La accesibilidad^{(Accessibility)} ha sido un debate importante y continuo a medida que los usuarios abogan por más opciones para ayudarlos a entenderse entre sí en entornos en línea.

Zoom, una aplicación de videoconferencia^{(video conferencing)} líder , dio un paso significativo al agregar subtítulos y transcripción en vivo a su servicio. Estas características mejoran drásticamente la accesibilidad para participantes ^{( participants)}sordos, ciegos o ^{(improve accessibility for deaf, blind, or ha)}con problemas de audición^{(rd-of-hearing)} y la comunicación con hablantes no nativos de inglés. 

Ahora es más fácil entender lo que dice alguien en la misma reunión de Zoom^{(Zoom meeting)} y responder mientras hace que todos se sientan incluidos.

Esta guía explica cómo puede habilitar los subtítulos y la transcripción en vivo en Zoom . 

Cómo habilitar los subtítulos ocultos de Zoom o la transcripción en vivo de Zoom^{(How to Enable Zoom Closed Captioning or Zoom Live Transcription)}

Como anfitrión/coanfitrión de la reunión o seminario web, puede proporcionar subtítulos a través de métodos manuales o de terceros para todos los participantes. Sin embargo, para un seminario web, solo el anfitrión/el panelista puede proporcionar subtítulos manuales.

Si no puede proporcionar subtítulos, puede usar la transcripción en vivo. Sin embargo, esto último tiene sus limitaciones. Por ejemplo, solo funciona en inglés^(English) y su precisión se ve afectada por: 

• Ruido de fondo.
• Dialectos y léxicos de una determinada comunidad o geografía.
• El volumen, la claridad y el dominio del inglés^(English) del hablante .
• Puede usar un subtitulador que ofrezca una mayor precisión, especialmente en reuniones o seminarios web que requieran soporte para necesidades de accesibilidad o cumplimiento.  

Nota^(Note) : la función de transcripción en vivo aún no está disponible para todos los usuarios de Zoom . Deberá completar un formulario de solicitud^{(request form)} y luego esperar un correo electrónico con instrucciones sobre cómo habilitar la transcripción en vivo.

Puede proporcionar subtítulos para tres tipos diferentes de usuarios en su cuenta de Zoom: 

• Un usuario (usted mismo).
• Usuarios en un grupo.
• Todos los usuarios de la cuenta.

un usuario^{(One User)}

Puede habilitar los subtítulos en Zoom para su uso.

1. Inicie sesión en Zoom en su navegador web y seleccione Configuración^(Settings) .

1. Seleccione Reunión^(Meeting) > En reunión (avanzado)^{(In Meeting (Advanced))} .

1. Mueva el interruptor junto a Subtítulos ocultos^{(Closed Captioning)} y luego marque Habilitar el servicio de transcripción en vivo para mostrar la transcripción en el cuadro de la reunión del panel lateral^{(Enable live transcription service to show transcript on the side panel in-meeting)} para habilitar ambas funciones.

1. Seleccione Habilitar^(Enable) .

Nota^(Note) : si la opción de subtítulos ocultos^(Captioning) está atenuada, significa que la función se ha bloqueado a nivel de cuenta o grupo. Solicite a su administrador de Zoom que le habilite la función.

Con los subtítulos ocultos^(Captioning) habilitados, puede optar por permitir otras funciones como:

• Integración con un servicio de subtítulos de terceros a través de un token de API .
• Habilitación de la transcripción en vivo para la transcripción automática.
• Permita que los participantes accedan a la transcripción y guarden los subtítulos. 

Usuarios en un grupo^{(Users in a Group)}

También puede proporcionar subtítulos^(Captioning) para los usuarios de un grupo para que puedan ver los subtítulos durante la reunión de Zoom .

1. Abra Zoom en su navegador web y seleccione Administración de usuarios^{(User Management)} .

1. A continuación, seleccione Gestión de^{(Group Management)} grupos > nombre del grupo^{( group name)} .

1. A continuación, seleccione Configuración^(Settings) > Reunión^(Meeting) > En reunión (avanzado)^{(In Meeting (Advanced))} .

1. Alterne la función de subtítulos ocultos^{(Closed Captioning)} y marque la casilla Habilitar transcripción en vivo^{(Enable Live Transcription)} para habilitar las funciones.

1. Seleccione Habilitar^(Enable) .

Todos los usuarios ^{(All Users )}

Puede permitir que todos los participantes en su cuenta de Zoom accedan y usen la función de subtítulos^(Captioning) durante la reunión de Zoom .

1. Seleccione Administración de cuentas^{(Account Management)} > Configuración^{(Account Settings)} de la cuenta en la sección Administrador.

1. Seleccione Reunión^{(Meeting )} > En reunión (avanzado)^{(In Meeting (Advanced))} .

1. Cambie el interruptor de subtítulos ocultos^{(Closed Captioning)} a encendido/azul para habilitar la función.

1. Seleccione Habilitar^(Enable) .

Habilitar subtítulos en Zoom Rooms^{(Enable Closed Captions in Zoom Rooms)}

Zoom Rooms no debe confundirse con las salas de reuniones de Zoom . Estas últimas son sesiones separadas de la reunión principal de Zoom .

