^(Duplicate)Los valores duplicados en su hoja de cálculo de Excel pueden estropear sus datos. A menos que los duplicados sean intencionales, pueden causar imprecisiones e informes sesgados.

En este tutorial, le mostraremos cómo encontrar y eliminar duplicados en su documento de Excel .

Cómo encontrar filas o datos duplicados

Es esencial verificar primero qué filas (o columnas) tienen información idéntica. Entonces, antes de mostrarle cómo eliminar duplicados en Excel , lo guiaremos a través del proceso de verificar su hoja en busca de datos duplicados.

Método 1: Buscar en toda la hoja de trabajo^{(Method 1: Search Entire Worksheet)}

Excel tiene una herramienta de formato condicional^{(Conditional Formatting tool)} que ayuda a identificar, visualizar y sacar conclusiones de los datos. Aquí se explica cómo usar la herramienta para resaltar valores duplicados en su documento de Excel .

1. Presiona Control + A para seleccionar tu lista o tabla. Alternativamente, haga clic en el icono Seleccionar todo^{(Select All)} en la esquina superior izquierda de la tabla para seleccionar toda la hoja de trabajo.

1. Vaya a la pestaña Inicio^(Home) y haga clic en el botón desplegable Formato condicional .^{(Conditional Formatting)}

1. Mueva el cursor sobre Resaltar reglas de celdas^{(Highlight Cell Rules)} y seleccione Duplicar valores^{(Duplicate Values)} .

1. Asegúrese^(Make) de que el primer cuadro desplegable diga "Duplicar". También puede seleccionar su color de resaltado preferido en el segundo menú desplegable.

1. Seleccione Aceptar^(OK) para continuar.

Excel resaltará inmediatamente las filas y columnas con valores duplicados.

Método 2: combinando filas^{(Method 2: By Combining Rows)}

Este método es perfecto para buscar filas con valores duplicados en todas las columnas o celdas. Primero^(First) , deberá usar la función "Concatenar" de Excel para combinar el contenido de cada fila. Luego, seleccione la columna donde desea que se almacenen los valores combinados y siga los pasos a continuación. Recomendamos combinar los valores en una columna al lado del último valor en la primera fila.

1. Escriba o pegue =CONCAT( en la celda, seleccione la primera celda de la fila, escriba una columna ( : ) y seleccione la última celda de la fila. Luego^(Afterward) , cierre la fórmula con un paréntesis y presione Entrar^(Enter) .

En nuestra hoja de trabajo de muestra (vea la imagen a continuación), la primera y la última celda de la primera fila tienen la referencia A2 y D2, respectivamente. Por lo tanto^(Hence) , la fórmula será esta forma: =CONCAT(A2:D2) .

Recuerde^(Remember) , las referencias de las celdas variarán según el número de filas y columnas de la tabla.

1. Copie la fórmula hacia abajo en la columna hasta llegar a la última fila. Para hacer esto, seleccione la celda con la fórmula, mueva el cursor del mouse a la esquina inferior izquierda de la celda, mantenga presionado el ícono del controlador de relleno^{(Fill handle)} (es decir, el ícono más) y arrástrelo hacia abajo en la columna.

1. Seleccione toda la columna: haga clic en la letra en la parte superior de la columna o haga clic en una celda de la columna y presione Control + Espacio^(Space) .

1. Vaya a la pestaña Inicio y seleccione ^(Home)Formato condicional^{(Conditional Formatting)} .

1. Pase el cursor del mouse sobre Resaltar reglas de celdas^{(Highlight Cell Rules)} y seleccione Duplicar valores^{(Duplicate Values)} .

1. Seleccione Aceptar^(OK) para continuar.

Excel resaltará la columna con valores duplicados. Eso le dice a las celdas en esa fila en particular que tienen valores duplicados como otra fila en la hoja de trabajo.

Si observa detenidamente la imagen de arriba, notará que la herramienta Formato condicional^{(Conditional Formatting)} no resaltó la fila 4^{(Row 4)} y la fila 13^{(Row 13)} . Ambas filas tienen valores duplicados en las columnas Nombres^(Names) , Puntajes^(Scores) e ID , pero valores diferentes en la columna Día .^(Day)

Solo 3 de 4 columnas en ambas filas tienen información duplicada. Eso explica por qué la herramienta Formato condicional^{(Conditional Formatting)} no resaltó los valores concatenados o combinados para ambas filas. Ambas filas ( Fila 4^{(Row 4)} y Fila 13^{(Row 13)} ) son únicas porque hay información distintiva en la columna "Día".

Cómo eliminar filas duplicadas^{(Duplicate Rows)} en Excel

Ha encontrado varias filas que contienen información duplicada en su hoja de cálculo de Excel . Le mostraremos cómo eliminar estas filas duplicadas usando dos herramientas de Excel .

