PDF en Mac usando la vista previa^{(How To Compress A PDF On Mac Using Preview)}

A diferencia de Windows , macOS incluye una función de compresión de PDF integrada como parte de la aplicación ^(PDF)Vista previa^(Preview) para ver imágenes y documentos. Esta aplicación está incluida en todas las Mac^(Macs) y puede encontrarla en su lista de aplicaciones de Launchpad .

• Para comprimir un archivo PDF en una Mac , abra la aplicación Vista previa^(Preview) y seleccione un archivo PDF para abrir. Una vez abierto, presione File > Export desde la barra de menú.

• En el menú de opciones Exportar^{(Export )} , seleccione un nuevo nombre de archivo (o deje el nombre de archivo existente para sobrescribir el archivo existente) y la ubicación para guardar el archivo. En el menú desplegable Filtro de cuarzo^{(Quartz Filter)} , seleccione la opción Reducir tamaño de archivo . ^{(Reduce File Size)}Presione Guardar^(Save) una vez que esté listo para comenzar el proceso de compresión.

La vista previa^(Preview) guardará inmediatamente una versión comprimida y actualizada de su documento PDF . Deberá abrir esto en Vista previa^(Preview) después para obtener una vista previa de los cambios notables (si los hay) que ha realizado la aplicación en la calidad.

Uso de los servicios de compresión de PDF en línea^{(Using Online PDF Compression Services)}

Si no desea descargar software adicional para comprimir su archivo PDF , puede usar varios servicios de compresión de PDF en línea. ^(PDF)Sin embargo, si desea utilizar un servicio en línea como este, solo debe hacerlo con documentos no confidenciales.

El uso de estos servicios implica cargar el archivo en un servidor remoto, donde el archivo podría permanecer en su lugar durante un período de tiempo. Esto representa un grave riesgo de seguridad para cualquier documento que pueda contener datos personales, y solo debe usar sitios de compresión en línea para archivos que le gustaría compartir públicamente.

Existen varios servicios para comprimir archivos PDF en línea, como I Love PDF . Sin embargo, la mayoría de los servicios funcionan de manera similar, permitiéndole cargar el archivo, seleccionar la calidad y descargar el archivo comprimido después.

• Para usar I Love PDF, presione el botón Seleccionar archivos PDF^{(Select PDF Files)} para seleccionar los archivos PDF que desea comprimir. También puede arrastrar y soltar los archivos directamente en la ventana del sitio web para cargarlos automáticamente.

• Una vez que se cargan los archivos, puede seleccionar el nivel de compresión en el menú de la derecha. Cuanto mayor sea la compresión, menor será la calidad de su archivo de salida (y viceversa). Seleccione Compresión extrema^{(Extreme Compression)} para obtener la máxima compresión posible, Compresión recomendada^{(Recommended Compression)} para una compresión media pero con una calidad razonable o Menos compresión^{(Less Compression )} para la compresión más baja pero con una calidad mucho mayor. Presione el botón Comprimir PDF^{(Compress PDF )} para comenzar la compresión una vez que esté listo.

• El proceso de compresión de PDF se completará en el servidor remoto. Presione el botón Descargar PDF comprimido^{(Download Compressed PDF )} para descargar el archivo comprimido una vez que haya terminado. La cantidad de compresión (con la cantidad de espacio de archivo ahorrado) se mostrará debajo.

• Si desea guardar el archivo en el almacenamiento en la nube o distribuirlo a otras personas mediante el servicio I Love PDF , puede usar los íconos para compartir a la derecha del botón de descarga. Estos incluyen opciones para compartir en Google Drive o Dropbox , así como para crear un código QR o un enlace para compartir para distribuir a otros.

• I Love PDF también proporciona una opción de eliminación, lo que le permite eliminar el archivo de sus servidores. Sin embargo, para eliminar el archivo, presione el icono Eliminar . ^(Delete)Si bien esto deshabilitará el enlace de eliminación en el sitio web de I Love PDF , esto no garantiza que el archivo se elimine por completo de los servidores del sitio usando este método.

Como se mencionó anteriormente, no debe usar servicios como I Love PDF para documentos confidenciales. Para cualquier tipo de documento confidencial que contenga datos personales, debe usar una opción de software para comprimir el archivo, como las aplicaciones Preview o Free PDF Compressor que se muestran arriba.

Compartir y ver archivos PDF comprimidos^{(Sharing And Viewing Compressed PDF Files)}

Comprimir un PDF te permite reducir el tamaño del archivo sin bajar demasiado la calidad (a menos que quieras). Esto hace que sea más fácil compartir en línea, por correo electrónico u otros servicios de intercambio de archivos^{(file sharing services)} . Incluso puede proteger con contraseña sus archivos PDF^{(password protect your PDF files)} para mantener el contenido de los documentos confidenciales a salvo de los fisgones.