Por otro lado, Zoom Rooms es una configuración digital que conecta a las personas en un espacio físico con otras que trabajan de forma remota para realizar reuniones virtuales.

1. Abra Zoom en su navegador web y seleccione Gestión^{(Room Management)} de salas en la sección Administrador^(Admin) .

1. Seleccione salas de zoom^{(Zoom Rooms)} .

1. Seleccione Editar^{(Edit )} para la Zoom Room para la que desea habilitar la función de subtítulos ocultos^(Captioning) .

1. A continuación, seleccione Reunión^(Meeting) > En reunión (avanzado)^{(In Meeting (Advanced))} y cambie el interruptor Subtítulos ocultos^{(Closed Captioning)} a encendido/azul.

Use subtítulos o transcripción en vivo en una reunión de Zoom^{(Use Closed Captioning or Live Transcription in a Zoom Meeting)}

Con las funciones de subtítulos ocultos^(Captioning) y transcripción en vivo^{(Live Transcription)} habilitadas en Zoom , ahora puede usar las funciones durante el seminario web o la reunión.

1. Mientras se lleva a cabo la reunión, seleccione el icono de subtítulos^{(Closed Caption)} o transcripción en vivo^{(Live Transcript )} y elija Habilitar transcripción automática^{(Enable Auto-Transcription)} en los controles de la reunión en la parte inferior de la pantalla.

1. Puede optar por hacer lo siguiente durante el seminario web o la reunión:

• Asigne a uno^{(Assign one)} de los participantes de la reunión que escriba los subtítulos.
• Escriba los subtítulos usted mismo.
• Copie la URL o el token de API para compartir con servicios de subtítulos de terceros para integrarlo con su seminario web o reunión de Zoom .

Asignar participantes de la reunión para escribir subtítulos^{(Assign Meeting Participants to Type Closed Captions)}

Si no desea escribir los subtítulos de la reunión usted mismo, puede elegir un participante para que lo haga. 

1. En la sección Asignar a alguien para escribir^{(Assign someone to type)} , seleccione Asignar un participante para escribir^{(Assign a participant to type)} . 

1. En la nueva ventana, busca el nombre del participante^{(participant’s name)} , pasa el cursor sobre él y selecciona Más^(More) . 

1. A continuación, seleccione Asignar para escribir Subtítulos ocultos^{(Assign to type Closed Caption)} . 

1. El participante/subtitulador recibirá una notificación en los controles de su reunión. Una vez que seleccionan Subtítulos ^{(Closed Caption)} (CC) , pueden comenzar a escribir los subtítulos.

Cómo usar subtítulos en salas para grupos pequeños^{(How to Use Closed Captioning in Breakout Rooms)}

Puede asignar solo un participante como subtitulador, pero debe hacerlo antes de abrir las salas de grupos. En consecuencia, solo una sesión de la sala de trabajo puede tener subtítulos ocultos.

Una vez que haya asignado un subtitulador, abra las salas de subtítulos y mueva el subtitulador a una sala de subtítulos. El subtitulador puede seleccionar el icono Subtítulos^(Captions) ocultos en la sala de trabajo y comenzar a escribir los subtítulos.

Los participantes en esa sala de grupo pueden seleccionar el ícono de subtítulos^{(Closed Caption)} y luego elegir Mostrar subtítulo^{(Show Subtitle)} o Ver transcripción completa^{(View Full Transcript)} para ver los subtítulos. 

Cuando el subtitulador y todos los demás participantes regresen a la reunión principal de Zoom desde las salas de grupos, deberán repetir los mismos pasos para escribir los subtítulos y ver los subtítulos o la transcripción, respectivamente.

Nota^(Note) : la función de transcripción en vivo^{(Live Transcription)} no está disponible para las salas de reuniones de Zoom . El anfitrión de la reunión puede usar un servicio de subtítulos para proporcionar subtítulos en las salas de grupos. 

Haz que todos se sientan incluidos^{(Make Everyone Feel Included)}

Desde que comenzó la pandemia mundial, los seminarios web, las reuniones y las videoconferencias remotas se han vuelto populares entre individuos y grupos.

Los subtítulos ocultos y las funciones de transcripción en vivo de Zoom brindan accesibilidad digital para todos los participantes de la reunión y garantizan que todos se sientan incluidos.

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How to Enable Closed Captioning and Live Transcription in Zoom

Accеssibility has been an important and ongoing dіscussion аs users advocate for morе options to help them understаnd еаch other in online environments.

Zoom, a leading video conferencing app, took a significant step by adding closed captioning and live transcription to its service. These features drastically improve accessibility for deaf, blind, or hard-of-hearing participants and communication with non-native English speakers. 