1. Use la herramienta "Eliminar duplicados"^{(1. Use the “Remove Duplicates” Tool)}

Esta herramienta tiene un solo trabajo: garantizar que tenga datos limpios en su hoja de cálculo de Excel . Lo logra comparando columnas seleccionadas en su hoja de trabajo y eliminando filas con valores duplicados. Aquí se explica cómo usar la herramienta:

• Seleccione una celda en la tabla y presione Control + A en su teclado para resaltar la tabla.

• Vaya a la pestaña Datos y haga clic en el icono ^(Data)Eliminar duplicados^{(Remove Duplicates)} en la sección "Herramientas de datos".

Si su PC tiene una pantalla pequeña o la ventana de Excel está minimizada, haga clic en el botón desplegable Herramientas de datos y seleccione ^{(Data Tools)}Eliminar duplicados^{(Remove Duplicates)} .

• Vaya a la sección Columnas^(Columns) y seleccione todas las columnas. Si su tabla tiene un encabezado, marque la casilla que dice "Mis datos tienen encabezados". Eso anulará la selección de la fila del encabezado o la primera fila de la hoja. Haga clic en ^(Click) Aceptar^(OK) para continuar.

Sugerencia rápida:^{(Quick Tip:)} para convertir la primera fila de una hoja de cálculo de Excel en un encabezado, vaya a la pestaña Ver , seleccione ^(View)Inmovilizar paneles^{(Freeze Panes)} y seleccione Inmovilizar fila superior^{(Freeze Top Row)} .

• Excel mostrará un aviso que le notifica el total de valores duplicados encontrados y eliminados de la hoja. Haga clic en ^(Click) Aceptar^(OK) para volver a la hoja de trabajo.

2. Utilice la herramienta de filtro avanzado^{(2. Use the Advanced Filter Tool)}

El "Filtro avanzado" es otra herramienta brillante que lo ayuda a limpiar sus datos en Excel^{(clean your data in Excel)} . La herramienta le permite ver, editar, agrupar y ordenar datos en su hoja de cálculo^{(group and sort data on your worksheet)} . Siga los pasos a continuación para aprender a usar esta herramienta para eliminar filas duplicadas de su hoja de cálculo de Excel .

• Seleccione^(Select) cualquier celda de la tabla y presione Control + A para resaltar toda la tabla.

• Vaya a la pestaña Datos y seleccione ^(Data)Avanzado^(Advanced) en la sección "Ordenar y filtrar".

• Marque la casilla Solo registros únicos^{(Unique records only)} y haga clic en Aceptar^(OK) .

Si la tabla o la hoja de trabajo contiene varias filas con información o valores similares, Excel eliminará todos los duplicados excepto la primera.

Nota:^(Note:) La herramienta Filtro avanzado^{(Advanced Filter)} trata automáticamente la primera fila como un encabezado. Esto significa que la herramienta no eliminará la primera fila, incluso si contiene información duplicada. Por ejemplo, en la siguiente tabla, al ejecutar la función "Solo registros únicos" de la herramienta ^(Unique)Filtro avanzado^{(Advanced Filter)} no se eliminaron la primera y la última fila, aunque ambas tienen valores duplicados en todas las columnas.

Por lo tanto, si su hoja de cálculo o tabla de Excel tiene un encabezado, es mejor usar la herramienta "Eliminar duplicados" para eliminar las filas duplicadas.

Sugerencia rápida:^{(Quick Tip:)} ¿Eliminó filas o valores duplicados por accidente? Presione Control + Z para revertir el cambio y recuperar los datos duplicados.

Eliminación de duplicados en Excel : limitaciones

Debemos mencionar que no puede eliminar filas o valores duplicados de una hoja de trabajo que contiene datos agrupados o delineados^{(outlined or grouped data)} . Entonces, si agrupó las filas y columnas en su hoja de cálculo de Excel^{(grouped the rows and columns in your Excel worksheet)} , tal vez en Totales y Subtotales, tendrá que desagrupar los datos antes de poder buscar duplicados. Consulte esta documentación oficial de Microsoft^{(this official documentation from Microsoft)} para obtener más información sobre cómo eliminar duplicados en Excel y filtrar valores únicos.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

Duplicate values in your Excel worksheet can mess up your data. Unless dυplicates are іntеntional, they can cause inaccuracies and skewed reporting.

In this tutorial, we’ll show you how to find and remove duplicates in your Excel document.

How to Find Duplicate Row or Data

It’s essential to first check which rows (or columns) have identical information. So before we show you how to remove duplicates in Excel, let’s walk you through the process of checking your sheet for duplicate data.

Method 1: Search Entire Worksheet

Excel has a Conditional Formatting tool that helps to identify, visualize, and draw conclusions from data. Here’s how to use the tool to highlight duplicate values in your Excel document.

