Los archivos de datos basados ​​en texto son uno de los métodos más comunes de almacenamiento de datos en el mundo actual. Esto se debe a que los archivos de texto, en general, ocupan el último espacio y son más fáciles de almacenar. Afortunadamente, es muy fácil insertar archivos CSV (valores separados por comas) o TSV (valores separados por tabuladores) en Microsoft Excel .

Si desea insertar CSV o TSV en una hoja de cálculo de Excel , solo necesita saber específicamente cómo se separan los datos en el archivo. No necesariamente tiene que conocer los detalles sobre los datos, a menos que desee reformatear esos valores en cadenas, números, porcentajes y más.

En este artículo, aprenderá cómo insertar un archivo CSV o TSV en su hoja de cálculo de ^(TSV)Excel y cómo reformatear esos datos en el proceso de importación, para ahorrar tiempo.

Cómo insertar un archivo CSV en^{(A CSV File Into)} una hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)}

Antes de que pueda insertar un archivo CSV en su hoja de cálculo de ^(CSV)Excel , debe confirmar que el archivo de datos está realmente separado por comas (también conocido como "delimitado por comas").

Verifique que sea un archivo separado por comas

Para hacer esto, abra Windows Explorer^{(Window Explorer)} y navegue hasta el directorio donde está almacenado el archivo. Seleccione el menú Ver y asegúrese de que el ^(View)panel Vista previa^{(Preview pane)} esté seleccionado.

Luego, seleccione el archivo que cree que contiene datos separados por comas. Debería ver una coma entre cada dato en el archivo de texto.

El siguiente ejemplo proviene de un conjunto de datos del gobierno que contiene los resultados de puntaje de los estudiantes del SAT College Board de 2010.^{(SAT College Board)}

Como puede ver, la primera línea es la línea de encabezado. Cada campo está separado por una coma. Cada dos líneas después de esa es una línea de datos, con cada punto de datos separado por una coma.

Este es un ejemplo de cómo se ve un archivo con valores separados por comas. Ahora que ha confirmado el formato de sus datos de origen, está listo para insertarlo en su hoja de cálculo de Excel .

Inserte un archivo CSV en su hoja de trabajo^{(Insert A CSV File Into Your Worksheet)}

Para insertar el archivo de datos CSV de origen en su hoja de cálculo de ^(CSV)Excel , abra una hoja de cálculo en blanco. 

1. Seleccione Datos^(Data) en el menú
2. Seleccione Obtener datos^{(Get Data)} del grupo Obtener^(Get) y transformar datos^{(Transform Data)} en la cinta
3. Seleccionar desde archivo^{(From File)}
4. Seleccionar From Text/CSV

Nota: Como alternativa, también puede seleccionar From Text/CSV directamente en la cinta.

Esto abrirá el explorador de archivos. Navegue^(Browse) hasta donde almacenó el archivo CSV , selecciónelo y seleccione Importar^(Import) .

Esto abrirá el asistente de importación de datos. Excel analiza los datos entrantes y establece todos los cuadros desplegables de acuerdo con el formato del archivo de datos de entrada, en función de las primeras 200 filas. 

Puede ajustar este análisis cambiando cualquiera de las siguientes configuraciones:

• Origen del archivo^{(File Origin)} : si el archivo es de otro tipo de datos como ASCII o UNICODE , puede cambiar eso aquí.
• Delimitador^(Delimiter) : si se utilizan puntos y comas o espacios como delimitador alternativo, puede seleccionarlos aquí.
• Detección de tipo de datos^{(Data Type Detection)} : puede obligar a Excel a analizar en función de todo el conjunto de datos en lugar de solo las primeras 200 filas.

Cuando esté listo para importar los datos, seleccione Cargar^(Load) en la parte inferior de esta ventana. Esto traerá todo el conjunto de datos a su hoja de cálculo de Excel en blanco .

Una vez que tenga esos datos en una hoja de cálculo de Excel , puede reorganizarlos, agrupar filas y columnas^{(group rows and columns)} , o realizar funciones de Excel^{(Excel functions)} en los datos.

Importar archivo CSV a^{(CSV File Into)} otros elementos de Excel

Una hoja de trabajo no es todo en lo que puede importar datos CSV . En la última ventana, si selecciona Cargar^{(Load To)} en en lugar de Cargar^(Load) , verá una lista de otras opciones.