It’s now easier to understand what someone in the same Zoom meeting is saying and respond to them while making everyone feel included.

This guide explains how you can enable closed captioning and live transcription in Zoom. 

How to Enable Zoom Closed Captioning or Zoom Live Transcription

As the host/co-host of the meeting or webinar, you can provide closed captions through manual or third-party methods for all participants. However, for a webinar, only the host/panelist can provide manual captioning.

If you can’t provide closed captioning, you can use live transcription. However, the latter has its limitations. For example, it only works in English, and its accuracy is affected by: 

• Background noise.
• Dialects and lexicons of a particular community or geography.
• The speaker’s volume, clarity, and proficiency with English.
• You can use a captioner that offers better accuracy, especially in meetings or webinars that require support for accessibility needs or compliance.  

Note: The live transcription feature isn’t available to every Zoom user just yet. You’ll need to complete a request form and then wait for an email with instructions on enabling live transcription.

You can provide closed captions for three different types of users in your Zoom account: 

• One user (yourself).
• Users in a group.
• All users in the account.

One User

You can enable closed captions in Zoom for your use.

1. Sign in to Zoom on your web browser and select Settings.

1. Select Meeting > In Meeting (Advanced).

1. Toggle the switch next to Closed Captioning and then check the Enable live transcription service to show transcript on the side panel in-meeting box to enable both features.

1. Select Enable.

Note: If the Closed Captioning option is grayed out, it means the feature has been locked at account or group level. Request your Zoom administrator to enable the feature for you.

With Closed Captioning enabled, you can opt to allow other features such as:

• Integrating with a third-party captioning service via an API token.
• Enabling live transcription for automatic transcription.
• Allow participants to access the transcript and save captions. 

Users in a Group

You can also provide Closed Captioning for users in a group so they can see the captions during the Zoom meeting.

1. Open Zoom on your web browser and select User Management.

1. Next, select Group Management > group name.

1. Next, select Settings > Meeting > In Meeting (Advanced).

1. Toggle the Closed Captioning feature and check Enable Live Transcription box to enable the features.

1. Select Enable.

All Users 

You can allow all participants in your Zoom account to access and use the Closed Captioning feature during the Zoom meeting.

1. Select Account Management > Account Settings under the Admin section.

1. Select Meeting > In Meeting (Advanced).

1. Toggle the Closed Captioning switch to on/blue to enable the feature.

1. Select Enable.

Enable Closed Captions in Zoom Rooms

Zoom Rooms shouldn’t be confused with Zoom breakout rooms. The latter are sessions split off from the main Zoom meeting.

On the other hand, Zoom Rooms is a digital setup that connects people in a physical space with others working remotely to hold virtual meetings.

1. Open Zoom in your web browser and select Room Management under the Admin section.

1. Select Zoom Rooms.

1. Select Edit for the Zoom Room you’d like to enable the Closed Captioning feature for.

1. Next, select Meeting > In Meeting (Advanced) and toggle the Closed Captioning switch to on/blue.

Use Closed Captioning or Live Transcription in a Zoom Meeting

With the Closed Captioning and Live Transcription features enabled in Zoom, you can now use the features during the webinar or meeting.

1. While the meeting is running, select the Closed Caption or Live Transcript icon and choose Enable Auto-Transcription from the meeting controls at the bottom of your screen.

1. You can choose to do the following during the webinar or meeting:

• Assign one of the meeting participants to type the closed captions.
• Type the closed captions yourself.
• Copy the URL or API token to share with third-party captioning services to integrate with your Zoom webinar or meeting.

Assign Meeting Participants to Type Closed Captions

If you don’t want to type the meeting captions yourself, you can choose a participant to do it. 

1. Under the Assign someone to type section, select Assign a participant to type. 

1. In the new window, find the participant’s name, hover your cursor over it and select More. 

1. Next, select Assign to type Closed Caption. 

1. The participant/captioner will receive a notification in their meeting controls. Once they select Closed Caption (CC), they can start typing the captions.

How to Use Closed Captioning in Breakout Rooms

You can assign only one participant as the captioner, but you have to do this before opening the breakout rooms. Consequently, only one breakout room session can have the closed captions.

Once you’ve assigned a captioner, open the breakout rooms and move the captioner to a breakout room. The captioner can select the Closed Captions icon in the breakout room and start typing the captions.

The participants in that breakout room can select the Closed Caption icon and then choose Show Subtitle or View Full Transcript to view the closed captions. 

When the captioner and all other participants return to the main Zoom meeting from the breakout rooms, they’ll have to repeat the same steps to type the captions and view subtitles or transcript, respectively.

Note: The Live Transcription feature isn’t available for Zoom breakout rooms. The meeting host can use a captioning service to provide closed captions in breakout rooms. 

Make Everyone Feel Included

Since the global pandemic began, remote webinars, meetings, and video conferencing have become popular among individuals and groups.

Zoom’s closed captions and live transcription features provide digital accessibility for all meeting participants and ensure everyone feels included.

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