1. Press Control + A to select your list or table. Alternatively, click the Select All icon at the top-left corner of the table to select the entire worksheet.

1. Go to the Home tab and click the Conditional Formatting drop-down button.

1. Move your cursor over Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Make sure the first drop-down box reads “Duplicate.” You can also select your preferred highlight color in the second drop-down menu.

1. Select OK to proceed.

Excel will immediately highlight rows and columns with duplicate values.

Method 2: By Combining Rows

This method is perfect for finding rows with duplicate values across all columns or cells. First, you’ll need to use Excel’s “Concatenate” function to combine the content of each row. Then, select the column where you want the combined values stored and follow the steps below. We recommend combining the values in a column next to the last value on the first row.

1. Type or paste =CONCAT( in the cell, select the first cell on row, type a column (:), and select the last cell on the row. Afterward, close the formula with a parenthesis and press Enter.

In our sample worksheet (see image below), the first and last cells on the first row have the reference A2 and D2, respectively. Hence, the formula will be this form: =CONCAT(A2:D2).

Remember, the cell references will vary depending on the number of rows and columns on the table.

1. Copy the formula down the column until you get to the last row. To do this, select the cell with the formula, move your mouse cursor to the bottom-left corner of the cell, hold the Fill handle icon (i.e. the plus icon), and drag it down the column.

1. Select the entire column—click the letter at the top of the column or click on a cell in the column and press Control + Space.

1. Go to the Home tab and select Conditional Formatting.

1. Hover your mouse cursor on Highlight Cell Rules and select Duplicate Values.

1. Select OK to proceed.

Excel will highlight the column with duplicates values. That tells you to the cells in that particular row that have duplicate values as another row on the worksheet.

If you look closely at the image above, you’ll notice that the Conditional Formatting tool did not highlight Row 4 and Row 13. Both rows have duplicate values in the Names, Scores, and ID columns, but different values in the Day column.

Only 3 out of 4 columns in both rows have duplicate information. That explains why the Conditional Formatting tool didn’t highlight the concatenated or combined values for both rows. Both rows (Row 4 and Row 13) are unique because there’s distinguishing information in the “Day” column.

How to Remove Duplicate Rows in Excel

You’ve found multiple rows containing duplicate information in your Excel worksheet. Let’s show you how to remove these duplicate rows using two Excel tools.

1. Use the “Remove Duplicates” Tool

This tool has only one job: to ensure you have clean data in your Excel worksheet. It achieves this by comparing selected columns in your worksheet and removing rows with duplicate values. Here’s how to use the tool:

• Select a cell on the table and press Control + A on your keyboard to highlight the table.

• Go to the Data tab and click the Remove Duplicates icon in the “Data Tools” section.

If your PC has a small screen or the Excel window is minimized, click the Data Tools drop-down button and select Remove Duplicates.

• Go through the Columns section and select all columns. If your table has a header, check the box that reads “My data has headers.” That’ll deselect the header row or the first row on the sheet. Click OK to proceed.

Quick Tip: To make the first row of an Excel worksheet a header, go to the View tab, select Freeze Panes, and select Freeze Top Row.

• Excel will display a prompt notifying you of the total duplicate values found and removed from the sheet. Click OK to return to the worksheet.

2. Use the Advanced Filter Tool

“Advanced Filter” is another brilliant tool that helps you clean your data in Excel. The tool lets you view, edit, group and sort data on your worksheet. Follow the steps below to learn how to use this tool to remove duplicate rows from your Excel worksheet.

• Select any cell on the table and press Control + A to highlight the entire table.

• Go to the Data tab and select Advanced in the “Sort & Filter” section.

• Check the Unique records only box and click OK.

If the table or worksheet contains multiple rows with similar information or values, Excel will remove all but the first occurrence of the duplicates.

Note: The Advanced Filter tool automatically treats the first row as a header. This means that the tool won’t remove the first row, even if it contains duplicate information. For instance, in the table below, running the “Unique records only” feature of the Advanced Filter tool did not remove the first and last rows—even though they both have duplicate values across all columns.

So, if your Excel worksheet or table has a header, it’s best to use the “Remove Duplicates” tool to eliminate duplicate rows.

Quick Tip: Removed duplicate rows or values by accident? Press Control + Z to revert the change and get back the duplicate data.

Removing Duplicates in Excel: Limitations

We should mention that you cannot remove duplicate rows or values from a worksheet containing outlined or grouped data. So if you grouped the rows and columns in your Excel worksheet, perhaps into Totals and Subtotals, you’ll have to ungroup the data before you can check for duplicates. Refer to this official documentation from Microsoft to learn more about removing duplicates in Excel and filtering unique values.

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