Si tiene dificultades para abrir un PDF , deberá instalar un buen lector de PDF^{(good PDF reader)} como Adobe Acrobat o Foxit Reader . Si desea una opción en línea, puede convertir archivos PDF a Google Docs^{(convert PDFs to Google Docs)} , lo que le permite ver, editar y compartir los archivos desde su navegador web sin necesidad de instalar primero una aplicación de terceros.

How To Compress a PDF on Windows & Mac

If your document is in РDF format, it’s likely to be in its final format—ready to wоw your audіence. This is where your highest quality graphics аre used and where the final version of your text is presented, readу to print or share with others to read or distribute. This can mean large fіle ѕіzеs, especially if it’s an image-heavу document.

While you can edit a PDF, you’ll have to reduce the quality to reduce the overall file size. If you want to know how to compress a PDF, you can get around this issue by compressing the file instead using built-in or third-party software on Windows and Mac or by using an online compression service.

How To Compress A PDF On Windows Using PDF Compressor

There are no built-in methods to compress a PDF on Windows 10, unless you want to add it to a zip file first. This means you’ll need to use a third-party compression tool to compress the PDF file.

While several tools do exist, one of the best options is Free PDF Compressor. This free app has existed for several years, but it’s still one of the easiest and quickest ways to compress a PDF on Windows. 

• Download, install, and run the Free PDF Compressor software to begin. In the Free PDF Compressor window, click the Browse button next to the PDF File option to select your file. Provide a location and file name for the compressed file in the Output File box.

• Under the Settings section, you can set the preferred quality of your PDF file. Screen is the lowest quality, while Printer and Prepress are higher quality options. Select the quality level you wish to use, then press Compress to begin the PDF compression.

• Free PDF Compressor will alert you when the file compression is complete. Press OK to close.

As the Free PDF Compressor saves the compressed file as a separate file to the original, you can repeat the process with a higher quality if you’re unhappy with how the file turns out.

How To Compress A PDF On Mac Using Preview

Unlike Windows, macOS includes a built-in PDF compression feature as part of the Preview app for image and document viewing. This app is included on all Macs, and you can find it in your Launchpad app list.

• To compress a PDF file on a Mac, open the Preview app and select a PDF file to open. Once opened, press File > Export from the menu bar.

• In the Export option menu, select a new file name (or leave the existing file name to overwrite the existing file) and the location to save the file. From the Quartz Filter drop-down menu, select the Reduce File Size option. Press Save once you’re ready to begin the compression process.

Preview will immediately save an updated, compressed version of your PDF document. You’ll need to open this in Preview afterwards to preview what (if any) noticeable changes in the quality have been made by the app.

Using Online PDF Compression Services

If you don’t want to download additional software to compress your PDF file, you can use various online PDF compression services instead. If you want to use an online service like this, however, you should only do so with non-sensitive documents.

Using these services involves uploading the file to a remote server, where the file could remain in place for a period of time. This poses a serious security risk for any documents that may contain personal data, and you should only use online compression sites for files that you would be happy to share publicly.

Various services exist to compress PDF files online, such as I Love PDF. Most services work in a similar way, however, by allowing you to upload the file, select the quality, and download the compressed file afterwards.

• To use I Love PDF, press the Select PDF Files button to select the PDF files you wish to compress. You can also drag and drop the files directly into the website window to upload them automatically.

• Once the files are uploaded, you can select the compression level from the right-hand menu. The higher the compression, the lower the quality of your output file (and vice versa). Select Extreme Compression for the maximum possible compression, Recommended Compression for medium compression but with reasonable quality, or Less Compression for the lowest compression but for much higher quality. Press the Compress PDF button to begin the compression once you’re ready.

• The PDF compression process will complete on the remote server. Press the Download Compressed PDF button to download the compressed file once it’s done. The compression amount (with the amount of file space saved) will be shown underneath.

• If you want to save the file to cloud storage, or distribute it to others using the I Love PDF service, you can use the sharing icons to the right of the download button. These include options to share to Google Drive or Dropbox, as well as to create a QR code or sharing link to distribute to others.

• I Love PDF also provides a deletion option, allowing you to remove the file from its servers. To delete the file, however, press the Delete icon. While this will disable the deletion link on the I Love PDF website, this does not guarantee that the file will be completely deleted from the site’s servers using this method.

As previously mentioned, you should not use services like I Love PDF for sensitive documents. For any kind of sensitive document containing personal data, you should use a software option to compress the file instead, such as the Preview or Free PDF Compressor apps demonstrated above.

Sharing And Viewing Compressed PDF Files

Compressing a PDF allows you to reduce the file size without lowering the quality too much (unless you want to). This makes it easier to share online, over email or other file sharing services. You can even password protect your PDF files to keep the contents of sensitive documents safe from snoopers.

If you’re struggling to open a PDF, you’ll need to install a good PDF reader like Adobe Acrobat or Foxit Reader. If you want an online option, you could convert PDFs to Google Docs, letting you view, edit, and share the files from your web browser without needing to install a third-party app first.

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