Si estás en el campo de las finanzas o la contabilidad, ya sabes que la mayoría de las oportunidades laborales requieren conocimientos de Excel intermedios o avanzados. ^(Excel)Algunas de las funciones de Excel más comunes en estos roles son Tabla dinámica^{(Pivot Table)} y BUSCARV^(VLOOKUP) .

Este artículo describirá los conceptos básicos de una tabla dinámica. Vaya aquí si desea obtener más información sobre BUSCARV^(VLOOKUP) . Además, asegúrese de revisar la alternativa a VLOOKUP , una función llamada INDEX-MATCH .

Crear una tabla dinámica en Excel

¿Qué es la tabla dinámica? En pocas^(Simply) palabras, una tabla dinámica es una de las funciones integradas que puede usar para crear rápidamente una tabla de resumen basada en un gran conjunto de datos en Excel .

Imagínese si posee una tienda en línea que vende diferentes modelos de teléfonos móviles con datos de ventas como se muestra a continuación. Descargar hoja de cálculo de muestra .

Después de hacer negocios durante unos dos meses, tiene curiosidad por saber si ha vendido más productos en el primer mes o en el segundo. También le gustaría saber si ha vendido más productos Apple o productos Samsung . Por último, le gustaría saber el total de ventas recibidas en cada mes.

La tabla dinámica es la candidata perfecta para obtener un resumen rápido sin necesidad de usar ninguna fórmula de Excel , como contar o sumar. Las respuestas a las preguntas anteriores se pueden producir en cuestión de segundos una vez que sepa cómo trabajar con una tabla dinámica.

Aquí hay instrucciones paso a paso para crear una tabla dinámica.

PASO 1^{(STEP 1)} : cree^(Create) una tabla dinámica haciendo clic en cualquiera de las celdas dentro de la tabla de datos, luego vaya a la pestaña superior en Excel y seleccione Insertar^{(Insert )}  ->  Tabla dinámica^{( Pivot Table)} .

PASO 2^{(STEP 2)} : aparecerá una ventana de selección y debería determinar automáticamente el rango completo de la tabla en función de la celda donde hizo clic anteriormente. Para este ejemplo, estamos agregando nuestra tabla dinámica a una nueva hoja de trabajo, para que sea más fácil de ver.

PASO 3^{(STEP 3)} : haga clic^(Click) en la tabla dinámica en blanco creada en la hoja nueva. Notará que aparecerán campos de tabla dinámica^{(Pivot Table Fields)} en el lado derecho de su hoja de cálculo. Aquí es donde arrastra y suelta para crear el resumen rápido.

PASO 4^{(STEP 4)} : para conocer la cantidad de teléfonos móviles vendidos cada mes, arrastre Mes vendido^{(Month Sold)} al área FILAS^(ROWS) y Marca^(Brand) al área VALORES ^(VALUES).

Notará que la tabla dinámica^{(Pivot Table)} se actualizará automáticamente para mostrar la cantidad de filas para cada mes, lo que indica la cantidad de ventas de teléfonos móviles para cada mes.

Si arrastra Modelo^(Model) o Ubicación de almacén^{(Warehouse Location)} a VALORES^(VALUES) en lugar de Marca^(Brand) , producirá los mismos números para cada mes, ya que simplemente se refiere al recuento total de filas en cada Mes vendido. ^{(Month Sold.)}Parece que vendimos más teléfonos en JAN en comparación con FEB .

PASO 5^{(STEP 5)} : para saber si se vendieron más productos Apple o Samsung en su tienda, puede reutilizar la misma tabla dinámica sin necesidad de crear una nueva.

Para hacer esto, puede borrar la selección que ya no necesita (arrastrando el campo de datos fuera del Área^(Area) y soltándolo en cualquier parte de la hoja de cálculo).

A continuación, reemplácelo con Marca^(Brand) en el cuadro FILAS^(ROWS) .

La tabla dinámica se actualizará instantáneamente para mostrar el número total de filas, agrupadas por marca^{(Brand )} (es decir, el número total de productos vendidos por marca^{(Brand )} hasta la fecha). De hecho, vendió más productos Apple en comparación con Samsung .

PASO 5^{(STEP 5)} – Por último, para saber cuánto ha recibido en ventas en cada uno de los meses, estaremos reutilizando la misma tabla dinámica^{(Pivot Table)} .

Borre el campo Marca^(Brand) y arrastre Mes vendido^{(Month Sold)} de nuevo al área FILAS^(ROWS) . Como queremos saber específicamente las ventas totales, borre el área VALORES^{(VALUES )} y arrastre Precio de venta^{(Sale Price)} como se muestra a continuación.