Las opciones en esta ventana incluyen:

• Tabla^(Table) : esta es la configuración predeterminada que importa los datos a una hoja de trabajo en blanco o existente
• Informe de tabla dinámica^{(PivotTable Report)} : traiga datos a un informe de tabla dinámica^{(Pivot Table report)} que le permite resumir el conjunto de datos entrantes
• Gráfico dinámico^(PivotChart) : muestra los datos en un gráfico resumido, como un gráfico de barras o un gráfico circular
• Solo crear conexión^{(Only Create Connection)} : crea una conexión con el archivo de datos externo, que puede usar más tarde para crear tablas o informes en varias hojas de trabajo

La opción de gráfico dinámico^(PivotChart) es muy potente. Le permite saltarse los pasos de almacenar los datos en una tabla y luego seleccionar campos para crear tablas o gráficos. 

Como parte del proceso de importación de datos, puede elegir los campos, filtros, leyendas y datos de eje para crear esos gráficos en un solo paso.

Como puede ver, hay mucha flexibilidad cuando se trata de insertar CSV en una hoja de cálculo de Excel .

Cómo insertar un archivo TSV en^{(A TSV File Into)} una hoja de cálculo de Excel^{(Excel Worksheet)}

¿Qué sucede si su archivo entrante está delimitado por tabuladores en lugar de delimitado por comas? 

El proceso es prácticamente el mismo que en la sección anterior, pero querrá usar el cuadro desplegable Delimitador para seleccionar ^(Delimiter)Tabulador^(Tab) .

Además, recuerde que cuando busca el archivo de datos, Excel asume automáticamente que está buscando un archivo *.csv. Entonces, en la ventana del explorador de archivos, recuerde cambiar el tipo de archivo a All Files (*.*) para ver el archivo de tipo *.tsv.

Una vez que haya seleccionado el delimitador correcto, la importación de datos en cualquier hoja de cálculo de Excel , gráfico dinámico^(PivotChart) o informe^{(Pivot Report)} dinámico funciona exactamente de la misma manera.

Cómo funciona la transformación de datos

En la ventana Importar datos^{(Import Data)} , si selecciona Transformar datos^{(Transform Data)} en lugar de seleccionar Cargar^(Load) , se abrirá la ventana Editor de Power Query .^{(Power Query Editor)}

Esta ventana le brinda información sobre cómo Excel convierte automáticamente los datos que está importando. Aquí también es donde puede modificar cómo se convierten esos datos durante la importación.

Si selecciona una columna en este editor, verá el tipo de datos asumido en la sección Transformar^(Transform) en la cinta. 

En el siguiente ejemplo, puede ver que Excel supuso que desearía convertir los datos de esa columna en un formato de número entero.^(Number)

Puede cambiar esto seleccionando la flecha hacia abajo junto al tipo de datos y seleccionando el tipo de datos que prefiera.

También puede reordenar las columnas en este editor seleccionando una columna y arrastrándola a la posición donde desea que vaya en su hoja de trabajo.

Si su archivo de datos entrante no tiene una fila de encabezado, puede cambiar Usar la primera fila como encabezados^{(Use First Row as Headers)} para Usar encabezados como primera fila^{(Use Headers as First Row)} .

Normalmente, nunca debería tener que usar el Power Query Editor , ya que Excel es bastante bueno para analizar archivos de datos entrantes. 

Sin embargo, si esos archivos de datos son inconsistentes en el formato de los datos o si desea reorganizar cómo aparecen los datos en su hoja de trabajo, entonces el Editor de Power Query^{(Power Query Editor)} le permite hacerlo.

¿Están sus datos en una base de datos MySQL ? Aprenda^(Learn) a conectar Excel a MySQL^{(connect Excel to MySQL)} para incorporar esos datos. Si sus datos ya están en otro archivo de Excel , también hay formas de combinar datos en varios archivos de Excel^{(merge data in multiple Excel files)} en un solo archivo.

How To Insert CSV or TSV Into An Excel Worksheet

Text based data files are one of the most common methods of storing data in the world today. This is becauѕe text files, in generаl, сonsume the last space аnd they’re easieѕt to store. Thankfully, it’s very easy to insert eithеr CSV (comma separated values) or TSV (tab sеparated values) files into Micrоsoft Exсel.

If you want to insert CSV or TSV into an Excel worksheet, you only need to know specifically how the data in the file is separated. You don’t necessarily have to know the details about the data, unless you want to reformat those values into strings, numbers, percentages and more.

In this article you’ll learn how to insert either a CSV or TSV file into your Excel worksheet and how to reformat that data in the process of importing, to save yourself some time.

How To Insert A CSV File Into An Excel Worksheet

Before you can insert a CSV file into your Excel worksheet, you need to confirm that the data file is actually comma separated (also known as “comma-delimited”).

Verify It’s A Comma Separated File

To do this, open Window Explorer and navigate to the directory where the file is stored. Select the View menu and make sure the Preview pane is selected.

Then, select the file that you believe contains comma separated data. You should see a comma between each piece of data in the text file.

The example below comes from a government dataset containing 2010 SAT College Board student score results.

As you can see, the first line is the header line. Each field is separated by a comma. Every other line after that is a line of data, with each data point separated by a comma.

This is an example of what a file with comma separated values looks like. Now that you’ve confirmed the formatting of your source data, you’re ready to insert it into your Excel worksheet.

Insert A CSV File Into Your Worksheet

To insert the source CSV data file into your Excel worksheet, open a blank worksheet. 

1. Select Data from the menu
2. Select Get Data from the Get & Transform Data group on the ribbon
3. Select From File
4. Select From Text/CSV

Note: As an alternative, you could also select From Text/CSV directly on the ribbon.

This will open the file browser. Browse to where you’ve stored the CSV file, select it, and select Import.

This will open the data import wizard. Excel analyzes the incoming data and sets all of the dropdown boxes according to the format of the input data file, based on the first 200 rows. 

You can adjust this analysis by changing any of the following settings:

• File Origin: If the file is of another data type like ASCII or UNICODE, you can change that here.
• Delimiter: If semicolons or spaces are used as an alternative delimiter, you can select that here.
• Data Type Detection: You can force Excel to analyze based on the entire dataset rather than just the first 200 rows.

When  you’re ready to import the data, select Load at the bottom of this window. This will bring the entire dataset into your blank Excel worksheet.

Once you have that data in an Excel worksheet, you can then reorganize that data, group rows and columns, or perform Excel functions on the data.

Import CSV File Into Other Excel Elements

A worksheet isn’t all you can import CSV data into. In the last window, if you select Load To instead of Load, you’ll see a list of other options.

Options in this window include:

• Table: This is the default setting that imports the data into a blank or existing worksheet
• PivotTable Report: Bring data into a Pivot Table report that lets you summarize the incoming data set
• PivotChart: Display the data in a summarized chart, like a bar graph or pie chart
• Only Create Connection: Creates a connection to the external data file, which you can use later to create tables or reports on multiple worksheets

The PivotChart option is very powerful. It lets you skip over the steps of storing the data in a table and then selecting fields to create charts or graphs. 

As part of the data import process, you can choose the fields, filters, legends, and axis data to create those graphics in a single step.

As you can see, there’s a lot of flexibility when it comes to inserting CSV into an Excel worksheet.

How To Insert A TSV File Into An Excel Worksheet

What if your incoming file is tab delimited instead of comma delimited? 

The process is mostly the same as in the previous section, but you’ll want to use the Delimiter dropdown box to select Tab.

Also, remember that when you’re browsing for the data file, Excel automatically assumes you’re looking for a *.csv file. So in the file browser window, remember to change the file type to All Files (*.*) to see the *.tsv type file.

Once you’ve selected the correct delimiter, importing data into any Excel worksheet, PivotChart, or Pivot Report works exactly the same way.

How Transform Data Works

In the Import Data window, if you select Transform Data instead of selecting Load, it’ll open the Power Query Editor window.

This window gives you insight into how Excel automatically converts the data that it’s importing. This is also where you can tweak how that data gets converted during the import.

If you select a column in this editor, you’ll see the assumed data type under the Transform section in the ribbon. 

In the example below, you can see that Excel assumed you’d want to convert the data in that column into a Whole Number format.

You can change this by selecting the down arrow next to the data type and selecting the data type you prefer.

You can also reorder columns in this editor by selecting a column and dragging it to the position where you want it to go in your worksheet.

If your incoming data file doesn’t have a header row, you can change Use First Row as Headers to Use Headers as First Row.

Normally, you should never have to use the Power Query Editor, since Excel is pretty good at analyzing incoming data files. 

However, if those data files are inconsistent in how the data is formatted or you want to reorganize how the data appears in your worksheet, then the Power Query Editor lets you do that.

Is your data in a MySQL database? Learn how to connect Excel to MySQL to bring in that data. If your data is already in another Excel file, there are also ways to merge data in multiple Excel files into one file.

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