Como la columna Precio de venta^{(Sale Price)} en el conjunto de datos original está en formato de número, la tabla dinámica resumirá automáticamente el Precio de venta^{(Sale Price)} , en lugar de contar el número de filas de Precio de venta . ^{(Sale Price )}Listo^(Voila) , ha recibido $7550 en enero^(JAN) y $7100 en febrero^(FEB) .

Intente jugar y arrastre los campos como se muestra a continuación y vea cuál es el resultado de la tabla dinámica.

Esto es solo rascar la superficie de lo que puede hacer una tabla dinámica, pero le dará una buena comprensión básica para empezar. ¡Feliz exploración!

Sugerencias: si falta el panel Campos de la tabla dinámica^{(Pivot Table Fields)} a la derecha de la hoja de cálculo, intente pasar el mouse sobre la tabla dinámica, haga clic con el botón derecho y elija Mostrar lista de campos^{(Show Field List)} . Eso debería traerlo de vuelta. ¡Disfrutar!

How to Create a Simple Pivot Table in Excel

If you are in the field of finance or accounting, you already know that most of the job opportunities requirе intermediate or advanced Excel skills. Some of the most commоn Excel functions in these rolеs are Pivot Table and VLOOKUP.

This article will outline the basics of a pivot table. Go here if you want to learn more about VLOOKUP. Also, be sure to check out the alternative to VLOOKUP, a function called INDEX-MATCH.

Create a Pivot Table in Excel

What is pivot table? Simply put, a pivot table is one of the built-in functions that you can use to quickly create a summary table based on a large set of data in Excel.

Imagine if you own an online shop that sells different models of mobile phones with sales data as shown below. Download sample spreadsheet.

After doing business for about two months, you are curious if you have sold more product in the first month or the second. You would also like to know whether you have sold more Apple products or Samsung products. Lastly, you would like to know the total sales received in each month.

The pivot table is the perfect candidate for getting a quick summary without needing to use any Excel formula, such as count or sum. The answers to the above questions can be produced in a matter of seconds once you know how to work with a pivot table.

Here are step-by-step instructions for creating a pivot table.

STEP 1 – Create a pivot table by clicking in any of the cells within the data table, then go to the top tab in Excel and select Insert  ->  Pivot Table .

STEP 2 – A selection window will appear and it should automatically determine the full range of the table based on the cell where you clicked earlier. For this example, we’re adding our pivot table to a new worksheet, so it’ll be easier to see.

STEP 3 – Click on the blank pivot table created in the new sheet. You will notice a Pivot Table Fields will appear on the right side of your spreadsheet. This is where you drag-and-drop to create the quick summary.

STEP 4 – To know the number of mobile phone sold each month, drag Month Sold to the ROWS area and Brand to VALUES area.

You will notice that the Pivot Table will be automatically updated to show the number of rows for each month, which indicates number of mobile phone sales for each month.

If you drag Model or Warehouse Location to VALUES instead of Brand, it will produce the same numbers for each months as it is simply referring to the total count of rows in each Month Sold. Looks like we sold more phones in JAN compared to FEB.

STEP 5 – To know whether more Apple or Samsung products were sold in your store, you can reuse the same pivot table without needing to create a new one.

To do this, you can clear the selection that you no longer need (by dragging the data field out of the Area and dropping it anywhere on the spreadsheet).

Next replace it with Brand in the ROWS box.

The pivot table will be instantly be updated to show total number of rows, grouped by Brand (i.e. Total number of product sold by Brand to date). You actually sold more Apple product compared to Samsung.

STEP 5 – Lastly, to know how much you have received in sales in each of the months, we will be reusing the same Pivot Table.

Clear out the Brand field and drag Month Sold back to the ROWS area. As we specifically want to know the total sales, clear the VALUES area and drag in Sale Price as shown below.

As the Sale Price column in the original dataset is in number format, the pivot table will automatically sum up the Sale Price, instead of counting the number of Sale Price rows. Voila, you have received $7,550 in JAN and $7,100 in FEB.

Try to play around and drag the fields as per below and see what is the outcome of the pivot table.

This is just scratching the surface of what pivot table can do, but it will give you a good basic understanding to start with. Happy exploring!

Tips: If the Pivot Table Fields pane on the right of the spreadsheet goes missing, try to hover your mouse over the pivot table, right click and choose Show Field List. That should bring it back up. Enjoy!

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